Банківські рахунки

Пункт «Транзакції» в головному меню призначений для створення, управління та перегляду банків і банківських рахунків, а також для перегляду транзакцій, пов'язаних з ними.

Перегляд та управління банківськими рахунками:

Перейдіть до розділу «Транзакції» з головного меню.
Буде відображено список усіх створених банківських рахунків з їхніми деталями. Доступні дії:
Редагування рахунків: натисніть кнопку «Редагувати» поруч з рахунком для оновлення його даних. Редагування доступне лише для адміністраторів.
Перегляд транзакцій: натисніть кнопку «Транзакція» поруч з рахунком для перегляду списку транзакцій, пов'язаних з цим рахунком.
Приховування та показ: виберіть Приховати, щоб прибрати рахунок, яким ви більше не користуєтеся, або Показати на прихованому рахунку, щоб повернути його. Доступно кожному, хто керує банками — дивіться Приховування рахунку.
Видалення: виберіть Видалити, щоб остаточно вилучити рахунок. Доступно лише адміністраторам — дивіться Видалення рахунку. Показ прихованих рахунків:
Приховані рахунки за замовчуванням не відображаються у списку.
Поки прихований хоча б один рахунок, угорі списку з'являється фільтр Видимість. Виберіть Усі рахунки (приховано: N), щоб показати й приховані; кожен позначено перекресленим оком і має кнопку Показати.

Власний рахунок, який згадують ваші транзакції, але який ніхто не зареєстрував

Банківські рядки часто називають власний рахунок організації з іншого боку переказу, наприклад рахунок ПДВ або другий поточний рахунок. Коли вони згадують один із ваших власних рахунків, не зареєстрований у Flowtly, над списком з'являється попередження Знайдено незареєстрований власний рахунок. Воно показує рахунок, замаскований до останніх чотирьох цифр, пояснює, що доки рахунок не зареєстровано, перекази з нього і на нього вважаються звичайними платежами, і вказує, скільки транзакцій його згадують.

Зареєструвати відкриває звичайну форму нового рахунку з уже заповненим номером і запропонованим типом. Дайте рахунку назву, виберіть його банк і валюту й підтвердьте. Нічого не реєструється, доки ви цього не зробите, а після збереження рахунку попередження зникає.
Це не наш рахунок відхиляє кандидата, який вам не належить, тож його більше не пропонують.
Кількість транзакцій є посиланням на транзакції, що згадують рахунок, показані як фільтр Вибрані рядки, який можна прибрати, у списку. Коли ці транзакції розташовані більш ніж на одному з ваших рахунків, попередження додає Відкрити їх на: з одним посиланням на кожен рахунок.

Попередження бачать люди з роллю Менеджер банків або Менеджер транзакцій; посилання на транзакції — лише ті, хто може відкрити список транзакцій рахунку. Обидві дії недоступні, поки ваша підписка блокує зміни.

Управління банками та їхніми рахунками:

Натисніть кнопку «Управління банками» у верхній частині сторінки «Транзакції».
Ви будете перенаправлені на сторінку управління банками, де відображаються всі наявні банки.
Якщо банк має кілька рахунків, вони відображаються як дочірні елементи під відповідним банком. Доступні дії:
Додати новий банк: використовуйте кнопку «Додати банк» для створення нового банку.
Редагувати наявні банки: натисніть кнопку «Редагувати» поруч з банком або його рахунками для зміни даних.
Додати новий рахунок: використовуйте кнопку «Додати рахунок» для створення нового рахунку в конкретному банку.

Додавання нового банку

Щоб додати новий банк, виконайте такі кроки:

Оберіть пункт «Транзакції» у головному меню.
Натисніть «Управління банками» у верхній частині сторінки.
Натисніть «Додати банк» у верхньому правому куті.
У формі, що з'явилася, вкажіть назву банку та SWIFT-код.
Натисніть «Зберегти».

Створений банк буде додано до списку.

Додавання рахунку до банку

Щоб додати рахунок до наявного банку, виконайте такі кроки:

Натисніть відповідну кнопку, розташовану праворуч від рядка банку.
У формі, що з'явилася, вкажіть таку інформацію:
- Назва рахунку
- Префікс
- Номер рахунку
- Валюта
- Тип (звичайний або ПДВ)

Ви можете позначити рахунок як рахунок за замовчуванням, якщо це необхідно. Крім того, рахунок можна позначити як прихований — тоді він не відображатиметься в пункті «Транзакції», якщо у фільтрі Видимість не вибрано Усі рахунки. Приховування також вилучає транзакції рахунку з усіх інших частин застосунку — дивіться Приховування рахунку нижче.

Примітка: Щоб валюти були доступні у списку вибору, налаштуйте їх у розділі «Валюти» в меню загальних налаштувань.

Примітка: Номер рахунку — це поле, за яким зіставляється імпортований банківський виписок. Рахунок без номера ніколи не зіставляється автоматично з завантаженим файлом виписки — такі виписки потрібно призначати вручну. Заповніть номер рахунку для кожного рахунку, до якого ви плануєте імпортувати виписки.

Після створення рахунок з'явиться як дочірній елемент банку на сторінці Управління банками та в списку Банківських рахунків.

Рахунок, створений з цього списку, обов’язково має мати банк. Банк є обов’язковим у формі нового рахунку, і форму не можна зберегти, доки банк не вибрано, незалежно від типу рахунку, зокрема для готівки. Коли банків для вибору ще немає, форма повідомляє: Ще немає банків для вибору. і містить посилання Додати банк. Рахунок, відкритий з рядка конкретного банку, уже належить цьому банку, тому форма про нього не питає.

Цей список містить усі рахунки, незалежно від того, чи належать вони банку. Рахунки без банку відображають прочерк у стовпці «Банк». Під час редагування такого рахунку банк залишається необов’язковим, тож його можна зберегти, і банк можна призначити саме там. Такий рахунок редагується, приховується й видаляється звідси — сторінка «Управління банками» показує рахунки під своїм банком, тому рахунок, що не належить жодному, там не з'являється.

Що вважається дійсним номером рахунку

Для типу рахунку, який вимагає номер, номер має містити від 8 до 34 літер і цифр, з яких щонайменше 8 — цифри. Пробіли, крапки та дефіси між групами дозволені, тому номер, записаний групами, приймається. Вони видаляються під час збереження номера, як під час створення рахунку, так і під час редагування, тож збережений номер складається лише з літер і цифр. Текст на кшталт NOT-A-NUMBER-!!! або коротке значення на кшталт 123 відхиляється з повідомленням біля поля.

Flowtly перевіряє лише формат, а не контрольні цифри IBAN, тому номер, який має правильну форму, але не є справжнім IBAN, усе одно приймається. Те саме правило діє, коли ви змінюєте номер наявного рахунку. Рахунок, збережений номер якого йому не відповідає, наприклад із менш ніж 8 цифрами або з косою рискою, усе одно можна редагувати, приховувати чи перейменовувати: формат перевіряється лише тоді, коли змінюється сам номер.

Це важливо, бо саме за номером імпортована виписка зіставляється з рахунком: рахунок із неправильно сформованим номером ніколи не збігається зі своїм файлом виписки.

Імпорт виписок MT940

Під час завантаження файлу виписки кожна сума транзакції в ньому має бути записана цифрами з однією десятковою комою, наприклад 84,09, 84, або 0,00. Якщо будь-яка сума у файлі неправильна — одинока кома, друга кома або відсутність коми — Flowtly відхиляє весь файл і нічого з нього не зберігає, замість того щоб імпортувати правильні рядки та записати неправильний із хибною сумою. Виправте суму у файлі й завантажте його знову.

Для виписок від BPS тип транзакції зберігається повністю (наприклад, NTRF), а не обрізається до першої літери.

Редагування наявного рахунку

Валюта і Тип фіксуються, як тільки рахунок їх має. Вони визначають, як читаються суми, вже записані на рахунку, тому зміна будь-якого з них пізніше переінтерпретувала б історію рахунку; обидва поля відображаються, але не можуть бути відредаговані.

Рахунок, збережений без валюти або типу, є винятком: порожнє поле залишається редагованим, тому ви можете заповнити його і зберегти. Все інше в рахунку — назва, префікс і номер рахунку — залишається редагованим у будь-якому випадку.

Два способи вивести рахунок з обігу

Рахунок, з яким ви більше не працюєте, можна обробити двома різними способами, і рядок пропонує їх як два окремі елементи керування — це не варіанти однієї операції:

Приховати — прибирає рахунок і його транзакції з відображення, зберігаючи всі записи. Дію можна скасувати в будь-який момент.
Видалити — назавжди видаляє рахунок, його транзакції та збережені файли виписок. Дію скасувати неможливо.

Використовуйте Приховати, якщо вам спеціально не потрібно, щоб записи зникли. Це відповідь майже на всі причини, через які рахунок перестає використовуватись: банківські відносини завершились, рахунок закрито, виписки було імпортовано не туди — і при цьому зберігається вся історія для перевірок і закритих бюджетних періодів.

Приховування рахунку

Приховування — це спосіб вивести з обігу рахунок, з яким ви більше не працюєте, зберігаючи при цьому всі записані в ньому дані. Це виходить за межі простого прибирання зі списку рахунків: транзакції прихованого рахунку перестають відображатися в будь-якій частині застосунку.

Виберіть Приховати в рядку рахунку. У підтвердженні буде вказано, що станеться: рахунок і його транзакції перестануть відображатися скрізь, включно з підсумками бюджету, нічого не видаляється і дію можна скасувати в будь-який момент.

Поки рахунок прихований:

Його транзакції не відображаються в списку транзакцій або на графіку балансу і не повертаються фільтрами чи пошуком.
Вони не враховуються в бюджетних показниках. Транзакція з прихованого рахунку виключається з підсумків бюджету, таблиць витрат і загальних сум бюджету — включно з транзакцією, яку вручну повʼязали з бюджетом до приховування рахунку.
Рядок бюджету, підкріплений транзакцією з прихованого рахунку, виключається, а не відображається як порожній рядок.

Нічого не видаляється. Транзакції залишаються у ваших даних точно в такому вигляді, в якому були; вони лише приховуються від перегляду та обчислень. Зніміть позначку Приховані з рахунку — і всі ці транзакції знову відображатимуться, а бюджетні показники повернуться до попередніх значень. Кнопка Показати в рядку рахунку у списку «Транзакції» робить те саме одним кліком.

Перед приховуванням рахунку варто знати про два наслідки:

Підсумки бюджету, до яких входив цей рахунок, зміняться, включно з підсумками вже закритих місяців. Якщо бюджетний показник змінився і ви не можете пояснити причину, перевірте, чи не був прихований рахунок, що поповнював цей бюджет.
Приховування стосується всього рахунку, а не однієї транзакції. Щоб виключити окремий рух з бюджету, від'єднайте цю транзакцію від бюджету.

Щоб знайти рахунки, які зараз приховані, виберіть Усі рахунки у фільтрі Видимість у верхній частині сторінки «Транзакції». Приховані рахунки позначено перекресленим оком, а кнопка Показати в рядку повертає рахунок. Фільтр пропонується лише тоді, коли прихований хоча б один рахунок.

Видалення рахунку

Видалити — це незворотне виведення з обігу. Воно назавжди видаляє рахунок, усі його транзакції та збережені файли виписок. Архіву чи кошика немає, і записи не можна відновити пізніше.

Саме тому видалення навмисно складніше, ніж приховування:

Видалення обмежено для адміністраторів. Той, хто керує банками та рахунками, може приховати рахунок, але елемент керування видаленням йому взагалі не відображається.
Підтвердження називає те, що буде знищено — транзакції та збережені файли виписок — і стверджує, що дію неможливо скасувати. Також зазначається, що приховування доступне, якщо ви просто хочете відкласти рахунок убік.
Необхідно ввести назву рахунку у підтвердженні, перш ніж видалення буде прийнято. Неможливо клацнути, не читаючи, тому випадкове натискання на неправильний рядок не знищить рахунок.

Коли видалення відхиляється

Flowtly відмовляє у видаленні рахунку, записи якого ще потрібні деінде, замість того щоб видалити їх і залишити залежні від них дані некоректними. Коли це трапляється, підтвердження залишається відкритим і вказує що утримує рахунок і скільки — наприклад, що його транзакції мають певну кількість бюджетних зв'язків.

Це повідомлення є корисною частиною відмови: воно точно вказує, що потрібно вирішити, якщо ви справді маєте намір видалити рахунок. Вирішіть зазначене і спробуйте знову або натомість приховайте рахунок.

Видалення також пропонується для рахунку, який вже прихований — спочатку приховати, а потім видалити є розумною послідовністю, і на сторінці «Керування банками» прихований рахунок показує лише елемент керування видаленням, оскільки він уже прихований. У списку «Транзакції» він показує Показати і Видалити.

Надавайте перевагу приховуванню, якщо маєте сумніви. Прихований рахунок завжди можна відновити; видалений — ні. Якщо рахунок виведено з обігу, а його транзакції все ще десь відображаються, значить, його було приховано, а не видалено — і зворотне важливіше: після виконання видалення жодного сліду цих транзакцій не залишається, щоб знайти їх пізніше.

Приклади використання

Фінансовий контролер потребує переглянути всі вхідні та вихідні транзакції за різними банківськими рахунками компанії для звірки реєстрів.
Бухгалтер хоче додати новий корпоративний банківський рахунок, нещодавно відкритий, для відстеження його транзакцій у Flowtly.
Фінансовий менеджер хоче швидко знайти конкретний банківський рахунок, щоб перевірити його поточний статус або пов'язані транзакції.
Користувач виводить з обігу закритий банківський рахунок, приховуючи його, — завдяки чому його транзакції перестають відображатися в списках транзакцій і враховуватися в бюджетах, тоді як самі записи зберігаються.
Фінансовий менеджер виявляє, що підсумок бюджету нижчий від очікуваного, і перемикає фільтр «Видимість» на «Усі рахунки», щоб зʼясувати, чи не був прихований рахунок, що поповнював цей бюджет.
Адміністратор назавжди видаляє рахунок, створений помилково, разом із виискою, помилково імпортованою до нього, щоб жодна з його транзакцій не залишалась доступною для пошуку.
Адміністратор намагається виконати видалення, читає відмову з інформацією про кількість бюджетних зв'язків транзакцій рахунку і натомість приховує рахунок.