Управління транзакціями

Коли клієнт або будь-яка інша сторона оплачує рахунок, платіжна транзакція записується на вашому банківському рахунку, включаючи транзакції для підрядників. Усі транзакції можна знайти, натиснувши кнопку «Транзакція» для обраного банківського рахунку.

Вигляд Транзакції забезпечує огляд усіх фінансових рухів за прив'язаним банківським рахунком у реальному часі. Цей розділ допомагає фінансовим командам відстежувати платежі, звіряти розбіжності та контролювати грошовий потік. Вигляд складається з 2 частин: зверху — графічне відображення змін балансу протягом часу, нижче — детальний перегляд кожної транзакції.

Що відображає вигляд:

• Поточний баланс: загальна сума доступних коштів для обраного банківського рахунку.
• Історія транзакцій: список усіх оброблених та очікуючих транзакцій.
• Фільтри: дозволяють фільтрувати за діапазоном дат, підрядником, сумою або напрямком — вхідні або вихідні.
• Стовпець вкладень: вказує, чи потрібні підтверджуючі документи (наприклад, рахунки, квитанції).
• Прив'язка підрядника: підсвічує відсутню інформацію про підрядника, яку потрібно оновити.
• Кожен підрядник у таблиці має клікабельний значок зліва, що дозволяє легко перейти на сторінку підрядника для перевірки/оновлення даних.

При натисканні на конкретну транзакцію відкривається бічна панель з детальними опціями управління. Ця функціональність дозволяє фінансовим командам ефективно переглядати та оновлювати окремі транзакції.

Функції, доступні на бічній панелі:

• Додати вкладення — завантажте підтверджуючі документи, такі як рахунки, квитанції або контракти. Також слід обрати дату отримання для забезпечення відповідності.

• Прикріпити очікуючі файли — якщо документи були вже завантажені, але не прив'язані до цієї транзакції, їх можна прикріпити тут. Достатньо знайти вкладення у списку та натиснути кнопку «Прикріпити». Список містить кожен документ, що очікує, а поле пошуку над ним, Пошук за сумою або номером документа, звужує його двома способами. Введіть суму так, як ви її записали б, наприклад 16 124,00, 16124 або 16.124,00, і воно знайде документи рівно з такою сумою, до копійки; кредит-ноту знаходять за її сумою зі знаком мінус або без нього. Або введіть частину номера документа в будь-якому регістрі: вона зіставляється з номером рахунку на документі та з назвою файлу, де багато завантажень мають свій номер. Коли нічого не збігається, список показує Немає результатів і пропонує очистити пошук.

• Пропозиція Прив’язати вкладення — Коли Flowtly пропонує документ для платежу, картка пропозиції порівнює суму документа із сумою платежу в рядку Сума:

  • Збігається — обидві суми однакові, з точністю до одного гроша.
  • Відрізняється — картка показує обидві суми та різницю. Документ в іншій валюті, ніж платіж, завжди має Відрізняється, з обома сумами та без різниці.
  • Немає в документі — у документі ще немає суми, тож сума платежу не перевіряється.

  Коли пропозиція надходить від постачальника, який щомісяця виставляє однакову суму, картка також повідомляє, скільки неприв’язаних документів цього постачальника мають цю суму, наприклад Неприв’язані документи цього постачальника на суму 1 230,00 zł: 3. Обирайте документ за правильний місяць з огляду на це. Пропозиція без порівняння сум не показує рядок Сума.

• Прив'язати до бюджету — прив'яжіть транзакцію до конкретного бюджету для точного фінансового відстеження. Ця функція доступна лише за активного модуля «Бюджети».

• Категоризація — розподіліть суму транзакції між одним або кількома проєктами. Індикатор суми під рядками показує, чи збігаються розподілені суми із сумою транзакції; невідповідність позначається явно, і розподіл не зберігається, доки її не усунуто.

Згорнутий розділ панелі повідомляє, що він містить, тож панель можна читати, не відкриваючи кожен розділ. Для платежу, який закриває рахунок, згорнута Категоризація показує з рахунку; інакше вона показує кількість проєктів, наприклад 3 проєкти. Усередині неї Категоризація транзакції показує кількість своїх проєктів, а Розподіл витрат на працівників показує кількість людей, між якими розподілено, або Не розподілено.

Коли документ уже вказує проєкт

Витрату можна віднести до проєкту у двох місцях: на документі — вхідній рахунок-фактурі чи вкладенні — і на платежі, який її покриває. Потрібне лише одне з них, і Flowtly вважає визначальним документ.

Тому якщо документ, який покриває платіж, уже називає проєкт, платіж не може отримати власний. Категоризація для такого платежу недоступна, а бічна панель повідомляє, що призначення належить документу. Те саме стосується вихідного рахунку: якщо проєкт називає рахунок або договір, за яким його виставлено, платіж цього не повторює.

Коли проєкт записано в самому документі — у його розподілі або в одному з рядків, — бічна панель називає обидва: Призначено через номер документа → проєкт. Якщо ви маєте доступ до вхідних рахунків, те саме повідомлення веде прямо до документа. Платіж, підтвердний документ якого (документ, що не є рахунком) не вказує проєкту, показує загальне повідомлення, і його категоризація теж лишається лише для читання.

Платіж, що оплачує рахунок, бере проєкт із цього рахунку — незалежно від того, виставили ви рахунок чи отримали, і навіть поки рахунок ще не вказує проєкту. Бічна панель показує Призначено через рахунок і, якщо ви маєте доступ до цього рахунку, кнопку Відкрити рахунок. На такому платежі весь розділ Категоризація доступний лише для читання: його розподіл за проєктами, теги та Розподіл витрат за працівниками. Усе, що було записано там раніше, залишається видимим, а розділ пояснює, чому це не можна змінити. Зведення рахунку в бічній панелі платежу показує власні теги рахунку, як із усього рахунку, так і з його рядків; тег, спільний для кількох рядків, показано один раз. Те саме стосується платежу, пов'язаного з рахунком як один із кількох документів. Підтвердний документ, що не є рахунком, сам по собі не робить теги й розподіл витрат доступними лише для читання.

Причина варта одного речення, бо пояснює правило, яке інакше має вигляд відсутньої функції. Два незалежні записи однієї витрати можуть розійтися — хтось через місяці змінює розподіл на рахунку, а платіж і далі вказує на інше — і в цифрах нічого не виглядало б неправильно. Зберігання витрати в одному місці знімає це питання.

Де змінити натомість. Відкрийте документ і відредагуйте його розподіл за проєктами — як працює розподіл, зокрема виключення проєкту, описано у статті «Розподіл витрати між проєктами за атрибутом». Для вихідного рахунку змініть проєкт у рядку рахунку або в договорі.

Коли платіж усе ще є правильним місцем. Платіж без документа зберігає власну категоризацію точно як раніше. Це звичайний випадок готівкової витрати, банківської комісії чи витрати, рахунок за якою ще не надійшов — тут нічого не змінилося.

Платежі, уже записані в обох місцях, працюють далі й зберігають свої суми; бюджет завжди рахував таку витрату один раз, а не двічі. Розподіл, записаний на платежі до того, як його пов'язали з рахунком, залишається на платежі, видимий і доступний лише для читання. Його не можна очистити з бічної панелі платежу; якщо його потрібно перенести на документ, зверніться до підтримки Flowtly.

Надання документу проєкту, коли платіж уже його має. Це правило працює і в зворотному напрямку. Як би ви не встановлювали проєкт документа (редагуючи його розподіл вручну, використовуючи одну з кнопок заповнення, або приймаючи запропонований проєкт), Flowtly спершу перевіряє платежі, які його покривають:

• Якщо платіж називає той самий проєкт на ту саму суму, документ переймає проєкт, а власний запис платежу видаляється, тож витрата фіксується один раз, на документі, на ту саму загальну суму.
• Якщо платіж називає інший проєкт або іншу суму, нічого не змінюється, і Flowtly пояснює чому. Коли ви приймаєте всі підказки одразу, цей запис позначається як пропущений, а решта все одно застосовуються.

Прийняття запропонованого контрагента також приймає запропоновану нотатку рахунку-фактури. Коли контрагента, якого Flowtly запропонував для платежу, прийнято — вами, через «прийняти все» або автоматично, якщо ваша організація це ввімкнула, — і з цим платежем пов’язаний рівно один рахунок-фактура, нотатка, запропонована для цього рахунку, приймається одночасно й записується в рахунок. Жодна інша нотатка не змінюється. Нотатка залишається пропозицією, щодо якої ви вирішуєте в бічній панелі рахунку, якщо з платежем пов’язано більше одного рахунку, якщо рахунок має більше однієї запропонованої нотатки або якщо він уже містить іншу нотатку: нотатку, яку хтось написав, ніколи не замінюють.

Розділ деталей транзакції Вибір підрядника — призначте або оновіть підрядника, пов'язаного з транзакцією. Керувати контрагентом під цими двома полями відкриває вибраного контрагента, щоб ви могли змінити його назву, ролі та значення за замовчуванням; доки контрагента не вибрано, ця дія недоступна. Щоб додати контрагента, якого ще не існує, введіть його назву в полі контрагента та виберіть Додати контрагента (див. Контрагенти). Якщо контрагент не має ролі постачальника або клієнта, потрібної цій транзакції, примітка під полями називає його й просить додати цю роль, бо пошук за цією роллю не знайде контрагента, доки ви цього не зробите. Пов'язаний місяць — визначте відповідний фінансовий період для цілей звітності. У транзакції обов'язкові і це поле, і контрагент. Сума транзакції та баланс після транзакції — відображає фінансовий вплив та оновлений баланс рахунку.

Панель вхідного документа використовує той самий розділ Деталі з тими самими двома полями. Див. Вкладення до транзакцій.

Розділ вкладень Тут ви можете переглянути прив'язані вкладення (за наявності), завантажити їх або повністю видалити, якщо вони були некоректно зіставлені.

У верхньому правому куті пункту Транзакції в головному меню є опція безпосереднього завантаження файлу MT940. Після завантаження файл буде автоматично прикріплений до призначеного банківського рахунку.

Завантажений файл виписки призначається банківському рахунку шляхом порівняння номера рахунку у файлі з номерами рахунків, налаштованих у ваших банківських рахунках. Банківський рахунок, збережений без номера рахунку, не бере участі в цьому порівнянні та ніколи не отримує виписку автоматично — дивіться Банківські рахунки, щоб дізнатися, де його заповнити.

Кожен відхилений файл зберігається. Під списком виписок на сторінці Транзакції таблиця Відхилені завантаження показує кожен із них із часом відхилення, користувачем, який його завантажив, і причиною. Скористайтеся іконкою завантаження в його рядку, щоб отримати точно той файл, який було надіслано, наприклад щоб виправити його або передати до служби підтримки. Деякі старіші відхилені файли не мають іконки завантаження, бо їхня копія не була прив'язана до запису.

Що повідомляє повідомлення про імпорт

Коли файл прочитано, повідомлення показує, скільки транзакцій було додано, — а це не завжди стільки, скільки містив файл. Виписки перекриваються: операція, яка вже є у Flowtly, розпізнається як та сама операція і не вводиться вдруге, тому повторне завантаження файлу або завантаження файлу, що охоплює вже імпортовані дні, додає лише те, що справді нове.

Повідомлення сформульоване відповідно до того, що сталося.

• Усе у файлі вже було в системі. Про це й сказано — Усі 13 транзакцій із цього файлу вже були в системі. — і воно з'являється як інформація, а не як підтвердження того, що щось додано, бо нічого не додано.
• Деякі операції були новими, а інші вже були в системі. Наведено обидва числа: Імпортовано 5 транзакцій. Уже в системі: 8.
• Усі операції були новими. Повідомлення вказує кількість імпортованих.

Операція розпізнається як уже наявна, коли збігаються її дати, сума, референс та опис. Два окремі платежі, які випадково мають однаковий день і однакову суму, ніколи не зливаються в один: кожен зберігає власний рядок, і кожен розпізнається окремо під час наступного завантаження. Те саме стосується файлу, завантаженого повторно після того, як банк змінив формулювання операції: якщо опис рядка відрізняється від збереженого, цей рядок вважається новою операцією і додається.

Тому кількість, менша за число операцій, які ви бачите у виписці, — очікуваний результат при завантаженні з перекриттям: це означає, що нічого не задубльовано, а не що рядки втрачено. Якщо очікуваної операції справді немає, спершу пошукайте її в списку транзакцій — вона могла надійти з попередньою випискою.

Транзакції для підрядників

Як це працює?

Оплатіть підряднику через ваш банк (поза Flowtly). Збережіть підтвердження оплати або деталі банківської транзакції для звірки. Щоб відобразити платіж у Flowtly, імпортуйте банківську виписку (файл MT940) у систему. Flowtly автоматично зіставить платежі з підрядниками на основі суми, призначення платежу та даних підрядника. Якщо Flowtly не зіставить транзакцію автоматично, ви можете вручну прив'язати її до відповідного підрядника, обравши з очікуючих вкладень.

Автоматичне зіставлення дотримується кількох правил, щоб платіж проводився лише за тим документом, який він справді може закрити:

• Напрямок. Гроші, що виходять з вашого рахунку, зіставляються лише з документом витрат. Гроші, що надходять, зіставляються лише з документом із від'ємною сумою, наприклад із кредитовою нотою, яку відшкодовує постачальник. Вхідний платіж ніколи не проводиться за рахунком на витрати лише тому, що суми збігаються.
• Відхилені платежі. Коли ви відхиляєте платіж, запропонований для документа, Flowtly надалі не зв'язує цей платіж із документом автоматично - ні під час збереження документа, ні під час імпорту банківської виписки.
• Суми, що повторюються. Коли постачальник щомісяця виставляє рахунок на однакову суму, поруч з одним рахунком може бути кілька платежів на цю суму. Тоді кожен рахунок зіставляється з платежем, найближчим до його дати, у межах 20 днів, щоб платіж одного місяця не проводився за рахунком іншого місяця. Якщо жоден платіж не підходить, рахунок залишається незіставленим, і ви можете зв'язати його вручну.

Підрядники, що належать до внутрішньої групи витрат, виключаються з цих автоматичних підказок, тому внутрішній переказ не пропонується як платіж постачальнику, навіть якщо ім’я підрядника з’являється в описі транзакції. Ви все одно можете самостійно призначити такого підрядника до транзакції.

Відкрийте Контрагенти в головному меню, виберіть вкладку Постачальники, відкрийте запис відповідного постачальника та перейдіть за посиланням у його розділі Постачальник на сторінку підрядника. На вкладці Транзакції будуть перелічені всі платежі, пов'язані з цим підрядником. Ця вкладка забезпечує структурований огляд усіх фінансових транзакцій, пов'язаних з конкретним підрядником, що полегшує відстеження історичних платежів, відсутніх вкладень та фінансових тенденцій.

Ключові функції вкладки «Транзакції підрядника»:

• Графічний огляд — візуальна розбивка транзакцій протягом часу.
• Детальний список транзакцій — усі транзакції, прив'язані до підрядника, включаючи дати платежів, суми та статуси.
• Статус вкладень — вказує, чи має транзакція пов'язаний документ (наприклад, рахунок, підтвердження оплати).
• Аналіз фінансових тенденцій — допомагає відстежувати витрати на підрядника за місяцями та роками.

При натисканні на транзакцію відкривається бічна панель з детальними опціями управління. Подробиці описані в розділі Функції, доступні на бічній панелі.

Тут також можна управляти вкладеннями до транзакцій, аналогічно транзакціям банківського рахунку.

Транзакції для клієнтів

Як це працює?

Щоб відобразити платежі клієнтів у Flowtly, імпортуйте банківську виписку (формат MT940) у систему (пункт «Транзакції» в головному меню). Flowtly автоматично виявить вхідні платежі та спробує зіставити їх з наявними рахунками клієнтів. Якщо система знайде відповідність, вона прив'яже транзакцію до правильного рахунку у відповідному профілі клієнта. Вкладка «Платежі» в профілі клієнта забезпечує структурований огляд усіх виставлених рахунків та відповідних платежів. Якщо платіж не зіставлений автоматично, ви можете вручну прив'язати його, знайшовши рахунок на вкладці «Платежі» та натиснувши «Прив'язати транзакцію». Відкриється модальне вікно з імпортованими транзакціями, які не були зіставлені або використані не на повну суму. Тут також можна вказати суму транзакції.

Після цього транзакція буде зіставлена з рахунком, а статус оплати та сума будуть оновлені. Ви можете видалити вже прив'язану транзакцію. Це також призведе до перерахунку.

Приклади використання

• Звірка банківських виписок: зручне зіставлення імпортованих банківських транзакцій з внутрішніми записами для забезпечення обліку всіх фінансових рухів та оперативного вирішення розбіжностей.
• Відстеження платежів підрядникам: моніторинг усіх вихідних платежів підрядникам, їх прив'язка до конкретних контрактів або проєктів та забезпечення наявності всіх підтверджуючих документів.
• Управління вхідними платежами клієнтів: автоматична або ручна прив'язка вхідних платежів клієнтів до неоплачених рахунків, оновлення статусу оплати та підтримка точного огляду дебіторської заборгованості.
• Підготовка до аудиту: забезпечення наявності необхідних вкладень (рахунків, квитанцій) для всіх транзакцій, що сприяє швидшому проходженню аудитів та перевірок відповідності завдяки централізованим та організованим записам.