Tarifas

Equipa Editorial Flowtly6 min

As tarifas são uma parte fundamental da faturação baseada em tempo no Flowtly. Cada colaborador pode ter uma tarifa definida para diferentes projetos, com a possibilidade de a prolongar, o que permite ao sistema calcular e gerar faturas com precisão com base nas horas registadas e no período de vigência de cada tarifa. Um colaborador pode ter múltiplas tarifas para o mesmo projeto, mas as datas dessas tarifas não se podem sobrepor. Só é possível adicionar uma nova tarifa a projetos ativos que tenham um Cliente atribuído. As tarifas estão associadas a projetos com clientes atribuídos, garantindo que todos os custos relacionados com o projeto sejam refletidos com precisão nos relatórios financeiros.

Pontos-chave das Tarifas no Flowtly

  • As tarifas definem o custo por hora faturado a um colaborador num projeto específico.
  • Estas tarifas são essenciais para gerar faturas com base nas horas registadas pelos colaboradores.
  • A tarifa pode ser definida para qualquer projeto ao qual um colaborador esteja atribuído (mas apenas se esse projeto estiver atribuído a um cliente).
  • A moeda da tarifa é determinada pela moeda definida para o cliente ao qual o projeto está associado.
  • As tarifas podem ser adicionadas, prolongadas ou editadas para garantir um registo preciso.

Gestão de Tarifas

Existem três ações principais que pode realizar sobre as tarifas no Flowtly:

Adicionar uma Nova Tarifa

Se um colaborador for adicionado a um projeto pela primeira vez e não tiver uma tarifa atribuída, siga estes passos:

  • Clique no botão "Adicionar Tarifa".
  • Selecione o Projeto (apenas os projetos atribuídos a um cliente serão apresentados).
  • Indique o Cargo do Colaborador (este cargo será refletido nas faturas).
  • Introduza a Tarifa por hora (será definida na moeda do cliente).
  • Selecione a Data de Início (por predefinição, é preenchida com a data atual).
  • Selecione a Data de Fim (opcional).
  • Clique em "Adicionar Tarifa" para guardar.

Editar uma Tarifa Existente

Se uma tarifa precisar de ser atualizada (por exemplo, devido a uma mudança de cargo ou extensão da data de fim):

  • Localize a tarifa no projeto que pretende editar.
  • Clique no ícone Editar (ícone de lápis) junto à tarifa.
  • Efetue as alterações necessárias.
  • Clique em "Guardar" para confirmar as alterações.

Os gestores também têm a possibilidade de remover tarifas já existentes clicando no botão Caixote presente em cada tarifa.

Nota: As alterações às tarifas existentes terão impacto nos cálculos de faturação a partir da data de atualização.

Prolongar a Tarifa de um Colaborador

A função Prolongar é utilizada quando a tarifa de um colaborador muda num determinado momento. Em vez de substituir uma tarifa existente, o prolongamento permite acompanhar as alterações históricas de tarifas.

  • Clique em Prolongar junto ao projeto relevante.
  • O cargo e a tarifa são preenchidos automaticamente com os valores atuais para maior visibilidade.
  • Ajuste a Tarifa por hora para o novo valor.
  • A Data de Início é preenchida automaticamente com a data de amanhã, mas é editável se necessário.
  • Indique a Data de Fim se aplicável.
  • Clique em Prolongar tarifa para aplicar a alteração.

Nota: O prolongamento de tarifas garante que os gestores têm plena visibilidade sobre os ajustes de tarifas ao longo do tempo. O histórico de alterações de tarifas é visível no gráfico de acompanhamento de tarifas.

Como as Tarifas Afetam a Faturação (se o módulo de Faturas estiver ativo)

O Flowtly calcula automaticamente os valores das faturas com base nas horas registadas e nas tarifas atribuídas.

As quantidades correspondem ao tempo exato registado

A quantidade faturada é o tempo exato registado no projeto, e não um valor arredondado para cima ou para baixo ao quarto de hora mais próximo. 15 horas e 46 minutos de trabalho registado são faturados como 15.77 horas. Quantidades como 7.43 são por isso normais numa fatura gerada a partir de horas de projeto, e multiplicam-se pela tarifa exatamente como apresentado.

Cada dia registado precisa de uma tarifa que o cubra

Uma tarifa aplica-se apenas dentro do seu próprio intervalo de datas, a partir da sua Data de Início. O tempo registado num dia anterior a essa data não é coberto por ela — situação comum quando uma tarifa é adicionada, ou retroagida, após o trabalho já ter sido registado.

Quando um colaborador tem uma ou mais tarifas num projeto mas nenhuma delas cobre um dia registado, a fatura não é gerada. Prolongue uma tarifa existente ou adicione uma nova para que o seu intervalo de datas alcance o tempo registado, e de seguida gere a fatura novamente. A vista Gestão de Registo de Tempo assinala estas lacunas enquanto revê o tempo registado.

Um projeto no qual o colaborador não tem nenhuma tarifa comporta-se de forma diferente: as horas são ainda assim incluídas na fatura, com preço zero. A linha é visível, pelo que pode ser detetada e questionada antes de a fatura ser enviada.

Nenhum dia pode ser coberto por duas tarifas

Os intervalos de datas das tarifas de um colaborador num projeto não se podem sobrepor. Se duas delas cobrirem o mesmo dia registado, esse tempo tem dois preços e não há forma de escolher entre eles — a fatura não é gerada. O conflito é reportado com a pessoa, o projeto, a data e ambas as tarifas em conflito e os seus valores, de modo a ser claro qual o par a corrigir.

Dê à tarifa anterior uma Data de Fim que caia antes da Data de Início da tarifa posterior — a ação Prolongar faz isto — ou remova aquela das duas que não se aplica e gere a fatura novamente. Adicionar uma tarifa sem fechar aquela que substitui é a forma mais comum de surgir uma sobreposição.

Quando um colaborador tem uma tarifa definida e tempo registado num projeto específico, o gestor pode gerar uma fatura diretamente a partir da página de Relatório de Horas de Trabalho, na secção Projetos. Para mais detalhes, consulte o artigo Lista de Projetos.

Exemplos de utilização

  • Integrar um Novo Colaborador num Projeto de Cliente: Atribuir uma tarifa horária específica para a função do colaborador no projeto, garantindo que o seu tempo é faturado com precisão desde o primeiro dia.
  • Promoção ou Mudança de Cargo do Colaborador: Atualizar a tarifa de um colaborador para refletir as suas novas responsabilidades ou maior experiência num projeto em curso, utilizando a função "Prolongar Tarifa" para manter a precisão histórica.
  • Extensão de Contrato de Projeto: Prolongar a Data de Fim de uma tarifa existente quando um projeto é prorrogado, garantindo continuidade na faturação com base nas tarifas acordadas.
  • Geração de Faturas de Clientes: Recorrer a tarifas corretamente definidas e ativas para calcular automaticamente os montantes faturáveis pelos serviços prestados, com base nas horas registadas nos projetos.

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