Tarefas do projeto

O separador Tarefas, na página de um projeto, acompanha as listas de tarefas e as tarefas individuais do projeto, permitindo dividir o trabalho em elementos acompanháveis com estado, prioridade e recorrência próprios.

Listas de tarefas

As tarefas podem ser agrupadas em listas para organizar o trabalho dentro de um projeto. Cada lista tem um nome e pertence a um único projeto.

Estados

Cada tarefa tem um estado. Os estados são entradas partilhadas e ordenadas, com nome e cor, e são editados a partir da vista de fluxo de trabalho.

Para além do nome e cor, um estado tem duas marcas que indicam o seu significado:

• "Mark this status as work in progress" — atingir este estado significa que o trabalho começou. Em andamento é o habitual.
• "Mark this status as closed" — atingir este estado significa que o trabalho está concluído. Concluído é o habitual.

Um estado também pode ser definido como predefinido, que é o estado com que uma tarefa recém-criada começa.

As duas marcas são independentes. Um estado pode ter ambas, uma ou nenhuma, e mais de um estado pode ter a mesma marca — um projeto com Em andamento e Em revisão pode marcar ambos como em andamento, e um com Concluído e Cancelado pode marcar ambos como fechados. Nada obriga um projeto a usá-las.

Vale a pena defini-las, pois são o que o Flowtly lê para oferecer avançar uma tarefa após registar tempo. Um projeto cujos estados não têm nenhuma marca funciona normalmente; simplesmente nunca recebe essa oferta.

Avançar uma tarefa depois de registar tempo

Registar tempo numa tarefa é um bom momento para perceber que o seu estado já não corresponde à realidade. Depois de guardar a entrada de tempo, o Flowtly oferece a possibilidade de avançar a tarefa:

• Uma tarefa que não foi iniciada recebe o estado que indica que o trabalho está em curso — Mover para Em progresso.
• Uma tarefa que já está em progresso recebe o estado de fecho — Marcar como Concluída. Terminar um trabalho e registar o tempo que demorou é um único movimento, pelo que fechar a tarefa não implica sair do registo de tempo para a ir procurar.

É uma proposta, não uma regra. Aparece como uma breve mensagem que desaparece por si só, e apenas selecionar a ação muda alguma coisa. Ignorá-la não tem custo e não precisa de ser descartada — o que é importante, pois registar tempo é uma das ações mais frequentes aqui, e oito horas registadas muitas vezes significam que o trabalho está a meio e não concluído.

O estado proposto provém do que os estados do projeto têm marcado como o seu significado — em andamento ou fechado —, nunca da ordem em que as colunas se encontram num quadro. Reorganizar as colunas não pode, portanto, alterar o que é proposto. Um projeto que nunca marcou nenhum estado como em andamento não recebe nenhuma oferta Mover para, porque não há nenhum estado para onde mover; basta marcar um.

Quando um projeto tem mais do que um estado de um tipo, a proposta toma o primeiro:

• Entre os estados que indicam que o trabalho está em curso, o mais cedo — para que uma tarefa seja lida como recém-iniciada em vez de avançar mais.
• Entre os estados de fecho, o mais cedo — a coluna de conclusão normal do quadro. Quando um projeto tem tanto Concluída como Cancelada, cancelar é a exceção e nunca é o que se propõe depois de alguém ter acabado de registar trabalho.

Não é proposto nada quando não há nada razoável a propor: uma tarefa sem estado, uma tarefa já fechada, ou um projeto cujos estados não distinguem o estado que seria proposto. Nesses casos, registar tempo simplesmente guarda a entrada, sem mensagem.

Prioridade

Cada tarefa tem uma prioridade: Baixa, Normal, Alta ou Urgente. Normal é a predefinição.

Responsáveis e subscritores

Uma tarefa pode ter vários responsáveis, que são notificados por e-mail quando lhes é atribuída. Os colaboradores também podem subscrever uma tarefa para receber atualizações sem serem responsáveis — por exemplo, quando deixam um comentário.

Comentários

Responsáveis e subscritores podem discutir uma tarefa através de comentários. Cada comentário regista o autor e a data e hora. Quando é adicionado um novo comentário, os subscritores da tarefa são notificados por e-mail.

Recorrência

As tarefas podem repetir-se com periodicidade diária, semanal ou mensal. Uma regra de recorrência define a frequência, o intervalo, uma data de fim opcional e um número máximo de ocorrências; cada ocorrência gerada é uma tarefa normal ligada à regra que a criou.

Notificações de mudança de estado

Quando o estado de uma tarefa muda, os seus responsáveis são notificados por e-mail.

Vistas

O separador Tarefas oferece vistas de lista, quadro, calendário e fluxo de trabalho das mesmas tarefas, para poder trabalhar com o formato que melhor se adequa ao momento.

Exemplos de utilização

• Marcar o estado Em andamento de um projeto como em andamento, para que registar tempo numa tarefa não iniciada ofereça movê-la para lá.
• Registar as horas da manhã numa tarefa e iniciá-la no mesmo gesto, sem abrir o quadro.
• Terminar um trabalho, registar o tempo que demorou, e fechar a tarefa a partir da mesma notificação.
• Ignorar a notificação numa tarefa que está apenas parcialmente concluída — as horas são registadas e o estado fica inalterado.