Обробка вхідних інвойсів у Flowtly

Перед початком

Що вам потрібно

• Інвойси постачальників, які ви хочете обробити: отримані автоматично або збережені як файли для завантаження.
• Місяць, до якого належить кожна витрата, якщо документ цього не уточнює.

1. 1

   Відкрийте вхідні інвойси та додайте документ

   Перейдіть до Фінанси та бізнес → Рахунки постачальників. Якщо у вашій організації увімкнено е-інвойсинг (KSeF), інвойси постачальників автоматично завантажуються з національної системи е-інвойсингу — натисніть «Перевірити е-рахунки» у верхньому правому куті, щоб запустити негайну синхронізацію. Якщо е-інвойсинг не налаштовано, перетягніть PDF або зображення до зони завантаження або натисніть «Натисніть, щоб завантажити» (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, максимум 3 МБ).

   Поради

   • Зверніться до адміністратора Flowtly, якщо не бачите кнопку «Перевірити е-рахунки» — спочатку необхідно ввімкнути е-інвойсинг для вашої організації.
2. 2

   Натисніть на інвойс, щоб відкрити панель перегляду

   У списку відображаються назва кожного інвойсу, статус виконання (індикатор прогресу), сума, пов'язана транзакція, обліковий період і дата отримання. Кружечок менше 100% означає, що ще бракує даних або пропозиції чекають на розгляд; його колір показує виявлену проблему — червоний для розбіжності чи невдалого аналізу, помаранчевий для відсутніх даних. Натисніть на будь-який рядок, щоб відкрити панель деталей. Нижче на панелі ви знайдете розділ «Примітка» — напишіть повідомлення, яке бухгалтер побачить поруч з інвойсом, або надайте контекст, який ШІ Flowtly використовуватиме для майбутніх пропозицій; вона зберігається автоматично. Перш ніж розглядати пропозиції ШІ, натисніть «Перегляд» (іконка ока) у верхній частині панелі, щоб переглянути оригінальний документ і перевірити його деталі.

   Поради

   • Переглядайте інвойси, відсортовані за датою отримання (за замовчуванням), щоб старі документи не пропустили місячний дедлайн.
   • Тримайте примітку для бухгалтерії короткою, але конкретною — наприклад, «Відшкодовувана поїздка, відвідування клієнта Q1». ШІ Flowtly також читає цю примітку для покращення майбутніх пропозицій щодо подібних інвойсів.
3. 3

   Прийміть або скоригуйте пов'язаний місяць

   У розділі «Встановити пов'язаний місяць» Flowtly показує місяць, витягнутий з інвойсу через OCR, та причину. Натисніть «Прийняти», якщо місяць вірний. Натисніть «Редагувати пропозицію», щоб вибрати інший місяць у виборці дат, а потім «Застосувати». Натисніть «Відхилити», щоб очистити пропозицію та встановити місяць вручну пізніше.

   Поради

   • Пов'язаний місяць — це найважливіше поле: бухгалтер не прийме інвойс при закритті місяця без нього.
4. 4

   Прийміть або скоригуйте суму

   У розділі «Встановити суму» Flowtly показує валову вартість, нетто-суму та валюту, витягнуті OCR. Натисніть «Прийняти», якщо цифри вірні, або натисніть «Редагувати пропозицію», щоб ввести правильні значення вручну, а потім «Застосувати». Також можна ввести безпосередньо у поля «Нетто» і «Брутто» у верхній частині панелі; кожне поле зберігається, щойно ви з нього вийдете.

   Поради

   • Якщо витягнуті цифри виглядають неправильними, відкрийте «Перегляд» і уважно перевірте оригінальний документ перед прийняттям.
5. 5

   Призначте контрагента

   У розділі «Створити постачальника» (або «Зіставити постачальника», якщо знайдено збіг) Flowtly показує, що він прочитав з інвойсу. Якщо відповідний постачальник існує у ваших записах, прийміть пропозицію. Якщо ні, натисніть «Редагувати пропозицію»: ви можете або вибрати наявного постачальника зі списку «Вибрати існуючого постачальника», або створити нового — форма попередньо заповнена назвою, країною, ідентифікаційним кодом платника податків та адресою, витягнутими OCR. Натисніть «Застосувати» для підтвердження.

   Поради

   • Створення нового постачальника тут зберігає його постійно, тож майбутні інвойси від тієї ж компанії будуть зіставлятися автоматично.
   • У панелі також може з'явитися пропозиція групи витрат. Прийміть або призначте її тим самим способом — це гарантує правильну категоризацію інвойсу для звітності.
6. 6

   Прийміть усі та підтвердьте 100% виконання

   Після перегляду окремих пропозицій натисніть «Прийняти всі» внизу розділу «Підказки» (кнопка з'являється, поки на розгляді більше однієї пропозиції), щоб одним натисканням підтвердити всі пункти, що ще очікують на розгляд. Індикатор статусу стає суцільно зеленим на 100%, а рядок у списку тепер показує суму, обліковий період та номер пов'язаної транзакції. Інвойс готовий для вашого бухгалтера.

   Поради

   • Якщо пропозиція неправильна, обробіть її окремо за допомогою «Редагувати пропозицію» або «Відхилити» перед натисканням «Прийняти всі» — «Прийняти всі» підтверджує всі пропозиції, що ще очікують на розгляд, як є.