Щомісячне затвердження проєкту
Наприкінці кожного місяця менеджер клієнта (account manager) клієнтського проєкту підтверджує години та ставки, які буде виставлено в рахунку за цей місяць. Щойно він їх затвердить, фінансовий відділ бачить у списку проєктів, що місяць затверджено, і може виставити рахунок. Затверджений звіт зберігається як запис того, що побачив клієнт.
Хто що робить
- Затверджує менеджер клієнта проєкту. Це особа в команді проєкту на посаді Account Manager. Самої ролі Account Manager в організації недостатньо: ви затверджуєте лише ті проєкти, у яких є членом команди на цій посаді. Етап із власним менеджером клієнта затверджує ця особа.
- Фінанси стежать. Особи з доступом до рахунків бачать стан затвердження кожного проєкту й отримують сповіщення, коли місяць затверджено або відкрито повторно. Вони не затверджують.
- Адміністратор відкриває повторно. Адміністратор може повторно відкрити затверджений місяць, щоб його можна було виправити. Адміністратор не може затвердити замість менеджера клієнта.
Затвердження є лише в проєктів, що мають клієнта.
Стовпець «Затвердження»
Список проєктів має стовпець Затвердження; на телефоні натомість кожна картка проєкту має рядок «Затвердження». Він показує стан одного місяця для кожного проєкту:
- Не розпочато: перевірку ще ніхто не розпочав.
- На перевірці: менеджер клієнта розпочав перевірку й ще не затвердив її.
- Затверджено: затверджено, з датою та іменем особи, яка затвердила.
- Відкрито повторно: адміністратор повторно відкрив затверджений місяць, і його треба затвердити знову.
- Не застосовується: проєкт не має клієнта.
Поле Місяць затвердження поруч із фільтрами вибирає місяць. Типово це попередній місяць, який зазвичай закривають, а ваш вибір зберігається в адресі сторінки, тож надіслане посилання відкриває той самий місяць. Фільтрувати стовпець за станом поки не можна.
Натисніть на стан, щоб відкрити перевірку цього проєкту й місяця. Стовпець бачать особи з доступом до рахунків, адміністратори та кожен, хто є менеджером клієнта хоча б в одному проєкті.
Перевірка місяця
- Натисніть на стан у стовпці «Затвердження» або відкрийте посилання зі сповіщення.
- Натисніть Розпочати перевірку. Flowtly готує чернетку звіту для клієнта за цей проєкт і місяць.
- Перевірте години та ставки. Ви можете скоригувати рядок, і кожне коригування потребує причини.
- Перегляньте панель Відсутності цього місяця. Вона показує відсутності кожного члена команди за місяць у робочих днях і годинах. Відсутності показано для контексту, і вони ніколи не віднімаються від годин. Якщо відсутність переходить на попередній або наступний місяць, враховується лише частина в межах цього місяця.
- Натисніть кнопку затвердження й підтвердьте.
Під час перевірки чернетку бачите лише ви. Інші бачать звіт після затвердження.
Після затвердження
- Місяць має стан «Затверджено» з датою та вашим іменем, а фінансовий відділ отримує сповіщення.
- Відкрити затверджений звіт відкриває звіт точно в тому вигляді, у якому його затвердили.
- Щоб змінити затверджений місяць, зверніться до адміністратора. Він натискає Відкрити повторно й підтверджує; місяць має стан «Відкрито повторно», а менеджер клієнта перевіряє й затверджує його знову.
Приховування особи у звітах клієнта
Деякі клієнти не повинні бачити імені конкретної особи, яка працює над їхніми проєктами. На сторінці клієнта вкладка «Огляд» містить розділ Особи, приховані в рахунках і звітах цього клієнта. Виберіть особу й натисніть Приховати. Щоб знову показати ім'я, скористайтеся кнопкою видалення поруч із ним. Для цього потрібна роль менеджера клієнтів.
Приховується лише ім'я. Години, ставки й суми цієї особи залишаються у звіті для клієнта та в рахунку: звіт показує її як приховану особу, а рядок рахунку пропускає її ім'я. Внутрішні звіти не змінюються. Правило діє для всіх проєктів цього клієнта, а вже затверджені місяці зберігають звіт у затвердженому вигляді.
Сповіщення
Сповіщення про затвердження належать до категорії Рахунки у ваших налаштуваннях сповіщень, де їх можна вимкнути. Сповіщення відкриває перевірку відповідного проєкту й місяця.