Gestione delle transazioni

Quando il cliente o qualsiasi altra entità paga la fattura, la transazione di pagamento viene registrata nel tuo conto bancario, incluse le transazioni per gli appaltatori. Tutte le transazioni sono accessibili facendo clic sul pulsante ”Transazione” per il conto bancario selezionato.

La vista Transazioni fornisce una panoramica in tempo reale di tutti i movimenti finanziari sul conto bancario collegato. Questa sezione aiuta i team finanziari a monitorare i pagamenti, riconciliare le discrepanze e controllare il flusso di cassa. La vista è composta da 2 parti: in alto c’è una rappresentazione grafica delle variazioni di saldo nel tempo, in basso c’è una vista dettagliata di ogni transazione.

Cosa mostra la vista:

• Saldo attuale: Mostra i fondi totali disponibili per il conto bancario selezionato.
• Storico delle transazioni: Elenca tutte le transazioni elaborate e in sospeso.
• Opzioni di filtro: Consente agli utenti di filtrare per intervallo di date, appaltatore o importo.
• Colonna allegati: Indica se sono richiesti documenti di supporto (es. fatture, ricevute).
• Collegamento all’appaltatore: Evidenzia le informazioni mancanti sull’appaltatore che devono essere aggiornate.
• Ogni appaltatore nella tabella ha un’icona cliccabile a sinistra, per accedere facilmente alla pagina dell’appaltatore e verificarne/aggiornarne i dettagli.

Facendo clic su una transazione specifica, si apre un pannello laterale con le opzioni di gestione dettagliata della transazione. Questa funzionalità consente ai team finanziari di esaminare e aggiornare in modo efficiente le singole transazioni.

Funzionalità disponibili nel pannello laterale:

• Aggiungi allegato – Carica documenti di supporto come fatture, ricevute o contratti. È necessario selezionare anche la Data di ricezione per garantire la conformità.
• Allega file in attesa – Se i documenti sono stati già caricati ma non collegati a questa transazione, è possibile allegarli qui. Devi solo trovare l’allegato nell’elenco e fare clic sul pulsante “Allega”.
• Assegna al budget – Collega la transazione a un budget specifico per un monitoraggio finanziario accurato. Questa funzione è disponibile solo se il modulo Budget è attivo.

Sezione Dettagli transazione Selezione appaltatore – Assegna o aggiorna l’appaltatore associato alla transazione. Mese collegato – Definisci il periodo finanziario rilevante per scopi di reportistica. Importo transazione e saldo dopo la transazione – Mostra l’impatto finanziario e il saldo aggiornato del conto.

Sezione Allegati Qui hai la possibilità di esaminare gli allegati collegati se presenti, scaricarli o rimuoverli completamente nel caso in cui siano stati abbinati in modo errato.

Nell’angolo in alto a destra della voce Transazioni del menu principale è disponibile un’opzione per scaricare direttamente il file MT940. Dopo il download, il file verrà allegato automaticamente al conto bancario designato.

Un file di estratto conto caricato viene assegnato a un conto bancario confrontando il numero di conto nel file con i numeri di conto configurati nei tuoi conti bancari. Un conto bancario salvato senza numero di conto non può partecipare a quel confronto e non riceve mai automaticamente un estratto conto — vedi Conti bancari per sapere dove inserirlo.

Transazioni per gli appaltatori

Come funziona?

Paga l’appaltatore tramite la tua banca (al di fuori di Flowtly). Conserva la conferma del pagamento o i dettagli della transazione bancaria per la riconciliazione. Per riflettere il pagamento in Flowtly, importa il tuo estratto conto (file MT940) nel sistema. Flowtly abbinerà automaticamente i pagamenti all’appaltatore in base all’importo, al riferimento del pagamento e ai dettagli dell’appaltatore. Se Flowtly non abbina automaticamente una transazione, puoi assegnarla manualmente all’appaltatore pertinente selezionandola dagli allegati in attesa.

Gli appaltatori che appartengono a un gruppo di costi interno vengono esclusi da questi suggerimenti automatici, in modo che un trasferimento interno non venga proposto come pagamento fornitore anche quando il nome dell’appaltatore compare nella descrizione della transazione. Puoi comunque assegnare manualmente tale appaltatore alla transazione.

Vai alla voce Appaltatori nel menu principale e seleziona l’appaltatore pertinente. Nella scheda Transazioni, verranno elencati tutti i pagamenti relativi a quell’appaltatore. Questa scheda fornisce una panoramica strutturata di tutte le transazioni finanziarie relative a un appaltatore specifico, rendendo facile monitorare i pagamenti storici, gli allegati mancanti e le tendenze finanziarie.

Funzionalità principali della scheda Transazioni dell’appaltatore:

• Panoramica grafica – Visualizza una suddivisione visiva delle transazioni nel tempo.
• Elenco dettagliato delle transazioni – Mostra tutte le transazioni collegate all’appaltatore, incluse le date di pagamento, gli importi e gli stati.
• Stato allegati – Indica se una transazione ha un documento associato (es. fattura, prova di pagamento).
• Analisi delle tendenze finanziarie – Aiuta a monitorare le spese dell’appaltatore per mesi e anni.

Facendo clic su una transazione, si apre un pannello laterale con le opzioni di gestione dettagliata della transazione. Questa funzionalità consente ai team finanziari di esaminare e aggiornare in modo efficiente le singole transazioni. Dettagli descritti nella sezione Funzionalità disponibili nel pannello laterale.

Puoi anche gestire gli allegati alle transazioni qui, in modo simile alle transazioni del conto bancario.

Transazioni per i clienti

Come funziona?

Per riflettere i pagamenti dei clienti in Flowtly, importa il tuo estratto conto (formato MT940) nel sistema (voce Transazioni nel menu principale). Flowtly rileverà automaticamente i pagamenti in entrata e tenterà di abbinarli alle fatture esistenti per i clienti. Se il sistema trova una corrispondenza, assegnerà la transazione alla fattura corretta nel Profilo cliente corrispondente. La scheda Pagamenti nel profilo di un cliente fornisce una panoramica strutturata di tutte le fatture emesse e dei rispettivi pagamenti. Se un pagamento non viene abbinato automaticamente, puoi assegnarlo manualmente individuando la fattura nella scheda Pagamenti e facendo clic su “Assegna transazione”. Si aprirà un modale con le transazioni importate che non sono state abbinate o il cui importo non è stato utilizzato completamente. Puoi anche fornire l’importo della transazione qui.

Successivamente, la transazione verrà abbinata alla fattura e lo stato e l’importo pagato verranno aggiornati. Puoi rimuovere una transazione già assegnata. Ciò comporterà anche un ricalcolo.

Esempi di casi d’uso

• Riconciliazione degli estratti conto: Abbina facilmente le transazioni bancarie importate con i registri interni per garantire che tutti i movimenti finanziari siano contabilizzati e le discrepanze vengano risolte tempestivamente.
• Monitoraggio dei pagamenti agli appaltatori: Monitora tutti i pagamenti in uscita agli appaltatori, collegali a contratti o progetti specifici e assicurati che tutti i documenti di supporto come fatture o conferme di pagamento siano allegati.
• Gestione degli incassi dai clienti: Assegna automaticamente o manualmente i pagamenti in entrata dei clienti alle fatture in sospeso, aggiornandone lo stato di pagamento e mantenendo una panoramica accurata dei crediti.
• Preparazione agli audit: Assicurati che tutte le transazioni abbiano i necessari allegati (fatture, ricevute) collegati, facilitando audit più rapidi e controlli di conformità grazie a un registro centralizzato e organizzato.