Processar faturas recebidas no Flowtly

Antes de começar

O que precisa

• As faturas de fornecedores que quer processar, recebidas automaticamente ou guardadas como ficheiros que possa carregar.
• O mês a que cada custo pertence, quando o documento não o deixa claro.

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   Abrir Incoming Invoices e adicionar um documento

   Navegue para Finance & Business → Incoming invoices. Se a sua organização tiver a Faturação Eletrónica (KSeF) ativada, as faturas de fornecedores são obtidas automaticamente do sistema nacional de faturação eletrónica — clique em Check E-Invoicing no canto superior direito para acionar uma sincronização imediata. Se a Faturação Eletrónica não estiver configurada, arraste e largue um PDF ou imagem na área de carregamento ou clique em Click to upload (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, máx. 3 MB).

   Dicas

   • Contacte o seu administrador Flowtly se não vir o botão Check E-Invoicing — a Faturação Eletrónica deve ser ativada primeiro para a sua organização.
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   Clicar numa fatura para abrir o painel de revisão

   A lista mostra o nome de cada fatura, o estado de conclusão (o círculo de progresso), o montante, a transação associada, o período contabilístico e a data de receção. Um círculo abaixo de 100% significa que ainda faltam dados ou que há sugestões à espera de revisão; a cor mostra o que foi detetado — vermelho para uma discrepância ou uma análise falhada, laranja para dados em falta. Clique em qualquer linha para abrir o painel de detalhes. Mais abaixo no painel encontra a secção Note — escreva uma mensagem que o seu contabilista verá junto à fatura, ou forneça contexto que a IA do Flowtly utiliza para sugestões futuras; é guardada automaticamente. Antes de analisar as sugestões de IA, clique em Preview (o ícone de olho) no topo do painel para ver o documento original e verificar os seus detalhes.

   Dicas

   • Trate as faturas ordenadas por Received date (a predefinição) para que os documentos mais antigos não ultrapassem o prazo mensal.
   • Mantenha a nota contabilística breve mas específica — por exemplo «Deslocação reembolsável, visita de cliente T1». A IA do Flowtly também lê esta nota para melhorar sugestões futuras para faturas semelhantes.
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   Aceitar ou corrigir o mês relacionado

   Em Set related month, o Flowtly mostra o mês extraído da fatura via OCR e o motivo. Clique em Accept se o mês estiver correto. Clique em Edit suggestion para escolher um mês diferente no seletor de datas e depois em Apply. Clique em Reject para limpar a sugestão e definir o mês manualmente mais tarde.

   Dicas

   • O mês relacionado é o campo mais crítico — o seu contabilista não aceitará a fatura no encerramento mensal sem ele.
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   Aceitar ou corrigir o montante

   Em Set amount, o Flowtly mostra o valor bruto, o montante líquido e a moeda extraídos por OCR. Clique em Accept se os valores estiverem corretos, ou clique em Edit suggestion para introduzir os valores corretos manualmente e depois em Apply. Pode também escrever diretamente nos campos Net e Gross no topo do painel; cada um é guardado assim que sai dele.

   Dicas

   • Se os valores extraídos parecerem errados, abra Preview e reveja cuidadosamente o documento original antes de aceitar.
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   Atribuir a contraparte

   Em Create supplier (ou Match supplier se foi encontrada uma correspondência), o Flowtly mostra o que leu da fatura. Se existir um fornecedor correspondente nos seus registos, aceite a sugestão. Caso contrário, clique em Edit suggestion: pode escolher um fornecedor existente no menu pendente Choose existing supplier ou criar um novo — o formulário está pré-preenchido com o nome extraído por OCR, país, NIF e endereço. Clique em Apply para confirmar.

   Dicas

   • Criar um novo fornecedor aqui guarda-o permanentemente, para que as próximas faturas da mesma empresa sejam associadas automaticamente.
   • Uma sugestão de grupo de custos pode também aparecer no painel. Aceite ou atribua-a da mesma forma — garante que a fatura é corretamente categorizada para relatórios.
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   Aceitar tudo e confirmar 100% de conclusão

   Assim que tiver revisto as sugestões individuais, clique em Accept all na parte inferior da secção Suggestions (aparece enquanto houver mais de uma sugestão pendente) para confirmar todos os itens pendentes restantes com um clique. O círculo de estado fica verde sólido a 100% e a linha da lista mostra agora o montante, o período contabilístico e o número de transação associado. A fatura está pronta para o seu contabilista.

   Dicas

   • Se uma sugestão estiver errada, trate-a individualmente com Edit suggestion ou Reject antes de clicar em Accept all — Accept all confirma todas as sugestões ainda pendentes tal como estão.