Тримайте транзакції у порядку та правильно категоризованими

Перед початком

Що вам потрібно

• Банківський рахунок, підʼєднаний до Flowtly, щоб його транзакції надходили до списку.
• Інвойси постачальників, уже наявні у Flowtly, щоб їх можна було зіставити з платежами.
• Бюджети та проєкти, до яких ви хочете віднести витрати.

1. 1

   Відкрийте модуль транзакцій

   Перейдіть до Фінанси та бізнес → Транзакції та відкрийте банківський рахунок, з яким хочете працювати. Його список групує банківську активність за місяцями, з номером транзакції та назвою контрагента ліворуч. Стовпець «Статус» показує кольоровий індикатор прогресу для кожного запису: суцільний зелений (100%) означає, що всі необхідні дані є; часткові кружечки помаранчевого або сірого кольору вказують на відсутні поля.

   Поради

   • Транзакції групуються за банківськими рахунками. Використовуйте навігаційний ланцюжок у верхній частині для перемикання між рахунками, якщо у вашій організації їх більше одного.
2. 2

   Відкрийте транзакцію та заповніть обов'язкові поля

   Натисніть на будь-який рядок, щоб відкрити панель деталей праворуч. Перемикач «Постачальник/Клієнт» у верхній частині вибирає напрямок транзакції — «Постачальник» для вихідних платежів, «Клієнт» для доходів. Для закриття місяця потрібні два поля: «Контрагент» (кому або від кого платіж) і «Пов'язаний місяць» (обліковий період, до якого він належить). Заповніть обидва — вони зберігаються одразу.

   Поради

   • Пов'язаний місяць не обов'язково збігається з датою транзакції — встановіть його відповідно до того, до якого періоду ваш бухгалтер має включити ці витрати.
3. 3

   Перегляньте пропозиції ШІ щодо постачальника

   Коли Flowtly виявляє одержувача платежу без наявного збігу контрагента, розділ «Пропозиції» на панелі деталей показує картку «Створити постачальника». На картці відображається витягнута назва та причина. Натисніть «Прийняти», щоб створити постачальника та пов'язати його з транзакцією за один крок. Натисніть «Редагувати пропозицію», щоб відкоригувати назву перед створенням, а потім «Застосувати». Натисніть «Відхилити», щоб відхилити та встановити контрагента вручну.

   Поради

   • Постачальники, створені з пропозицій, зберігаються постійно — майбутні транзакції від того ж одержувача будуть зіставлятися автоматично без будь-якого ручного введення.
4. 4

   Збагатіть контрагента

   Щоб відредагувати налаштування контрагента, натисніть «Керувати контрагентом» під полем «Контрагент», щоб відкрити панель контрагента. Тут ви можете увімкнути «Вимагати вкладення», щоб забезпечити обов'язкову наявність документа для цього одержувача, та встановити «Проєкт за замовчуванням», щоб його пропонувалося для кожної нової транзакції від нього. Натисніть «Збагатити через AI», щоб Flowtly автоматично завантажив публічні дані компанії, такі як ідентифікаційний код платника ПДВ, юридична адреса та банківські рахунки.

   Поради

   • Встановлення проєкту за замовчуванням особливо корисне для регулярних постачальників, як-от оренда або SaaS-підписки — це прибирає один ручний крок щомісяця.
5. 5

   Прикріпіть інвойс до транзакції

   Використовуйте кнопку «Прикріпити очікувані файли», щоб пов'язати інвойс, який вже є у списку вхідних інвойсів Flowtly — панель показує всі непов'язані інвойси з сумою, датою отримання та контрагентом, щоб ви могли підібрати правильний і натиснути «Прикріпити». Якщо документа ще немає у Flowtly, скористайтеся кнопкою «Додати вкладення», щоб завантажити PDF, PNG, JPG, JPEG або GIF (максимум 3 МБ) безпосередньо з комп'ютера.

   Поради

   • «Прикріпити файли, що очікують» — найшвидший шлях: він повторно використовує документ, який ви вже обробили у вхідних інвойсах, тож ви не дублюєте завантаження.
6. 6

   Призначте транзакцію до бюджету

   Натисніть «Призначити до бюджету» в розділі «Бюджети» панелі деталей. Виберіть рядок бюджету зі списку, підтвердьте суму (попередньо заповнену значенням транзакції) та використовуйте повзунок відсотка, якщо хочете виділити лише частину. Натисніть «Призначити». Ви можете призначити ту ж транзакцію до кількох рядків бюджету, повторивши процес через «Додати ще один бюджет».

   Поради

   • Призначення до бюджету підтримує точність звітів про витрати та дозволяє одразу бачити, яка частина кожного рядка бюджету була використана.
7. 7

   Прив'яжіть до проєкту

   Скористайтеся розділом «Категоризація», щоб пов'язати транзакцію з проєктом для відстеження витрат. Додайте проєкт чипом «+ проєкт», а потім встановіть його суму або відсоток; додайте інші проєкти, щоб розділити витрати. Чип «Заповнити за …» автоматично розподіляє витрати між проєктами на основі спільних атрибутів. Кожна зміна зберігається автоматично. Якщо контрагент вимагає документ або документ уже прикріплено, категоризуйте витрати в цьому рахунку.

   Поради

   • Розписуйте часткові розподіли явно — наприклад, 50% на проєкт, що виставляється клієнту, і 50% на внутрішній — щоб ваша фінансова команда мала контекст при перегляді P&L проєкту.
8. 8

   Запишіть отримання платежу за клієнтськими транзакціями

   Коли від клієнта надходить банківський переказ, відкрийте транзакцію та перемкніть перемикач на «Клієнт». У розділі «Вкладення» панелі деталей відображається поле «Неоплачені або частково оплачені рахунки» зі списком усіх ваших вихідних інвойсів, які ще не повністю оплачені. Виберіть відповідний інвойс зі списку. Flowtly записує платіж до цього інвойсу та автоматично оновлює його статус на «Оплачено», щойно зіставлено повну суму інвойсу.

   Поради

   • Якщо клієнт оплачує кілька інвойсів одним переказом, ви можете пов'язати транзакцію з кількома інвойсами, вибираючи їх по одному — Flowtly відстежує залишковий баланс для кожного.