Opdrachtnemers

De weergave Opdrachtnemers in Flowtly biedt een gecentraliseerde lijst van alle externe leveranciers, onderaannemers en dienstverleners waarmee uw bedrijf samenwerkt. Deze weergave helpt bij het bijhouden van opdrachtnemersinformatie, het categoriseren van kosten en het efficiënt beheren van financiële relaties. Upload transacties gerelateerd aan opdrachtnemers en voeg relevante documenten toe voor vlotte bedrijfsvoering en financiële duidelijkheid.

Opdrachtnemers in Flowtly dienen te worden georganiseerd in Opdrachtnemersgroepen, die helpen bij het classificeren van verschillende soorten leveranciers en onderaannemers. Deze groepen kunnen worden beheerd in de Organisatie-instellingen onder de tegel Opdrachtnemersgroepen.

Elke opdrachtnemer dient te worden toegewezen aan een specifieke groep op basis van de aard van hun diensten. Opdrachtnemersgroepen beheren:

1. Navigeer naar Organisatie-instellingen
2. Selecteer de tegel Opdrachtnemersgroepen.
3. Klik op "Opdrachtnemersgroep toevoegen" om een nieuwe categorie aan te maken.
4. Voer de groepsnaam in en selecteer het juiste type.
5. Sla de groep op, zodat deze beschikbaar is voor opdrachtnemerclassificatie.

Typen opdrachtnemersgroepen:

• Standaard – Reguliere onderaannemers die diensten verlenen.
• Inkomsten – Opdrachtnemers gerelateerd aan inkomstengenererende activiteiten.
• Dividend – Opdrachtnemers geassocieerd met dividendbetalingen.
• Intern – Interne kostenallocaties.

Na het aanmaken kan de opdrachtnemersgroep indien nodig worden bewerkt.

Weergave Opdrachtnemers

Door het onderdeel Opdrachtnemers in het hoofdmenu te selecteren, ziet u de lijst van alle bestaande opdrachtnemers, georganiseerd op status. Deze weergave helpt bij het bijhouden van opdrachtnemersinformatie, het categoriseren van kosten en het efficiënt beheren van financiële relaties.

Elk opdrachtnemersvermeldning bevat:

• Naam – De geregistreerde naam van de opdrachtnemer.
• Groep – De categorie waaronder de opdrachtnemer valt (alleen eerder aangemaakte opdrachtnemersgroepen zijn beschikbaar voor selectie).
• Omschrijving – Aanvullende details over de opdrachtnemer (indien toegevoegd).
• Knop Bewerken – Hiermee kunnen gebruikers opdrachtnemersgegevens bijwerken.

Een nieuwe opdrachtnemer toevoegen

Een nieuwe opdrachtnemer toevoegen:

• Klik op de knop "Opdrachtnemer toevoegen" in de rechterbovenhoek van de pagina.
• Voer de gegevens van de opdrachtnemer in, zoals:
  • Naam (Vereist) – De officiële naam van de opdrachtnemer of leverancier.
  • BTW-nummer (Fiscaal identificatienummer) – Gebruikt voor belasting- en nalevingsdoeleinden.
  • Overeenkomst regex – Een patroon dat wordt gebruikt om transacties gerelateerd aan deze opdrachtnemer automatisch te koppelen.
  • Status (Vereist) – Bepaalt of de opdrachtnemer actief of inactief is.
  • Cyclisch – Indien ingeschakeld, geeft dit terugkerende betalingen aan (bijv. maandelijkse abonnementen, salarissen).
  • Vast bedrag – Markeert deze opdrachtnemer voor vaste terugkerende betalingen in plaats van variabele bedragen.
  • Bijlage vereist – Als aangevinkt, vereisen transacties gekoppeld aan deze opdrachtnemer ondersteunende documenten (bijv. facturen, bonnen).
  • Niet opnemen in grafiek – Sluit de transacties van deze opdrachtnemer uit van kostengrafieken voor rapportagedoeleinden.
  • Verantwoordelijke medewerker – Koppelt een opdrachtnemer aan een specifieke interne medewerker die verantwoordelijk is voor het beheer van de relatie.
  • Opdrachtnemersgroep (Vereist) – Categoriseert de opdrachtnemer onder een vooraf gedefinieerde groep.
  • Belastingbedrag – Definieert een eventueel van toepassing zijnde belastingtarief voor betalingen aan deze opdrachtnemer.
  • Betalingstermijn – De standaard betalingstermijn die voor deze opdrachtnemer wordt gebruikt.
  • Budget – Wijst opdrachtnemerskosten toe aan een specifiek eerder aangemaakt budget voor tracking (alleen aanwezig als de module Budgetten actief is).
  • Omschrijving – Aanvullende details over de opdrachtnemer (bijv. contractvoorwaarden, speciale condities).
• Sla de opdrachtnemer op, zodat deze beschikbaar is voor toekomstige transacties.

Na het aanmaken verschijnt de opdrachtnemer in de lijst Actief of Inactief, afhankelijk van de status die tijdens het aanmaken is geselecteerd.

Kostengrafiek

Bovendien kunt u Kostengrafieken bekijken door op de speciale knop nabij de koptekst bovenaan de pagina te klikken. De weergave Kostengrafieken in Flowtly biedt een visuele uitsplitsing van kosten over verschillende opdrachtnemersgroepen in de loop van de tijd. Deze functie helpt financiële teams bij het analyseren van bestedingspatronen, het volgen van kostentrends en het nemen van datagestuurde financiële beslissingen. Het bovenste gedeelte van de weergave bevat een gestapeld vlakdiagram dat de totale opdrachtnemerskosten in de loop van de tijd weergeeft.

Belangrijke inzichten zijn:

Algehele bestedingstrends – De hoogte van de grafiek geeft de totale uitgaven per periode aan. Verdeling van kosten per categorie – Verschillende kleuren vertegenwoordigen verschillende opdrachtnemersgroepen, waardoor eenvoudig te zien is waar de meeste kosten worden gemaakt. Maandelijkse kostenvariaties – Pieken en dalen markeren schommelingen in de bestedingen, wat helpt bij het volgen van seizoensgebonden trends of onverwachte kostenstijgingen.

Door over de grafiek te bewegen, kunnen gebruikers exacte waarden zien voor elke opdrachtnemerscategorie in een specifieke maand.

Onder de grafiek geeft een gedetailleerde tabel een uitsplitsing van kosten per opdrachtnemersgroep over meerdere maanden. Elke rij vertegenwoordigt een specifieke opdrachtnemerscategorie en kolommen tonen de maandelijkse kosten.

Kolom Opdrachtnemersgroep – Somt verschillende groepen opdrachtnemers op (bijv. B2B, Extern, IT-apparatuur, Opleiding). Kolommen Maandelijkse kosten – Toont de geregistreerde kosten per maand voor elke opdrachtnemersgroep. Negatieve of nulwaarden – Geeft terugbetalingen, correcties of geen geregistreerde transacties voor die categorie aan.

Opdrachtnemer bewerken

Managers kunnen ook bestaande opdrachtnemers bewerken. De bewerkingsweergave biedt niet alleen een bewerkingsmodus, maar ook de mogelijkheid om documenten te bekijken/toe te voegen en alle transacties gerelateerd aan deze opdrachtnemer te raadplegen. Klik op de knop Bewerken (potlood) naast de specifieke opdrachtnemer in de lijst om de bewerkingsmodus te openen.

Tabblad Overzicht

Op het tabblad Overzicht kunt u alle informatie die tijdens het aanmaken van de opdrachtnemer is verstrekt bekijken en bijwerken.

Tabblad Documenten

Het tabblad Documenten in het profiel van de opdrachtnemer stelt gebruikers in staat:

• Leverancierscontracten, overeenkomsten, NDA's en andere relevante bestanden te uploaden en op te slaan.
• Vervaldatums voor contractverlenging bij te houden.
• Documenten naar behoefte te bekijken, te downloaden en te verwijderen.
• Georganiseerde en veilige documentatie bij te houden voor nalevings- en auditdoeleinden.

Elk documentvermeldning bevat de volgende kolommen:

Type – Specificeert de categorie van het document (bijv. Leverancierscontract, NDA). Opmerkingen – Aanvullende opmerkingen bij het document. Vervaldatum – Een veld voor het bijhouden van de geldigheid van het contract (vervaldatum kan alleen worden ingesteld als dit is ingeschakeld voor het specifieke documenttype in de organisatie-instellingen). Bijgevoegd bestand – Stelt gebruikers in staat het geüploade document te downloaden of te bekijken. Opties Bewerken & Verwijderen – Maakt het mogelijk documenten te wijzigen of te verwijderen.

Een nieuw opdrachtnemersdocument toevoegen:

• Klik op de knop "Document toevoegen" in de rechterbovenhoek.
• Vul de vereiste velden in:
• Documenttype – Selecteer uit eerder aangemaakte documenttypen of voeg een nieuw type toe (door op de knop "+" naast het veld Documenttype te klikken, wordt u doorgestuurd naar de pagina in Organisatie-instellingen. Hier kunt u een nieuw documenttype toevoegen en dit koppelen aan de entiteit Opdrachtnemers om het zichtbaar te maken in de lijst met opdrachtnemersdocumenten. Knop alleen aanwezig voor de rol Documentbeheerder).
• Bijgevoegd bestand – Upload het betreffende contract of document.
• Opmerkingen – Geef aanvullende details over het document op (optioneel).
• Klik op "Toevoegen" om het document op te slaan in het profiel van de opdrachtnemer.

Opdrachtnemersdocumenten beheren en volgen:

• Bekijken & downloaden – Klik op het oogpictogram om het document te bekijken of op het downloadpictogram om een lokale kopie op te slaan.
• Documentgegevens bewerken – Klik op het bewerkingspictogram om documentopmerkingen of de vervaldatum bij te werken.
• Documenten verwijderen – Klik op het prullenbakpictogram om verouderde of onjuiste bestanden te verwijderen.

Tabblad Transacties

Op het tabblad Transacties kunt u grafieken en alle transacties bekijken die zijn gekoppeld aan de specifieke opdrachtnemer. Raadpleeg voor meer informatie het artikel Transactiebeheer.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Efficiënt leveranciersbeheer: Centraliseer alle gegevens van externe leveranciers, onderaannemers en dienstverleners op één plek voor eenvoudige toegang en beheer.
• Kostencategorisering en -analyse: Groepeer opdrachtnemers op type (bijv. Standaard, Inkomsten, Dividend) om kosten nauwkeurig te categoriseren en bestedingspatronen in de loop van de tijd te analyseren met behulp van Kostengrafieken.
• Gestroomlijnde financiële bedrijfsvoering: Beheer betalingstermijnen, volg terugkerende betalingen en zorg voor de juiste documentatie door bijlagen te vereisen voor specifieke opdrachtnemer-transacties.
• Naleving en auditgereedheid: Sla alle opdrachtnemersgerelateerde documenten, zoals contracten en NDA's, rechtstreeks op in Flowtly voor een georganiseerd en veilig auditspoor.