Hold transaktioner rene og velkategoriserede

Inden du begynder

Det skal du bruge

• En bankkonto tilsluttet Flowtly, så dens transaktioner kommer ind på listen.
• Leverandørfakturaer, der allerede ligger i Flowtly, så de kan matches med betalinger.
• De budgetter og projekter, du vil fordele omkostninger på.

1. 1

   Åbn modulet Transactions

   Naviger til Finance & Business → Transactions, og åbn den bankkonto, du vil arbejde med. Dens liste grupperer bankaktivitet efter måned med transaktionsnummeret og modpartens navn til venstre. Kolonnen Status viser en farvet statusring for hver post: massivt grøn (100%) betyder, at alle nødvendige data er på plads; delvist oplyste ringe i orange eller grå angiver manglende felter.

   Tips

   • Transaktioner er grupperet efter bankkonto. Brug brødkrummestien øverst til at skifte mellem konti, hvis din organisation har mere end én.
2. 2

   Åbn en transaktion, og udfyld de obligatoriske felter

   Klik på en vilkårlig række for at åbne detaljepanelet til højre. Kontakten Supplier/Client øverst vælger transaktionsretningen — Supplier for udgående betalinger, Client for indkomst. To felter er nødvendige for den månedlige afslutning: Counterparty (hvem betalingen er til eller fra) og Related month (den regnskabsperiode, den tilhører). Udfyld begge, og de gemmes øjeblikkeligt.

   Tips

   • Den relaterede måned er ikke nødvendigvis den samme som transaktionsdatoen — angiv den til den periode, din revisor skal inkludere denne udgift i.
3. 3

   Gennemgå AI-leverandørforslag

   Når Flowtly registrerer en betalingsmodtager uden eksisterende modpartsmatch, viser sektionen Suggestions i detaljepanelet et »Create supplier«-kort. Kortet viser det udtrukne navn og begrundelsen. Klik på Accept for at oprette leverandøren og knytte den til transaktionen i ét trin. Klik på Edit suggestion for at justere navnet, inden du opretter, og derefter på Apply. Klik på Reject for at afvise og angive modparten manuelt.

   Tips

   • Leverandører oprettet fra forslag gemmes permanent — fremtidige transaktioner fra den samme betalingsmodtager matches automatisk uden manuel input.
4. 4

   Berig modparten

   For at redigere en modparts indstillinger klikker du på Manage counterparty under feltet Counterparty for at åbne modpartspanelet. Her kan du slå Require attachment til for at håndhæve, at et dokument altid skal være knyttet til denne betalingsmodtager, og angive et Default project, så det foreslås for hver ny transaktion fra dem. Klik på »Enrich via AI« for at lade Flowtly hente offentlige virksomhedsdata såsom momsnummer, registreret adresse og bankkonti automatisk.

   Tips

   • Angivelse af et standardprojekt er særligt nyttigt for tilbagevendende leverandører som husleje eller SaaS-abonnementer — det fjerner ét manuelt trin hver måned.
5. 5

   Vedhæft en faktura til transaktionen

   Brug knappen »Attach awaiting files« til at linke en faktura, der allerede er i Flowtly's liste over indgående fakturaer — panelet viser alle ikke-linkede fakturaer med beløb, modtagelsesdato og modpart, så du kan matche den rette og klikke på Attach. Hvis dokumentet endnu ikke er i Flowtly, skal du i stedet bruge »Add attachment« til at uploade en PDF, PNG, JPG, JPEG eller GIF-fil (maks. 3 MB) direkte fra din computer.

   Tips

   • Attach awaiting files er den hurtigste vej — det genbruger et dokument, du allerede har behandlet i Incoming invoices, så du undgår dobbelte uploads.
6. 6

   Tildel transaktionen til et budget

   Klik på »Assign to budget« i sektionen Budgets i detaljepanelet. Vælg budgetlinjen fra rullemenuen, bekræft beløbet (forudfyldt med transaktionsværdien), og brug procentskyderen, hvis du kun vil allokere en del. Klik på Assign. Du kan tildele den samme transaktion til flere budgetlinjer ved at gentage flowet med »Add another budget«.

   Tips

   • Tildeling til et budget holder dine forbrugsrapporter præcise og lader dig se med et overblik, hvor meget af hver budgetlinje der er forbrugt.
7. 7

   Tilknyt til et projekt

   Brug sektionen Categorization til at linke transaktionen til et projekt til omkostningssporing. Tilføj et projekt med chippen »+ project«, og angiv derefter beløbet eller procenten; tilføj flere projekter for at fordele omkostningen. En »Fill by …«-chip fordeler omkostningen automatisk på tværs af projekter baseret på delte attributter. Hver ændring gemmes automatisk. Hvis modparten kræver et dokument, eller der allerede er vedhæftet et dokument, skal du kategorisere omkostningen på den faktura i stedet.

   Tips

   • Fordel delvise allokeringer eksplicit — f.eks. 50% til et fakturerbart kundeprojekt, 50% til et internt — så dit finansteam har kontekst ved gennemgang af projektets resultatopgørelse.
8. 8

   Registrér betalingsmodtagelse på klienttransaktioner

   Når en bankoverførsel ankommer fra en klient, åbner du transaktionen og skifter kontakten til Client. Sektionen Attachments i detaljepanelet viser et felt »Unpaid or partially paid invoices« med alle dine udgående fakturaer, der endnu ikke er fuldt betalt. Vælg den matchende faktura fra rullemenuen. Flowtly registrerer betalingen mod denne faktura og opdaterer automatisk dens status til Paid, når det fulde fakturabeløb er matchet.

   Tips

   • Hvis en klient betaler flere fakturaer i én overførsel, kan du linke transaktionen til flere fakturaer ved at vælge dem én ad gangen — Flowtly sporer den resterende saldo på hver.