Archivos Adjuntos de Transacciones

La pestaña de Archivos Adjuntos de Transacciones en Flowtly es un espacio centralizado para almacenar y gestionar archivos relacionados con operaciones financieras. Esta funcionalidad garantiza que todos los registros de pago, facturas y documentos de respaldo estén correctamente vinculados, proporcionando transparencia y el cumplimiento normativo en las operaciones financieras. Esta función también permite a los usuarios gestionar documentos y archivos independientemente de transacciones específicas.

Esta pestaña ofrece una vista estructurada de todos los archivos adjuntos cargados relacionados con transacciones. Las principales funcionalidades incluyen:

• Ver todos los archivos adjuntos de transacciones en un solo lugar.
• Identificar y gestionar archivos adjuntos desvinculados (pendientes).
• Cargar nuevos archivos adjuntos manualmente.
• Editar y eliminar archivos adjuntos existentes.

Todos los archivos adjuntos se ordenan por fecha. Debajo de cada fecha se mostrarán todas las transacciones registradas en ese día. Cada archivo adjunto se muestra con los siguientes detalles:

• Nombre del Archivo – Nombre del archivo adjunto cargado (ej., factura, recibo). Este es el nombre del archivo tal como se cargó; consulte Número de documento y nombre del archivo a continuación.
• Nombre del Contratista – El contratista asociado a la transacción aparece debajo del nombre del archivo.
• Importe – El importe de la transacción como referencia.
• Mes Contable/Fecha de Registro – Muestra el mes contable en que la transacción fue procesada y registrada.
• Adjunto – Enlace al archivo adjunto.
• Opción de Vista Previa - Permite previsualizar el archivo adjunto.
• Opciones de Edición y Eliminación – Permite la modificación o eliminación de archivos adjuntos.

Añadir y Gestionar Archivos Adjuntos

Para cargar un nuevo archivo adjunto:

• Haga clic en el botón "Añadir Archivo Adjunto" en la esquina superior derecha.
• Introduzca el nombre.
• Seleccione el Contratista (categoría de costo) relacionado de la lista de contratistas creados previamente.
• Introduzca el importe del archivo adjunto.
• Seleccione la moneda.
• Seleccione el archivo de su ordenador y cárguelo.
• Introduzca la fecha de recepción del archivo adjunto.
• Introduzca el mes contable del archivo adjunto.
• Haga clic en "Guardar" para finalizar la adición del archivo adjunto.

Gestión de Archivos Adjuntos Pendientes

Los archivos adjuntos pendientes son archivos que han sido cargados en Flowtly pero que aún no han sido vinculados a una transacción. Estos pueden incluir:

• Facturas cargadas antes de que se registrara la transacción relacionada.
• Documentos que se añadieron manualmente pero que necesitan ser vinculados al gasto correcto.
• Archivos que requieren verificación antes de poder ser vinculados.

Para garantizar la precisión financiera, estos archivos adjuntos deben ser asociados a sus respectivas transacciones.

Número de documento y nombre del archivo

Un documento de costo cargado tiene dos identificadores separados, y conviene saber cuál se está visualizando en cada momento.

• El nombre del archivo es el nombre del archivo que cargó, o el nombre que introdujo al añadir el archivo adjunto manualmente. Es el nombre que muestra la lista de archivos adjuntos para el documento, de modo que un archivo guardado como Figma_Invoice.pdf aparece listado con ese nombre.
• El número de documento es el número de factura o recibo impreso en el propio documento. Se lee automáticamente del documento cuando es posible encontrarlo, y se almacena por separado del nombre del archivo.

Al estar separados ambos identificadores, un nombre de archivo que le resulta significativo — el proveedor, el servicio, el período — se conserva tras la carga, mientras que el número de documento permanece disponible donde se necesita el número en lugar de la etiqueta.

Cuando el número es lo que importa, es lo que se utiliza. Las exportaciones contables y los campos de documentos de compra que producen usan el número de documento, y las filas de costos en los informes de presupuesto y PyG también se etiquetan con él. Cuando no se pudo leer ningún número de documento, esos lugares recurren al nombre del archivo, de modo que ninguna fila queda sin etiqueta.

La búsqueda abarca ambos. Escribir parte de un número de factura encuentra el documento incluso cuando su nombre de archivo no se parece en nada a ese número, y escribir parte de un nombre de archivo también lo encuentra.

Las etiquetas que se asignan automáticamente a un documento de costo se comparan con ambos identificadores, de modo que un nombre de archivo descriptivo puede traer una etiqueta que el número de documento por sí solo no habría coincidido.

Los archivos adjuntos añadidos antes de que el número de documento tuviera su propio campo aparecen listados bajo ese número en lugar de bajo un nombre de archivo, y no se reetiquetan de forma retroactiva. Una lista con historial largo puede mostrar, por tanto, una mezcla de ambos. Editar un archivo adjunto permite establecer el nombre que se desee en cualquier fila individual.

Ejemplos de Casos de Uso

• Vincular un PDF de factura de proveedor directamente a una transacción de pago específica para auditoría y mantenimiento de registros.
• Cargar una foto de un recibo físico para un gasto de empleado, que luego se vinculará a la transacción bancaria correspondiente.
• Centralizar todos los acuerdos contractuales y programas de pago para garantizar un fácil acceso y el cumplimiento normativo.
• Gestionar documentos desvinculados (por ejemplo, facturas recibidas anticipadamente) hasta que la transacción financiera relacionada se registre en el sistema.