Contractori

Vizualizarea Contractori din Flowtly oferă o listă centralizată a tuturor furnizorilor externi, subcontractorilor și prestatorilor de servicii cu care colaborează compania ta. Această vizualizare te ajută să urmărești informațiile despre contractori, să clasifici cheltuielile și să gestionezi eficient relațiile financiare. Încarcă tranzacțiile legate de contractori și atașează documentele relevante, asigurând astfel operațiuni fluide și claritate financiară.

Fiecare contractor aparține unui grup, care clasifică tipul de costuri pe care îl reprezintă. Grupul este afișat în lista de contractori și este folosit pentru a defalca cheltuielile în Cost Chart. Când adaugi un contractor, Flowtly îl plasează automat în grupul implicit al organizației tale, deci nu există niciun grup de ales în formular.

Vizualizarea Contractori

Selectând elementul Furnizori/Contractori din meniul principal, vei putea vedea lista tuturor contractorilor existenți, organizată pe stare. Această vizualizare te ajută să urmărești informațiile despre contractori, să clasifici cheltuielile și să gestionezi eficient relațiile financiare.

Fiecare intrare de contractor include:

• Nume – Denumirea înregistrată a contractorului.
• Grup – Categoria din care face parte contractorul.
• Descriere – Detalii suplimentare despre contractor (dacă au fost adăugate).
• Butonul Editează – Permite utilizatorilor să actualizeze detaliile contractorului.

Adăugarea unui contractor nou

Pentru a adăuga un contractor nou:

• Apasă butonul „Adaugă furnizor/contractor” din colțul din dreapta sus al paginii.
• Introdu detaliile contractorului, precum:
  • Nume (obligatoriu) – Denumirea oficială a contractorului sau a furnizorului.
  • CUI (cod de identificare fiscală) – Folosit în scopuri fiscale și de conformitate.
  • Regex de potrivire – Un tipar folosit pentru a potrivi automat tranzacțiile legate de acest contractor. Transferurile cu plată divizată (MPP) sunt potrivite și după codul fiscal (TIN) din descrierea transferului, chiar dacă aici nu este setat niciun tipar. Tiparul este o expresie regulată și este potrivit fără a ține cont de majuscule sau minuscule, inclusiv pentru literele cu semne diacritice precum Ł și ł. Spațiile dinaintea și de după tipar sunt ignorate, iar un tipar format doar din spații este considerat lipsa unui tipar. Un simplu /, ca în FV/TEST, se potrivește cu o bară oblică literală. Un tipar care nu este o expresie regulată validă este respins cu un mesaj de validare când salvezi contractorul, deci corectează-l înainte de salvare.
  • Stare (obligatoriu) – Definește dacă contractorul este activ sau depășit.
  • Ciclic – Dacă este activat, indică plăți recurente (de ex., abonamente lunare, salarii).
  • Sumă fixă – Marchează acest contractor pentru plăți recurente fixe, în loc de sume variabile.
  • Necesită atașament – Dacă este bifat, tranzacțiile legate de acest contractor vor necesita documente justificative (de ex., facturi, chitanțe).
  • Nu include în grafic – Exclude tranzacțiile acestui contractor din graficele de costuri, în scopuri de raportare.
  • Membru responsabil al echipei – Leagă un contractor de un anumit angajat intern responsabil de gestionarea relației.
  • Valoare taxă – Definește cota de taxă aplicabilă plăților către acest contractor.
  • Termen de plată – Termenul de plată standard folosit pentru acest contractor.
  • Buget – Atribuie cheltuielile contractorului unui buget creat anterior, pentru urmărire (prezent doar dacă modulul Buget este activ).
  • Descriere – Detalii suplimentare despre contractor (de ex., termenii contractului, condiții speciale).
• Salvează contractorul, făcându-l disponibil pentru tranzacțiile viitoare.

După creare, contractorul va apărea în lista Activ sau Inactiv, în funcție de starea selectată la creare.

Evitarea contractorilor duplicați

Când adaugi un contractor nou, Flowtly îi verifică numele în raport cu companiile și persoanele deja existente în organizația ta — inclusiv cele pe care le facturezi deja ca clienți. Dacă găsește o potrivire probabilă, te avertizează înainte de a crea o a doua înregistrare, deconectată de prima, astfel încât istoricul unei companii să nu fie împărțit în două intrări.

• Dacă este cu adevărat o companie diferită, care doar întâmplător are același nume, continuă și creează-o ca intrare separată.

• Dacă este aceeași companie cu care lucrezi deja ca client, păstrează-o ca o singură înregistrare, astfel încât totul să rămână laolaltă. Alege Adaugă rol de furnizor la, butonul care numește clientul existent: clientul existent devine și furnizor, nu se creează o a doua înregistrare, iar el apare imediat în lista de contractori. Formularul oferă această opțiune cât timp îl completezi, de îndată ce numele sau codul fiscal introdus se potrivește cu un client, iar alegerea ei închide formularul. Aceeași alegere apare din nou dacă potrivirea este găsită abia la salvare.

Funcționează și invers: o companie pe care o ai deja ca contractor poate fi făcută facturabilă ca client în același pas (vezi Evitarea clienților duplicați).

Cost Chart

În plus, poți consulta Cost Charts apăsând butonul dedicat de lângă antetul din partea de sus a paginii. Vizualizarea Costs Charts din Flowtly oferă o defalcare vizuală a cheltuielilor pe diferite grupuri de contractori de-a lungul timpului. Această funcție ajută echipele financiare să analizeze tiparele de cheltuieli, să urmărească tendințele costurilor și să ia decizii financiare bazate pe date. Secțiunea de sus a vizualizării conține un grafic cu arii suprapuse care reprezintă cheltuielile totale cu contractorii în timp.

Informațiile-cheie includ:

Tendințele generale ale cheltuielilor – Înălțimea graficului indică cheltuielile totale pe perioadă. Distribuția cheltuielilor pe categorii – Culorile diferite reprezintă grupuri diferite de contractori, ceea ce face ușor de identificat unde sunt alocate cele mai multe costuri. Variațiile lunare ale costurilor – Vârfurile și scăderile evidențiază fluctuațiile cheltuielilor, ajutând la urmărirea tendințelor sezoniere sau a creșterilor neașteptate de costuri.

Trecând cursorul peste grafic, utilizatorii pot vedea valorile exacte pentru fiecare categorie de contractori într-o anumită lună.

Sub grafic, un tabel detaliat defalcă costurile pe grup de contractori pe mai multe luni. Fiecare rând reprezintă o anumită categorie de contractori, iar coloanele afișează cheltuielile lunare.

Coloana Grup de contractori – Listează diferitele grupuri de contractori (de ex., B2B, Extern, Echipamente IT, Educație). Coloanele de costuri lunare – Afișează cheltuielile înregistrate pe lună pentru fiecare grup de contractori. Valori negative sau zero – Indică rambursări, corecții sau lipsa tranzacțiilor înregistrate pentru acea categorie.

Editarea unui contractor

Managerii pot edita și contractorii existenți. Vizualizarea de editare oferă nu doar modul de editare, ci și posibilitatea de a vedea/atașa documente și de a vedea toate tranzacțiile legate de acest contractor. Pentru a accesa modul de editare, apasă pur și simplu butonul Editează (creion) pentru contractorul respectiv din listă.

Fila Overview

În fila Overview poți vedea și actualiza toate informațiile furnizate la crearea contractorului.

Fila Documente

Fila Documente din profilul contractorului permite utilizatorilor să:

• Să încarce și să stocheze contracte cu furnizorii, acorduri, NDA-uri și alte fișiere relevante.
• Să urmărească datele de expirare pentru reînnoirea contractelor.
• Să vizualizeze, să descarce și să șteargă documente, după nevoie.
• Să mențină o documentație organizată și sigură, pentru conformitate și audit.

Fiecare intrare de document include următoarele coloane:

Tip – Specifică categoria documentului (de ex., Contract cu furnizorul, NDA). Notițe – Observații suplimentare legate de document. Data expirării – Un spațiu rezervat pentru urmărirea valabilității contractului (data expirării poate fi setată doar dacă este marcată ca posibilă pentru tipul de document respectiv în setările organizației). Fișier atașat – Permite utilizatorilor să descarce sau să previzualizeze documentul încărcat. Opțiuni de editare și ștergere – Permite modificarea sau eliminarea documentelor.

Pentru a adăuga un document nou al contractorului:

• Apasă pe butonul „Adaugă document” din colțul din dreapta sus.
• Completează câmpurile obligatorii:
• Tip document – Alege dintre tipurile de document create anterior sau adaugă unul nou (apăsând butonul „+” de lângă câmpul Tip document, vei fi redirecționat către pagina din setările organizației. Aici poți adăuga un tip de document nou și îl poți atașa entității Contractori pentru a-l face vizibil în lista de documente ale contractorilor. Butonul este prezent doar pentru rolul Document Manager).
• Fișier atașat – Încarcă contractul sau documentul relevant.
• Notițe – Oferă detalii suplimentare despre document (opțional).
• Apasă „Adaugă” pentru a salva documentul în profilul contractorului.

Gestionarea și urmărirea documentelor contractorului:

• Vizualizare și descărcare – Apasă pictograma de ochi pentru a previzualiza documentul sau pictograma de descărcare pentru a salva o copie locală.
• Editarea detaliilor documentului – Apasă pictograma de editare pentru a actualiza notițele sau data expirării documentului.
• Ștergerea documentelor – Apasă pictograma de coș de gunoi pentru a elimina fișierele învechite sau greșite.

Fila Tranzacții

În fila Tranzacții poți consulta graficele și toate tranzacțiile legate de contractorul respectiv. Pentru mai multe informații, vezi articolul Gestionarea tranzacțiilor.

Fila Facturi

Fila Facturi listează facturile pe care acest furnizor ți le-a emis: numărul facturii, suma, Luna contabilă și data la care a fost Primită.

Implicit, fila afișează anul calendaristic curent, din ianuarie până în decembrie. Pentru a vedea alte facturi, folosește controlul de perioadă de deasupra listei:

• Anul acesta: alege un an cu săgețile sau cu câmpul pentru an, pentru a vedea tot anul respectiv, de exemplu o factură din anul trecut.
• Interval personalizat: introdu o dată de început și una de sfârșit pentru a vedea orice perioadă, inclusiv una care acoperă doi ani.

Facturile sunt plasate într-o perioadă după Luna lor contabilă. Perioada aleasă este păstrată în adresa paginii, deci reîncărcarea paginii sau distribuirea linkului deschide aceeași perioadă. Când nu se încadrează nimic în perioada aleasă, fila spune acest lucru; alege o perioadă anterioară pentru a căuta mai în urmă.

Dacă fila spune Acest furnizor nu are fișă de partener, furnizorul nu are o fișă de partener cu care să fie potrivite facturile, deci lista nu poate fi afișată, ceea ce este diferit de situația în care furnizorul nu are facturi.

Exemple de utilizare

• Gestionarea eficientă a furnizorilor: centralizează într-un singur loc toate detaliile despre furnizorii externi, subcontractori și prestatori de servicii, pentru acces și gestionare ușoare.
• Analiza costurilor: analizează tiparele de cheltuieli în timp, pe grup de contractori, folosind Cost Charts.
• Operațiuni financiare simplificate: gestionează termenele de plată, urmărește plățile recurente și asigură documentația corespunzătoare cerând atașamente pentru anumite tranzacții ale contractorilor.
• Conformitate și pregătire pentru audit: stochează și gestionează toate documentele legate de contractori, precum contractele și NDA-urile, direct în Flowtly, pentru a menține o pistă de audit organizată și sigură.