Підрядники

Вигляд «Підрядники» у Flowtly забезпечує централізований список усіх зовнішніх постачальників, субпідрядників та надавачів послуг, з якими співпрацює ваша компанія. Цей вигляд допомагає відстежувати інформацію про підрядників, категоризувати витрати та ефективно управляти фінансовими відносинами. Завантажуйте транзакції, пов'язані з підрядниками, прикріплюйте відповідні документи, забезпечуючи безперебійну роботу та фінансову прозорість.

Підрядники у Flowtly мають бути організовані в Групи підрядників, що допомагають класифікувати різні типи постачальників та субпідрядників. Цими групами можна управляти в налаштуваннях організації на плитці «Групи підрядників».

Кожного підрядника слід призначити до конкретної групи відповідно до характеру наданих ним послуг. Щоб управляти групами підрядників:

1. Перейдіть до Налаштувань організації
2. Оберіть плитку Групи підрядників.
3. Натисніть «Додати групу підрядників» для створення нової категорії.
4. Введіть назву групи та оберіть відповідний тип.
5. Збережіть групу, після чого вона стане доступною для класифікації підрядників.

Типи груп підрядників:

• Стандартна — звичайні субпідрядники, що надають послуги.
• Дохідна — підрядники, пов'язані з діяльністю, що генерує дохід.
• Дивідендна — підрядники, пов'язані з виплатою дивідендів.
• Внутрішня — внутрішній розподіл витрат.

Після створення групу підрядників можна редагувати за потреби.

Вигляд «Підрядники»

Обравши пункт «Підрядники» в головному меню, ви побачите список усіх наявних підрядників, організованих за статусом. Цей вигляд допомагає відстежувати інформацію про підрядників, категоризувати витрати та ефективно управляти фінансовими відносинами.

Кожен запис підрядника включає:

• Назва — зареєстрована назва підрядника.
• Група — категорія, до якої належить підрядник (доступні лише раніше створені групи підрядників).
• Опис — додаткові відомості про підрядника (за наявності).
• Кнопка Редагувати — дозволяє оновлювати дані підрядника.

Додавання нового підрядника

Щоб додати нового підрядника:

• Натисніть кнопку «Додати підрядника» у верхньому правому куті сторінки.
• Введіть дані підрядника, а саме:
  • Назва (обов'язково) — офіційна назва підрядника або постачальника.
  • ІПН (ідентифікаційний податковий номер) — використовується для податкових та комплаєнс-цілей.
  • Regex для зіставлення — шаблон для автоматичного зіставлення транзакцій, пов'язаних з цим підрядником.
  • Статус (обов'язково) — визначає, чи є підрядник активним або застарілим.
  • Циклічний — якщо увімкнено, вказує на повторювані платежі (наприклад, щомісячні підписки, зарплати).
  • Фіксована сума — позначає підрядника для фіксованих повторюваних платежів замість змінних сум.
  • Обов'язкове вкладення — якщо увімкнено, транзакції, пов'язані з цим підрядником, потребуватимуть підтверджуючих документів (наприклад, рахунків, квитанцій).
  • Не включати в діаграму — виключає транзакції цього підрядника з діаграм витрат для цілей звітності.
  • Відповідальний співробітник — прив'язує підрядника до конкретного внутрішнього співробітника, відповідального за управління відносинами.
  • Група підрядника (обов'язково) — категоризує підрядника за попередньо визначеною групою.
  • Сума податку — визначає відповідну ставку податку для платежів цього підрядника.
  • Термін оплати — стандартний термін оплати для цього підрядника.
  • Бюджет — прив'язує витрати підрядника до раніше створеного бюджету для відстеження (відображається лише за активного модуля «Бюджети»).
  • Опис — додаткові відомості про підрядника (наприклад, умови контракту, спеціальні умови).
• Збережіть підрядника, після чого він стане доступним для майбутніх транзакцій.

Після створення підрядник з'явиться в списку Активних або Неактивних, залежно від статусу, обраного під час створення.

Діаграма витрат

Крім того, ви можете переглянути Діаграми витрат, натиснувши відповідну кнопку біля заголовка у верхній частині сторінки. Вигляд «Діаграми витрат» у Flowtly забезпечує візуальну розбивку витрат за різними групами підрядників протягом часу. Ця функція допомагає фінансовим командам аналізувати закономірності витрат, відстежувати тенденції та приймати обґрунтовані фінансові рішення. Верхня частина вигляду містить діаграму з областями, яка відображає загальні витрати на підрядників протягом часу.

Ключові показники:

Загальні тенденції витрат — висота діаграми вказує на загальні витрати за період. Розподіл витрат за категоріями — різні кольори відповідають різним групам підрядників, що полегшує визначення найбільших статей витрат. Щомісячні коливання витрат — піки та спади відображають коливання витрат, допомагаючи відстежувати сезонні тенденції або несподівані сплески витрат.

Наведення курсора на діаграму дозволяє побачити точні значення для кожної категорії підрядника за конкретний місяць.

Під діаграмою розташована детальна таблиця з витратами за групами підрядників за кілька місяців. Кожен рядок відповідає конкретній категорії підрядників, а стовпці відображають щомісячні витрати.

Стовпець «Група підрядників» — перелік різних груп підрядників (наприклад, B2B, Зовнішні, ІТ-обладнання, Навчання). Стовпці щомісячних витрат — витрати за місяць для кожної групи підрядників. Від'ємні або нульові значення — вказують на повернення, коригування або відсутність записаних транзакцій за цю категорію.

Редагування підрядника

Менеджери також можуть редагувати наявних підрядників. Режим редагування пропонує не лише можливість зміни даних, а й перегляд/прикріплення документів та огляд усіх транзакцій, пов'язаних з цим підрядником. Для переходу в режим редагування просто натисніть кнопку Редагувати (значок олівця) біля відповідного підрядника в списку.

Вкладка «Огляд»

На вкладці Огляд ви можете переглядати та оновлювати всю інформацію, надану під час створення підрядника.

Вкладка «Документи»

Вкладка Документи в профілі підрядника дозволяє:

• Завантажувати та зберігати контракти постачальників, угоди, NDA та інші відповідні файли.
• Відстежувати терміни закінчення для поновлення контрактів.
• Переглядати, завантажувати та видаляти документи за потреби.
• Підтримувати організовану та безпечну документацію для комплаєнс-цілей та аудиту.

Кожен запис документа включає такі стовпці:

Тип — визначає категорію документа (наприклад, контракт постачальника, NDA). Примітки — додаткові зауваження до документа. Термін дії — поле для відстеження терміну чинності контракту (доступне лише якщо для конкретного типу документа це зазначено в налаштуваннях організації). Прикріплений файл — дозволяє завантажити або переглянути документ. Редагування та видалення — дозволяє змінювати або видаляти документи.

Щоб додати новий документ підрядника:

• Натисніть кнопку «Додати документ» у верхньому правому куті.
• Заповніть обов'язкові поля:
• Тип документа — оберіть з раніше створених типів документів або створіть новий (натиснувши кнопку «+» біля поля «Тип документа», ви перейдете на сторінку в налаштуваннях організації, де можна додати новий тип документа та прив'язати його до сутності «Підрядники» для відображення в списку документів підрядників. Кнопка доступна лише для ролі «Менеджер документів»).
• Прикріплений файл — завантажте відповідний контракт або документ.
• Примітки — надайте додаткові відомості про документ (необов'язково).
• Натисніть «Додати», щоб зберегти документ у профілі підрядника.

Управління та відстеження документів підрядника:

• Перегляд і завантаження — натисніть значок ока для попереднього перегляду документа або значок завантаження для збереження локальної копії.
• Редагування деталей документа — натисніть значок редагування для оновлення приміток або терміну дії.
• Видалення документів — натисніть значок кошика для видалення застарілих або некоректних файлів.

Вкладка «Транзакції»

На вкладці Транзакції ви можете переглядати діаграми та всі транзакції, пов'язані з конкретним підрядником. Детальніше — у статті Управління транзакціями.

Приклади використання

• Ефективне управління постачальниками: централізація всієї інформації про зовнішніх постачальників, субпідрядників та надавачів послуг в одному місці для зручного доступу та управління.
• Категоризація та аналіз витрат: групування підрядників за типами (наприклад, Стандартні, Дохідні, Дивідендні) для точної категоризації витрат та аналізу закономірностей витрат протягом часу за допомогою діаграм витрат.
• Оптимізація фінансових операцій: управління термінами оплати, відстеження повторюваних платежів та забезпечення належної документації шляхом вимоги вкладень для конкретних транзакцій підрядників.
• Готовність до комплаєнсу та аудиту: зберігання та управління всіма документами, пов'язаними з підрядниками, такими як контракти та NDA, безпосередньо у Flowtly для підтримки організованого та безпечного аудиторського сліду.