Margem por fase
Margem por fase é um sub-separador da secção Finanças de um projeto. Dá uma linha por cada fase do projeto — quanto a fase faturou, quanto custou e a margem entre as duas — e uma última linha para o projeto completo.
Responde a uma pergunta: que etapas deste trabalho estão a ganhar dinheiro e quais não.
Uma fase é um subprojeto
Não existe um objeto fase separado. Uma fase de um projeto é um subprojeto dele, pelo que tudo o que é verdade de um projeto é verdade de uma fase: tem o seu próprio tipo, as suas próprias datas, a sua própria equipa e os seus próprios valores. Para obter uma fase, crie um subprojeto do projeto do cliente — no separador Fases do projeto, ou atribuindo um projeto principal a um projeto existente. Vista de Projetos descreve ambos os caminhos e o que significam para o acesso da equipa.
Apenas o primeiro nível é uma fase. As linhas desta tabela são os subprojetos diretos do projeto. Um subprojeto de um subprojeto não é uma segunda fase e não recebe uma linha própria — os seus valores são integrados na fase acima dele, porque cada linha cobre a sua fase e tudo o que está por baixo. Desdobrar uma fase ainda mais é, portanto, uma forma de organizar o trabalho e não uma forma de acrescentar linhas aqui.
Uma fase eliminada fica de fora. Uma fase arquivada mantém a sua linha, marcada como Arquivado: arquivar retira um projeto de circulação, e o dinheiro que gerou continua a fazer parte da história do trabalho.
Quando uma fase encerra, e o que um encerramento não faz
Uma fase encerra na sua própria Data de Fim. Decorre durante todo esse dia e, a partir do dia seguinte, apresenta Terminado junto ao nome; até então apresenta Ativo, e a linha indica Encerra em com a data. Uma fase sem data de fim mostra Sem data de fim e permanece ativa.
Encerrar uma fase não congela os seus valores. Um custo com data posterior ao encerramento continua a aumentar o custo dessa fase e continua a baixar a sua margem. É deliberado: um encerramento marca quando o trabalho devia terminar, não quando se fecham as contas — uma fatura de fornecedor que chega seis semanas depois é um custo da fase em que foi incorrido, não da fase que por acaso está aberta.
Para que um custo tardio nunca seja uma surpresa, a linha da fase indica também quanto do seu custo tem data posterior ao encerramento — por exemplo 4.200,00 após o encerramento. Leia isso como uma anotação e não como mais uma coluna: esse valor já está incluído no custo de mão de obra e nos custos diretos ao lado, e somá-lo a eles contá-lo-ia duas vezes. Um valor elevado nesse ponto merece ser averiguado, porque normalmente significa ou um custo contabilizado na fase errada ou uma data de encerramento definida demasiado cedo.
De que é feita a margem
A tabela tem seis colunas.
| Coluna | O que significa |
|---|---|
| Fase | A fase, o seu estado, a sua data de encerramento e os seus custos após o encerramento, quando existem. |
| Faturado | Quanto a fase faturou. |
| Custo de mão de obra | Quanto custou o tempo registado na fase. |
| Custos diretos | Os custos relacionados da fase. |
| Margem | Faturado menos custo de mão de obra menos custos diretos. |
| Margem % | A margem como proporção do que foi faturado. |
O detalhe por trás de cada uma:
- Faturado é o que foi emitido, não o que foi pago. Conta cada linha de fatura de venda contabilizada na fase, a partir do momento em que a fatura existe, independentemente de o cliente a ter pago. Rascunhos e faturas eliminadas ficam de fora. Uma fatura conta no período em que cai a sua data de venda. Uma linha que não nomeia nenhum projeto é atribuída ao projeto do contrato ao abrigo do qual a fatura foi emitida, e uma linha repartida por vários projetos contribui apenas com a parte atribuída a esta fase. Os valores são líquidos, convertidos à taxa própria da fatura.
- O custo de mão de obra é tempo registado ao custo, não à tarifa que fatura. É o custo das horas que os membros da equipa registaram na fase, cada um à sua própria tarifa de custo — os mesmos valores que Custos da equipa ao longo do tempo e os KPIs monetários do projeto reportam. Horas que ninguém registou não custam nada aqui, por muito trabalho que tenha sido feito.
- Os custos diretos são os custos relacionados da fase — as faturas de fornecedor e os pagamentos contabilizados nela. Um custo é contado uma vez: quando um pagamento bancário já está coberto por um documento atribuído, conta o documento, e o pagamento não lhe é somado. Dinheiro recebido numa fase não é um custo; o rendimento é a fatura.
- A margem é uma subtração, não um rácio. Uma margem positiva é apresentada com um sinal de mais.
- Margem % está vazia quando nada foi faturado. A célula mostra um travessão e o motivo — nada faturado — em vez de 0 %. Uma margem sobre nada não é uma percentagem, e imprimi-la ler-se-ia como uma fase que ficou em equilíbrio quando na verdade gastou e não faturou nada.
O período decide o que vê
Acima da tabela está um intervalo de datas, e todos os valores o seguem. O separador abre em toda a vida do projeto — da sua data de início até hoje — para que a primeira coisa que veja seja o trabalho na sua totalidade. Um projeto sem data de início abre no mês em curso.
Se estreitar o intervalo, as linhas estreitam com ele. Uma fase terminada na primavera aparece como uma linha de zeros numa janela que não chega até ela; é a janela, não a fase. Alargue o intervalo até ao início do projeto para a ver de novo. O intervalo viaja no endereço da página, pelo que uma janela concreta pode ser partilhada por ligação ou guardada nos marcadores.
O projeto completo não é a soma das fases
A última linha, Projeto completo, é o projeto por inteiro: todas as fases, mais tudo o que foi contabilizado no próprio projeto principal.
As faturas emitidas sobre o projeto em vez de sobre uma das suas fases, o tempo registado diretamente no projeto e os custos atribuídos a ele pertencem ao projeto e a nenhuma fase. Estão nesta linha e em nenhuma das linhas acima. Por isso o total é normalmente maior do que as fases somadas, e não se destina a reconciliar com elas. Se a diferença for maior do que espera, está a dizer-lhe quanto do trabalho é contabilizado ao nível do projeto — o que é frequentemente uma razão para mover esse trabalho para uma fase.
Um prestador que fatura e também regista tempo é contado duas vezes aqui
Este é o único valor deste separador que deve ser lido com cuidado.
Quando a mesma pessoa fatura o trabalho e regista as suas horas na fase, este separador conta ambos: a fatura como custo direto e o tempo registado como custo de mão de obra. O trabalho é pago uma vez e contado duas, pelo que o custo da fase é demasiado alto e a sua margem lê-se mais baixa do que realmente é.
Aplica-se à fase em que essa pessoa trabalha e, através dela, à linha Projeto completo. Uma fase composta apenas por colaboradores, ou apenas por prestadores que não registam tempo, não é afetada.
É próprio deste separador. Na superfície orçamental o mesmo caso é contado uma vez — uma fatura atribuída a uma pessoa fica fora do custo num projeto onde o tempo registado dessa pessoa já é custeado, como descreve Demonstração de resultados e previsão do orçamento. As duas superfícies diferem realmente, pelo que não se espera que uma margem de fase e um valor orçamental sobre as mesmas pessoas coincidam.
Até o ter verificado, trate a margem de uma fase assim como um mínimo e não como um valor: a margem real é esse número mais o que a pessoa faturou por horas que também registou. Custos relacionados lista as faturas por trás do custo direto, e Custos da equipa ao longo do tempo as horas registadas por trás do custo de mão de obra; é aí que a sobreposição se vê.
Quem o pode ver
Margem por fase mostra quanto o trabalho rende, pelo que exige a permissão para ver a rentabilidade do projeto — a mesma de que o resto das Finanças do projeto necessita. A quem não a tem é dito que não há acesso a estes valores, em vez de lhe ser mostrada uma tabela vazia. Consulte Permissões e Grupos de permissões.
Um projeto sem fases indica-o no separador e remete-o para Custos da equipa ao longo do tempo para os valores do próprio projeto.
Exemplos de utilização
- Um responsável de entrega que conduz uma obra em quatro fases verifica qual delas sustenta o trabalho e qual come a margem, antes de orçamentar a etapa seguinte.
- Um controlador vê após o encerramento numa fase terminada no trimestre passado, abre Custos relacionados e encontra uma fatura de fornecedor contabilizada na fase errada.
- Um responsável financeiro compara a linha Projeto completo com as fases e descobre que a maior parte da faturação foi emitida ao nível do projeto, pelo que as margens das fases descrevem apenas uma parte do trabalho.
- Um gestor de conta lê uma Margem % vazia numa fase e reconhece nela uma fase que gastou mas ainda não faturou, e não uma fase em equilíbrio.
- Um gestor de projeto que analisa uma fase com um prestador que regista tempo trata a sua margem como um mínimo, e compara as faturas do prestador com as horas registadas antes de comunicar o valor.