Procesează facturile primite în Flowtly

Înainte să începi

De ce ai nevoie

• Facturile de la furnizori pe care vrei să le procesezi, primite automat sau salvate ca fișiere pe care le poți încărca.
• Luna căreia îi aparține fiecare cost, atunci când documentul nu o spune clar.

1. 1

   Deschide Facturi primite și adaugă un document

   Mergi la Finanțe și afaceri → Facturi primite. Dacă organizația ta are e-facturarea (KSeF) activată, facturile de la furnizori sunt preluate automat din sistemul național de e-facturare — apasă Verifică E-Factura din dreapta sus, pentru a declanșa o sincronizare imediată. Dacă e-facturarea nu este configurată, trage și plasează un PDF sau o imagine în zona de încărcare ori apasă Click pentru a încărca (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, maximum 3 MB).

   Sfaturi

   • Contactează administratorul tău Flowtly dacă nu vezi butonul Verifică E-Factura — e-facturarea trebuie activată mai întâi pentru organizația ta.
2. 2

   Apasă pe o factură ca să deschizi panoul de verificare

   Lista arată, pentru fiecare factură, denumirea, starea de completare (cercul de progres), suma, tranzacția asociată, perioada contabilă și data primirii. Un cerc sub 100% înseamnă că încă lipsesc date sau că sugestiile așteaptă verificarea; culoarea lui arată ce s-a detectat — roșu pentru o nepotrivire sau o analiză eșuată, portocaliu pentru date lipsă. Apasă pe orice rând ca să deschizi panoul de detalii. Mai jos în panou vei găsi secțiunea Notă — scrie un mesaj pe care contabilul tău îl va vedea alături de factură sau oferă context pe care AI-ul Flowtly îl folosește pentru sugestiile viitoare; se salvează automat. Înainte de a parcurge sugestiile AI, apasă Previzualizare (pictograma de ochi) din partea de sus a panoului, ca să vezi documentul original și să îi verifici detaliile.

   Sfaturi

   • Parcurge facturile ordonate după data primirii (ordinea implicită), ca documentele mai vechi să nu depășească termenul lunar.
   • Păstrează nota pentru contabilitate scurtă, dar precisă — de exemplu „Deplasare decontabilă, vizită la client în T1”. AI-ul Flowtly citește și această notă, ca să îmbunătățească sugestiile viitoare pentru facturi similare.
3. 3

   Acceptă sau corectează luna aferentă

   La Setează luna aferentă, Flowtly afișează luna extrasă din factură prin OCR și motivul. Apasă Acceptă dacă luna este corectă. Apasă Editează sugestia ca să alegi altă lună din calendar, apoi Aplică. Apasă Respinge ca să ștergi sugestia și să stabilești luna manual mai târziu.

   Sfaturi

   • Luna aferentă este câmpul cel mai important — fără ea, contabilul tău nu va accepta factura în închiderea lunară.
4. 4

   Acceptă sau corectează suma

   La Setează suma, Flowtly afișează valoarea brută, suma netă și valuta extrase prin OCR. Apasă Acceptă dacă cifrele sunt corecte sau apasă Editează sugestia ca să introduci manual valorile potrivite, apoi Aplică. Poți scrie și direct în câmpurile Net și Brut din partea de sus a panoului; fiecare se salvează imediat ce îl părăsești.

   Sfaturi

   • Dacă cifrele extrase par greșite, deschide Previzualizare și verifică atent documentul original înainte de a accepta.
5. 5

   Atribuie partenerul

   La Creează furnizor (sau Potrivește furnizor, dacă s-a găsit o potrivire), Flowtly arată ce a citit din factură. Dacă în evidențele tale există un furnizor care se potrivește, acceptă sugestia. Dacă nu, apasă Editează sugestia: poți fie să alegi un furnizor existent din lista derulantă Alege furnizor existent, fie să creezi unul nou — formularul este precompletat cu denumirea, țara, codul fiscal și adresa extrase prin OCR. Apasă Aplică pentru confirmare.

   Sfaturi

   • Crearea unui furnizor nou aici îl salvează permanent, așa că facturile viitoare de la aceeași firmă sunt asociate automat.
   • În panou poate apărea și o sugestie de grup de costuri. O accepți sau o atribui în același fel — asigură categorisirea corectă a facturii pentru raportare.
6. 6

   Acceptă tot și confirmă completarea la 100%

   După ce ai verificat sugestiile individuale, apasă Acceptă tot în partea de jos a secțiunii Sugestii (butonul apare cât timp mai multe sugestii sunt în așteptare), ca să confirmi dintr-un singur clic toate elementele rămase în așteptare. Cercul de stare devine verde plin, la 100%, iar rândul din listă arată acum suma, perioada contabilă și numărul tranzacției asociate. Factura este pregătită pentru contabilul tău.

   Sfaturi

   • Dacă o sugestie este greșită, rezolv-o individual cu Editează sugestia sau Respinge înainte de a apăsa Acceptă tot — Acceptă tot confirmă ca atare toate sugestiile încă în așteptare.