Cuentas bancarias

La sección "Transacciones" en el menú principal permite crear, gestionar y visualizar bancos y cuentas bancarias, así como revisar sus transacciones asociadas.

Para ver y gestionar cuentas bancarias:

Vaya a la sección "Transacciones" desde el menú principal.
Verá una lista de todas las cuentas bancarias creadas, junto con sus detalles. Acciones disponibles:
Editar cuentas: Haga clic en el botón "Editar" junto a cada cuenta para actualizar sus detalles. La edición está disponible solo para administradores.
Ver transacciones: Haga clic en el botón "Transacción" junto a una cuenta para ver la lista de transacciones asociadas a esa cuenta. Filtrar cuentas ocultas:
En la parte superior de la página, encontrará un filtro etiquetado como "Ocultas".
Si está marcado, la lista mostrará las cuentas bancarias que hayan sido designadas como ocultas.

Para gestionar bancos y sus cuentas asociadas:

Haga clic en el botón "Gestionar bancos" en la parte superior de la página de Transacciones.
Será redirigido a la página de Gestión de bancos, donde se listan todos los bancos existentes.
Si un banco tiene varias cuentas, estas se mostrarán como elementos secundarios bajo el banco correspondiente. Acciones disponibles:
Añadir nuevos bancos: Utilice el botón "Añadir banco" para crear un nuevo banco.
Editar bancos existentes: Haga clic en el botón "Editar" junto a un banco o sus cuentas para modificar sus detalles.
Añadir nueva cuenta: Utilice el botón "Añadir cuenta" para crear una nueva cuenta para un banco específico.

Añadir nuevo banco

Para añadir un nuevo banco, siga estos pasos:

Seleccione la sección "Transacciones" del menú principal.
Haga clic en "Gestionar bancos" en la parte superior de la página.
Haga clic en "Añadir banco" en la esquina superior derecha.
En el formulario que aparece, introduzca el nombre del banco y el número Swift.
Haga clic en "Guardar".

El banco creado se añadirá a la lista.

Añadir cuenta al banco

Para añadir una cuenta a un banco existente, siga estos pasos:

Haga clic en el botón específico situado a la derecha de la fila del banco.
En el formulario que aparece, proporcione la siguiente información:
- Nombre de la cuenta
- Prefijo
- Número de cuenta
- Moneda
- Tipo (puede ser regular o IVA)

Puede marcar la cuenta como predeterminada si corresponde. Además, puede marcar la cuenta como oculta; de este modo, no se mostrará en la sección "Transacciones" a menos que se active el filtro "Ocultas". Ocultar también retira las transacciones de la cuenta del resto de la aplicación — consulte Ocultar una cuenta más abajo.

Nota: Para que las monedas estén disponibles en el selector, debe configurarlas en la sección "Monedas" del menú de Configuración General.

Nota: El Número de cuenta es la referencia que se usa para vincular un extracto bancario importado a una cuenta. Una cuenta sin número de cuenta nunca se asociará automáticamente a un archivo de extracto cargado, por lo que los extractos deberán asignarse manualmente. Introduzca el número de cuenta en cada cuenta de la que vaya a importar extractos.

Tras la creación, la cuenta aparecerá como un elemento secundario del banco en la página Gestionar bancos y en la lista de Cuentas bancarias.

Esta lista contiene todas las cuentas, independientemente de si pertenecen a un banco. Una cuenta sin banco muestra un guion en la columna Banco y se edita desde aquí: la página Gestionar bancos lista las cuentas bajo su banco, por lo que una cuenta que no pertenece a ninguno no aparece en ella.

Edición de una cuenta existente

Divisa y Tipo quedan fijos en cuanto la cuenta los tiene. Determinan cómo se leen los importes ya registrados contra la cuenta, por lo que cambiarlos retroactivamente reinterpretaría el historial; los dos campos se muestran pero no se pueden editar.

Una cuenta guardada sin divisa o tipo es la excepción: el campo vacío permanece editable, de modo que puede rellenarlo y guardar. Todo lo demás de la cuenta — nombre, prefijo y número de cuenta — sigue siendo editable en cualquier caso.

Dos formas de retirar una cuenta

Una cuenta con la que ya no trabaja puede gestionarse de dos maneras diferentes, y la fila las ofrece como dos controles separados porque no son variantes de la misma operación:

Ocultar retira la cuenta y sus transacciones de la vista conservando todos los registros. Se puede deshacer en cualquier momento.
Eliminar elimina permanentemente la cuenta, sus transacciones y los archivos de extractos almacenados. No se puede deshacer.

Utilice Ocultar a menos que necesite específicamente que los registros desaparezcan. Es la respuesta a casi todas las razones por las que una cuenta deja de usarse — la relación bancaria terminó, la cuenta fue cerrada, los extractos fueron importados en el lugar equivocado — y deja el historial intacto para auditorías y períodos presupuestarios cerrados.

Ocultar una cuenta

Ocultar es la forma de retirar una cuenta con la que ya no trabaja conservando lo que registró. Va más allá de ordenar el selector de cuentas: las transacciones de una cuenta oculta dejan de ser servidas en cualquier parte de la aplicación.

Seleccione Ocultar en la fila de la cuenta. La confirmación indica lo que ocurrirá: la cuenta y sus transacciones dejan de mostrarse en todas partes, incluidos los totales presupuestarios, nada se elimina y se puede deshacer en cualquier momento.

Mientras una cuenta está oculta:

Sus transacciones no aparecen en la lista de transacciones ni en el gráfico de saldo, y no son devueltas por filtros o búsquedas sobre transacciones.
No se contabilizan en las cifras presupuestarias. Una transacción en una cuenta oculta queda excluida de los resúmenes de presupuesto, las tablas de costes y los totales presupuestarios, incluida una transacción que se vinculó manualmente a un presupuesto antes de ocultar la cuenta.
Una línea presupuestaria respaldada por la transacción de una cuenta oculta se excluye en lugar de mostrarse como una fila vacía.

No se elimina nada. Las transacciones permanecen en sus datos exactamente como estaban; solo se retienen de la vista y del cálculo. Desactive la marca Ocultas de la cuenta y todas esas transacciones se sirven de nuevo, con las cifras presupuestarias volviendo a lo que eran.

Hay dos consecuencias que vale la pena conocer antes de ocultar una cuenta:

Los totales presupuestarios que incluían la cuenta cambiarán, incluyendo totales de meses ya cerrados. Si una cifra presupuestaria ha cambiado y no puede explicarla, compruebe si una cuenta que alimentaba ese presupuesto ha sido ocultada.
Ocultar afecta a toda la cuenta, no a una sola transacción. Para excluir un único movimiento de un presupuesto, desvincule esa transacción del presupuesto.

Para encontrar las cuentas actualmente ocultas, seleccione el filtro Ocultas en la parte superior de la página de Transacciones.

Eliminar una cuenta

Eliminar es la eliminación irreversible. Elimina permanentemente la cuenta, todas sus transacciones y los archivos de extractos almacenados. No hay archivo ni papelera, y los registros no pueden recuperarse posteriormente.

Por eso, eliminar es deliberadamente más difícil que ocultar:

Eliminar está restringido a administradores. Alguien que gestiona bancos y cuentas puede ocultar una cuenta, pero el control de eliminación no se le ofrece en absoluto.
La confirmación nombra lo que se destruirá — las transacciones y los archivos de extractos almacenados — y declara que no puede deshacerse. También señala que ocultar está disponible si solo quiere apartar la cuenta de la vista.
Debe escribir el nombre de la cuenta en la confirmación antes de que la eliminación pueda aceptarse. No es posible hacer clic sin leer, por lo que un clic accidental en la fila equivocada no puede destruir una cuenta.

Cuando se rechaza una eliminación

Flowtly se niega a eliminar una cuenta cuyos registros aún son necesarios en otro lugar, en lugar de quitarlos y dejar que las cifras que dependían de ellos fallen. Cuando eso sucede, la confirmación permanece abierta e indica qué retiene la cuenta y cuántos — por ejemplo, que sus transacciones tienen un número de vínculos presupuestarios.

Ese mensaje es la parte útil del rechazo: le indica exactamente qué resolver si genuinamente tiene la intención de eliminar la cuenta. Resuelva lo que nombra e inténtelo de nuevo, u oculte la cuenta en su lugar.

Eliminar también se ofrece para una cuenta que ya está oculta — ocultar primero y eliminar después es una secuencia razonable, y una cuenta oculta naturalmente solo muestra el control de eliminación, ya que ya está oculta.

Prefiera ocultar cuando tenga dudas. Una cuenta oculta siempre puede recuperarse; una eliminada no. Si una cuenta fue retirada y sus transacciones aún aparecen en algún lugar, fue ocultada y no eliminada — y lo contrario importa más: una vez que una eliminación se ejecuta, no queda ningún rastro de esas transacciones para encontrarlo más tarde.

Casos de uso de ejemplo

Un controlador financiero necesita revisar todas las transacciones entrantes y salientes en las diversas cuentas bancarias de la empresa para conciliar los libros mayores.
Un contable desea añadir una nueva cuenta bancaria corporativa, recién abierta, para registrar sus transacciones en Flowtly.
Un gerente de finanzas desea identificar rápidamente una cuenta bancaria específica para verificar su estado actual o las transacciones asociadas.
Un usuario retira una cuenta bancaria cerrada ocultándola, de modo que sus transacciones dejan de aparecer en las listas de transacciones y de contabilizarse en los presupuestos, mientras los registros en sí se conservan.
Un gerente de finanzas encuentra un total presupuestario inferior al esperado y comprueba el filtro Ocultas para ver si una cuenta que alimentaba ese presupuesto ha sido ocultada.
Un administrador elimina permanentemente una cuenta creada por error junto con el extracto importado incorrectamente en ella, de modo que ninguna de sus transacciones quede consultable.
Un administrador intenta una eliminación, lee el rechazo que indica cuántos vínculos presupuestarios tienen las transacciones de la cuenta, y oculta la cuenta en su lugar.