Transactiebeheer

Wanneer de klant of een andere partij de factuur betaalt, wordt de betalingstransactie geregistreerd in uw bankrekening, inclusief transacties voor opdrachtnemers. Alle transacties zijn te vinden door op de knop "Transactie" te klikken voor de gekozen bankrekening.

De weergave Transacties biedt een realtime overzicht van alle financiële bewegingen op de gekoppelde bankrekening. Dit gedeelte helpt financiële teams betalingen te volgen, afwijkingen te vereffenen en kasstromen te bewaken. De weergave bestaat uit 2 delen: bovenaan een grafische weergave van saldowijzigingen in de loop van de tijd, daaronder een gedetailleerde weergave van elke transactie.

Wat de weergave toont:

• Huidig saldo: Geeft de totale beschikbare middelen voor de geselecteerde bankrekening weer.
• Transactiegeschiedenis: Somt alle verwerkte en openstaande transacties op.
• Filteropties: Stelt gebruikers in staat te filteren op datumbereik, opdrachtnemer of bedrag.
• Kolom Bijlagen: Geeft aan of er ondersteunende documenten (bijv. facturen, bonnen) vereist zijn.
• Opdrachtnemersgekoppeld: Markeert ontbrekende opdrachtnemersinformatie die moet worden bijgewerkt.
• Elke opdrachtnemer in de tabel heeft een klikbaar pictogram aan de linkerkant, zodat u eenvoudig naar de pagina van de opdrachtnemer kunt gaan om details te controleren/bij te werken.

Wanneer u op een specifieke transactie klikt, opent zich een zijpaneel met gedetailleerde opties voor transactiebeheer. Met deze functionaliteit kunnen financiële teams afzonderlijke transacties efficiënt bekijken en bijwerken.

Functies beschikbaar in het zijpaneel:

• Bijlage toevoegen – Upload ondersteunende documenten zoals facturen, bonnen of contracten. U dient ook de Ontvangstdatum te selecteren om naleving te waarborgen.
• Wachtende bestanden koppelen – Als documenten al zijn geüpload maar nog niet zijn gekoppeld aan deze transactie, kunnen ze hier worden toegevoegd. Zoek de bijlage in de lijst en klik op "Koppelen".
• Aan budget toewijzen – Koppel de transactie aan een specifiek budget voor nauwkeurige financiële tracking. Deze functie is alleen beschikbaar als de module Budgetten actief is.

Sectie Transactiedetails Opdrachtnemersselectie – Wijs de aan de transactie gekoppelde opdrachtnemer toe of werk deze bij. Gekoppelde maand – Definieer de relevante financiële periode voor rapportagedoeleinden. Transactiebedrag & Saldo na transactie – Toont de financiële impact en het bijgewerkte rekeningsaldo.

Sectie Bijlagen Hier kunt u gekoppelde bijlagen bekijken indien aanwezig, downloaden of volledig verwijderen als ze onjuist zijn gekoppeld.

Er is een optie om het MT940-bestand direct te downloaden in de rechterbovenhoek van het onderdeel Transacties in het hoofdmenu. Na het downloaden wordt het bestand automatisch gekoppeld aan de aangewezen bankrekening.

Een geüpload bankafschriftbestand wordt aan een bankrekening gekoppeld door het rekeningnummer in het bestand te vergelijken met de rekeningnummers die zijn geconfigureerd op uw bankrekeningen. Een bankrekening die zonder rekeningnummer is opgeslagen, kan niet deelnemen aan die vergelijking en ontvangt nooit automatisch een afschrift — zie Bankrekeningen voor de locatie om dit in te vullen.

Transacties voor opdrachtnemers

Hoe werkt het?

Betaal de opdrachtnemer via uw bank (buiten Flowtly). Bewaar de betalingsbevestiging of bankransactiegegevens voor afstemming. Om de betaling in Flowtly te registreren, importeert u uw bankafschrift (MT940-bestand) in het systeem. Flowtly koppelt betalingen automatisch aan opdrachtnemers op basis van het bedrag, de betalingsreferentie en de opdrachtnemersgegevens. Als Flowtly een transactie niet automatisch koppelt, kunt u deze handmatig toewijzen aan de betreffende opdrachtnemer door deze te selecteren uit wachtende bijlagen.

Opdrachtnemers die behoren tot een interne kostengroep worden uitgesloten van deze automatische suggesties, zodat een interne overboeking niet wordt voorgesteld als een leveranciersbetaling, ook niet wanneer de naam van de opdrachtnemer in de transactieomschrijving voorkomt. U kunt een dergelijke opdrachtnemer nog steeds zelf aan de transactie toewijzen.

Navigeer naar het onderdeel Opdrachtnemers in het hoofdmenu en selecteer de betreffende opdrachtnemer. Op het tabblad Transacties worden alle betalingen gerelateerd aan die opdrachtnemer weergegeven. Dit tabblad biedt een gestructureerd overzicht van alle financiële transacties gerelateerd aan een specifieke opdrachtnemer, waardoor het eenvoudig is om historische betalingen, ontbrekende bijlagen en financiële trends te volgen.

Belangrijkste functies van het tabblad Opdrachtnemerransacties:

• Grafisch overzicht – Toont een visuele uitsplitsing van transacties in de loop van de tijd.
• Gedetailleerde transactielijst – Toont alle transacties gekoppeld aan de opdrachtnemer, inclusief betalingsdatums, bedragen en statussen.
• Bijlagestatus – Geeft aan of een transactie een bijbehorend document heeft (bijv. factuur, betalingsbewijs).
• Financiële trendanalyse – Helpt bij het bewaken van opdrachtnemerskosten over maanden en jaren.

Wanneer u op een transactie klikt, opent zich een zijpaneel met gedetailleerde opties voor transactiebeheer. Met deze functionaliteit kunnen financiële teams afzonderlijke transacties efficiënt bekijken en bijwerken. Details worden beschreven in het gedeelte Functies beschikbaar in het zijpaneel.

U kunt ook transactiebijlagen hier beheren, vergelijkbaar met de bankrekeningtransacties.

Transacties voor klanten

Hoe werkt het?

Om klantbetalingen in Flowtly te registreren, importeert u uw bankafschrift (MT940-formaat) in het systeem (onderdeel Transacties in het hoofdmenu). Flowtly detecteert automatisch inkomende betalingen en probeert deze te koppelen aan bestaande facturen voor klanten. Als het systeem een overeenkomst vindt, wijst het de transactie toe aan de juiste factuur in het bijbehorende Klantprofiel. Het tabblad Betalingen in een klantprofiel geeft een gestructureerd overzicht van alle uitgestelde facturen en hun respectievelijke betalingen. Als een betaling niet automatisch wordt gekoppeld, kunt u deze handmatig toewijzen door de factuur te vinden op het tabblad Betalingen en op "Transactie toewijzen" te klikken. Er opent een modaal venster met geïmporteerde transacties die niet zijn gekoppeld of waarbij het volledige bedrag niet is gebruikt. U kunt hier ook het transactiebedrag opgeven.

Vervolgens wordt de transactie gekoppeld aan de factuur en worden de betaalde status en het bedrag bijgewerkt. U kunt een reeds toegewezen transactie verwijderen. Dit leidt ook tot herberekening.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Bankafschriften afstemmen: Koppel geïmporteerde banktransacties eenvoudig aan interne records om ervoor te zorgen dat alle financiële bewegingen worden verantwoord en afwijkingen snel worden opgelost.
• Betalingen aan opdrachtnemers volgen: Bewaak alle uitgaande betalingen aan opdrachtnemers, koppel ze aan specifieke contracten of projecten en zorg ervoor dat alle ondersteunende documenten zoals facturen of betalingsbevestigingen zijn bijgevoegd.
• Inkomende klantbetalingen beheren: Wijs automatisch of handmatig inkomende klantbetalingen toe aan openstaande facturen, werk hun betalingsstatus bij en houd een nauwkeurig overzicht van debiteuren bij.
• Auditvoorbereiding: Zorg ervoor dat alle transacties de benodigde bijlagen (facturen, bonnen) hebben, wat snellere audits en nalevingscontroles vergemakkelijkt door een gecentraliseerde en georganiseerde registratie.