Margin pr. fase
Margin pr. fase er en underfane i et projekts Økonomi. Den giver én linje pr. fase i projektet — hvad fasen har faktureret, hvad den har kostet, og marginen mellem de to — og en sidste linje for hele projektet.
Den besvarer ét spørgsmål: hvilke etaper af denne opgave tjener penge, og hvilke gør ikke.
En fase er et underprojekt
Der findes ikke et særskilt faseobjekt. En fase af et projekt er et underprojekt af det, så alt, der gælder for et projekt, gælder for en fase: den har sin egen type, sine egne datoer, sit eget team og sine egne tal. For at få en fase skal du oprette et underprojekt af kundeprojektet — på projektets fane Faser eller ved at give et eksisterende projekt et overordnet projekt. Projektvisning beskriver begge veje og hvad de betyder for teamets adgang.
Kun det første niveau er en fase. Linjerne i denne tabel er projektets direkte underprojekter. Et underprojekt af et underprojekt er ikke en anden fase og får ikke sin egen linje — dets beløb indgår i fasen ovenover, fordi hver linje dækker sin fase og alt, der ligger under den. At opdele en fase yderligere er derfor en måde at organisere arbejde på, ikke en måde at tilføje linjer her.
En slettet fase holdes udenfor. En arkiveret fase beholder sin linje, markeret Arkiveret: arkivering tager et projekt ud af brug, og de penge, det tjente, er stadig en del af opgavens historie.
Hvornår en fase lukker, og hvad en lukning ikke gør
En fase lukker på sin egen Slutdato. Den løber hele den dag og læser Afsluttet ved siden af sit navn fra dagen efter; indtil da læser den Aktiv, og linjen angiver Lukker sammen med datoen. En fase uden slutdato viser Ingen slutdato og forbliver aktiv.
At lukke en fase fastlåser ikke dens tal. En udgift dateret efter lukningen øger stadig den fases omkostning og sænker stadig dens margin. Det er tilsigtet: en lukning markerer, hvornår arbejdet skulle slutte, ikke hvornår bøgerne lukkes — en leverandørfaktura, der ankommer seks uger senere, er en udgift i den fase, hvor den blev afholdt, ikke i den fase, der tilfældigvis er åben.
For at en sen udgift aldrig bliver en overraskelse angiver fasens linje også, hvor meget af dens omkostning er dateret efter lukningen — for eksempel 4.200,00 efter lukning. Læs det som en note, ikke som en ekstra kolonne: det beløb ligger allerede i lønomkostningerne og de direkte omkostninger ved siden af, og at lægge det til dem ville tælle det to gange. Et stort beløb der er værd at følge op på, for det betyder oftest enten en udgift bogført på den forkerte fase eller en lukkedato sat for tidligt.
Hvad marginen består af
Tabellen har seks kolonner.
| Kolonne | Hvad den betyder |
|---|---|
| Fase | Fasen, dens status, dens lukkedato og dens omkostninger efter lukning, når der er nogen. |
| Faktureret | Hvad fasen har faktureret. |
| Lønomkostninger | Hvad den tid, der er registreret på fasen, har kostet. |
| Direkte omkostninger | Fasens relaterede omkostninger. |
| Margin | Faktureret minus lønomkostninger minus direkte omkostninger. |
| Margin % | Marginen som andel af det fakturerede. |
Detaljen bag hver af dem:
- Faktureret er, hvad der er udskrevet, ikke hvad der er betalt. Hver salgsfakturalinje bogført på fasen tæller med, fra det øjeblik fakturaen findes, uanset om kunden har betalt den. Kladder og slettede fakturaer holdes udenfor. En faktura tæller i den periode, dens salgsdato falder i. En linje, der ikke nævner et projekt, henføres til projektet på den kontrakt, fakturaen blev udskrevet under, og en linje fordelt over flere projekter bidrager kun med den andel, der er tildelt denne fase. Beløb er netto, omregnet til fakturaens egen kurs.
- Lønomkostninger er registreret tid til kostpris, ikke til den sats, du fakturerer. Det er omkostningen ved de timer, teammedlemmer har registreret på fasen, hver til sin egen kostsats — de samme tal, som Teamomkostninger over tid og projektets pengebaserede KPI'er rapporterer. Timer, som ingen har registreret, koster intet her, uanset hvor meget arbejde der er udført.
- Direkte omkostninger er fasens relaterede omkostninger — de leverandørfakturaer og betalinger, der er bogført på den. En udgift tælles én gang: er en bankbetaling allerede dækket af et tildelt dokument, tæller dokumentet, og betalingen lægges ikke til. Penge, der er modtaget på en fase, er ikke en udgift; indtægten er fakturaen.
- Marginen er en subtraktion, ikke et forhold. En positiv margin vises med et plus.
- Margin % er tom, når intet er faktureret. Cellen viser en tankestreg og årsagen — intet faktureret — i stedet for 0 %. En margin af ingenting er ikke en procent, og at skrive den ville læses som en fase, der gik i nul, selvom den har brugt penge og ikke faktureret noget.
Perioden afgør, hvad du ser
Over tabellen er et datointerval, og alle tal følger det. Fanen åbner på projektets hele liv — fra dets startdato til i dag — så det første, du ser, er opgaven i sin helhed. Et projekt uden startdato åbner i stedet på den aktuelle måned.
Indsnævrer du intervallet, indsnævres linjerne med det. En fase, der sluttede i foråret, læses som en linje af nuller i et vindue, der ikke rækker tilbage til den; det er vinduet, ikke fasen. Udvid intervallet til projektets start for at se den igen. Intervallet rejser med i sidens adresse, så et bestemt vindue kan deles som link eller gemmes som bogmærke.
Hele projektet er ikke summen af faserne
Den sidste linje, Hele projektet, er projektet fuldt ud: alle faser plus alt, hvad der er bogført på selve det overordnede projekt.
Fakturaer udskrevet på projektet frem for på en af dets faser, tid registreret direkte på projektet og omkostninger tildelt det hører til projektet og til ingen fase. De står i denne linje og i ingen af linjerne over. Derfor er totalen normalt større end faserne lagt sammen, og den er ikke ment at stemme med dem. Er forskellen større, end du forventer, fortæller den dig, hvor meget af opgaven der er bogført på projektniveau — hvad der ofte er en grund til at flytte det arbejde over på en fase.
En underleverandør, der både fakturerer og registrerer tid, tælles to gange her
Dette er det ene tal på denne fane, der skal læses med omhu.
Når den samme person både fakturerer arbejdet og registrerer sine timer på fasen, tæller denne fane begge: fakturaen som en direkte omkostning og den registrerede tid som en lønomkostning. Arbejdet betales én gang og tælles to gange, så fasens omkostning er for høj, og dens margin læses lavere, end den i virkeligheden er.
Det gælder den fase, en sådan person arbejder på, og gennem den linjen Hele projektet. En fase bemandet udelukkende med medarbejdere, eller udelukkende med underleverandører, der ikke registrerer tid, er ikke berørt.
Det er særligt for denne fane. På budgetfladen tælles det samme tilfælde én gang — en faktura tildelt en person holdes uden for omkostningen på et projekt, hvor den persons registrerede tid allerede er kostet, som Budget P&L og prognose beskriver. De to flader er reelt forskellige, så en fasemargin og et budgettal om de samme personer er ikke forventet at stemme.
Indtil du har kontrolleret det, skal du behandle marginen for en sådan fase som et gulv og ikke som et tal: den reelle margin er det tal plus, hvad personen har faktureret for timer, personen også har registreret. Relaterede omkostninger viser fakturaerne bag den direkte omkostning, og Teamomkostninger over tid de registrerede timer bag lønomkostningen; der kan overlappet ses.
Hvem kan se den
Margin pr. fase viser, hvad arbejdet tjener, så den kræver tilladelsen til at se projektrentabilitet — den samme, som resten af Projektøkonomi kræver. En person uden den får at vide, at der ikke er adgang til disse tal, frem for at få vist en tom tabel. Se Tilladelser og Rettighedsgrupper.
Et projekt uden faser siger det på fanen og henviser dig til Teamomkostninger over tid for projektets egne tal.
Eksempler på anvendelse
- En delivery lead, der kører et byggeri i fire faser, tjekker hvilken af dem der bærer opgaven, og hvilken der spiser marginen, før den næste etape prissættes.
- En controller ser efter lukning på en fase, der sluttede sidste kvartal, åbner Relaterede omkostninger og finder en leverandørfaktura bogført på den forkerte fase.
- En finansansvarlig sammenligner linjen Hele projektet med faserne og opdager, at størstedelen af faktureringen blev udskrevet på projektniveau, så fasemarginerne kun beskriver en del af opgaven.
- En kundeansvarlig læser en tom Margin % på en fase og genkender den som en fase, der har brugt penge men endnu ikke faktureret, og ikke som en fase, der gik i nul.
- En projektleder, der gennemgår en fase med en underleverandør, der registrerer tid, behandler marginen som et gulv og sammenligner underleverandørens fakturaer med de registrerede timer, før tallet rapporteres videre.