Transactiebijlagen

Flowtly Redactieteam3 min

Het tabblad Transactiebijlagen in Flowtly is een centrale ruimte voor het opslaan en beheren van bestanden gerelateerd aan financiële transacties. Deze functie zorgt ervoor dat alle betalingsrecords, facturen en ondersteunende documenten correct zijn gekoppeld, wat transparantie en naleving in financiële operaties biedt. Met deze functionaliteit kunnen gebruikers ook documenten en bestanden beheren los van specifieke transacties.

Dit tabblad biedt een gestructureerd overzicht van alle geüploade bijlagen gerelateerd aan transacties. De belangrijkste functies zijn:

  • Bekijken van alle transactiebijlagen op één plek.
  • Identificeren en beheren van niet-gekoppelde (wachtende) bijlagen.
  • Uploaden van nieuwe bijlagen handmatig.
  • Bewerken en verwijderen van bestaande bijlagen.

Alle bijlagen zijn gesorteerd op datum. Onder elke datum worden alle transacties die op die datum zijn ontvangen weergegeven. Elke bijlage wordt weergegeven met de volgende details:

  • Bestandsnaam – Naam van de geüploade bijlage (bijv. factuur, bon).
  • Opdrachtnemersnaam – De opdrachtnemer gekoppeld aan de transactie is zichtbaar onder de bestandsnaam.
  • Bedrag – Het transactiebedrag ter referentie.
  • Gerelateerde maand/Ontvangen op – Toont de financiële maand waarin de transactie is verwerkt en ontvangen.
  • Bijlage – Bestand gekoppeld aan de bijlage.
  • Bekijkoptie - Maakt het mogelijk het bijgevoegde bestand te bekijken.
  • Opties Bewerken & Verwijderen – Maakt het mogelijk bijlagen te wijzigen of te verwijderen.

Bijlagen toevoegen en beheren

Een nieuwe bijlage uploaden:

  • Klik op de knop "Bijlage toevoegen" in de rechterbovenhoek.
  • Geef de naam op.
  • Selecteer de gerelateerde Opdrachtnemer (Kosten) uit eerder aangemaakte opdrachtnemers.
  • Geef het bedrag van de bijlage op.
  • Selecteer de valuta.
  • Kies het bestand van uw computer en upload het.
  • Geef de datum op waarop u de bijlage hebt ontvangen.
  • Geef de gerelateerde maand van de bijlage op.
  • Klik op "Opslaan" om het toevoegen van de bijlage te voltooien.

Wachtende bijlagen beheren

Wachtende bijlagen zijn bestanden die zijn geüpload naar Flowtly maar nog niet zijn toegewezen aan een transactie. Dit kunnen zijn:

  • Facturen geüpload vóórdat de gerelateerde transactie was geregistreerd.
  • Documenten die handmatig zijn toegevoegd maar nog moeten worden gekoppeld aan de juiste uitgave.
  • Bestanden die verificatie vereisen voordat ze kunnen worden toegewezen.

Om financiële nauwkeurigheid te waarborgen, dienen deze bijlagen te worden gekoppeld aan hun respectievelijke transacties.

Voorbeeldgebruiksscenario's

  • Een leveranciersfactuur in PDF-formaat rechtstreeks koppelen aan een specifieke betalingstransactie voor audit en archivering.
  • Een foto van een fysieke bon voor een medewerkeruitgave uploaden, die later wordt gekoppeld aan de bijbehorende banktransactie.
  • Alle contractuele overeenkomsten en betalingsschema's centraliseren voor eenvoudige toegang en naleving.
  • Niet-gekoppelde documenten beheren (bijv. vroeg ontvangen facturen) totdat de gerelateerde financiële transactie in het systeem is geregistreerd.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktOnderdeel vanAfgeleid van
Hier beschrevenElders beschreven
invoice gefactureerd aan counterparty. invoice belast met tax-group. cost belast budget. cost verschuldigd aan counterparty. bank-transaction afgestemd met invoice. contract plant payment-schedule-line. contract gekoppeld aan budget. budget dekt project. invoice gefactureerd vanuit project. project gekoppeld aan budget. lead wordt counterparty. deal verkocht aan counterparty.gefactureerd aanbelast metbelastverschuldigd aanafgestemd metplantgekoppeld aandektgefactureerd vanuitgekoppeld aanwordtverkocht aanFFactuur — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FactuurTTegenpartij — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TegenpartijBBtw-groep — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Btw-groepKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransactie — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransactieCContract — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContractBBetaaltermijn — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetaaltermijnPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal