Управління транзакціями
Коли клієнт або будь-яка інша сторона оплачує рахунок, платіжна транзакція записується на вашому банківському рахунку, включаючи транзакції для підрядників. Усі транзакції можна знайти, натиснувши кнопку «Транзакція» для обраного банківського рахунку.
Вигляд Транзакції забезпечує огляд усіх фінансових рухів за прив'язаним банківським рахунком у реальному часі. Цей розділ допомагає фінансовим командам відстежувати платежі, звіряти розбіжності та контролювати грошовий потік. Вигляд складається з 2 частин: зверху — графічне відображення змін балансу протягом часу, нижче — детальний перегляд кожної транзакції.
Що відображає вигляд:
- Поточний баланс: загальна сума доступних коштів для обраного банківського рахунку.
- Історія транзакцій: список усіх оброблених та очікуючих транзакцій.
- Фільтри: дозволяють фільтрувати за діапазоном дат, підрядником або сумою.
- Стовпець вкладень: вказує, чи потрібні підтверджуючі документи (наприклад, рахунки, квитанції).
- Прив'язка підрядника: підсвічує відсутню інформацію про підрядника, яку потрібно оновити.
- Кожен підрядник у таблиці має клікабельний значок зліва, що дозволяє легко перейти на сторінку підрядника для перевірки/оновлення даних.
При натисканні на конкретну транзакцію відкривається бічна панель з детальними опціями управління. Ця функціональність дозволяє фінансовим командам ефективно переглядати та оновлювати окремі транзакції.
Функції, доступні на бічній панелі:
- Додати вкладення — завантажте підтверджуючі документи, такі як рахунки, квитанції або контракти. Також слід обрати дату отримання для забезпечення відповідності.
- Прикріпити очікуючі файли — якщо документи були вже завантажені, але не прив'язані до цієї транзакції, їх можна прикріпити тут. Достатньо знайти вкладення у списку та натиснути кнопку «Прикріпити».
- Прив'язати до бюджету — прив'яжіть транзакцію до конкретного бюджету для точного фінансового відстеження. Ця функція доступна лише за активного модуля «Бюджети».
Розділ деталей транзакції Вибір підрядника — призначте або оновіть підрядника, пов'язаного з транзакцією. Пов'язаний місяць — визначте відповідний фінансовий період для цілей звітності. Сума транзакції та баланс після транзакції — відображає фінансовий вплив та оновлений баланс рахунку.
Розділ вкладень Тут ви можете переглянути прив'язані вкладення (за наявності), завантажити їх або повністю видалити, якщо вони були некоректно зіставлені.
У верхньому правому куті пункту Транзакції в головному меню є опція безпосереднього завантаження файлу MT940. Після завантаження файл буде автоматично прикріплений до призначеного банківського рахунку.
Завантажений файл виписки призначається банківському рахунку шляхом порівняння номера рахунку у файлі з номерами рахунків, налаштованих у ваших банківських рахунках. Банківський рахунок, збережений без номера рахунку, не бере участі в цьому порівнянні та ніколи не отримує виписку автоматично — дивіться Банківські рахунки, щоб дізнатися, де його заповнити.
Транзакції для підрядників
Як це працює?
Оплатіть підряднику через ваш банк (поза Flowtly). Збережіть підтвердження оплати або деталі банківської транзакції для звірки. Щоб відобразити платіж у Flowtly, імпортуйте банківську виписку (файл MT940) у систему. Flowtly автоматично зіставить платежі з підрядниками на основі суми, призначення платежу та даних підрядника. Якщо Flowtly не зіставить транзакцію автоматично, ви можете вручну прив'язати її до відповідного підрядника, обравши з очікуючих вкладень.
Підрядники, що належать до внутрішньої групи витрат, виключаються з цих автоматичних підказок, тому внутрішній переказ не пропонується як платіж постачальнику, навіть якщо ім’я підрядника з’являється в описі транзакції. Ви все одно можете самостійно призначити такого підрядника до транзакції.
Перейдіть до пункту Підрядники в головному меню та оберіть відповідного підрядника. На вкладці Транзакції будуть перелічені всі платежі, пов'язані з цим підрядником. Ця вкладка забезпечує структурований огляд усіх фінансових транзакцій, пов'язаних з конкретним підрядником, що полегшує відстеження історичних платежів, відсутніх вкладень та фінансових тенденцій.
Ключові функції вкладки «Транзакції підрядника»:
- Графічний огляд — візуальна розбивка транзакцій протягом часу.
- Детальний список транзакцій — усі транзакції, прив'язані до підрядника, включаючи дати платежів, суми та статуси.
- Статус вкладень — вказує, чи має транзакція пов'язаний документ (наприклад, рахунок, підтвердження оплати).
- Аналіз фінансових тенденцій — допомагає відстежувати витрати на підрядника за місяцями та роками.
При натисканні на транзакцію відкривається бічна панель з детальними опціями управління. Подробиці описані в розділі Функції, доступні на бічній панелі.
Тут також можна управляти вкладеннями до транзакцій, аналогічно транзакціям банківського рахунку.
Транзакції для клієнтів
Як це працює?
Щоб відобразити платежі клієнтів у Flowtly, імпортуйте банківську виписку (формат MT940) у систему (пункт «Транзакції» в головному меню). Flowtly автоматично виявить вхідні платежі та спробує зіставити їх з наявними рахунками клієнтів. Якщо система знайде відповідність, вона прив'яже транзакцію до правильного рахунку у відповідному профілі клієнта. Вкладка «Платежі» в профілі клієнта забезпечує структурований огляд усіх виставлених рахунків та відповідних платежів. Якщо платіж не зіставлений автоматично, ви можете вручну прив'язати його, знайшовши рахунок на вкладці «Платежі» та натиснувши «Прив'язати транзакцію». Відкриється модальне вікно з імпортованими транзакціями, які не були зіставлені або використані не на повну суму. Тут також можна вказати суму транзакції.
Після цього транзакція буде зіставлена з рахунком, а статус оплати та сума будуть оновлені. Ви можете видалити вже прив'язану транзакцію. Це також призведе до перерахунку.
Приклади використання
- Звірка банківських виписок: зручне зіставлення імпортованих банківських транзакцій з внутрішніми записами для забезпечення обліку всіх фінансових рухів та оперативного вирішення розбіжностей.
- Відстеження платежів підрядникам: моніторинг усіх вихідних платежів підрядникам, їх прив'язка до конкретних контрактів або проєктів та забезпечення наявності всіх підтверджуючих документів.
- Управління вхідними платежами клієнтів: автоматична або ручна прив'язка вхідних платежів клієнтів до неоплачених рахунків, оновлення статусу оплати та підтримка точного огляду дебіторської заборгованості.
- Підготовка до аудиту: забезпечення наявності необхідних вкладень (рахунків, квитанцій) для всіх транзакцій, що сприяє швидшому проходженню аудитів та перевірок відповідності завдяки централізованим та організованим записам.