Underleverandører

Visningen Underleverandører i Flowtly giver en centraliseret liste over alle eksterne leverandører, underleverandører og tjenesteudbydere, som din virksomhed samarbejder med. Denne visning hjælper med at spore underleverandørinformation, kategorisere udgifter og administrere finansielle relationer effektivt. Upload transaktioner relateret til underleverandører og vedhæft relevante dokumenter for at sikre gnidningsfri drift og finansiel klarhed.

Underleverandører i Flowtly bør organiseres i underleverandørgrupper, der hjælper med at klassificere forskellige typer leverandører og underleverandører. Disse grupper kan administreres i Organisationsindstillinger under flisen Underleverandørgrupper.

Hver underleverandør bør tildeles en specifik gruppe baseret på arten af deres ydelser. Sådan administrerer du underleverandørgrupper:

1. Gå til Organisationsindstillinger
2. Vælg flisen Underleverandørgrupper.
3. Klik på ”Tilføj underleverandørgruppe” for at oprette en ny kategori.
4. Angiv gruppenavnet og vælg den passende type.
5. Gem gruppen, så den er tilgængelig til underleverandørklassificering.

Typer af underleverandørgrupper:

• Standard – Almindelige underleverandører, der leverer ydelser.
• Indkomst – Underleverandører relateret til indtægtsgenererende aktiviteter.
• Udbytte – Underleverandører knyttet til udbyttebetalinger.
• Intern – Interne omkostningsallokeringer.

Efter oprettelse kan underleverandørgruppen redigeres efter behov.

Visning af underleverandører

Ved at vælge elementet Underleverandører fra hovedmenuen kan du se listen over alle eksisterende underleverandører organiseret efter status. Denne visning hjælper med at spore underleverandørinformation, kategorisere udgifter og administrere finansielle relationer effektivt.

Hvert underleverandøritem indeholder:

• Navn – Underleverandørens registrerede navn.
• Gruppe – Den kategori, underleverandøren tilhører (kun tidligere oprettede underleverandørgrupper er tilgængelige til valg).
• Beskrivelse – Yderligere oplysninger om underleverandøren (hvis tilføjet).
• Knappen Rediger – Giver brugerne mulighed for at opdatere underleverandørens oplysninger.

Tilføjelse af en ny underleverandør

Sådan tilføjer du en ny underleverandør:

• Klik på knappen ”Tilføj underleverandør” i øverste højre hjørne af siden.
• Angiv underleverandørens oplysninger, f.eks.:
  • Navn (Påkrævet) – Underleverandørens eller leverandørens officielle navn.
  • CVR/TIN (Skatteidentifikationsnummer) – Bruges til skatte- og complianceformål.
  • Match-regex – Et mønster, der bruges til automatisk at matche transaktioner relateret til denne underleverandør.
  • Status (Påkrævet) – Definerer, om underleverandøren er aktiv eller forældet.
  • Cyklisk – Hvis aktiveret, angiver tilbagevendende betalinger (f.eks. månedlige abonnementer, lønninger).
  • Fast beløb – Markerer denne underleverandør for faste tilbagevendende betalinger i stedet for variable beløb.
  • Kræv vedhæftning – Hvis markeret, vil transaktioner tilknyttet denne underleverandør kræve støttedokumenter (f.eks. fakturaer, kvitteringer).
  • Medtag ikke i diagram – Udelukker denne underleverandørs transaktioner fra omkostningsdiagrammer til rapporteringsformål.
  • Ansvarlig medarbejder – Tilknytter en underleverandør til en specifik intern medarbejder, der er ansvarlig for at administrere relationen.
  • Underleverandørgruppe (Påkrævet) – Kategoriserer underleverandøren under en foruddefineret gruppe.
  • Skattebeløb – Definerer eventuel gældende skattesats for denne underleverandørs betalinger.
  • Betalingsfrist – Den standard betalingsbetingelse, der bruges for denne underleverandør.
  • Budget – Tildeler underleverandørudgifter til et specifikt, tidligere oprettet budget til sporing (kun til stede, hvis Budgetmodulet er aktivt).
  • Beskrivelse – Yderligere oplysninger om underleverandøren (f.eks. kontraktbetingelser, særlige vilkår).
• Gem underleverandøren, så de er tilgængelige til fremtidige transaktioner.

Efter oprettelse vil underleverandøren fremgå i listen Aktiv eller Inaktiv afhængigt af den status, der blev valgt under oprettelsen.

Omkostningsdiagram

Derudover kan du gennemgå Omkostningsdiagrammer ved at klikke på den dedikerede knap placeret nær overskriften øverst på siden. Visningen Omkostningsdiagrammer i Flowtly giver en visuel opdeling af udgifter på tværs af forskellige underleverandørgrupper over tid. Denne funktion hjælper finansteam med at analysere forbrugsmønstre, spore omkostningstendenser og træffe datadrevne finansielle beslutninger. Den øverste del af visningen indeholder et stablet arealdiagram, der repræsenterer de samlede underleverandørudgifter over tid.

Centrale indsigter inkluderer:

Overordnede forbrugstendenser – Diagrammets højde angiver det samlede forbrug pr. periode. Kategoriseret udgiftsfordeling – Forskellige farver repræsenterer forskellige underleverandørgrupper, hvilket gør det nemt at identificere, hvor de fleste omkostninger allokeres. Månedlige omkostningsvariationer – Toppe og dale fremhæver udsving i forbruget og hjælper med at spore sæsonmæssige tendenser eller uventede omkostningsstigninger.

Ved at holde musen over diagrammet kan brugerne se præcise værdier for hver underleverandørkategori i en bestemt måned.

Under diagrammet opdeler en detaljeret tabel omkostninger pr. underleverandørgruppe over flere måneder. Hver række repræsenterer en specifik underleverandørkategori, og kolonner viser månedlige udgifter.

Kolonne for underleverandørgruppe – Lister forskellige grupper af underleverandører (f.eks. B2B, Ekstern, IT-udstyr, Uddannelse). Månedlige omkostningskolonner – Viser registrerede udgifter pr. måned for hver underleverandørgruppe. Negative eller nulværdier – Angiver refusioner, korrektioner eller ingen registrerede transaktioner for den pågældende kategori.

Rediger underleverandør

Ledere kan også redigere eksisterende underleverandører. Redigeringsvisningen tilbyder ikke kun redigeringstilstand, men også mulighed for at se/vedhæfte dokumenter og en visning af alle transaktioner relateret til denne underleverandør. For at åbne redigeringstilstand skal du blot klikke på knappen Rediger (blyant) for den specifikke underleverandør på listen.

Fanen Oversigt

I fanen Oversigt kan du se og opdatere alle oplysninger, der blev angivet under underleverandørens oprettelse.

Fanen Dokumenter

Fanen Dokumenter i underleverandørens profil giver brugerne mulighed for at:

• Uploade og opbevare leverandørkontrakter, aftaler, tavshedserklæringer og andre relevante filer.
• Spore udløbsdatoer for kontraktfornyelser.
• Se, downloade og slette dokumenter efter behov.
• Opretholde organiseret og sikker dokumentation til compliance- og revisionsformål.

Hvert dokumentitem indeholder følgende kolonner:

Type – Angiver dokumentets kategori (f.eks. leverandørkontrakt, tavshedserklæring). Noter – Yderligere bemærkninger relateret til dokumentet. Udløbsdato – En markering til sporing af kontraktgyldighed (udløbsdato kan kun angives, hvis det er markeret som muligt for den specifikke dokumenttype i organisationsindstillingerne). Vedhæftet fil – Giver brugerne mulighed for at downloade eller forhåndsvise det uploadede dokument. Rediger- og sletindstillinger – Tillader ændring eller fjernelse af dokumenter.

Sådan tilføjer du et nyt underleverandørdokument:

• Klik på knappen ”Tilføj dokument” i øverste højre hjørne.
• Udfyld de påkrævede felter:
• Dokumenttype – Vælg fra tidligere oprettede dokumenttyper, eller tilføj en ny (ved at klikke på knappen “+” ud for feltet Dokumenttype, vil du blive omdirigeret til siden i Organisationsindstillinger. Her kan du tilføje en ny dokumenttype og knytte den til enheden Underleverandører for at gøre den synlig på listen over underleverandørdokumenter. Knappen er kun til stede for rollen Dokumentmanager).
• Vedhæftet fil – Upload den relevante kontrakt eller det relevante dokument.
• Noter – Angiv yderligere oplysninger om dokumentet (valgfrit).
• Klik på ”Tilføj” for at gemme dokumentet i underleverandørens profil.

Administration og sporing af underleverandørdokumenter:

• Vis og download – Klik på øje-ikonet for at forhåndsvise dokumentet eller download-ikonet for at gemme en lokal kopi.
• Rediger dokumentoplysninger – Klik på redigeringsikonet for at opdatere dokumentnoter eller udløbsdato.
• Slet dokumenter – Klik på papirkurvsikonet for at fjerne forældede eller forkerte filer.

Fanen Transaktioner

I fanen Transaktioner kan du gennemgå diagrammer og alle transaktioner forbundet med den specifikke underleverandør. For mere information, se artiklen Transaktionsstyring.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Effektiv leverandøradministration: Centraliser alle oplysninger om eksterne leverandører, underleverandører og tjenesteudbydere ét sted for nem adgang og administration.
• Omkostningskategorisering og -analyse: Gruppér underleverandører efter type (f.eks. Standard, Indkomst, Udbytte) for præcist at kategorisere udgifter og analysere forbrugsmønstre over tid ved hjælp af Omkostningsdiagrammer.
• Strømlinet finansiel drift: Administrer betalingsfrister, spor tilbagevendende betalinger og sikre korrekt dokumentation ved at kræve vedhæftninger til specifikke underleverandørtransaktioner.
• Compliance og revisionsparathed: Opbevar og administrer alle underleverandørrelaterede dokumenter, f.eks. kontrakter og tavshedserklæringer, direkte i Flowtly for at opretholde et organiseret og sikkert revisionsrevisionsspor.