Afregning af en elfaktura mellem lejere

En elfaktura for en bygning med lejere, der har undermålere, skal fordeles på to forskellige måder. Hver lejer med en undermåler betaler for den energi, som lejerens egen måler har registreret, og får den viderefaktureret på sin forbrugsfaktura. Resten, den energi som fællesarealerne har brugt plus fakturaens faste gebyrer, bæres af hver lejer i forhold til det areal, lejeren lejer, og bogføres på budgetter i stedet for at blive faktureret.

"Settle energy" gør begge dele ud fra selve leverandørfakturaen, til den pris som fakturaen opkræver. Intet bogføres, før tallene stemmer med fakturaen igen.

Hvornår "Settle energy" tilbydes

Din organisation vælger pr. forsyningsart, hvordan en forsyningsfaktura fordeles: udfyldt efter måler, med "Fill by meter consumption" og en pris, som du selv skriver, eller afregnet fra fakturaen. Afregning fra fakturaen vælges pr. organisation og er slået fra, indtil den er slået til for din; bed Flowtlys support om at ændre det.

Når elektricitet afregnes fra fakturaen, viser en indgående faktura med en linje for aktiv energi "Settle energy" blandt udfyldningsknapperne i sektionen "Categorization". En faktura uden en sådan linje, for eksempel en rengøringsfaktura, får den aldrig tilbudt. "Fill by meter consumption" er fortsat tilgængelig for hver forsyningsart, der stadig udfyldes efter måler, og nævner ikke længere elektricitet.

Afregningspanelet

"Settle energy" åbner panelet "Settle the energy invoice". Det viser afregningen, som den ville blive bogført, sektion for sektion.

Faktura

Leverandøren, fakturanummeret, "Usage period", den måned, hvis forbrugsfakturaer bærer lejernes beløb ("Billed on tenant invoices for": måneden efter forbrugsperioden eller senere, hvis din organisation fakturerer bagud med flere måneder), linjen for aktiv energi som kWh gange pris, de faste gebyrer og totalerne netto, moms og brutto.

"Unit price (net per kWh)" og "Invoice kWh" læses fra fakturaens energilinjer. Prisen ændrer sig hver måned og gemmes derfor aldrig på bygningen. Hvis PDF'en siger noget andet, så ret et af tallene og tryk på "Recalculate". Når prisen ikke kan læses fra fakturaen, skal du selv skrive enhedsprisen og kWh fra PDF'en og derefter genberegne. Tal skrives med din organisations egne decimal- og tusindtalsseparatorer.

Bygninger

Vælg de bygninger, hvis målere fakturaen dækker. Flowtly husker valget og foreslår det ved næste faktura fra samme leverandør. Listen forbliver synlig, så du kan ændre bygningerne og genberegne.

Lejere med undermåler: viderefakturering

Én række pr. lejer med en elundermåler i de bygninger: hver målers åbnings- og lukkeaflæsning, kWh imellem og beløbet til fakturaens pris. Hver lejers beløb er summen af beløbene for lejerens målere.

En aflæsning foretaget nogle få dage før eller efter forbrugsperioden fordeles forholdsmæssigt efter dage. En aflæsning længere uden for perioden, eller en måler med dage af perioden uden data, kræver din beslutning: "Prorate by days", "Take as is" eller vent på aflæsningen og kom tilbage senere.

"Leave out this meter" tager en måler ud af afregningen, for eksempel en måler, der allerede tælles med af en anden. "Include all meters" bringer hver udeladt måler tilbage. De udeladte målere huskes, når du åbner afregningen igen.

Når ingen lejer i de valgte bygninger har en elundermåler, går hele nettobeløbet til fællesarealerne.

Rest: fællesarealer, fordelt efter areal

Fællesarealernes kWh til fakturaens pris plus hvert fast gebyr, fordelt på alle lejemål i de valgte bygninger efter udlejet areal og bogført på hvert lejemåls budget. Ingen faktureres for det. Resten vises ikke, før hver måler kan lukkes, fordi en tidligere fordeling ville flytte en lejers forbrug over på fællesarealerne.

De tre kontroller

Tre kontroller skal stemme, før afregningen kan bekræftes. Hver viser "Agrees", "Mismatch" eller "Cannot close yet".

• Beløb: fakturaens nettobeløb er lig med lejernes viderefaktureringer plus fordelingen af fællesarealerne, til øren.
• Energi: fakturaens kWh er lig med undermålerne plus fællesarealerne. Fællesarealerne er aldrig negative, så undermålere, der tilsammen giver mere end fakturaen, peger på en forkert aflæsning; panelet nævner den måler, du bør kontrollere først.
• Periode: hver åbnings- og lukkeaflæsning omslutter forbrugsperioden.

Bekræftelse

"Confirm split" bogfører fakturaens omkostning og fællesarealernes andel på budgetterne og registrerer hver viderefaktureret lejers beløb som den pågældende lejers endelige elopgørelse for forbrugsmåneden, i ét trin. Fakturaens projektfordeling viser derefter resultatet.

Bekræftelsen opretter eller ændrer aldrig en faktura. Lejerens beløb faktureres på lejerens forbrugsfaktura i Massefakturering af lejemål for den måned, der vises under "Billed on tenant invoices for", hvor den oprettes som kladde og udstedes sammen med lejen og serviceafgiften. Se Lejeres forbrugsopgørelser.

Bekræft forbliver deaktiveret:

• indtil alle tre kontroller stemmer, og der ikke er nævnt noget problem under "Confirm is disabled until these are resolved";
• efter du har ændret prisen eller kWh, indtil du trykker på "Recalculate";
• efter en mislykket genberegning, indtil en lykkes. Brug "Retry" for at genberegne med de bygninger og målere, der er valgt i øjeblikket;
• når ingen bygning er valgt.

Bekræftelse afgør, hvad lejerne faktureres for, og kræver derfor rollen som fakturaansvarlig. Uden den kan du åbne og gennemgå afregningen, og panelet beder dig lade en administrator bekræfte den.

Hvad der stopper en afregning

Hvert problem er nævnt i én sætning, der angiver den berørte lejer, måned, måler eller faktura. De mest almindelige:

• En aflæsning mangler, overlapper en anden eller falder. Tilføj eller ret aflæsningen i målerens historik, og genberegn derefter. Se Importer måleraflæsninger.
• Et lejemål starter eller slutter inden for forbrugsperioden, har intet projekt at bogføre på eller har intet udlejet areal. En måler på mere end ét aktivt lejemål afvises også, fordi den ville blive faktureret to gange.
• Fakturaen har allerede en projektfordeling, der er skrevet i hånden, på hele fakturaen eller på en af dens linjer. Afregningen overskriver den aldrig: fjern først den fordeling i kategoriseringen.
• En lejer har allerede en opgørelse for måneden, som denne afregning ikke har registreret: én beregnet ud fra en takst, eller én registreret ved afregning af en anden leverandørfaktura for samme lejemål og måned. Afregningen erstatter den aldrig.
• En lejers energilinje fra en tidligere bekræftelse ligger stadig på en faktura. Fjern linjen fra fakturaen, og bekræft derefter igen. En linje på en udstedt faktura kan ikke fjernes på denne måde.
• Månedens forbrugsfakturaer er allerede udstedt i massefaktureringen af lejemål, og bekræftelsen ville ændre eller droppe en lejers beløb. Afvisningen nævner de berørte fakturaer.
• Din organisation har ingen standardvaluta angivet.
• Fakturaen angiver ingen forbrugsperiode eller har intet nettobeløb.

Afregning af den samme faktura igen

Når du åbner "Settle energy" på en faktura, der allerede er afregnet, foreslås de bygninger og udeladte målere, som den afregning brugte. Enhedsprisen og kWh læses fra fakturaen igen: hvis du tidligere rettede et af dem, så ret det igen og genberegn.

Ny bekræftelse erstatter de opgørelser, som denne afregning registrerede, og trækker opgørelsen tilbage for en lejer, som den ikke længere viderefakturerer, så hver lejer faktureres for måneden én gang. Den tidligere opgørelse bevares, som erstattet, til dokumentation. Når månedens forbrugsfakturaer er udstedt, nægter afregningen at bekræfte, hvis den ville ændre eller droppe en lejers beløb.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Månedlig elektricitet til en bygning med undermålere: Viderefaktuer hver lejers egne kWh til leverandørens pris på lejerens næste forbrugsfaktura, og fordel fællesarealernes energi og de faste gebyrer på lejemålene efter areal.
• Ret en forkert læst pris: Skriv enhedsprisen fra PDF'en, genberegn, og kontroller, at alle tre kontroller stemmer, før du bekræfter.
• Find en forkert aflæsning: Når undermålerne tilsammen giver mere end fakturaen, så start med den måler, som energikontrollen nævner.
• Udelad en måler, der er talt med to gange: Udelad en måler, hvis energi allerede indgår i en anden lejers måler.