Underleverandører

Visningen Underleverandører i Flowtly giver en centraliseret liste over alle eksterne leverandører, underleverandører og tjenesteudbydere, som din virksomhed samarbejder med. Denne visning hjælper med at spore underleverandørinformation, kategorisere udgifter og administrere finansielle relationer effektivt. Upload transaktioner relateret til underleverandører og vedhæft relevante dokumenter for at sikre gnidningsfri drift og finansiel klarhed.

Hver underleverandør tilhører en gruppe, som klassificerer, hvilken type omkostninger underleverandøren repræsenterer. Gruppen vises i listen over underleverandører og bruges til at opdele udgifterne i Omkostningsdiagrammet. Når du tilføjer en underleverandør, placerer Flowtly den automatisk i din organisations standardgruppe, så der er ingen gruppe at vælge i formularen.

Visning af underleverandører

Underleverandører er din organisations leverandører. Åbn "Counterparties" i hovedmenuen, i gruppen "Counterparties & contracts", og vælg fanen "Suppliers" for at se listen over dem alle, som beskrevet i Modparter. Åbn en leverandørs post, og følg linket i dens afsnit "Supplier" for at nå underleverandørsiden beskrevet nedenfor. Denne visning hjælper med at spore underleverandørinformation, kategorisere udgifter og administrere finansielle relationer effektivt.

Hvert underleverandøritem indeholder:

• "Name" – Underleverandørens registrerede navn.
• "Group" – Den kategori, underleverandøren tilhører.
• "Description" – Yderligere oplysninger om underleverandøren (hvis tilføjet).
• Knappen "Edit" – Giver brugerne mulighed for at opdatere underleverandørens oplysninger.

Tilføjelse af en ny underleverandør

Sådan tilføjer du en ny underleverandør:

• Klik på "Add counterparty" på siden Modparter, og vælg leverandør som rolle. På fanen "Suppliers" er rollen allerede valgt.
• Angiv underleverandørens oplysninger, f.eks.:
  • "Name" (Påkrævet) – Underleverandørens eller leverandørens officielle navn.
  • CVR/TIN (Skatteidentifikationsnummer) – Bruges til skatte- og complianceformål.
  • "Match regex" – Et mønster, der bruges til automatisk at matche transaktioner relateret til denne underleverandør. Mønsteret er et regulært udtryk og matches uden hensyn til store og små bogstaver, også accentuerede bogstaver som Ł og ł. Mellemrum før og efter mønsteret ignoreres, og et mønster, der kun består af mellemrum, tæller som intet mønster. Et almindeligt / i det, som i FV/TEST, matcher en bogstavelig skråstreg. Et mønster, der ikke er et gyldigt regulært udtryk, afvises med en valideringsmeddelelse, når du gemmer underleverandøren, så ret det, før du gemmer.
  • Status (Påkrævet) – Definerer, om underleverandøren er aktiv eller forældet.
  • "Recurring" – Til en leverandør, der fakturerer dig efter en fast tidsplan, f.eks. husleje eller et telefonabonnement. Hvis der ikke kommer nogen betaling til den i tre måneder, viser "Action center" den på en liste, så du kan tjekke den.
  • Fast beløb – Markerer denne underleverandør for faste tilbagevendende betalinger i stedet for variable beløb.
  • "Require attachment" – Hver bankbetaling til denne underleverandør markeres, indtil en faktura eller kvittering er vedhæftet. Slå det fra for underleverandører, der aldrig sender en, f.eks. en bank eller skattemyndigheden.
  • Medtag ikke i diagram – Udelukker denne underleverandørs transaktioner fra omkostningsdiagrammer til rapporteringsformål.
  • Ansvarlig medarbejder – Tilknytter en underleverandør til en specifik intern medarbejder, der er ansvarlig for at administrere relationen.
  • "Tax amount" – Definerer eventuel gældende skattesats for denne underleverandørs betalinger.
  • "Payment deadline" – Den standard betalingsbetingelse, der bruges for denne underleverandør.
  • Budget – Tildeler underleverandørudgifter til et specifikt, tidligere oprettet budget til sporing (kun til stede, hvis Budgetmodulet er aktivt).
  • "Description" – Yderligere oplysninger om underleverandøren (f.eks. kontraktbetingelser, særlige vilkår).
• Gem underleverandøren, så de er tilgængelige til fremtidige transaktioner.

Efter oprettelse vil underleverandøren fremgå i listen "Active" eller "Inactive" afhængigt af den status, der blev valgt under oprettelsen.

Undgå dublerede underleverandører

Når du tilføjer en ny underleverandør, sammenligner Flowtly dens navn med de virksomheder og personer, der allerede findes i din organisation, også dem du allerede fakturerer som klienter. Hvis det finder et sandsynligt match, advarer det dig, før der oprettes en anden, frakoblet post, så én virksomheds historik ikke bliver delt på to poster.

• Hvis det i virkeligheden er en anden virksomhed, der tilfældigvis har samme navn, så fortsæt og opret den som en separat post.

• Hvis det er den samme virksomhed, som du allerede arbejder sammen med som klient, så behold dem som én post, så alt holdes samlet. Vælg Tilføj leverandørrolle til, knappen der nævner den eksisterende klient: den eksisterende klient bliver også leverandør, der oprettes ingen anden post, og den vises straks på listen over underleverandører. Formularen tilbyder dette, mens du stadig udfylder den, så snart det navn eller CVR/TIN, du har skrevet, matcher en klient, og valget dér lukker formularen. Det samme valg vises igen, hvis matchet først findes, når du gemmer.

Det virker også den anden vej: en virksomhed, du allerede har som underleverandør, kan gøres fakturerbar som klient i samme trin (se Undgå dublerede klienter).

Omkostningsdiagram

Derudover kan du gennemgå Omkostningsdiagrammer ved at klikke på den dedikerede knap placeret nær overskriften øverst på siden. Visningen Omkostningsdiagrammer i Flowtly giver en visuel opdeling af udgifter på tværs af forskellige underleverandørgrupper over tid. Denne funktion hjælper finansteam med at analysere forbrugsmønstre, spore omkostningstendenser og træffe datadrevne finansielle beslutninger. Den øverste del af visningen indeholder et stablet arealdiagram, der repræsenterer de samlede underleverandørudgifter over tid.

Centrale indsigter inkluderer:

Overordnede forbrugstendenser – Diagrammets højde angiver det samlede forbrug pr. periode. Kategoriseret udgiftsfordeling – Forskellige farver repræsenterer forskellige underleverandørgrupper, hvilket gør det nemt at identificere, hvor de fleste omkostninger allokeres. Månedlige omkostningsvariationer – Toppe og dale fremhæver udsving i forbruget og hjælper med at spore sæsonmæssige tendenser eller uventede omkostningsstigninger.

Ved at holde musen over diagrammet kan brugerne se præcise værdier for hver underleverandørkategori i en bestemt måned.

Under diagrammet opdeler en detaljeret tabel omkostninger pr. underleverandørgruppe over flere måneder. Hver række repræsenterer en specifik underleverandørkategori, og kolonner viser månedlige udgifter.

Kolonne for underleverandørgruppe – Lister forskellige grupper af underleverandører (f.eks. B2B, Ekstern, IT-udstyr, Uddannelse). Månedlige omkostningskolonner – Viser registrerede udgifter pr. måned for hver underleverandørgruppe. Negative eller nulværdier – Angiver refusioner, korrektioner eller ingen registrerede transaktioner for den pågældende kategori.

Rediger underleverandør

Ledere kan også redigere eksisterende underleverandører. Redigeringsvisningen tilbyder ikke kun redigeringstilstand, men også mulighed for at se/vedhæfte dokumenter og en visning af alle transaktioner relateret til denne underleverandør. For at åbne redigeringstilstand skal du åbne leverandørens post under Modparter og følge linket i dens afsnit "Supplier".

Fanen Oversigt

I fanen "Overview" kan du se og opdatere alle oplysninger, der blev angivet under underleverandørens oprettelse.

Fanen Dokumenter

Fanen "Documents" i underleverandørens profil giver brugerne mulighed for at:

• Uploade og opbevare leverandørkontrakter, aftaler, tavshedserklæringer og andre relevante filer.
• Spore udløbsdatoer for kontraktfornyelser.
• Se, downloade og slette dokumenter efter behov.
• Opretholde organiseret og sikker dokumentation til compliance- og revisionsformål.

Hvert dokumentitem indeholder følgende kolonner:

Type – Angiver dokumentets kategori (f.eks. leverandørkontrakt, tavshedserklæring). "Notes" – Yderligere bemærkninger relateret til dokumentet. "Expiration date" – En markering til sporing af kontraktgyldighed (udløbsdato kan kun angives, hvis det er markeret som muligt for den specifikke dokumenttype i organisationsindstillingerne). "Attached file" – Giver brugerne mulighed for at downloade eller forhåndsvise det uploadede dokument. Rediger- og sletindstillinger – Tillader ændring eller fjernelse af dokumenter.

Sådan tilføjer du et nyt underleverandørdokument:

• Klik på knappen "Add document" i øverste højre hjørne.
• Udfyld de påkrævede felter:
• "Document type" – Vælg fra tidligere oprettede dokumenttyper, eller tilføj en ny (ved at klikke på knappen “+” ud for feltet "Document type", vil du blive omdirigeret til siden i Organisationsindstillinger. Her kan du tilføje en ny dokumenttype og knytte den til enheden Underleverandører for at gøre den synlig på listen over underleverandørdokumenter. Knappen er kun til stede for rollen Dokumentmanager).
• "Attached file" – Upload den relevante kontrakt eller det relevante dokument.
• "Notes" – Angiv yderligere oplysninger om dokumentet (valgfrit).
• Klik på "Add" for at gemme dokumentet i underleverandørens profil.

Administration og sporing af underleverandørdokumenter:

• Vis og download – Klik på øje-ikonet for at forhåndsvise dokumentet eller download-ikonet for at gemme en lokal kopi.
• Rediger dokumentoplysninger – Klik på redigeringsikonet for at opdatere dokumentnoter eller udløbsdato.
• Slet dokumenter – Klik på papirkurvsikonet for at fjerne forældede eller forkerte filer.

Fanen Transaktioner

I fanen "Transactions" kan du gennemgå diagrammer og alle transaktioner forbundet med den specifikke underleverandør. For mere information, se artiklen Transaktionsstyring.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Effektiv leverandøradministration: Centraliser alle oplysninger om eksterne leverandører, underleverandører og tjenesteudbydere ét sted for nem adgang og administration.
• Omkostningsanalyse: Analysér forbrugsmønstre over tid efter underleverandørgruppe ved hjælp af Omkostningsdiagrammer.
• Strømlinet finansiel drift: Administrer betalingsfrister, spor tilbagevendende betalinger og sikre korrekt dokumentation ved at kræve vedhæftninger til specifikke underleverandørtransaktioner.
• Compliance og revisionsparathed: Opbevar og administrer alle underleverandørrelaterede dokumenter, f.eks. kontrakter og tavshedserklæringer, direkte i Flowtly for at opretholde et organiseret og sikkert revisionsrevisionsspor.