Modelos de projeto

Se executa repetidamente projetos com a mesma estrutura — as mesmas fases na mesma ordem, a mesma lista de verificação em cada etapa — um modelo permite descrever essa estrutura uma vez e criar novos projetos em poucos cliques, em vez de a reconstruir manualmente de cada vez.

Um modelo contém apenas a estrutura e os tempos, e mais nada. O cliente, a equipa e todos os detalhes financeiros pertencem ao projeto que cria a partir dele, não ao modelo.

Quem pode utilizar modelos

Visualizador de projetos e Gestor de projetos podem abrir a lista de modelos e criar projetos a partir de um modelo.
Apenas um Gestor de projetos pode criar ou alterar um modelo.

Se a sua função for Visualizador de projetos, pode ver quais os modelos existentes e iniciar projetos a partir deles, mas ao abrir um modelo é levado para o editor de modelos, que é da responsabilidade de um Gestor de projetos. A permissão resulta da sua função, que um Administrador atribui.

Os modelos de projeto estão disponíveis onde quer que existam projetos: uma organização que não utilize a vertente de projetos do Flowtly não os vê.

A lista de modelos

Modelos de projeto aparece ao lado de Projetos na barra lateral, porque um modelo pertence à organização e não a nenhum projeto específico.

A lista apresenta para cada modelo um nome, a sua estrutura e o tipo de projeto. A coluna de estrutura é a forma mais rápida de distinguir dois modelos — aparece como "2 fases · 4 listas", para que uma cópia inacabada não pareça o original. Um modelo sem fases indica "Sem fases · 3 listas", porque uma simples lista de verificação é um modelo perfeitamente válido e um zero pareceria que faltava algo.

A pesquisa filtra a lista pelo nome do modelo.

O que um modelo descreve

Um modelo é uma pequena árvore:

O projeto — o seu nome e tipo (Preço fixo, Tempo e material, Não faturável ou Interno).
Fases — as etapas pelas quais o trabalho passa, por ordem. Cada fase torna-se um subprojeto no Flowtly, tal como as fases já funcionam nos projetos criados manualmente.
Listas de tarefas — grupos de tarefas com nome, associados ao projeto ou a qualquer fase. As tarefas que não forem colocadas numa lista com nome ficam na lista predefinida do projeto.
Tarefas — os elementos individuais de trabalho.

Como funcionam as datas

Nenhum elemento de um modelo armazena uma data de calendário. Tudo é armazenado como um número de dias em relação à data de início que escolhe ao criar o projeto.

Dois números descrevem cada fase e cada tarefa:

Desvio de início — quantos dias após o início do projeto o elemento começa. Um desvio de 0 significa que começa no primeiro dia, juntamente com o projeto.
Duração — quantos dias dura. As durações são inclusivas: algo que começa no dia 1 com uma duração de 5 corre do dia 1 ao dia 5 e termina no final do dia 5.

Assim, um modelo descreve "o arranque dura uma semana, o desenvolvimento começa três semanas depois e dura dois meses", e ao escolher 1 de setembro como data de início esses valores traduzem-se em datas reais. O mesmo modelo utilizado em março produz datas de março.

Criar um modelo

Novo modelo na lista de modelos abre o editor. Tem o nome do próprio modelo no topo, a estrutura em árvore à esquerda e as propriedades do elemento selecionado à direita.

A estrutura em árvore é a própria árvore: o projeto no topo, depois as suas fases, as listas de tarefas e as tarefas dentro delas. Selecione uma linha e o painel à direita permite editar essa linha — o nome e tipo do projeto, o nome de uma fase, a sua ordem, o desvio de início e a duração, o título de uma tarefa e as suas datas. Ao definir um desvio de início e uma duração, o painel indica em que dia o elemento termina.

A adição segue a seleção, de modo que um novo elemento fica onde está a olhar:

Fase adiciona uma fase ao projeto.
Lista nesta fase adiciona uma lista de tarefas à fase selecionada. Com o projeto selecionado, adiciona a lista ao próprio projeto.
Tarefa nesta lista adiciona uma tarefa à lista selecionada.

As fases podem ser movidas para cima e para baixo, e qualquer linha pode ser removida. Nada é guardado até escolher Guardar. Se algo na estrutura não for permitido — por exemplo, uma duração inferior a um dia — a mensagem aparece no campo que o causou e não como um aviso único sobre o modelo como um todo.

Criar um projeto a partir de um modelo

Os modelos não são uma forma separada de iniciar um projeto. Criar um novo projeto abre uma caixa de diálogo com dois separadores — Em branco e A partir de um modelo — porque representam a mesma intenção com material de partida diferente.

No separador A partir de um modelo fornece ao Flowtly três elementos:

Qual modelo utilizar.
A data de início — cada desvio no modelo é contado a partir deste dia.
Um nome para o novo projeto. Deixe em branco para utilizar o nome do modelo.

Ao lado do formulário, uma pré-visualização mostra a árvore que está prestes a criar, com datas reais em cada fase e tarefa, e uma linha de resumo: quantos projetos, listas e tarefas totaliza. Altere a data de início e a pré-visualização atualiza as datas, para que possa verificar a estrutura em relação ao calendário antes de confirmar. Vale a pena ler, porque não existe nenhum passo de confirmação a seguir nem desfazer único.

Ao optar por criar, o projeto, todas as suas fases, as respetivas listas de tarefas e tarefas são escritos num só passo, e é levado para o novo projeto. Se algo correr mal a meio, nada é criado — nunca fica com metade de um projeto para limpar.

Lembre-se de que uma fase é um subprojeto, pelo que um modelo com três fases cria quatro projetos: o que nomeou e os seus três filhos. O resumo da pré-visualização conta-os dessa forma.

O que um modelo não transfere

Intencionalmente, um modelo nunca contém:

Um cliente. Defina-o no novo projeto depois de o criar, como faria em qualquer projeto.
Membros da equipa ou taxas. Adicione pessoas ao novo projeto como habitualmente.
Orçamentos, faturas ou tempo registado. Nada financeiro é copiado, pelo que utilizar um modelo nunca pode mover dinheiro nem alterar um relatório.

É isto que torna um modelo seguro para reutilização com diferentes clientes: é uma estrutura, não uma cópia de um compromisso anterior.

Editar um modelo

Editar um modelo altera apenas o que acontece a seguir. Os projetos que já criou a partir dele são projetos comuns e nunca são tocados — não se reestruturam quando o modelo é alterado.

Isso também significa que corrigir um erro num modelo não o corrige nos projetos já criados a partir dele. Esses corrige individualmente.

Exemplos de utilização

Um compromisso recorrente com o cliente. Um processo de integração que percorre sempre descoberta, configuração, migração e entrega — descrito uma vez, iniciado em qualquer data em que cada novo cliente assina.
Um processo interno com ritmo fixo. Uma auditoria trimestral ou um ciclo de lançamento cujas etapas estão sempre à mesma distância umas das outras.
Uma lista de verificação padrão. Um modelo curto sem fases, apenas com uma lista de tarefas, para que nada seja esquecido no início de um projeto.