Gestão de Registo de Tempo

O Flowtly fornece aos gestores duas interfaces para supervisionar e gerir o registo de tempo dos colaboradores: a Vista de Calendário e a Vista de Tabela. Ambas as vistas estão disponíveis para utilizadores com as funções ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER ou ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, e podem ser alternadas através do interruptor no canto superior direito do módulo Tempo de Trabalho.

A Vista de Calendário oferece uma visão geral mensal das horas registadas, apresentando os nomes dos projetos e as alocações de tempo diretamente em cada dia do calendário. Esta vista é especialmente útil para rever os padrões de carga de trabalho individuais ou ao nível do projeto e identificar lacunas ou inconsistências em períodos mais longos.

A Vista de Tabela fornece uma matriz quinzenal do tempo diário registado versus as horas de trabalho esperadas, apresentada para todos os colaboradores selecionados. Este layout foi concebido para comparações rápidas, acompanhamento ao nível da equipa e identificação de entradas em falta num relance.

Enquanto os colaboradores utilizam principalmente a Vista de Calendário para registar o seu próprio tempo, os gestores beneficiam de funcionalidades melhoradas em ambas as vistas - incluindo filtros, detalhes, permissões de edição (quando aplicável) e resumos informativos.

Comportamento de Acesso Baseado em Funções da Vista de Calendário

Com a função ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER, o seu acesso para ver as entradas de tempo de outros colaboradores está limitado à revisão do tempo registado apenas nos projetos aos quais está pessoalmente atribuído. Os colaboradores com a função ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER podem rever registos precisos de horas de trabalho para qualquer colaborador e qualquer projeto na organização. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER concede aos utilizadores a capacidade de ver e modificar entradas de tempo para qualquer colaborador. Os utilizadores podem localizar um colaborador específico usando filtros, navegar para o dia relevante e clicar no botão Editar na entrada de tempo correspondente para efetuar modificações.

O Que Vê na Vista de Calendário

A Vista de Calendário fornece aos gestores uma visão geral de um mês das entradas de tempo registadas pelos colaboradores selecionados - por defeito em toda a organização. Esta vista é ideal para verificar rapidamente como o trabalho está distribuído, identificar entradas em falta e compreender o envolvimento nos projetos ao longo do tempo.

Cada dia do calendário apresenta todas as entradas de tempo de todos os colaboradores e/ou projetos selecionados com o total de horas por projeto, por dia.

Por exemplo, se três colaboradores registaram tempo para projetos diferentes no dia 23 de abril, o calendário apresentará uma lista empilhada mostrando cada projeto e as entradas de tempo correspondentes para esse dia - tornando imediatamente visível quanto esforço foi despendido, por quem e em quê. Os gestores podem passar o cursor ou clicar em qualquer célula do dia para abrir um detalhamento detalhado das entradas desse dia. O modal inclui:

O nome do colaborador
O nome do projeto
O tempo registado
Qualquer descrição ou notas

Um ícone de lápis (se o gestor tiver ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) para editar detalhes.

Comportamento de Acesso Baseado em Funções da Vista de Tabela

A visibilidade e funcionalidade nesta vista dependem das funções do utilizador:

Os utilizadores com apenas ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER podem mudar para a vista de tabela, mas só verão entradas de tempo para projetos aos quais estão atribuídos. Não podem expandir as linhas dos utilizadores nem editar entradas.
Os utilizadores com ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER podem ver a tabela de todos os utilizadores e projetos e têm permissão para editar entradas de tempo, mas não podem expandir as linhas dos utilizadores para ver o detalhamento e as tarifas do projeto.
Os utilizadores que têm ROLE_PROJECTS_MANAGER além das funções de visualizador ou gestor podem expandir as linhas para ver detalhamentos detalhados por projeto.
Quando ambas ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER são atribuídas, o utilizador obtém acesso total: visualização e edição de todas as entradas de tempo, para todos os utilizadores e projetos, incluindo vistas de aprofundamento e redirecionamento de tarifas quando estas estão em falta para um colaborador.

O Que Vê na Vista de Tabela

Esta vista apresenta uma grelha em estilo de calendário de todos os colaboradores (ou seleções filtradas) e as suas entradas de tempo de trabalho diárias. Cada célula da grelha mostra dois valores:

O tempo registado para o dia (por ex., 8:00)
O tempo de trabalho esperado para esse dia (normalmente 8:00, mas reduzido ou vazio aos fins de semana, feriados, dias fora do período coberto pelo acordo do colaborador ou com base nas ausências)

Os utilizadores podem deslocar-se horizontalmente pelas semanas e verticalmente por todos os colaboradores. Verá um fundo com riscas cinzentas para fins de semana e feriados. Se um utilizador tiver um feriado público, o tempo esperado não será apresentado e a célula ficará visivelmente atenuada. No entanto, as entradas de tempo não são bloqueadas para qualquer dia.

Expandir Linhas de Colaboradores para Detalhamento por Projeto

Os gestores com as permissões adequadas (ver Comportamento de Acesso Baseado em Funções da Vista de Calendário) podem expandir a linha de um utilizador clicando na seta junto ao seu nome. Quando expandido, o sistema revela:

Projetos para os quais o utilizador registou tempo
A quantidade registada por projeto
Tarifas horárias (se definidas)
Avisos quando faltam tarifas

Cada linha de projeto apresentará o tempo registado e a tarifa associada para esse projeto, ou um aviso a vermelho: "Tarifa horária em falta" se não estiver configurada nenhuma tarifa. Clicar no aviso a vermelho redirecionará o gestor diretamente para a página de definição de tarifas para essa combinação projeto-colaborador. Isto fornece um atalho conveniente para os PMs resolverem lacunas de tarifas durante as revisões de tempo.

Visualizar e Editar Detalhes do Tempo Registado

Passar o cursor e clicar em qualquer célula de tempo não vazia abre um modal detalhado para essa entrada de tempo, que inclui data, nome do projeto, duração do tempo registado e descrição. Um ícone de lápis (visível apenas para utilizadores com ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) permite editar o tempo ou a descrição. Os utilizadores sem permissão de edição ainda podem ver este modal para obter informações sobre o que foi registado, mas não podem modificar o seu conteúdo.

Mover uma entrada de tempo para outro projeto

Editar uma entrada de tempo inclui o projeto contra o qual está registada, pelo que alterar esse campo move essas horas de um projeto para o outro em vez de as copiar. É a forma habitual de corrigir tempo registado no lugar errado.

O Flowtly recusa a transferência quando o projeto de que as horas estão a sair foi faturado. A entrada fica exatamente onde estava e nada é guardado. A mensagem no ecrã é o aviso de erro genérico em vez de uma explicação da regra, pelo que se uma alteração de projeto não guardar e o resto das edições da entrada funcionar normalmente, a faturação do projeto original é a primeira coisa a verificar.

Dois detalhes determinam se a transferência será recusada:

A verificação incide sobre o projeto do qual as horas estão a sair, nunca sobre o de destino. Mover horas para um projeto faturado não é restringido.
Qualquer linha de fatura emitida para esse projeto conta, não apenas linhas faturadas em horas. Um projeto faturado uma vez por um marco de preço fixo também recusa a transferência, porque o Flowtly não regista quais as entradas individuais em que uma determinada linha de fatura se baseou e não irá inferir.

Apenas uma alteração de projeto é afetada. A duração, a descrição e a data das horas de um projeto faturado continuam editáveis como sempre — um projeto faturado não passa a ser só de leitura.

Se as horas pertencem genuinamente a outro lugar, trate isso como uma questão de faturação e não de registo de tempo: os valores numa fatura emitida foram derivados desse projeto, por isso fale com quem gere a faturação antes de mover o tempo subjacente.

Opções de Filtro

No topo de ambas as vistas, pode aplicar filtros dinâmicos para restringir os dados:

Filtro de colaborador - Filtre as entradas de tempo registadas selecionando colaboradores específicos. Se puder rever o tempo de outras pessoas, a página abre com todas as pessoas que tem permissão para ver; Only me, junto ao filtro, muda para o seu próprio tempo com um clique, e clicar novamente volta a mostrar todos. Os utilizadores que registam apenas o seu próprio tempo veem sempre apenas a si próprios.
Filtro de projeto - Filtre as entradas por projetos/fases específicos. Isto é útil para acompanhar o progresso e a alocação de tempo em diferentes projetos. Por defeito, todos os projetos estarão selecionados.
Combinação de filtros: Para uma revisão mais precisa, os gestores podem aplicar ambos os filtros simultaneamente. Isto permite-lhes ver o tempo registado pelos colaboradores selecionados nos projetos selecionados, fornecendo uma visão geral detalhada da alocação de recursos e dos calendários do projeto.

Os filtros são aplicados assim que marca uma pessoa ou um projeto — não existe botão Aplicar. As pessoas, os projetos e o mês selecionados fazem parte do endereço da página, por isso recarregar a página mantém-nos e pode partilhar uma ligação para a vista exata.

Opções de Exportação

No canto superior direito, encontrará um único botão Transferir Folha de Horas.

Clicar neste botão abre um modal onde os utilizadores podem ver os parâmetros de exportação:

Intervalo de datas
Incluir subprojetos (exibido apenas quando o filtro de projeto está em uso)
Agrupar por e, opcionalmente, Depois por: Membro da equipa, Projeto ou Tarefa. Só é oferecido aquilo por que a sua seleção pode ser dividida: Membro da equipa quando a exportação abrange mais de uma pessoa, Projeto quando abrange mais de um projeto ou inclui subprojetos, e Tarefa sempre. Quando Tarefa é a única opção, a janela indica-o. Depois por aparece depois de definir Agrupar por e nunca oferece a mesma opção duas vezes.
Tipo de relatório: Tipo 1 (detalhado) lista cada registo; Tipo 2 — Cliente: resumo de serviços é o resumo valorizado para o cliente. Chamavam-se anteriormente Interno (detalhado) e Cliente — resumo de serviços.
Formato de ficheiro (PDF, CSV ou XLSX), para o Tipo 1. Um XLSX tem as mesmas colunas que o CSV, com os números guardados como números para poderem ser somados de imediato, e o mesmo limite de registos que o CSV. O Tipo 2 é sempre um PDF, com a taxa e o valor líquido em cada linha.
Lembrar estas definições: reutiliza este tipo de relatório, agrupamento e formato da próxima vez que abrir a janela.

As exportações refletem os filtros aplicados e as opções de agrupamento, tornando-as úteis para auditorias internas ou relatórios de faturação a clientes.

A pré-visualização da estrutura

Ao lado das opções de exportação, a caixa de diálogo mostra uma Pré-visualização do relatório, assinalada como Apenas estrutura: mostra a forma do relatório, não as páginas finais. Vê cada grupo com o seu número de registos e de horas, os primeiros registos do primeiro grupo seguidos de uma linha como … mais 12 registos, e o total geral. Para o Tipo 2 — Cliente: resumo de serviços, a pré-visualização mostra também a tarifa e o valor líquido de cada linha, e o total líquido.

A linha no topo resume a exportação. Para o Tipo 1 indica, por exemplo, ≈ 4 páginas · 3 membros · 5 grupos: o número de páginas é uma estimativa, e os membros são as pessoas cujo tempo a exportação contém. Para o Tipo 2 mostra antes o valor líquido, por exemplo ≈ 2 páginas · líquido 71 550,00 PLN.

Se um grupo fosse começar nas últimas linhas de uma página, é inserida uma quebra de página antes dele, para que o seu cabeçalho fique com as suas linhas. A pré-visualização mostra isto como uma linha tracejada Quebra de página antes deste grupo · teria sido dividido, e uma nota junto às opções indica o grupo e a página.

A pré-visualização acompanha cada alteração às datas, à seleção, ao tipo de relatório e ao agrupamento. Se não foi registado tempo no período para as pessoas e projetos selecionados, indica-o e Transferir fica desativado até alargar o período ou alterar a seleção. Se a pré-visualização não puder ser carregada, pode ainda assim transferir o relatório ou escolher Recarregar pré-visualização. Numa exportação muito grande, a pré-visualização conta apenas os primeiros registos e indica-o; o ficheiro que transfere inclui-os todos.

Lembrar as suas definições

Marque Lembrar estas definições antes de transferir, e o tipo de relatório, o agrupamento e o formato de ficheiro serão reutilizados da próxima vez que abrir a janela. São guardados por pessoa e por organização, por isso acompanham-no noutro navegador ou computador. Quando há algo guardado, a caixa já aparece marcada.

O intervalo de datas e as pessoas e projetos selecionados nunca são lembrados, porque descrevem uma exportação e não a sua forma de trabalhar. Para esquecer o que foi guardado, desmarque a caixa e transfira.

Se um agrupamento lembrado não se adequar à seleção atual (lembrou Membro da equipa, por exemplo, e a exportação abrange uma só pessoa), a janela indica-o e nomeia o agrupamento que não pôde usar, em vez de lhe entregar silenciosamente um relatório sem agrupamento. O agrupamento volta a aplicar-se assim que a seleção o permitir.

Exportações anteriores e a comparação com as horas de hoje

Cada folha de horas que descarrega é guardada, pelo que a caixa de diálogo Export Report mostra também uma lista de Exportações anteriores sob as opções de exportação. Cada linha indica o dia em que foi exportada, quem a exportou e um breve resumo do que abrangia — quantas pessoas e como estava agrupada.

A partir de uma linha pode fazer duas coisas:

Descarregar o ficheiro novamente. Obtém o ficheiro original, exactamente como foi enviado, e não uma nova exportação das horas de hoje.
Comparar com as horas actuais. É a opção útil quando alguém questiona uma factura.

As exportações são guardadas a partir do momento em que esta funcionalidade chegou, pelo que a lista começa vazia e vai sendo preenchida à medida que exporta. Os ficheiros descarregados antes disso não constam dela.

O que a comparação mostra

Comparar com as horas actuais coloca lado a lado três versões da mesma folha de horas, um registo por linha:

Agora — as horas tal como estão registadas hoje.
Como ajustado — as horas tal como o relatório as apresentou, se essa exportação resultou de um rascunho revisto. Em branco para uma exportação sem ajustes.
Exportado — o que o ficheiro que enviou dizia efectivamente.

Uma linha que mudou desde a exportação está assinalada, com uma nota que explicita a diferença: exportado 2:30, agora 3:00. É a resposta a "o ficheiro diz uma coisa e o sistema diz outra": indica qual o registo que se alterou, e em quanto.

Duas linhas leem-se de forma diferente, e a distinção importa:

Já não disponível — o registo não é legível agora. Pode ter sido eliminado, ou pode simplesmente estar fora daquilo que lhe é permitido ver. A comparação não diz qual dos dois casos, e as suas horas ficam fora do total "Agora" em vez de serem contadas como zero. Quando alguma linha está nesse estado, a comparação indica quantas são, para que um total que parece não fechar fique explicado em vez de enigmático.
Adicionado após a exportação — o registo está registado agora, dentro do intervalo e dos filtros que a exportação abrangia, mas não estava no ficheiro.

O ficheiro exportado em si nunca muda. A comparação diz-lhe apenas o que aconteceu desde então.

Como o agrupamento aparece em cada relatório

CSV - com um método de agrupamento escolhido, cada linha indica o projeto ou a pessoa a que pertence, escrito da mesma forma que numa exportação sem agrupamento.
Tipo 2 (PDF) - escolher Membro da equipa ou Projeto como método de agrupamento agrupa as linhas valorizadas em conformidade. Cada grupo lista as suas linhas com a taxa e o valor líquido, termina com um subtotal, e o relatório termina com o total geral. O grupo de uma pessoa nunca junta linhas de projetos diferentes.
Cabeçalho do cliente - quando todas as linhas do relatório do cliente pertencem a um só cliente, o relatório abre com esse cliente e com quem encomendou o trabalho, esteja ou não agrupado. Um relatório que abrange vários clientes não tem um único cabeçalho de cliente.
Nomes de projeto nas linhas - quando o relatório não está agrupado por projeto, cada linha começa pelo seu projeto: Projeto · descrição.
Tempo sem pessoa - as entradas sem pessoa ficam reunidas num grupo Sem pessoa.

Qual o tamanho máximo de uma exportação

Uma exportação contém sempre todos os registos que correspondem à sua seleção; nunca é truncada. Em vez disso, uma seleção demasiado grande é recusada, e a caixa de diálogo mostra o motivo para que a possa ajustar:

Número de registos. Um PDF pode conter até 10 000 registos de tempo e um CSV até 50 000. Acima desse limite, escolha um intervalo de datas mais curto ou menos pessoas ou projetos. Como um CSV comporta mais, uma seleção do Tipo 1 demasiado grande para um PDF ainda pode ser exportada como CSV.
Duração do período. O intervalo de datas pode abranger no máximo um ano. Para um período mais longo, exporte-o por partes.

Exportar um projeto completo, incluindo fases

O filtro de projeto corresponde apenas aos projetos selecionados e a nada abaixo deles. Selecionar apenas um projeto pai devolve por isso apenas as horas registadas diretamente nesse projeto. Num projeto dividido em fases, isso é normalmente quase nada — as horas estão nas fases.

Marque Incluir subprojetos para incluir todas as fases abaixo dos projetos selecionados, a qualquer profundidade. Combinado com Agrupar por → Projeto e o formato CSV, isto responde à pergunta "quantas horas foram para este projeto e para onde foram" num único ficheiro: uma linha por fase, abrangendo todos os colaboradores que registaram tempo.

Duas coisas a saber:

A opção apenas desce. Selecionar uma fase adiciona as suas próprias subfases, nunca o seu projeto pai nem as suas fases irmãs.
Está desativada por predefinição, pelo que uma exportação que já utiliza continuará a devolver exatamente o que devolvia antes.

Quando filtra por colaboradores ou projetos, os valores na barra de resumo abaixo do calendário e da tabela serão atualizados em conformidade. Os valores "Horas planeadas", "Férias", "Por preencher" e "Horas registadas" mostrarão a soma total para os colaboradores selecionados.

As horas trabalhadas num projeto específico também podem ser revistas através da funcionalidade "Ir para vista de horas" descrita no artigo Lista de Projetos.

De onde provêm as horas planeadas

As horas planeadas são derivadas do acordo de cada colaborador, e não de um dia de trabalho fixo. O tempo de trabalho semanal definido no acordo é distribuído pelos dias úteis para determinar o tempo esperado em cada célula diária, e as datas de início e fim do acordo decidem quais os dias que são contabilizados.

Isto é mais visível para as pessoas que estão empregadas apenas durante parte do período apresentado:

Um colaborador que se junta a meio do período é planeado a partir da sua data de início; os dias anteriores não têm tempo esperado.
Um colaborador cujo acordo terminou é planeado apenas até essa data de fim. Um período que cai inteiramente após a sua saída não mostra horas planeadas para ele.
Um colaborador empregado durante todo o período é planeado ao longo de todo ele, com as suas horas semanais contratuais.

Os tipos de acordo que não conduzem cálculos do sistema — como uma carta de intenção ou um registo de experiência de trabalho — não definem tempo esperado. Quando um colaborador não tem qualquer acordo — um contratante pago à hora, por exemplo — é utilizado em vez disso um dia de trabalho completo padrão, para que os seus dias permaneçam visíveis para revisão em vez de aparecerem como zero.

Exemplos de utilização

Monitorizar a Carga de Trabalho da Equipa: Um gestor de projeto precisa de identificar rapidamente quais os membros da equipa que não registaram as suas horas esperadas completas para a semana atual, para efetuar o acompanhamento e garantir cargas de trabalho equilibradas.
Relatório de Faturação a Clientes: Um administrador precisa de gerar uma folha de horas detalhada para a faturação ao cliente de um projeto específico do mês anterior, agrupada por colaborador e exportada como PDF.
Revisão do Orçamento do Projeto: Um utilizador financeiro quer verificar se todas as tarifas horárias estão configuradas para os colaboradores que trabalham num projeto específico e navegar facilmente para definir as tarifas em falta antes da faturação.
Informações sobre Alocação de Recursos: Um responsável de equipa pretende rever como o tempo está distribuído pelos diferentes projetos para os seus colaboradores diretos ao longo de um trimestre, usando a Vista de Calendário para identificar tendências e tomar decisões informadas sobre pessoal.