Definir a procura de uma função

A procura de uma função é o que o trabalho necessita, indicada separadamente de quem o realiza. É o número que a grelha Resourcing mede para cada reserva, e a razão pela qual uma função não preenchida aparece como uma lacuna em vez de não aparecer.

A procura é definida por função, por projeto, e não muda quando se preenche a função. Uma reserva responde ao quem; a procura responde ao quanto, e a diferença entre as duas é o défice que a grelha desenha.

Declarar o que uma função precisa

Na grelha de capacidade, cada linha de função tem um ícone de pessoas na sua extremidade direita. Selecione-o para abrir a procura da função.

A caixa de diálogo faz três perguntas:

• Pessoas necessárias — quantas pessoas a tempo inteiro a função requer. Números inteiros são o caso habitual; 0,5 significa metade da semana de uma pessoa, pelo que 2,5 são duas pessoas a tempo inteiro e meia.
• Necessário de e Necessário até — o período coberto pela procura. Se a função já tem procura, estes começam no período que já cobre; caso contrário, começam no período atualmente apresentado no ecrã.

Abaixo dos campos, a caixa de diálogo indica em que se torna o seu número: Vagas em aberto: 3 · 250% no total. Essa linha é importante, porque a procura é armazenada como uma vaga por pessoa a tempo inteiro — 2,5 pessoas são três vagas — e essas vagas são o que a grelha conta. Nada aparece na grelha que a caixa de diálogo não tenha nomeado primeiro.

Selecione Guardar procura, e as células da função são atualizadas: a linha objetivo move-se, e qualquer semana em que as pessoas reservadas ficam abaixo dela aparece como uma lacuna.

Ajustar a procura mais tarde

Abra a mesma caixa de diálogo numa função que já tem procura e os campos chegam preenchidos com o que diz atualmente. Altere o número, o período ou ambos.

Ao guardar, as vagas que a função já tem são mantidas sempre que possível e ajustadas, em vez de desmantelar a procura da função e reconstruí-la. Aumentar a procura de duas para três pessoas adiciona uma vaga; reduzir de três para duas remove uma. É por isso que os IDs por trás da procura de uma função permanecem estáveis ao longo de uma edição, e por isso um ajuste é uma pequena alteração em vez de uma grande.

Se as vagas existentes da função cobrirem períodos diferentes — o que acontece quando a procura veio de um plano importado em vez desta caixa de diálogo — a caixa de diálogo diz-o antes de guardar, porque guardar aplica o único período acima a todos.

Retirar a procura

Defina Pessoas necessárias como 0 e guarde. A função deixa de declarar qualquer coisa, e as suas células deixam de reportar uma lacuna.

A caixa de diálogo avisa antes de isso acontecer, e o aviso menciona a única coisa que vale a pena saber: quem já está reservado na função continua reservado. Retirar a procura retira o requisito, não as pessoas. Se pretendia remover também as reservas, remova-as separadamente — consulte O banco e as reservas provisórias.

O que esperar

• Uma função sem procura declarada é tratada como uma pessoa a tempo inteiro. Esse é o padrão sensato, não uma declaração que fez. Se o trabalho realmente precisa de meia semana, indique-o aqui e a grelha deixará de reportar um défice que nunca foi real.
• A procura pode exceder a capacidade de qualquer pessoa, intencionalmente. Uma função pode precisar de quatro pessoas; isso é uma declaração sobre o trabalho, não sobre uma pessoa, pelo que nada a recusa. O limite de capacidade aplica-se a indivíduos — consulte capacidade por projeto.
• Uma função pode ter no máximo 20 pessoas por gravação. Para além disso, o trabalho é melhor descrito como várias funções, e o plano também é mais fácil de ler dessa forma.
• A data de fim não pode ser anterior à data de início, e a caixa de diálogo não guarda até isso ser corrigido.
• A procura não é uma reserva. Nunca aparece na capacidade própria de ninguém e nunca faz alguém parecer ocupado. Apenas reservas reais fazem isso.
• Uma gravação que cobre várias funções é uma única alteração, não uma por função. Ou todas as funções que declarou são registadas ou nenhuma delas. Não existe um resultado em que algumas funções foram registadas e outras não — uma gravação que reporta um problema deixou o plano exatamente como estava.
• Uma gravação é recusada completamente se outra pessoa moveu as mesmas funções enquanto tinha o editor aberto. Nada é escrito, pelo que a alteração dela não é substituída e a sua não é aplicada a meias. Reabra a procura da função para ver onde está agora, e faça a sua alteração sobre a dela.

Quem pode fazer isto

Definir a procura requer a função Aprovador de Resourcing — uma permissão mais restrita do que a função de Gestor de Resourcing que cobre a maior parte da grelha.

Isto surpreende as pessoas, porque declarar a procura não parece uma aprovação. A razão é que uma procura é uma declaração em vez de uma proposta: dizer este projeto precisa de dois programadores compromete o plano com um requisito imediatamente, sem fase de rascunho intermédia e sem que ninguém o confirme depois. É portanto sujeita à mesma permissão que confirmar uma reserva. Propor e confirmar explica a distinção.

Isto mudou recentemente. Declarar a procura era anteriormente incluído na função de Gestor de Resourcing. Se tem definido procura e descobre que já não pode guardá-la, é por isso — peça a quem administra a sua conta Flowtly a função de Aprovador de Resourcing. Os administradores já a têm.

Retirar a procura também requer a função de Aprovador, tal como aumentar ou reduzir o número de pessoas, pela mesma razão: retirar um requisito ou alterar o seu tamanho é tanto um compromisso como declarar um.

Mover o período de uma procura não o exige. Alterar apenas Necessário de e Necessário até, deixando Pessoas necessárias como está, ajusta um requisito já declarado em vez de declarar ou retirar um — pelo que um Gestor de Resourcing ainda pode fazê-lo. Isto vale a pena saber, porque reperiodizar é a edição habitual quando um projeto atrasa.

A caixa de diálogo determina isso a partir do que escreveu efetivamente, não apenas da função. Abre-se para qualquer pessoa que possa aceder à grelha, e Guardar procura permanece disponível enquanto a sua alteração for uma que está autorizado a fazer; fica cinzenta, com uma explicação, apenas quando os valores à sua frente somam uma alteração que requer aprovação. Por isso sabe antes de se comprometer com a edição, não depois.

Se uma gravação for recusada, nada fica escrito a meias. A verificação é executada antes de qualquer parte da alteração ser enviada, pelo que a procura de uma função nunca fica parcialmente reescrita — recebe a mensagem e a procura permanece exatamente como estava.

Ler a grelha não requer mais do que a função de Gestor de Resourcing que lhe dá acesso à página.

Exemplos de casos de utilização

• Declare que um projeto precisa de dois programadores backend a partir de setembro, meses antes de qualquer deles ser contratado.
• Transforme uma função que estava silenciosamente a ser lida como subocupada numa função precisa de meio tempo, e elimine uma lacuna falsa do plano.
• Aumente uma função de uma para duas pessoas após uma mudança de âmbito, e veja imediatamente que semanas estão agora em défice.
• Retire a procura de uma função que um cliente cancelou, sem perturbar as pessoas que ainda estão a terminar o seu trabalho nela.
• Declare a procura para um trimestre inteiro, depois filtre por Apenas funções em aberto para entregar o resultado ao recrutamento como briefing.

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