Transaktionsvedhæftninger

Fanen "Transaction attachments" i Flowtly er et centraliseret rum til opbevaring og administration af filer relateret til finansielle transaktioner. Denne funktion sikrer, at alle betalingsregistreringer, fakturaer og støttedokumenter er korrekt tilknyttet, hvilket giver gennemsigtighed og compliance i finansielle operationer. Denne funktionalitet giver desuden brugerne mulighed for at administrere dokumenter og filer separat fra specifikke transaktioner.

Denne fane giver et struktureret overblik over alle uploadede vedhæftninger relateret til transaktioner. De vigtigste funktioner inkluderer:

• Visning af alle transaktionsvedhæftninger ét sted.
• Identifikation og administration af ikke-tilknyttede (afventende) vedhæftninger.
• Upload af nye vedhæftninger manuelt.
• Redigering og sletning af eksisterende vedhæftninger.

Alle vedhæftninger er sorteret efter dato. Under hver dato vises alle transaktioner modtaget på denne dato. Hver vedhæftning vises med følgende detaljer:

• Filnavn – Navn på den uploadede vedhæftning (f.eks. faktura, kvittering). Dette er filnavnet, som du uploadede det; se Dokumentnummer og filnavn nedenfor.
• Counterparty – Den modpart, der er knyttet til transaktionen, vises under filnavnet.
• "Amount" – Transaktionsbeløbet til reference.
• "Related month/Received at" – Viser den finansielle måned, hvor transaktionen blev behandlet og modtaget.
• Vedhæftning – Fil tilknyttet vedhæftningen.
• Visningsindstilling – Giver mulighed for at forhåndsvise den vedhæftede fil.
• Rediger- og sletindstillinger – Tillader ændring eller fjernelse af vedhæftninger.

Hvilke filer åbner i forhåndsvisningen

Visning af en fil åbner den på stedet, når dens format vises som en fast side eller et billede — en PDF eller et billede i et almindeligt fotoformat som JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF eller TIFF. Det dækker fakturaer, kvitteringer og fotograferede dokumenter, der udgør næsten alt, hvad der opbevares her.

Alle andre formater downloades i stedet for at blive vist, og åbner i den applikation på computeren, der håndterer dem. Det inkluderer filtyper, der kan indeholde instruktioner såvel som indhold — vektorgrafik og websider heriblandt — som aldrig gengives inde i Flowtly, uanset hvem der uploadede dem. Filen i sig selv er uberørt og komplet: det er kun det sted, den åbner, der er anderledes.

Tilføjelse og administration af vedhæftninger

Sådan uploader du en ny vedhæftning:

• Klik på knappen "Add attachment" i øverste højre hjørne.
• Angiv navnet.
• Vælg den relaterede Counterparty fra dit register over modparter.
• Angiv vedhæftningens beløb.
• Vælg valuta.
• Vælg filen fra din computer og upload den. Den samme fakturafil kan ikke uploades to gange: Et andet upload afvises, og uploadvinduet angiver årsagen.
• Angiv den dato, du modtog vedhæftningen.
• Angiv vedhæftningens relaterede måned.
• Klik på "Save" for at færdiggøre tilføjelsen af vedhæftningen.

Administration af afventende vedhæftninger

Afventende vedhæftninger er filer, der er uploadet til Flowtly, men endnu ikke er tildelt en transaktion. Disse kan inkludere:

• Fakturaer uploadet før den relaterede transaktion blev registreret.
• Dokumenter, der blev tilføjet manuelt, men skal tilknyttes den korrekte udgift.
• Filer, der kræver verificering, inden de kan tildeles.

For at sikre finansiel nøjagtighed bør disse vedhæftninger matches med deres respektive transaktioner.

Oprettelse af et tag, mens du tagger et dokument

Når du tagger et omkostningsdokument, og det tag, du har brug for, ikke findes endnu, skal du skrive dets navn i tagvælgeren. Administratorer får tilbudt Create "<name>" in <group> for hver taggruppe; når du vælger en, oprettes tagget i den gruppe og knyttes til dokumentet i ét trin. Hvis din søgning matcher tags i nogle grupper, vises kun disse grupper med deres oprettelsesmuligheder; et navn, der ikke findes nogen steder, kan oprettes i enhver gruppe. Andre roller vælger blandt de tags, der allerede findes.

Søgningen matcher et tags navn, dets korte etiket og dets beskrivelse og ignorerer store og små bogstaver samt accenter, så hvis du skriver Oplaty, finder du et tag med navnet Opłaty eksploatacyjne.

Tilføjelse af en note til et dokument

Sektionen Note i et dokuments panel gemmer sig selv, ligesom de øvrige felter i panelet: skriv noten, og klik uden for feltet. Der er ingen Gem-knap. Et flueben bekræfter, at noten er gemt. Hvis den ikke kan gemmes, bliver den tekst, du har skrevet, stående i feltet med årsagen ved siden af, og knappen til at prøve igen ved siden af gemmer den samme tekst igen. Hvis du tømmer feltet, fjernes noten.

Fordeling af en omkostning over en regnskabsperiode

Et dokument kan have en valgfri regnskabsperiode til en omkostning, der dækker mere end én måned, f.eks. et årsabonnement. Den har sin egen sektion "Related period" i dokumentets panel, lige under "Details". Åbn sektionen, og angiv "Period from" og "Period to": hver dato gemmes, så snart du vælger den. Så længe en periode er angivet, fordeler budgetvisningerne omkostningen ligeligt på hver af dens måneder, og sektionen viser datoerne, også når den er lukket. En startdato efter slutdatoen gemmes ikke, og årsagen vises under felterne. En banktransaktion har ingen regnskabsperiode, så dens panel har ingen sådan sektion.

Modpart og tilknyttet måned

Sektionen "Details" i et dokuments panel indeholder felterne "Counterparties" og "Related month". En banktransaktions panel viser det samme par. På et dokument er begge felter valgfrie, så et dokument kan blive liggende i panelet uden dem, mens det stadig gennemgås. "Manage counterparty" under de to felter åbner den valgte modpart, så du kan redigere dens navn, roller og standardværdier; den er utilgængelig, indtil en modpart er valgt. Hvis du kan administrere modparter, åbner modpartens navn øverst i panelet den samme editor. For at tilføje en modpart, der ikke findes endnu, skriver du navnet i modpartsfeltet og vælger "Add counterparty" (se Modparter).

En indgående faktura er et køb, så dens modpart skal have leverandørrollen. Når modparten ikke har nogen leverandørpost, nævner en note under de to felter den ved navn og beder dig tilføje leverandørrollen til den modpart. Indtil du gør det, finder leverandørsøgninger den ikke.

Hvad det betyder at acceptere et leverandørforslag

Når Flowtly foreslår en leverandør til en indgående faktura, angiver forslagskortet, før du accepterer, hvad accepten vil gøre. Sætningen udledes af din modpartsliste og siger ét af følgende:

• Accept knytter denne faktura til en leverandør, der allerede findes. Leverandørens egen post ændres ikke.
• Accept giver en modpart, der allerede er klient, leverandørrollen og knytter fakturaen til den. Der oprettes ikke en anden modpart for samme part.
• Accept opretter en ny leverandør under navnet på dokumentet og knytter fakturaen til den.
• Accept vil mislykkes, af én af tre årsager, som kortet nævner:
  • en eksisterende modpart har allerede det navn eller det skatte-id. Brug "Edit suggestion" til i stedet at knytte den modpart, eller flet først dubletten;
  • den matchende klient kan ikke automatisk få leverandørrollen, fordi dens leverandøroplysninger er knyttet til en anden, skjult modpartspost. Kontakt Flowtlys support for at løse det, eller brug "Edit suggestion" til at vælge en anden leverandør;
  • fakturaen har et andet selskabs skatte-id, ikke skatte-id'et for den klient, kortet nævner. Brug "Edit suggestion" til at vælge eller oprette leverandøren med skatte-id'et på fakturaen.

Et kort, hvis accept vil mislykkes, vises som en advarsel. Uden den ville kortet se ud som et, der kan accepteres, og afvisningen ville først vises, efter du har klikket på Accepter.

Sætningen udledes, hver gang du åbner dokumentet, ikke da forslaget blev lavet. Et dokument, der ventede i indbakken, mens nogen oprettede leverandøren manuelt, siger derfor, at accept knytter det til en eksisterende leverandør, og ikke at det opretter en ny. Når forslaget er accepteret, angiver kortet i stedet, hvad det faktisk gjorde.

Betalinger og kontrakt knyttet til et dokument

I sektionen "Related transactions" er hver betaling, der er knyttet til dokumentet, opført med beskrivelse, dato og beløb, efterfulgt af "Open" og "Unlink". Fjernelse af tilknytningen til en betaling træder i kraft med det samme, uden bekræftelse.

Sektionen "Categorization" viser dokumentets kontrakt over kontraktvælgeren, med "Open" og "Unlink". "Unlink" fjerner kontrakten fra dokumentet. Vælger du en anden kontrakt i vælgeren, erstatter den den gamle. Når et dokument har en kontrakt, viser en særskilt sektion "Contract" den også, kun med "Open". Mens den sektion er lukket, nævner dens række kontrakten.

Fordeling af én fakturalinje på projekter

En projektfordeling kan angives for hele fakturaen eller for en enkelt linje i den. En linjes egen fordeling er til det tilfælde, hvor én linje dækker arbejde for mere end ét projekt, for eksempel en indretningslinje, der deles mellem to lejere.

Brug + projekt på linjen for at tilføje et projekt. Det første projekt tager hele linjen. Hvert projekt, der tilføjes derefter, starter med det, der er tilbage af linjens nettobeløb, og hvert projekts beløb kan redigeres. Beløbene skal summere til linjens nettobeløb, og linjen siger fra, når de ikke gør det. Med to projekter, der summerer til linjen, flytter en ændring af det ene beløb forskellen til det andet, så linjen fortsat summerer. Fjernes et projekts række, tages det ud af linjens fordeling.

En linjes nettobeløb er beløbet på linjen eller dens antal gange enhedspris, når linjen ikke har noget beløb. Undtagelsen er et dokument, hvis linjer summerer til dets brutto i stedet for dets netto, hvilket sker, når linjer er indtastet som bruttobeløb. Der fordeles dokumentets nettobeløb over linjerne i forhold til deres beløb, så linjernes nettobeløb summerer præcis til dokumentets netto.

En linjes fordeling vises ens overalt på fakturaen. Fordelingen af hele fakturaen viser linjens projekter skrivebeskyttet, markeret med Angivet på linje #n, rediger der, og tæller dem stadig med i sin sum. En linje uden eget projekt viser, hvordan fordelingen af hele fakturaen ville fordele den.

En linje med et eget projekt beholder hele sit nettobeløb på linjeniveau. Det gælder for en linje, der er givet til ét projekt, og for en linje, der er fordelt på flere projekter, også når en af dens rækker er streget ud, eller dens beløb ikke når op på linjens nettobeløb. Fordelingen af hele fakturaen fordeler aldrig linjens penge en gang til på andre projekter: den dækker kun det, linjerne efterlader.

Kontrollerne for hele fakturaen erstatter kun rækkerne for hele fakturaen og lader en linjes egen fordeling være i fred:

• knapperne, der udfylder efter en attribut eller en kaskade, og "Redistribute to the rest", fordeler kun det nettobeløb, som linjerne ikke allerede rummer. Når linjerne rummer det hele, meddeler en udfyldning, at linjerne allerede rummer hele nettobeløbet, så der ikke er noget tilbage på fakturaen at fordele. "Redistribute to the rest" tilbydes kun, når det ville ændre et beløb;
• "Fill by meter consumption" udregner sine beløb ud fra aflæsningerne, som på enhver faktura;
• "Clear all" fjerner kun projektrækkerne for hele fakturaen og beder dig bekræfte, at linjerne beholder deres egne.

Totalen for fordelingen af hele fakturaen tæller en linje, der er givet til ét projekt, med hele sit nettobeløb, så en fordeling, der går op, ikke viser linjen som manglende. Et hul inde i en linjes egen fordeling, fra en udstreget række eller beløb, der ikke når op på linjens nettobeløb, forbliver synligt i totalen: de penge debiteres bevidst ingen.

Overskriften på sektionen "Categorization" tæller de linjer, der har et projekt, enten deres eget eller et fra fordelingen af hele fakturaen, eller et eget tag, for eksempel 2/5 linjer med et projekt eller et linjetag. Tags angivet på hele fakturaen tæller ikke med.

Om udfyldning af fordelingen af hele fakturaen ud fra attributter eller måleraflæsninger, se Fordel en omkostning på projekter efter attribut.

Hvordan den tilknyttede betaling kategoriseres

Når den betaling, der er knyttet til et dokument, har sin egen projektfordeling eller egne tags, viser sektionen "Transaction allocation" dem. Hvert projekt har én række med sin andel og sit beløb i betalingens valuta, og betalingens tags følger efter. Sektionen er skrivebeskyttet. "Open transaction" fører til betalingen og vises kun for brugere, der må åbne banktransaktioner. Mens sektionen er lukket, angiver dens række antallet af projekter i betalingens fordeling, for eksempel 2 projects, når betalingen er indlæst.

Dokumentnummer og filnavn

Et uploadet omkostningsdokument har to separate identifikatorer — det er værd at vide, hvilken du ser på.

• Filnavnet er navnet på den fil, du uploadede, eller det navn, du angav, da du tilføjede vedhæftningen manuelt. Det er det navn, vedhæftningslisten viser for dokumentet, så en fil, du gemte som Figma_Invoice.pdf, vises under det navn.
• Dokumentnummeret er faktura- eller kvitteringsnummeret, der er trykt på selve dokumentet. Det aflæses automatisk fra dokumentet, når det er muligt at finde det, og det gemmes separat fra filnavnet.

Fordi de to holdes adskilt, overlever et filnavn, der betyder noget for dig — leverandøren, tjenesteydelsen, perioden — uploaden, mens dokumentnummeret forbliver tilgængeligt de steder, der har brug for nummeret frem for etiketten.

Hvor nummeret er det, der tæller, er det nummeret, der bruges. Regnskabseksporter og de indkøbsdokumentfelter, de producerer, bruger dokumentnummeret, og omkostningsrækker i budget- og resultatrapporter mærkes ligeledes med det. Hvor intet dokumentnummer kunne aflæses, falder disse steder tilbage på filnavnet, så en række aldrig er uden etiket.

Søgning dækker begge. At skrive en del af et fakturanummer finder dokumentet, selv når filnavnet ikke ligner det nummer, og at skrive en del af et filnavn finder det også.

Tags, der automatisk matches til et omkostningsdokument, sammenlignes med begge identifikatorer, så et beskrivende filnavn kan tage et tag med ind, som dokumentnummeret alene ikke ville have matchet.

Vedhæftninger, der er tilføjet, inden dokumentnummeret fik sit eget felt, vises under det nummer frem for under et filnavn, og de omdøbes ikke med tilbagevirkende kraft. En lang liste kan derfor vise en blanding af de to. Redigering af en vedhæftning giver mulighed for at angive det ønskede navn på enhver enkelt række.

Et dokument med kun bruttobeløb

Nogle dokumenter kommer med et bruttobeløb og uden nettobeløb, for eksempel en kvittering, der kun trykker totalen. Sektionen Detaljer viser så under nettobeløbet, momsen og bruttobeløbet et felt "VAT rate" med hjælpeteksten Ufuldstændigt. Vælg en momssats for at beregne netto og moms. De tilbudte satser er dem i din organisations land, herunder fritaget (zw.). Valg af en sats gemmes med det samme: Flowtly beregner netto og moms ud fra brutto, udfylder nettoen, og feltet forsvinder. Dokumentet tæller så ikke længere som uden nettobeløb.

Du kan stadig selv skrive nettoen, hvis dokumentet angiver den; feltet "VAT rate" forsvinder, så snart en netto er indtastet. Hvis dokumentets linjer summerer til brutto i stedet for netto, beder Flowtly dig derefter om at omregne linjerne til nettobeløb. Hvis satsen ikke kan gemmes, bliver feltet tomt igen og siger det.

Når betalingerne afviger fra fakturaen

En faktura betales ikke altid med nøjagtigt det angivne beløb. En leverandørfaktura i euro, der betales fra en konto i zloty, omregnes for eksempel til bankens kurs, og bankens kurs og gebyrer kan medføre, at de tilknyttede betalinger ligger nogle få procent over eller under fakturaen. Flowtly viser denne forskel i stedet for at skjule den, og lader dig afgøre, hvornår den er acceptabel.

På en indgående faktura viser afsnittet "Related transactions" i panelet tre beløb, når de tilknyttede betalinger ikke matcher fakturaen:

• "Invoice gross" — fakturaens bruttobeløb.
• "Linked payments" — summen af de betalinger, der er tilknyttet den, i fakturaens valuta.
• "Difference" — den signerede forskel mellem de to, med dens procentdel af fakturaen.

Beløbene forbliver synlige, uanset hvordan forskellen løses. En tolerance eller en accept fjerner advarslen; den ændrer aldrig et beløb.

Angivelse af en tolerance

Som standard behandles en forskel på op til 3 % af fakturaen, over eller under den, som matchende. En administrator kan angive en anden margin under "Settings" → "Advanced", i afsnittet "Incoming invoices — completeness": "Payment difference tolerance" tager en procentdel fra 0 til 20 og gemmes, når du forlader feltet. Lad det stå tomt for at bevare 3 %-kontrollen.

En forskel inden for tolerancen vises som Inden for din tolerance på N % og markeres ikke. En tolerance fjerner kun en advarsel; den tilføjer aldrig en.

Accept af en forskel

En forskel, der er større end tolerancen, uanset om betalingerne ikke slår til eller overstiger fakturaen, vises som en advarsel med "Accept difference" ved siden af. Ved at vælge den bliver du bedt om at bekræfte den nøjagtige forskel, du accepterer, og om at angive en "Reason", for eksempel bankens vekselomkostning. Årsagen er påkrævet: Accepter er utilgængelig, indtil du angiver en på op til 255 tegn. Når den er accepteret:

• registrerer panelet, hvem der accepterede forskellen og hvornår;
• fjernes mærket Ufuldstændig betaling eller Overbetaling fra dokumentet på listen;
• skrives der ikke andet — fakturabeløbet, betalingsbeløbene, valutakursen og betalingsdatoen forbliver, som de var.

"Withdraw acceptance" gør dette om, og advarslen vender tilbage.

En accept gælder for de beløb, den blev givet for, ikke for dokumentet som helhed. Hvis fakturabeløbet senere redigeres, eller en betaling tilknyttes eller frakobles, er forskellen åben igen: panelet angiver, at den tidligere accept ikke længere gælder, mærket vender tilbage, hvis betalingerne ikke dækker beløbet, og den nye forskel kan accepteres igen. Hvis tolerancen senere dækker forskellen, viser panelet den som inden for tolerancen i stedet.

Accept og tilbagekaldelse er tilgængelige for alle, der kan redigere dokumentet. "Accept difference" tilbydes kun, mens en forskel ligger uden for tolerancen og ikke allerede er accepteret.

Så længe en sådan forskel er uløst, er afsnittet "Related transactions" markeret med rødt. I panelet markerer rødt et afsnit med et problem, som Flowtly har registreret, for eksempel beløb, der ikke stemmer overens, og orange markerer et afsnit, der blot er ufuldstændigt, for eksempel en faktura, hvortil der endnu ikke er knyttet nogen betaling.

Betalingen bærer den samme advarsel. Når en faktura, som en betaling afregner, har beløb, der ikke stemmer overens, herunder betalinger, der overstiger fakturaen, er betalingens statuscirkel også rød, i transaktionslisten, på dens mobilkort og i dens sidepanel, og sidepanelet tilføjer linjen "Linked invoice: amount differs". Når man holder musen over cirklen i sidepanelet, vises de beløbsafvigelser, der er fundet på den tilknyttede faktura. En faktura, der kun er ufuldstændig, lader betalingens farve være uændret.

Betalingens sidepanel viser også selve forskellen. I sektionen "Attachments" får hver faktura, som betalingen afregner, og som har en forskel, det samme panel som på fakturaen, med de samme tre værdier og, hvor det gælder, "Accept difference". En forskel uden for tolerancen markerer sektionen med rødt. Når én betaling afregner to eller flere fakturaer, har hvert panel fakturaens navn som billedtekst, så du kan se, hvilken forskellen hører til. At acceptere den fra betalingen er den samme accept som at acceptere den på fakturaen.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Tilknytning af en leverandørfaktura i PDF-format direkte til en specifik betalingstransaktion til revision og journalføring.
• Upload af et foto af en fysisk kvittering for en medarbejderudgift, der efterfølgende matches med den tilsvarende banktransaktion.
• Centralisering af alle kontraktaftaler og betalingsplaner for nem adgang og compliance.
• Administration af ikke-tilknyttede dokumenter (f.eks. tidligt modtagne fakturaer), indtil den relaterede finansielle transaktion registreres i systemet.
• Accept af forskellen på en faktura i udenlandsk valuta, der er betalt til bankens valutakurs, så den ikke længere markeres som underbetalt, mens beløbene forbliver præcis som faktureret og betalt — eller angivelse af en tolerance, så små valutakursforskelle aldrig markeres.