Fordel en omkostning på projekter efter attribut
Én leverandørfaktura skal ofte fordeles på mange projekter — en sikkerhedskontrakt, der dækker alle bygninger på et område, en rengøringsfaktura, der dækker alle lejere i én bygning. At indtaste de andele manuelt er langsomt og kommer ud af trit, hver gang en lejer flytter ind eller ud.
Flowtly kan beregne andelene for dig ud fra attributter: numeriske egenskaber, du registrerer én gang på dine aktiver og projekter. Fakturaen deles derefter i forhold til de tal, og beløbene summerer altid til fakturaens samlede beløb.
De to drivere
En fordeling styres af attributværdier, ikke af noget, der er gemt på fakturaen. To niveauer er tilgængelige.
- En attribut på aktiver — registreret på bygninger, grunde eller andre ejendomme. Den afgør, hvor meget af omkostningen hvert aktiv bærer.
- En attribut på projekter — registreret på de projekter, du fakturerer (typisk ét projekt pr. lejer). Den afgør, hvordan aktivets andel deles mellem de projekter, der ligger på det.
En attribut hører til det ene eller det andet niveau. Det samme attributnavn kan findes to gange, én gang for aktiver og én gang for projekter, så kontrollér, hvilken du redigerer, før du skriver en værdi. Se To attributter med samme navn nedenfor.
Hvor indstillingerne findes
Attributdefinitionerne findes under Attributter. Hver definition har et navn, en type (brug tal) og en enhed, der vises ved siden af værdien — m2 for arealer, % for procenter.
Værdien på et aktiv står på selve aktivet, under fanen Attributter for en bygning eller grund i Aktiver.
Værdien på et projekt står på projektet, under dets egen fane Attributter i Projekter.
At registrere en værdi er hele konfigurationen — der er ikke en separat mapping-skærm. Et aktiv eller projekt uden værdi for attributten deltager simpelthen ikke i den fordeling.
Anvendelse af en fordeling på en faktura
Åbn leverandørfakturaen og udvid Kategorisering. Over listen over poster finder du knapperne, der udfylder fordelingen for dig:
- Udfyld efter <attribut> — en flad fordeling på projekter i forhold til én projektattribut.
- Udfyld efter kaskade af <aktivattribut> × <projektattribut> — den totrinsfordeling, der er beskrevet nedenfor.
- Udfyld efter målerforbrug — en fordeling baseret på måleraflæsninger i stedet for attributter.
- Ryd alle — tømmer fordelingen, så du kan starte forfra.
Disse knapper virker på fordelingen af hele fakturaen. En fakturalinje, der har sin egen projektfordeling, beholder den: udfyldningerne efter attribut og kaskade fordeler kun det nettobeløb, som fakturalinjerne efterlader, og Ryd alle lader fakturalinjernes egne rækker blive stående. Se Fordeling af én fakturalinje på projekter i Transaktionsvedhæftninger.
Når du trykker på en knap, foreslås et sæt poster med beløb. Intet gemmes, før du gemmer fakturaen, så du kan trykke på en anden knap, eller rydde og prøve igen, uden konsekvenser.
Sådan fungerer totrinskaskaden
Kaskaden besvarer "hvilken bygning, og derefter hvilken lejer i den bygning".
- Aktivets andel er dets attributværdi divideret med summen af den attribut over alle aktiver, der har den.
- Lejerens andel inden for det aktiv er projektets attributværdi divideret med summen af samme attribut over de projekter, der er booket på det aktiv.
- Den endelige vægt er aktivets andel ganget med lejerens andel, og fakturaens nettobeløb deles efter de vægte.
To detaljer, det er værd at kende, fordi de forklarer resultater, der ellers ser forkerte ud:
- Hvilke lejere der deltager, afgøres af fakturaens modtagelsesdato. Kun projekter med en aktivbooking, der er aktiv den dato, medtages. En lejer, der flyttede ud, før fakturaen kom, er ikke med i fordelingen, og det er en lejer, der flyttede ind bagefter, heller ikke.
- Beløb afrundes, så fordelingen er nøjagtig. De sidste grosze gives til de største brøkdele, så posterne altid summerer til fakturaens nettobeløb i stedet for at komme et grosz til kort.
Et gennemregnet eksempel
Et område registrerer Ochrona på sine bygninger som en procent:
| Bygning | Ochrona |
|---|---|
| Budynek A | 23,98 % |
| Budynek B | 23,42 % |
| Budynek C | 34,60 % |
| Taneczna 18A | 5 % |
| Taneczna 18C | 13 % |
De fem værdier summerer til 100, så hver bygnings andel er blot dens egen procent. En sikkerhedsfaktura, der køres gennem kaskaden, giver Budynek C 34,60 % af omkostningen, som derefter deles mellem lejerne i Budynek C i forhold til deres Powierzchnia i m².
Værdierne behøver ikke summere til 100. Hvis de summerede til 200, ville hver bygning stadig tage sin egen værdi divideret med 200 — summen påvirker kun læsbarheden, ikke rigtigheden.
Kontrol af, at en fordeling er rigtig
Kontrollér tre ting, før du gemmer, efter at du har trykket på en kaskade- eller udfyldningsknap.
- De viste projekter er dem, du forventer. En manglende lejer betyder næsten altid enten ingen attributværdi på det projekt eller ingen booking, der var aktiv på fakturaens modtagelsesdato.
- Procenterne ligner de andele, du kender. Hver post viser sin vægt som en procent ved siden af beløbet.
- Totalen stemmer med fakturaen. Kategoriseringspanelet viser summen af projektfordelingen; den skal vise 100 % og fakturaens nettobeløb.
En lejer kan også være booket på en bygning og alligevel ikke bære noget, fordi de enheder, den er booket på, ikke har registreret areal. Bygningens arbejdspanel for en kaskadeattribut, Sådan fordeles <attribut> på lejere, viser dette. Under lejerens navn viser det Bookede enheder uden areal med navnene på de enheder, også når kun nogle af lejerens enheder mangler areal. En lejer, der står helt uden areal, viser en bindestreg i stedet for en effektiv procent; hold musen over den for at læse hvorfor. Registrér arealet på de enheder for at give lejeren dens andel.
Når fordelingen er gemt, vises de samme tal på hvert projekt under Projektøkonomi › Relaterede omkostninger, hvor hver række viser både det fulde fakturabeløb og den andel, der er tildelt det projekt — den hurtigste måde at bekræfte, at et projekt blev belastet med det, du havde tænkt dig.
At lade en kunde stå uden for en fordeling
Ikke alle projekter, en udfyldning foreslår, skal bære en del af omkostningen. En lejer, hvis ydelse faktureres under en separat kontrakt, en enhed, leverandøren aldrig betjente, et projekt, der kun er med, fordi det tilfældigvis har en værdi for attributten — ethvert af disse kan have brug for at blive taget ud af fordelingen manuelt.
Brug fjernelseskontrollen på projektets række. Rækken streges ud af fordelingen i stedet for at blive slettet: projektet står stadig på listen med et beløb på nul og markeres som udelukket. Den registrering er pointen. Den fortæller fordelingen, at projektet blev udeladt bevidst, og når du trykker på en udfyldnings- eller kaskadeknap igen, udelades hvert udstreget projekt i stedet for at blive foreslået igen.
To ting følger af at stryge ud frem for at slette.
- De andre rækker beholder de beløb, de allerede har. At stryge en kunde ud hæver aldrig i det stille, hvad andre debiteres. Hvis den udstregede andel skal bæres af de resterende projekter, kan du enten trykke på udfyldningsknappen igen — som fordeler omkostningen på de projekter, der stadig deltager — eller selv skrive de ønskede beløb ind på rækkerne.
- Ryd alle er en anden handling. Den tømmer fakturaens samlede fordeling helt, inklusive registreringen af, hvilke projekter der blev streget ud, så den næste udfyldning igen foreslår hvert berettiget projekt. Når du vil have et projekt til at blive udenfor, så brug kontrollen på dets række, ikke Ryd alle.
Når en fordeling ikke dækker hele beløbet
En gemt fordeling, hvis poster ikke summerer til dokumentets nettobeløb, markeres på dokumentet i vedhæftningslisten med mærket Ufuldstændig fordeling — ingen udelukkelser markeret.
Markeringen handler om en uforklaret forskel. Et projekt, du har streget ud af fordelingen, er en forklaring, så en fordeling, du bevidst har ladet være kort på den måde, markeres ikke. Mærket vises, hvor beløbene simpelthen ligger under nettobeløbet, og intet i fordelingen forklarer forskellen — tilfældet, hvor en del af en leverandørfaktura i det stille er endt hos ingen.
Der er to måder at løse det på, og hvilken der er rigtig, afhænger af, hvor pengene burde være gået hen.
- Det manglende beløb tilhører nogen. Læg det til de projekter, der skal bære det, eller tryk på en udfyldningsknap for at fordele hele nettobeløbet igen.
- Det manglende beløb tilhører ingen, du debiterer. Streg de projekter ud, der ikke skal bære noget af det, som beskrevet ovenfor, så forskellen registreres som tilsigtet i stedet for at stå uforklaret.
Kontrollen gælder for hver gemt fordeling, så et dokument, der blev indlagt for nogen tid siden, kan lige så vel have mærket som et, der indtastes i dag. Det er en opfordring til at kigge på fordelingen, ikke et tegn på, at noget ved dokumentet har ændret sig.
Almindelige problemer
To attributter med samme navn. Intet forhindrer to definitioner i at dele navn — én bundet til aktiver og én til projekter. Kun én af dem er den, din fordeling bruger. Hvis en fordeling ignorerer værdier, du er sikker på at have indtastet, så åbn Attributter og kontrollér, at du redigerede definitionen på det rigtige niveau.
En lejer, der lejer flere enheder i én bygning. Et projekt, der er booket på mere end ét aktiv, tælles én gang, under ét enkelt aktiv, og ikke én gang pr. enhed. Dets andel ganges ikke med antallet af enheder, det lejer.
Lejere uden værdi for attributten. Hvis ingen af de projekter, der er booket på et aktiv, har en værdi, deles det aktivs andel ligeligt mellem dem i stedet for at blive droppet. En ligelig fordeling, hvor du forventede en forholdsmæssig, er et tegn på, at værdierne mangler, ikke at omkostningen er gået tabt.
Ledig plads. Kun aktiver og projekter med en værdi deltager, så ikke-udlejede enheder ligger uden for beregningen, og de udlejede enheder optager hele omkostningen mellem sig. Hvis du vil have, at ledigheden skal bære sin egen andel, skal den eksistere som et projekt med en attributværdi som alle andre.