Transaktionsvedhæftninger

Flowtly Redaktionsteam4 min

Fanen Transaktionsvedhæftninger i Flowtly er et centraliseret rum til opbevaring og administration af filer relateret til finansielle transaktioner. Denne funktion sikrer, at alle betalingsregistreringer, fakturaer og støttedokumenter er korrekt tilknyttet, hvilket giver gennemsigtighed og compliance i finansielle operationer. Denne funktionalitet giver desuden brugerne mulighed for at administrere dokumenter og filer separat fra specifikke transaktioner.

Denne fane giver et struktureret overblik over alle uploadede vedhæftninger relateret til transaktioner. De vigtigste funktioner inkluderer:

  • Visning af alle transaktionsvedhæftninger ét sted.
  • Identifikation og administration af ikke-tilknyttede (afventende) vedhæftninger.
  • Upload af nye vedhæftninger manuelt.
  • Redigering og sletning af eksisterende vedhæftninger.

Alle vedhæftninger er sorteret efter dato. Under hver dato vises alle transaktioner modtaget på denne dato. Hver vedhæftning vises med følgende detaljer:

  • Filnavn – Navn på den uploadede vedhæftning (f.eks. faktura, kvittering). Dette er filnavnet, som du uploadede det; se Dokumentnummer og filnavn nedenfor.
  • Underleverandørnavn – Den underleverandør, der er knyttet til transaktionen, vises under filnavnet.
  • Beløb – Transaktionsbeløbet til reference.
  • Relateret måned/modtaget den – Viser den finansielle måned, hvor transaktionen blev behandlet og modtaget.
  • Vedhæftning – Fil tilknyttet vedhæftningen.
  • Visningsindstilling – Giver mulighed for at forhåndsvise den vedhæftede fil.
  • Rediger- og sletindstillinger – Tillader ændring eller fjernelse af vedhæftninger.

Tilføjelse og administration af vedhæftninger

Sådan uploader du en ny vedhæftning:

  • Klik på knappen "Tilføj vedhæftning" i øverste højre hjørne.
  • Angiv navnet.
  • Vælg den relaterede underleverandør (Omkostning) fra tidligere oprettede underleverandører.
  • Angiv vedhæftningens beløb.
  • Vælg valuta.
  • Vælg filen fra din computer og upload den.
  • Angiv den dato, du modtog vedhæftningen.
  • Angiv vedhæftningens relaterede måned.
  • Klik på "Gem" for at færdiggøre tilføjelsen af vedhæftningen.

Administration af afventende vedhæftninger

Afventende vedhæftninger er filer, der er uploadet til Flowtly, men endnu ikke er tildelt en transaktion. Disse kan inkludere:

  • Fakturaer uploadet før den relaterede transaktion blev registreret.
  • Dokumenter, der blev tilføjet manuelt, men skal tilknyttes den korrekte udgift.
  • Filer, der kræver verificering, inden de kan tildeles.

For at sikre finansiel nøjagtighed bør disse vedhæftninger matches med deres respektive transaktioner.

Dokumentnummer og filnavn

Et uploadet omkostningsdokument har to separate identifikatorer — det er værd at vide, hvilken du ser på.

  • Filnavnet er navnet på den fil, du uploadede, eller det navn, du angav, da du tilføjede vedhæftningen manuelt. Det er det navn, vedhæftningslisten viser for dokumentet, så en fil, du gemte som Figma_Invoice.pdf, vises under det navn.
  • Dokumentnummeret er faktura- eller kvitteringsnummeret, der er trykt på selve dokumentet. Det aflæses automatisk fra dokumentet, når det er muligt at finde det, og det gemmes separat fra filnavnet.

Fordi de to holdes adskilt, overlever et filnavn, der betyder noget for dig — leverandøren, tjenesteydelsen, perioden — uploaden, mens dokumentnummeret forbliver tilgængeligt de steder, der har brug for nummeret frem for etiketten.

Hvor nummeret er det, der tæller, er det nummeret, der bruges. Regnskabseksporter og de indkøbsdokumentfelter, de producerer, bruger dokumentnummeret, og omkostningsrækker i budget- og resultatrapporter mærkes ligeledes med det. Hvor intet dokumentnummer kunne aflæses, falder disse steder tilbage på filnavnet, så en række aldrig er uden etiket.

Søgning dækker begge. At skrive en del af et fakturanummer finder dokumentet, selv når filnavnet ikke ligner det nummer, og at skrive en del af et filnavn finder det også.

Tags, der automatisk matches til et omkostningsdokument, sammenlignes med begge identifikatorer, så et beskrivende filnavn kan tage et tag med ind, som dokumentnummeret alene ikke ville have matchet.

Vedhæftninger, der er tilføjet, inden dokumentnummeret fik sit eget felt, vises under det nummer frem for under et filnavn, og de omdøbes ikke med tilbagevirkende kraft. En lang liste kan derfor vise en blanding af de to. Redigering af en vedhæftning giver mulighed for at angive det ønskede navn på enhver enkelt række.

Eksempler på anvendelsesscenarier

  • Tilknytning af en leverandørfaktura i PDF-format direkte til en specifik betalingstransaktion til revision og journalføring.
  • Upload af et foto af en fysisk kvittering for en medarbejderudgift, der efterfølgende matches med den tilsvarende banktransaktion.
  • Centralisering af alle kontraktaftaler og betalingsplaner for nem adgang og compliance.
  • Administration af ikke-tilknyttede dokumenter (f.eks. tidligt modtagne fakturaer), indtil den relaterede finansielle transaktion registreres i systemet.

Forbindelseskort

Henviser tilForbrugerUdledt afDel af
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
invoice faktureres til counterparty. invoice beskattes af tax-group. cost belaster budget. cost skyldes til counterparty. bank-transaction afstemt med invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planlægger payment-schedule-line. contract aftalt med counterparty. contract vedhæftet budget. budget dækker project. invoice faktureres fra project. project knyttet til budget. lead bliver til counterparty. deal solgt til counterparty.faktureres tilbeskattes afbelasterskyldes tilafstemt medimportsplanlæggeraftalt medvedhæftetdækkerfaktureres fraknyttet tilbliver tilsolgt tilFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartMMomsgruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppeOOmkostning — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.OmkostningBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalingsrate — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalingsratePProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektEEmne — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.EmneSSalgsmulighed — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Salgsmulighed

Relaterede begreber