Tarifas

Equipa Editorial Flowtly6 min

As tarifas são uma parte fundamental da faturação baseada em tempo no Flowtly. Cada colaborador pode ter uma tarifa definida para diferentes projetos, com a possibilidade de a prolongar, o que permite ao sistema calcular e gerar faturas com precisão com base nas horas registadas e no período de vigência de cada tarifa. Um colaborador pode ter múltiplas tarifas para o mesmo projeto, mas as datas dessas tarifas não se podem sobrepor. Só é possível adicionar uma nova tarifa a projetos ativos que tenham um Cliente atribuído. As tarifas estão associadas a projetos com clientes atribuídos, garantindo que todos os custos relacionados com o projeto sejam refletidos com precisão nos relatórios financeiros.

Pontos-chave das Tarifas no Flowtly

  • As tarifas definem o custo por hora faturado a um colaborador num projeto específico.
  • Estas tarifas são essenciais para gerar faturas com base nas horas registadas pelos colaboradores.
  • A tarifa pode ser definida para qualquer projeto ao qual um colaborador esteja atribuído (mas apenas se esse projeto estiver atribuído a um cliente).
  • A moeda da tarifa é determinada pela moeda definida para o cliente ao qual o projeto está associado.
  • As tarifas podem ser adicionadas, prolongadas ou editadas para garantir um registo preciso.

Gestão de Tarifas

Existem três ações principais que pode realizar sobre as tarifas no Flowtly:

Adicionar uma Nova Tarifa

Se um colaborador for adicionado a um projeto pela primeira vez e não tiver uma tarifa atribuída, siga estes passos:

  • Clique no botão "Adicionar Tarifa".
  • Selecione o Projeto (apenas os projetos atribuídos a um cliente serão apresentados).
  • Indique o Cargo do Colaborador (este cargo será refletido nas faturas).
  • Introduza a Tarifa por hora (será definida na moeda do cliente).
  • Selecione a Data de Início (por predefinição, é preenchida com a data atual).
  • Selecione a Data de Fim (opcional).
  • Clique em "Adicionar Tarifa" para guardar.

Editar uma Tarifa Existente

Se uma tarifa precisar de ser atualizada (por exemplo, devido a uma mudança de cargo ou extensão da data de fim):

  • Localize a tarifa no projeto que pretende editar.
  • Clique no ícone Editar (ícone de lápis) junto à tarifa.
  • Efetue as alterações necessárias.
  • Clique em "Guardar" para confirmar as alterações.

Os gestores também têm a possibilidade de remover tarifas já existentes clicando no botão Caixote presente em cada tarifa.

Nota: As alterações às tarifas existentes terão impacto nos cálculos de faturação a partir da data de atualização.

Prolongar a Tarifa de um Colaborador

A função Prolongar é utilizada quando a tarifa de um colaborador muda num determinado momento. Em vez de substituir uma tarifa existente, o prolongamento permite acompanhar as alterações históricas de tarifas.

  • Clique em Prolongar junto ao projeto relevante.
  • O cargo e a tarifa são preenchidos automaticamente com os valores atuais para maior visibilidade.
  • Ajuste a Tarifa por hora para o novo valor.
  • A Data de Início é preenchida automaticamente com a data de amanhã, mas é editável se necessário.
  • Indique a Data de Fim se aplicável.
  • Clique em Prolongar tarifa para aplicar a alteração.

Nota: O prolongamento de tarifas garante que os gestores têm plena visibilidade sobre os ajustes de tarifas ao longo do tempo. O histórico de alterações de tarifas é visível no gráfico de acompanhamento de tarifas.

Como as Tarifas Afetam a Faturação (se o módulo de Faturas estiver ativo)

O Flowtly calcula automaticamente os valores das faturas com base nas horas registadas e nas tarifas atribuídas.

As quantidades correspondem ao tempo exato registado

A quantidade faturada é o tempo exato registado no projeto, e não um valor arredondado para cima ou para baixo ao quarto de hora mais próximo. 15 horas e 46 minutos de trabalho registado são faturados como 15.77 horas. Quantidades como 7.43 são por isso normais numa fatura gerada a partir de horas de projeto, e multiplicam-se pela tarifa exatamente como apresentado.

Cada dia registado precisa de uma tarifa que o cubra

Uma tarifa aplica-se apenas dentro do seu próprio intervalo de datas, a partir da sua Data de Início. O tempo registado num dia anterior a essa data não é coberto por ela — situação comum quando uma tarifa é adicionada, ou retroagida, após o trabalho já ter sido registado.

Quando um colaborador tem uma ou mais tarifas num projeto mas nenhuma delas cobre um dia registado, a fatura não é gerada. Prolongue uma tarifa existente ou adicione uma nova para que o seu intervalo de datas alcance o tempo registado, e de seguida gere a fatura novamente. A vista Gestão de Registo de Tempo assinala estas lacunas enquanto revê o tempo registado.

Um projeto no qual o colaborador não tem nenhuma tarifa comporta-se de forma diferente: as horas são ainda assim incluídas na fatura, com preço zero. A linha é visível, pelo que pode ser detetada e questionada antes de a fatura ser enviada.

Nenhum dia pode ser coberto por duas tarifas

Os intervalos de datas das tarifas de um colaborador num projeto não se podem sobrepor. Se duas delas cobrirem o mesmo dia registado, esse tempo tem dois preços e não há forma de escolher entre eles — a fatura não é gerada. O conflito é reportado com a pessoa, o projeto, a data e ambas as tarifas em conflito e os seus valores, de modo a ser claro qual o par a corrigir.

Dê à tarifa anterior uma Data de Fim que caia antes da Data de Início da tarifa posterior — a ação Prolongar faz isto — ou remova aquela das duas que não se aplica e gere a fatura novamente. Adicionar uma tarifa sem fechar aquela que substitui é a forma mais comum de surgir uma sobreposição.

Quando um colaborador tem uma tarifa definida e tempo registado num projeto específico, o gestor pode gerar uma fatura diretamente a partir da página de Relatório de Horas de Trabalho, na secção Projetos. Para mais detalhes, consulte o artigo Lista de Projetos.

Exemplos de utilização

  • Integrar um Novo Colaborador num Projeto de Cliente: Atribuir uma tarifa horária específica para a função do colaborador no projeto, garantindo que o seu tempo é faturado com precisão desde o primeiro dia.
  • Promoção ou Mudança de Cargo do Colaborador: Atualizar a tarifa de um colaborador para refletir as suas novas responsabilidades ou maior experiência num projeto em curso, utilizando a função "Prolongar Tarifa" para manter a precisão histórica.
  • Extensão de Contrato de Projeto: Prolongar a Data de Fim de uma tarifa existente quando um projeto é prorrogado, garantindo continuidade na faturação com base nas tarifas acordadas.
  • Geração de Faturas de Clientes: Recorrer a tarifas corretamente definidas e ativas para calcular automaticamente os montantes faturáveis pelos serviços prestados, com base nas horas registadas nos projetos.

Mapa de ligações

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audit-log regista person. second-factor detido por person. person trabalha sob agreement. work-schedule atribuído a person. benefit-assignment detido por person. employee-profile descreve person. employee-document arquivado em person. responsibility atribuído a person. performance-target definido para person. meeting realizada com person. holiday-request submetido em nome de person. leave-entitlement detido por person. granted-allowance detido por person. recurrence-rule requested by person. project preenchido por person. project-rate valoriza person. booking reserva person.registadetido portrabalha sobatribuído adetido pordescrevearquivado ematribuído adefinido pararealizada comsubmetido em nome dedetido pordetido porrequested bypreenchido porvalorizareservaRRegisto de auditoria — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Registo de auditoriaPPessoa — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PessoaSSegundo fator — The extra proof of identity asked for at sign-in on top of the password — a six-digit code from an authenticator app, changing every 30 seconds.Segundo fatorAAcordo — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AcordoEEscala de trabalho — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Escala de trabalhoBBenefício do colaborador — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Benefício do colabora…FFicha do colaborador — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Ficha do colaboradorDDocumento do colaborador — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Documento do colabora…RResponsabilidade — An area of ownership assigned to a person.ResponsabilidadeOObjetivo de desempenho — An objective set for a person and measured against.Objetivo de desempenhoRReunião — A recorded one-to-one or review between people.ReuniãoPPedido de férias — A request for time off, submitted for approval. Usually the employee files it; an administrator or HR manager may file one on that person's behalf, and it still goes to that person's approvers. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Pedido de fériasDDireito a férias — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Direito a fériasGGranted allowance — A number of days set for a person against one holiday type, effective from a date. It is granted rather than accrued, so a request against that type draws it down instead of the leave entitlement.Granted allowanceRRecurring request — A repeat an employee asks for once -- every Tuesday, the 10th of each month -- instead of filing the same request each time. It states where it ends, and Flowtly books each occurrence from it as that date comes due.Recurring requestPProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoTTarifa do membro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa do membroRReserva de recurso — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso