Маржа за етапами
Маржа за етапами — це підвкладка розділу Фінанси проєкту. Вона дає по одному рядку на кожен етап проєкту — скільки етап виставив у рахунках, скільки він коштував і яка маржа між цими сумами — та останній рядок для проєкту в цілому.
Вона відповідає на одне питання: які етапи цього замовлення зароблять, а які ні.
Етап — це підпроєкт
Окремої сутності «етап» не існує. Етап проєкту — це його підпроєкт, тому все, що справедливе для проєкту, справедливе й для етапу: він має власний тип, власні дати, власну команду та власні суми. Щоб отримати етап, створіть підпроєкт клієнтського проєкту — на вкладці Етапи проєкту або призначивши наявному проєкту батьківський. Обидва шляхи та їхній вплив на доступ команди описані в статті Вигляд проєктів.
Етапом є лише перший рівень. Рядки цієї таблиці — безпосередні підпроєкти проєкту. Підпроєкт підпроєкту не є другим етапом і не отримує власного рядка — його суми входять до етапу, що стоїть над ним, бо кожен рядок охоплює свій етап і все, що міститься під ним. Тож подальший поділ етапу — це спосіб упорядкувати роботу, а не спосіб додати рядки тут.
Видалений етап не враховується. Архівований етап зберігає свій рядок із позначкою Архівний: архівування виводить проєкт з обігу, а зароблені ним гроші залишаються частиною історії замовлення.
Коли етап закривається і чого закриття не робить
Етап закривається власною датою завершення. Він триває увесь цей день, а з наступного дня поруч із його назвою читається Завершений; до того читається Активний, а рядок повідомляє Закриття разом із датою. Етап без дати завершення показує Без дати завершення і залишається активним.
Закриття етапу не заморожує його суми. Витрата з датою після закриття так само підвищує витрати цього етапу і так само знижує його маржу. Це зроблено свідомо: закриття позначає, коли робота мала завершитися, а не коли закриваються книги — рахунок від постачальника, що надходить через шість тижнів, є витратою того етапу, на якому вона виникла, а не того, що випадково відкритий.
Щоб пізня витрата ніколи не була несподіванкою, рядок етапу також повідомляє, яка частина його витрат датована після закриття — наприклад 4 200,00 після закриття. Читайте це як примітку, а не як додатковий стовпець: ця сума вже міститься у вартості праці та прямих витратах поруч, і додавання її до них врахувало б її двічі. Велика сума тут варта перевірки, бо зазвичай означає або витрату, проведену на хибному етапі, або зарано встановлену дату закриття.
З чого складається маржа
Таблиця має шість стовпців.
| Стовпець | Що означає |
|---|---|
| Етап | Етап, його статус, дата закриття та витрати після закриття, якщо вони є. |
| Виставлено рахунків | Скільки етап виставив у рахунках. |
| Вартість праці | Скільки коштував час, зафіксований на етапі. |
| Прямі витрати | Пов'язані витрати етапу. |
| Маржа | Виставлено рахунків мінус вартість праці мінус прямі витрати. |
| Маржа % | Маржа як частка виставленої суми. |
Деталі щодо кожного:
- Виставлено рахунків — це виставлене, а не сплачене. Враховується кожна позиція вихідного рахунку, проведена на етапі, з моменту існування рахунку, незалежно від того, чи клієнт його оплатив. Чернетки та видалені рахунки не враховуються. Рахунок зараховується до періоду, в який припадає його дата продажу. Позиція, що не називає проєкту, відноситься до проєкту контракту, за яким виставлено рахунок, а позиція, розподілена між кількома проєктами, вносить лише ту частку, що припадає цьому етапу. Суми вказані без податку та переведені за власним курсом рахунку.
- Вартість праці — це зафіксований час за собівартістю, а не за ставкою, яку ви виставляєте. Це вартість годин, які члени команди зафіксували на етапі, кожен за власною ставкою витрат — ті самі показники, що подають Витрати команди в часі та грошові KPI проєкту. Години, яких ніхто не зафіксував, тут нічого не коштують, скільки б роботи не було виконано.
- Прямі витрати — це пов'язані витрати етапу: рахунки постачальників і платежі, проведені на нього. Витрата враховується один раз: якщо банківський платіж уже покритий призначеним документом, враховується документ, а платіж до нього не додається. Гроші, отримані на етапі, не є витратою; доходом є рахунок.
- Маржа — це різниця, а не співвідношення. Додатна маржа показується зі знаком плюс.
- Маржа % порожня, коли нічого не виставлено. У клітинці стоїть тире та причина — нічого не виставлено — а не 0 %. Маржа з нуля не є відсотком, а її друк читався б як етап, що вийшов у нуль, хоч насправді він витратив гроші й не виставив жодного рахунку.
Період визначає те, що ви бачите
Над таблицею розташований діапазон дат, і кожен показник йому підпорядкований. Вкладка відкривається на всьому житті проєкту — від дати початку до сьогодні — тож спершу ви бачите замовлення повністю. Проєкт без дати початку відкривається на поточному місяці.
Звузьте діапазон — і рядки звузяться разом із ним. Етап, завершений навесні, покаже рядок нулів у періоді, що до нього не дотягується; це питання періоду, а не етапу. Розширте діапазон до початку проєкту, щоб побачити його знову. Діапазон зберігається в адресі сторінки, тож конкретний період можна надіслати посиланням або додати в закладки.
Увесь проєкт — це не сума етапів
Останній рядок, Увесь проєкт, — це проєкт повністю: усі етапи, а також усе, що проведено на самому батьківському проєкті.
Рахунки, виставлені на проєкт, а не на один із його етапів, час, зафіксований безпосередньо на проєкті, та призначені йому витрати належать проєкту і жодному етапу. Вони є в цьому рядку й у жодному з рядків вище. Тому підсумок зазвичай більший за суму етапів, і він не має з нею збігатися. Якщо різниця більша, ніж ви очікуєте, вона показує, яка частина замовлення проведена на рівні проєкту — що часто є підставою перенести цю роботу на етап.
Підрядник, який і виставляє рахунки, і фіксує час, тут враховується двічі
Це єдиний показник на цій вкладці, який слід читати уважно.
Коли та сама особа і виставляє рахунок за роботу, і фіксує свої години на етапі, ця вкладка враховує обидва записи: рахунок як пряму витрату, а зафіксований час як вартість праці. Робота оплачена один раз і врахована двічі, тож витрати етапу завищені, а його маржа читається нижчою, ніж вона є насправді.
Це стосується етапу, на якому працює така особа, і через нього — рядка Увесь проєкт. Етап, укомплектований лише штатними працівниками або лише підрядниками, які не фіксують час, це не зачіпає.
Це властивість саме цієї вкладки. На бюджетній поверхні той самий випадок враховується один раз — рахунок, призначений особі, не входить до витрат на проєкті, де зафіксований час цієї особи вже оцінено, як описано у статті Звіт про прибутки, збитки та прогноз бюджету. Ці дві поверхні справді різні, тож маржа етапу та бюджетний показник щодо тих самих людей не мусять збігатися.
Поки ви цього не перевірили, вважайте маржу такого етапу нижньою межею, а не показником: справжня маржа — це число плюс те, що особа виставила за години, які вона також зафіксувала. Пов'язані витрати перелічують рахунки, що стоять за прямими витратами, а Витрати команди в часі — зафіксовані години, що стоять за вартістю праці; саме там видно накладання.
Хто це бачить
Маржа за етапами показує, скільки заробляє робота, тому вона потребує дозволу переглядати рентабельність проєкту — того самого, що потребує решта розділу Фінанси проєкту. Людині без нього повідомляється про відсутність доступу до цих показників, а не показується порожня таблиця. Див. Дозволи та Групи дозволів.
Проєкт без етапів повідомляє про це на вкладці і скеровує до Витрат команди в часі по показники самого проєкту.
Приклади використання
- Керівник постачання, який веде будівництво в чотири етапи, перевіряє, який із них тримає замовлення, а який з'їдає маржу, перед оцінкою наступного етапу.
- Контролер бачить після закриття на етапі, завершеному минулого кварталу, відкриває Пов'язані витрати і знаходить рахунок постачальника, проведений на хибному етапі.
- Фінансовий керівник порівнює рядок Увесь проєкт з етапами й виявляє, що більшість рахунків виставлено на рівні проєкту, тож маржа етапів описує лише частину замовлення.
- Менеджер клієнта читає порожню Маржу % на етапі й розпізнає в ній етап, який витратив, але ще не виставив рахунків, а не етап, що вийшов у нуль.
- Керівник проєкту, переглядаючи етап із підрядником, який фіксує час, вважає його маржу нижньою межею і порівнює рахунки підрядника з його зафіксованими годинами, перш ніж подавати цей показник далі.