Behandl indgående fakturaer i Flowtly

Inden du begynder

Det skal du bruge

• De leverandørfakturaer, du vil behandle, enten modtaget automatisk eller gemt som filer, du kan uploade.
• Den måned, hver omkostning hører til, hvis dokumentet ikke gør det tydeligt.

1. 1

   Åbn indgående fakturaer, og tilføj et dokument

   Naviger til Finance & Business → Incoming invoices. Hvis din organisation har E-fakturering (KSeF) aktiveret, hentes leverandørfakturaer automatisk fra det nationale e-faktureringssystem — klik på Check E-Invoicing øverst til højre for at udløse en øjeblikkelig synkronisering. Hvis E-fakturering ikke er opsat, skal du trække og slippe en PDF eller et billede på uploadområdet eller klikke på Click to upload (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, maks. 3 MB).

   Tips

   • Kontakt din Flowtly-administrator, hvis du ikke kan se knappen Check E-Invoicing — E-fakturering skal først aktiveres for din organisation.
2. 2

   Klik på en faktura for at åbne gennemgangspanelet

   Listen viser hver fakturas navn, fuldførelsesstatus (statusring), beløb, tilknyttet transaktion, regnskabsperiode og modtagelsesdato. En ring under 100% betyder, at der stadig mangler data, eller at forslag venter på gennemgang; farven viser, hvad der er fundet — rød for en uoverensstemmelse eller en mislykket analyse, orange for manglende data. Klik på en vilkårlig række for at åbne detaljepanelet. Længere nede i panelet finder du sektionen Note — skriv en besked, som din revisor vil se sammen med fakturaen, eller angiv kontekst, som Flowtly's AI bruger til fremtidige forslag; den gemmes automatisk. Inden du gennemgår AI-forslagene, skal du klikke på Preview (øje-ikonet) øverst i panelet for at se det originale dokument og verificere dets detaljer.

   Tips

   • Gennemgå fakturaer sorteret efter Received date (standard), så ældre dokumenter ikke overskrider den månedlige deadline.
   • Hold revisorens bemærkning kort men specifik — f.eks. »Refunderbar rejse, klientbesøg Q1«. Flowtly's AI læser også denne bemærkning for at forbedre fremtidige forslag til lignende fakturaer.
3. 3

   Acceptér eller korrigér den relaterede måned

   Under Set related month viser Flowtly den måned, den udtrukket fra fakturaen via OCR, og begrundelsen. Klik på Accept, hvis måneden er korrekt. Klik på Edit suggestion for at vælge en anden måned fra datovælgeren, og klik derefter på Apply. Klik på Reject for at rydde forslaget og angive måneden manuelt senere.

   Tips

   • Den relaterede måned er det mest kritiske felt — din revisor vil ikke acceptere fakturaen i den månedlige afslutning uden den.
4. 4

   Acceptér eller korrigér beløbet

   Under Set amount viser Flowtly bruttoværdien, nettobeløbet og valutaen udtrukket af OCR. Klik på Accept, hvis tallene er korrekte, eller klik på Edit suggestion for manuelt at indtaste de rigtige værdier, og klik derefter på Apply. Du kan også skrive direkte i felterne Net og Gross øverst i panelet; hvert felt gemmes, så snart du forlader det.

   Tips

   • Hvis de udtrukne tal ser forkerte ud, skal du åbne Preview og gennemgå det originale dokument omhyggeligt, inden du accepterer.
5. 5

   Tildel modparten

   Under Create supplier (eller Match supplier, hvis der blev fundet et match) viser Flowtly, hvad det har læst fra fakturaen. Hvis en matchende leverandør findes i dine poster, accepteres forslaget. Hvis ikke, skal du klikke på Edit suggestion: du kan enten vælge en eksisterende leverandør fra rullemenuen Choose existing supplier eller oprette en ny — formularen er forudfyldt med OCR-udtrukket navn, land, CVR-nummer og adresse. Klik på Apply for at bekræfte.

   Tips

   • Oprettelse af en ny leverandør her gemmer den permanent, så fremtidige fakturaer fra samme firma matches automatisk.
   • Et forslag til omkostningsgruppe vises muligvis også i panelet. Acceptér eller tildel det på samme måde — det sikrer, at fakturaen kategoriseres korrekt til rapportering.
6. 6

   Acceptér alle, og bekræft 100% fuldførelse

   Når du har gennemgået de individuelle forslag, klikker du på Accept all nederst i sektionen Suggestions (knappen vises, så længe mere end ét forslag afventer) for at bekræfte alle resterende afventende elementer med ét klik. Statusringen skifter til massivt grøn ved 100%, og listelinjen viser nu beløbet, regnskabsperioden og det tilknyttede transaktionsnummer. Fakturaen er klar til din revisor.

   Tips

   • Hvis et forslag er forkert, skal du håndtere det individuelt med Edit suggestion eller Reject, inden du klikker på Accept all — Accept all bekræfter alle stadig afventende forslag som de er.