Archivos Adjuntos de Transacciones

Equipo editorial de Flowtly3 min

La pestaña de Archivos Adjuntos de Transacciones en Flowtly es un espacio centralizado para almacenar y gestionar archivos relacionados con operaciones financieras. Esta funcionalidad garantiza que todos los registros de pago, facturas y documentos de respaldo estén correctamente vinculados, proporcionando transparencia y el cumplimiento normativo en las operaciones financieras. Esta función también permite a los usuarios gestionar documentos y archivos independientemente de transacciones específicas.

Esta pestaña ofrece una vista estructurada de todos los archivos adjuntos cargados relacionados con transacciones. Las principales funcionalidades incluyen:

  • Ver todos los archivos adjuntos de transacciones en un solo lugar.
  • Identificar y gestionar archivos adjuntos desvinculados (pendientes).
  • Cargar nuevos archivos adjuntos manualmente.
  • Editar y eliminar archivos adjuntos existentes.

Todos los archivos adjuntos se ordenan por fecha. Debajo de cada fecha se mostrarán todas las transacciones registradas en ese día. Cada archivo adjunto se muestra con los siguientes detalles:

  • Nombre del Archivo – Nombre del archivo adjunto cargado (ej., factura, recibo).
  • Nombre del Contratista – El contratista asociado a la transacción aparece debajo del nombre del archivo.
  • Importe – El importe de la transacción como referencia.
  • Mes Contable/Fecha de Registro – Muestra el mes contable en que la transacción fue procesada y registrada.
  • Adjunto – Enlace al archivo adjunto.
  • Opción de Vista Previa - Permite previsualizar el archivo adjunto.
  • Opciones de Edición y Eliminación – Permite la modificación o eliminación de archivos adjuntos.

Añadir y Gestionar Archivos Adjuntos

Para cargar un nuevo archivo adjunto:

  • Haga clic en el botón "Añadir Archivo Adjunto" en la esquina superior derecha.
  • Introduzca el nombre.
  • Seleccione el Contratista (categoría de costo) relacionado de la lista de contratistas creados previamente.
  • Introduzca el importe del archivo adjunto.
  • Seleccione la moneda.
  • Seleccione el archivo de su ordenador y cárguelo.
  • Introduzca la fecha de recepción del archivo adjunto.
  • Introduzca el mes contable del archivo adjunto.
  • Haga clic en "Guardar" para finalizar la adición del archivo adjunto.

Gestión de Archivos Adjuntos Pendientes

Los archivos adjuntos pendientes son archivos que han sido cargados en Flowtly pero que aún no han sido vinculados a una transacción. Estos pueden incluir:

  • Facturas cargadas antes de que se registrara la transacción relacionada.
  • Documentos que se añadieron manualmente pero que necesitan ser vinculados al gasto correcto.
  • Archivos que requieren verificación antes de poder ser vinculados.

Para garantizar la precisión financiera, estos archivos adjuntos deben ser asociados a sus respectivas transacciones.

Ejemplos de Casos de Uso

  • Vincular un PDF de factura de proveedor directamente a una transacción de pago específica para auditoría y mantenimiento de registros.
  • Cargar una foto de un recibo físico para un gasto de empleado, que luego se vinculará a la transacción bancaria correspondiente.
  • Centralizar todos los acuerdos contractuales y programas de pago para garantizar un fácil acceso y el cumplimiento normativo.
  • Gestionar documentos desvinculados (por ejemplo, facturas recibidas anticipadamente) hasta que la transacción financiera relacionada se registre en el sistema.

Mapa de conexiones

Hace referencia aConsumeParte deDerivado de
Documentado aquíDocumentado en otro sitio
invoice facturado a counterparty. invoice gravado por tax-group. cost imputa a budget. cost adeudado a counterparty. bank-transaction conciliado con invoice. contract programa payment-schedule-line. contract adjunto a budget. budget abarca project. invoice facturado desde project. project vinculado a budget. lead se convierte en counterparty. deal vendido a counterparty.facturado agravado porimputa aadeudado aconciliado conprogramaadjunto aabarcafacturado desdevinculado ase convierte envendido aFFactura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FacturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impuestos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impuestosCCoste — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostePPresupuesto — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.PresupuestoMMovimiento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimiento bancarioCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoVVencimiento de pago — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Vencimiento de pagoPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoCCliente potencial — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Cliente potencialOOportunidad — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Oportunidad

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