Os seus projetos sob controlo!

Registo de Tempo Registo de Tempo Como parte da funcionalidade de gestão de Projetos, existe uma funcionalidade de registo de tempo acessível através do separador Tempo de Trabalho para todos os utilizadores. Os colaboradores podem registar o seu tempo diariamente em vários projetos, com o tempo registado para monitorização detalhada e faturação. Os gestores têm a capacidade de rever o tempo registado por outros colaboradores diretamente a partir da vista de calendário na página Tempo de Trabalho. Mais informações sobre as possibilidades de gestão do registo de tempo estão descritas no artigo Gestão de Registo de Tempo. Se o módulo de Gestão de Férias estiver ativo para a sua organização, todas as férias aprovadas serão integradas de forma fluida na vista de calendário. Além disso, os feriados nacionais aparecerão automaticamente no calendário. Colaboradores Os colaboradores sem funções específicas atribuídas terão acesso limitado, permitindo-lhes apenas registar as suas horas de trabalho em projetos atribuídos e rever o tempo anteriormente registado. Isto garante uma gestão precisa do tempo e a responsabilização de todos os membros da equipa envolvidos no projeto. Ao navegar para a página Tempo de Trabalho, os colaboradores verão uma vista de calendário para o mês atual. Têm a capacidade de adicionar uma ou múltiplas entradas de tempo por dia, garantindo um acompanhamento preciso das suas horas de trabalho para cada projeto atribuído. Para Criar uma Nova Entrada de Tempo: Navegue até ao item Tempo de Trabalho no menu principal. Clique no botão Adicionar entrada localizado em cada célula do dia do calendário. Selecionar Projeto: Escolha um projeto/fase da lista de projetos atribuídos ao utilizador. Nota: Se um colaborador estiver atribuído a um projeto principal, todos os projetos filhos associados também estarão disponíveis para seleção. Introduzir Tempo Gasto: Forneça a quantidade de tempo gasto no projeto. Adicionar Descrição: Escreva uma descrição de pelo menos 32 caracteres detalhando o trabalho realizado, ou simplesmente inclua links para os tickets em que trabalhou. Guardar a Entrada: Clique em guardar para adicionar a entrada ao calendário. Após guardar, a entrada aparecerá na célula do calendário selecionada. Os utilizadores podem adicionar múltiplas entradas por dia (no máximo 24 horas no total). Além disso, os utilizadores têm a flexibilidade de registar o tempo com precisão ao minuto. Embora o menu suspenso permita a seleção em intervalos de 15 minutos, os utilizadores podem introduzir manualmente durações específicas, como 22 ou 57 minutos, conforme necessário. Se precisar de ver os detalhes de um período registado, basta passar o cursor sobre a entrada de tempo. Todos os detalhes da entrada de tempo serão apresentados, bem como a possibilidade de editar/remover a entrada de tempo. Abaixo do calendário, existe uma barra que apresenta um resumo das informações atuais: "Horas planeadas" (tempo total planeado para o mês, excluindo feriados nacionais e fins de semana), "Férias" (tempo total de férias aprovadas para o mês atual), "Por preencher" (tempo esperado para ser preenchido até ao final do mês) e "Horas registadas" (tempo já registado até agora). Assim que a soma de "Horas registadas" e "Férias" exceder o valor "Horas planeadas", então "Por preencher" muda para "Horas Extraordinárias" e fica destacado a vermelho. Exemplos de utilização Colaboradores que registam com precisão as horas diárias gastas em vários projetos para responsabilização e acompanhamento do progresso do projeto. Gestores que supervisionam a carga de trabalho da equipa e o estado do projeto revendo as entradas de tempo registadas dos seus membros de equipa. Geração de faturas precisas para clientes com base nas horas de projeto registadas, garantindo a exatidão da faturação. Monitorização do cumprimento das horas de projeto planeadas e identificação de potenciais horas extraordinárias ou subutilização de recursos. Páginas relacionadas Adicionar (Editar) Projeto Lista de Projetos Vista de Projetos Registo de Tempo em Horários de Trabalho Rotas da aplicação Abrir /projects

Gestão de Registo de Tempo Gestão de Registo de Tempo O Flowtly fornece aos gestores duas interfaces para supervisionar e gerir o registo de tempo dos colaboradores: a Vista de Calendário e a Vista de Tabela. Ambas as vistas estão disponíveis para utilizadores com as funções ROLEWORKINGHOURSVIEWER ou ROLEWORKINGHOURSMANAGER , e podem ser alternadas através do interruptor no canto superior direito do módulo Tempo de Trabalho. A Vista de Calendário oferece uma visão geral mensal das horas registadas, apresentando os nomes dos projetos e as alocações de tempo diretamente em cada dia do calendário. Esta vista é especialmente útil para rever os padrões de carga de trabalho individuais ou ao nível do projeto e identificar lacunas ou inconsistências em períodos mais longos. A Vista de Tabela fornece uma matriz quinzenal do tempo diário registado versus as horas de trabalho esperadas, apresentada para todos os colaboradores selecionados. Este layout foi concebido para comparações rápidas, acompanhamento ao nível da equipa e identificação de entradas em falta num relance. Enquanto os colaboradores utilizam principalmente a Vista de Calendário para registar o seu próprio tempo, os gestores beneficiam de funcionalidades melhoradas em ambas as vistas - incluindo filtros, detalhes, permissões de edição (quando aplicável) e resumos informativos. Comportamento de Acesso Baseado em Funções da Vista de Calendário Com a função ROLEWORKINGHOURSVIEWER , o seu acesso para ver as entradas de tempo de outros colaboradores está limitado à revisão do tempo registado apenas nos projetos aos quais está pessoalmente atribuído. Os colaboradores com a função ROLEWORKINGHOURSMANAGER podem rever registos precisos de horas de trabalho para qualquer colaborador e qualquer projeto na organização. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER concede aos utilizadores a capacidade de ver e modificar entradas de tempo para qualquer colaborador. Os utilizadores podem localizar um colaborador específico usando filtros, navegar para o dia relevante e clicar no botão Editar na entrada de tempo correspondente para efetuar modificações. O Que Vê na Vista de Calendário A Vista de Calendário fornece aos gestores uma visão geral de um mês das entradas de tempo registadas pelos colaboradores selecionados - por defeito em toda a organização. Esta vista é ideal para verificar rapidamente como o trabalho está distribuído, identificar entradas em falta e compreender o envolvimento nos projetos ao longo do tempo. Cada dia do calendário apresenta todas as entradas de tempo de todos os colaboradores e/ou projetos selecionados com o total de horas por projeto, por dia. Por exemplo, se três colaboradores registaram tempo para projetos diferentes no dia 23 de abril, o calendário apresentará uma lista empilhada mostrando cada projeto e as entradas de tempo correspondentes para esse dia - tornando imediatamente visível quanto esforço foi despendido, por quem e em quê. Os gestores podem passar o cursor ou clicar em qualquer célula do dia para abrir um detalhamento detalhado das entradas desse dia. O modal inclui: O nome do colaborador O nome do projeto O tempo registado Qualquer descrição ou notas Um ícone de lápis (se o gestor tiver ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) para editar detalhes. Comportamento de Acesso Baseado em Funções da Vista de Tabela A visibilidade e funcionalidade nesta vista dependem das funções do utilizador: Os utilizadores com apenas ROLEWORKINGHOURS_VIEWER podem mudar para a vista de tabela, mas só verão entradas de tempo para projetos aos quais estão atribuídos. Não podem expandir as linhas dos utilizadores nem editar entradas. Os utilizadores com ROLEWORKINGHOURS_MANAGER podem ver a tabela de todos os utilizadores e projetos e têm permissão para editar entradas de tempo, mas não podem expandir as linhas dos utilizadores para ver o detalhamento e as tarifas do projeto. Os utilizadores que têm ROLEPROJECTSMANAGER além das funções de visualizador ou gestor podem expandir as linhas para ver detalhamentos detalhados por projeto. Quando ambas ROLEWORKINGHOURSMANAGER + ROLEPROJECTS_MANAGER são atribuídas, o utilizador obtém acesso total: visualização e edição de todas as entradas de tempo, para todos os utilizadores e projetos, incluindo vistas de aprofundamento e redirecionamento de tarifas quando estas estão em falta para um colaborador. O Que Vê na Vista de Tabela Esta vista apresenta uma grelha em estilo de calendário de todos os colaboradores (ou seleções filtradas) e as suas entradas de tempo de trabalho diárias. Cada célula da grelha mostra dois valores: O tempo registado para o dia (por ex., 8:00) O tempo de trabalho esperado para esse dia (normalmente 8:00, mas reduzido ou vazio aos fins de semana, feriados, dias fora do período coberto pelo acordo do colaborador ou com base nas ausências) Os utilizadores podem deslocar-se horizontalmente pelas semanas e verticalmente por todos os colaboradores. Verá um fundo com riscas cinzentas para fins de semana e feriados. Se um utilizador tiver um feriado público, o tempo esperado não será apresentado e a célula ficará visivelmente atenuada. No entanto, as entradas de tempo não são bloqueadas para qualquer dia. Expandir Linhas de Colaboradores para Detalhamento por Projeto Os gestores com as permissões adequadas (ver Comportamento de Acesso Baseado em Funções da Vista de Calendário) podem expandir a linha de um utilizador clicando na seta junto ao seu nome. Quando expandido, o sistema revela: Projetos para os quais o utilizador registou tempo A quantidade registada por projeto Tarifas horárias (se definidas) Avisos quando faltam tarifas Cada linha de projeto apresentará o tempo registado e a tarifa associada para esse projeto, ou um aviso a vermelho: "Tarifa horária em falta" se não estiver configurada nenhuma tarifa. Clicar no aviso a vermelho redirecionará o gestor diretamente para a página de definição de tarifas para essa combinação projeto-colaborador. Isto fornece um atalho conveniente para os PMs resolverem lacunas de tarifas durante as revisões de tempo. Visualizar e Editar Detalhes do Tempo Registado Passar o cursor e clicar em qualquer célula de tempo não vazia abre um modal detalhado para essa entrada de tempo, que inclui data, nome do projeto, duração do tempo registado e descrição. Um ícone de lápis (visível apenas para utilizadores com ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) permite editar o tempo ou a descrição. Os utilizadores sem permissão de edição ainda podem ver este modal para obter informações sobre o que foi registado, mas não podem modificar o seu conteúdo. Mover uma entrada de tempo para outro projeto Editar uma entrada de tempo inclui o projeto contra o qual está registada, pelo que alterar esse campo move essas horas de um projeto para o outro em vez de as copiar. É a forma habitual de corrigir tempo registado no lugar errado. O Flowtly recusa a transferência quando o projeto de que as horas estão a sair foi faturado. A entrada fica exatamente onde estava e nada é guardado. A mensagem no ecrã é o aviso de erro genérico em vez de uma explicação da regra, pelo que se uma alteração de projeto não guardar e o resto das edições da entrada funcionar normalmente, a faturação do projeto original é a primeira coisa a verificar. Dois detalhes determinam se a transferência será recusada: A verificação incide sobre o projeto do qual as horas estão a sair, nunca sobre o de destino. Mover horas para um projeto faturado não é restringido. Qualquer linha de fatura emitida para esse projeto conta , não apenas linhas faturadas em horas. Um projeto faturado uma vez por um marco de preço fixo também recusa a transferência, porque o Flowtly não regista quais as entradas individuais em que uma determinada linha de fatura se baseou e não irá inferir. Apenas uma alteração de projeto é afetada. A duração, a descrição e a data das horas de um projeto faturado continuam editáveis como sempre — um projeto faturado não passa a ser só de leitura. Se as horas pertencem genuinamente a outro lugar, trate isso como uma questão de faturação e não de registo de tempo: os valores numa fatura emitida foram derivados desse projeto, por isso fale com quem gere a faturação antes de mover o tempo subjacente. Opções de Filtro No topo de ambas as vistas, pode aplicar filtros dinâmicos para restringir os dados: Filtro de colaborador - Filtre as entradas de tempo registadas selecionando colaboradores específicos. Isto permite aos gestores focar-se no trabalho de membros individuais da equipa ou de um grupo de colaboradores. Por defeito, apenas você será apresentado neste campo. Pode filtrar por colaborador(es) específico(s) ou selecionar todos. Filtro de projeto - Filtre as entradas por projetos/fases específicos. Isto é útil para acompanhar o progresso e a alocação de tempo em diferentes projetos. Por defeito, todos os projetos estarão selecionados. Combinação de filtros: Para uma revisão mais precisa, os gestores podem aplicar ambos os filtros simultaneamente. Isto permite-lhes ver o tempo registado pelos colaboradores selecionados nos projetos selecionados, fornecendo uma visão geral detalhada da alocação de recursos e dos calendários do projeto. Opções de Exportação No canto superior direito, encontrará um único botão Transferir Folha de Horas . Clicar neste botão abre um modal onde os utilizadores podem ver os parâmetros de exportação: Intervalo de datas Incluir subprojetos (exibido apenas quando o filtro de projeto está em uso) Método de agrupamento (Nenhum, Colaborador, Projeto) Formato de ficheiro preferido (PDF ou CSV) As exportações refletem os filtros aplicados e as opções de agrupamento, tornando-as úteis para auditorias internas ou relatórios de faturação a clientes. Exportar um projeto completo, incluindo fases O filtro de projeto corresponde apenas aos projetos selecionados e a nada abaixo deles. Selecionar apenas um projeto pai devolve por isso apenas as horas registadas diretamente nesse projeto. Num projeto dividido em fases, isso é normalmente quase nada — as horas estão nas fases. Marque Incluir subprojetos para incluir todas as fases abaixo dos projetos selecionados, a qualquer profundidade. Combinado com Método de agrupamento → Projeto e o formato CSV, isto responde à pergunta "quantas horas foram para este projeto e para onde foram" num único ficheiro: uma linha por fase, abrangendo todos os colaboradores que registaram tempo. Duas coisas a saber: A opção apenas desce. Selecionar uma fase adiciona as suas próprias subfases, nunca o seu projeto pai nem as suas fases irmãs. Está desativada por predefinição, pelo que uma exportação que já utiliza continuará a devolver exatamente o que devolvia antes. Quando filtra por colaboradores ou projetos, os valores na barra de resumo abaixo do calendário e da tabela serão atualizados em conformidade. Os valores "Horas planeadas", "Férias", "Por preencher" e "Horas registadas" mostrarão a soma total para os colaboradores selecionados. As horas trabalhadas num projeto específico também podem ser revistas através da funcionalidade "Ir para vista de horas" descrita no artigo Lista de Projetos. De onde provêm as horas planeadas As horas planeadas são derivadas do acordo de cada colaborador, e não de um dia de trabalho fixo. O tempo de trabalho semanal definido no acordo é distribuído pelos dias úteis para determinar o tempo esperado em cada célula diária, e as datas de início e fim do acordo decidem quais os dias que são contabilizados. Isto é mais visível para as pessoas que estão empregadas apenas durante parte do período apresentado: Um colaborador que se junta a meio do período é planeado a partir da sua data de início; os dias anteriores não têm tempo esperado. Um colaborador cujo acordo terminou é planeado apenas até essa data de fim. Um período que cai inteiramente após a sua saída não mostra horas planeadas para ele. Um colaborador empregado durante todo o período é planeado ao longo de todo ele, com as suas horas semanais contratuais. Os tipos de acordo que não conduzem cálculos do sistema — como uma carta de intenção ou um registo de experiência de trabalho — não definem tempo esperado. Quando um colaborador não tem qualquer acordo — um contratante pago à hora, por exemplo — é utilizado em vez disso um dia de trabalho completo padrão, para que os seus dias permaneçam visíveis para revisão em vez de aparecerem como zero. Exemplos de utilização Monitorizar a Carga de Trabalho da Equipa: Um gestor de projeto precisa de identificar rapidamente quais os membros da equipa que não registaram as suas horas esperadas completas para a semana atual, para efetuar o acompanhamento e garantir cargas de trabalho equilibradas. Relatório de Faturação a Clientes: Um administrador precisa de gerar uma folha de horas detalhada para a faturação ao cliente de um projeto específico do mês anterior, agrupada por colaborador e exportada como PDF. Revisão do Orçamento do Projeto: Um utilizador financeiro quer verificar se todas as tarifas horárias estão configuradas para os colaboradores que trabalham num projeto específico e navegar facilmente para definir as tarifas em falta antes da faturação. Informações sobre Alocação de Recursos: Um responsável de equipa pretende rever como o tempo está distribuído pelos diferentes projetos para os seus colaboradores diretos ao longo de um trimestre, usando a Vista de Calendário para identificar tendências e tomar decisões informadas sobre pessoal. Páginas relacionadas Lista de Projetos Registo de Tempo em Horários de Trabalho Acordos de Colaboradores Tipos de Acordos Adicionar (Editar) Projeto Vista de Projetos Rotas da aplicação Abrir /projects

Registo de Tempo: Casos de Utilização Registo de Tempo: Casos de Utilização Exemplos de utilização Gestão de Projetos Cenário : Um gestor de projeto precisa de garantir que a sua equipa está no caminho certo e a trabalhar de forma eficiente. Caso de Utilização : O gestor de projeto pode usar a funcionalidade de registo de tempo para monitorizar as horas registadas por cada membro da equipa num projeto ou fase do projeto. Isto ajuda a identificar eventuais estrangulamentos ou áreas onde podem ser necessários recursos adicionais. Ao analisar as horas registadas, o gestor de projeto pode também elaborar calendários e previsões de projeto mais precisos. Faturação para Freelancers Cenário : Um freelancer precisa de faturar os clientes com precisão com base no tempo gasto em diferentes projetos. Caso de Utilização : O freelancer pode registar as horas gastas em cada projeto de cliente usando a funcionalidade de registo de tempo. Isto fornece um registo detalhado do trabalho realizado, que pode ser facilmente convertido em faturas. O sistema de registo de tempo garante que todas as horas faturáveis são contabilizadas e reduz o risco de subfaturação ou disputas com clientes. Monitorização de Trabalho Remoto Cenário : Com o aumento do trabalho remoto, uma empresa quer monitorizar e gerir o tempo que os seus colaboradores remotos passam em tarefas relacionadas com o trabalho. Caso de Utilização : Os colaboradores remotos registam as suas horas no sistema de registo de tempo, permitindo aos gestores monitorizar a sua atividade e garantir que se mantêm produtivos. O sistema pode fornecer informações sobre o tempo gasto em vários projetos, ajudando os gestores a apoiar os colaboradores remotos e a resolver quaisquer problemas de produtividade. Avaliação de Desempenho dos Colaboradores Cenário : Um gestor de RH precisa de avaliar o desempenho e a produtividade dos colaboradores. Caso de Utilização : O gestor de RH pode rever os registos de tempo dos colaboradores para avaliar a sua eficiência e produtividade. Ao comparar o tempo gasto em tarefas com os resultados entregues, o gestor de RH pode identificar os colaboradores de elevado desempenho e aqueles que possam necessitar de apoio ou formação adicional. Estes dados também podem ser utilizados durante avaliações de desempenho e apreciações. Páginas relacionadas Adicionar (Editar) Projeto Lista de Projetos Vista de Projetos Registo de Tempo em Horários de Trabalho Rotas da aplicação Abrir /projects

Instale o Flowtly no seu dispositivo Instale o Flowtly no seu dispositivo O Flowtly Workspace é uma aplicação web progressiva (PWA) , pelo que pode instalá-lo no telemóvel ou no computador para uma experiência de aplicação — janela própria, ícone no ecrã principal e notificações — sem passar por uma loja de aplicações. No telemóvel Abra workspace.flowtly.eu no navegador do telemóvel e depois: Android (Chrome): toque no menu (⋮) e escolha Adicionar ao ecrã principal (ou Instalar aplicação ). iPhone (Safari): toque em Partilhar e escolha Adicionar ao ecrã principal . O ícone do Flowtly aparece no ecrã principal e abre em ecrã inteiro. No computador No Chrome ou no Edge, abra a área de trabalho e clique no ícone de instalação na barra de endereço, ou use o menu do navegador → Instalar Flowtly Workspace . Passa a abrir numa janela própria, como uma aplicação de computador. Passo seguinte Depois de instalado, ative as notificações para não perder aprovações, pedidos e lembretes. Rotas da aplicação Abrir a área de trabalho