Månedlig projektgodkendelse

Flowtly Redaktionsteam4 min

Ved udgangen af hver måned bekræfter account manageren på et kundeprojekt de timer og satser, der faktureres for den måned. Når account manageren har godkendt dem, ser økonomi måneden som godkendt på projektlisten og kan fakturere den. Den godkendte rapport gemmes som dokumentation for, hvad kunden fik vist.

Hvem gør hvad

  • Projektets account manager godkender. Det er personen på projektets team med stillingen Account Manager. Rollen Account Manager i organisationen er ikke nok i sig selv: du godkender kun de projekter, hvor du er teammedlem i den stilling. En fase med sin egen account manager godkendes af den person.
  • Økonomi følger med. Personer med adgang til fakturaer ser godkendelsesstatus for hvert projekt og får besked, når en måned godkendes eller genåbnes. De godkender ikke.
  • En administrator genåbner. En administrator kan genåbne en godkendt måned, så den kan rettes. En administrator kan ikke godkende på account managerens vegne.

Kun projekter med en kunde har en godkendelse.

Kolonnen Sign-off

Projektlisten har kolonnen Sign-off (panelet vises på engelsk); på en telefon har hvert projektkort i stedet en Sign-off-række. Den viser status for én måned for hvert projekt:

  • Not started: ingen har startet gennemgangen endnu.
  • In review: account manageren har startet gennemgangen og har ikke godkendt endnu.
  • Signed: godkendt, med dato og navnet på den, der godkendte.
  • Re-opened: en administrator har genåbnet en godkendt måned, og den skal godkendes igen.
  • Not applicable: projektet har ingen kunde.

Vælgeren Sign-off month ved siden af filtrene vælger måneden. Den starter på den forrige måned, som normalt er den, der lukkes, og dit valg gemmes i sidens adresse, så et delt link åbner samme måned. Kolonnen kan endnu ikke filtreres efter status.

Klik på en status for at åbne gennemgangen af det projekt og den måned. Kolonnen vises for personer med adgang til fakturaer, for administratorer og for alle, der er account manager på mindst ét projekt.

Gennemgå en måned

  1. Klik på status i kolonnen Sign-off, eller åbn linket i en notifikation.
  2. Klik på Start the review (knapperne vises på engelsk). Flowtly laver et udkast til kunderapporten for det projekt og den måned.
  3. Kontrollér timer og satser. Du kan justere en linje, og hver justering kræver en begrundelse.
  4. Se panelet Leave this month. Det viser hvert teammedlems fravær i måneden i arbejdsdage og timer. Fravær vises som kontekst og trækkes aldrig fra timerne. Når et fravær strækker sig ind i forrige eller næste måned, tælles kun den del, der ligger i denne måned.
  5. Klik på godkendelsesknappen, og bekræft.

Mens du gennemgår, er udkastet kun synligt for dig. Andre ser rapporten, når den er godkendt.

Efter godkendelsen

  • Måneden viser Signed med dato og dit navn, og økonomi får besked.
  • Open the signed report åbner rapporten præcis, som den blev godkendt.
  • Bed en administrator om at ændre en godkendt måned. Administratoren klikker på Re-open og bekræfter; måneden viser Re-opened, og account manageren gennemgår og godkender den igen.

Skjul en person i en kundes rapporter

Nogle kunder skal ikke se navnet på en bestemt person, der arbejder på deres projekter. På kundens side har fanen Overview afsnittet People hidden from this client's invoices and reports (panelet vises på engelsk). Vælg en person, og klik på Hide. Brug fjern-knappen ved siden af navnet for at vise det igen. Det kræver rollen som kundeadministrator.

Kun navnet skjules. Personens timer, satser og totaler forbliver i kunderapporten og på fakturaen: rapporten viser personen som skjult, og fakturalinjen udelader navnet. Interne rapporter påvirkes ikke. Reglen gælder for alle kundens projekter, og måneder, der allerede er godkendt, beholder rapporten, som den blev godkendt.

Notifikationer

Notifikationer om godkendelse hører til kategorien Invoices i dine notifikationsindstillinger, hvor du kan slå dem fra. En notifikation åbner gennemgangen af det pågældende projekt og den pågældende måned.

Forbindelseskort

Planlagt mod faktiskHenviser tilUdledt afDel af
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
purchase-order-line estimeret over for time-entry. budget dækker project. counterparty som standard project. invoice faktureres fra project. project er af typen project-type. project identified by project-reference. project bemandet af person. project-rate værdisætter person. project-rate gælder for project. time-entry følges op på project. task hører til project. project-folder grupperer project. project knyttet til budget. project-template opretter project. project measured by project-kpi. project-phase er et underprojekt af project. project kræver role. booking budget mod realiseret time-entry.estimeret over fordækkersom standardfaktureres fraer af typenidentified bybemandet afværdisættergælder forfølges op påhører tilgruppererknyttet tiloprettermeasured byer et underprojekt afkræverbudget mod realiseretOOrdrelinje — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrdrelinjeTTidsregistrering — What actually happened — work time logged against a project.TidsregistreringBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaPProjekttype — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjekttypePProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMedlemmets takst — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmets takstOOpgave — A unit of work inside a project.OpgavePProjektmappe — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektmappePProjektskabelon — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektskabelonPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseRRolle — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolleBBooking af medarbejder — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Booking af medarbejder