Додавання (редагування) проєкту

Як менеджер, ви маєте можливість додавати нові проєкти до організації. Додавання проєкту потребує дозволу Адмін або Менеджер проєктів. Люди, які можуть лише переглядати проєкти або керувати ними, не бачать кнопки «Додати проєкт» та пропозиції створити проєкт у порожньому списку проєктів. Для правильного додавання проєкту та його підготовки до управління виконайте такі кроки:

1. Перейдіть до пункту «Проєкти» в головному меню

Ви потрапите на сторінку зі списком проєктів, де можна управляти наявними проєктами або додавати нові.

2. Натисніть «Додати проєкт»

На сторінці проєктів натисніть кнопку «Додати проєкт» у верхньому правому куті. Відкриється форма для введення деталей нового проєкту.

3. Заповніть форму

У формі потрібно вказати:

• Назва: назва проєкту, що чітко його ідентифікує.
• Референс (необов'язково): ключ, який називає цей проєкт у системах, з якими ви працюєте поза Flowtly. Flowtly пропонує його, доки ви вводите назву; введіть поверх нього власний або очистьте поле, якщо цьому проєкту референс не потрібен. Він має бути унікальним у межах вашої організації. Див. Код проєкту.
• Тип: оберіть тип проєкту: Фіксована ціна (проєкти з фіксованою вартістю), Внутрішній (проєкти всередині організації), Неоплачуваний (проєкти, що не генерують дохід), Час і матеріали (витрати базуються на часі та матеріалах).
• Дата початку (необов'язково): дата початку проєкту.
• Дата закінчення (необов'язково): дата закінчення проєкту.
• Клієнт (необов'язково): клієнт, для якого виконується проєкт. Виберіть наявного клієнта або виберіть «Додати клієнта» внизу списку, щоб створити нового, не виходячи з форми; новий клієнт одразу підставиться в поле. Для внутрішнього проєкту залиште поле порожнім. Це поле бачать ті, хто може працювати з клієнтами (Clients Manager або Debt Collections Manager); пункт «Додати клієнта» бачить лише Clients Manager. Клієнта також можна вказати або змінити пізніше, у розділі Основна інформація.

Примітка: Якщо дати не встановлені, статус проєкту залишатиметься активним до ручної зміни. Якщо вказана дата закінчення, проєкт залишатиметься активним до цієї дати включно, а наступного дня автоматично стане неактивним. Неактивні проєкти відображаються на вкладці Неактивні на сторінці списку проєктів. Інший можливий статус — «Частково активний», який визначається на основі статусів фаз проєкту.

4. Збережіть проєкт

Після заповнення всіх полів натисніть Зберегти. Тепер ви зможете переглядати та редагувати деталі проєкту, управляти призначеними співробітниками та відстежувати прогрес через різні фази.

Редагування проєкту

На вкладці «Огляд» сторінки проєкту інформація згрупована в окремі розділи, кожен з яких має власну опцію редагування.

1. Основна інформація Натисніть «Редагувати» у верхньому правому куті розділу для зміни:

• Назва: назва проєкту.
• Референс: ключ проєкту для систем поза Flowtly. Він не виводиться заново з назви, коли ви перейменовуєте проєкт, тож перейменування не може перенаправити інтеграцію; змініть його тут, коли хочете його змінити. Див. Код проєкту.
• Батьківський проєкт: вказати батьківський проєкт, якщо потрібно.

Примітка: Після прив'язки проєкт відображатиметься вкладеним під батьківським проєктом у списку.

• Тип (обов'язково): Fixed Price, Internal, Non-Billable або Time and Material.
• Дата початку: дата початку проєкту.
• Дата закінчення: дата закінчення проєкту.
• Клієнт: пов'язаний клієнт, якщо є.

Кожна зміна зберігається сама: текстове поле — коли ви його залишаєте, вибір — щойно ви його робите. Дата початку і Дата закінчення зберігаються разом, як один період. Невеликий статус біля поля показує, коли зміну збережено, а якщо зміну відхилено, поле пояснює причину, а Flowtly запитує, перш ніж ви закриєте діалог і втратите її. Останню зміну можна скасувати протягом кількох секунд, а зміна, зроблена без з'єднання, чекає і зберігається сама, щойно з'єднання повернеться; див. Форми, що зберігаються на ходу.

Площа та парковочні місця Коли ваша організація використовує управління нерухомістю, розділ «Основна інформація» також показує три значення, які Flowtly обчислює за бронюваннями проєкту, тож нікому не потрібно вводити їх вручну:

• Орендована площа: загальна площа приміщень, які забронював проєкт.
• Частка спільної площі: частка проєкту, у м², у спільній площі кожної будівлі, де він має бронювання. Коли проєкт і його фази заброньовано лише в одній будівлі, після частки зазначається її відсоток спільної площі цієї будівлі — співвідношення, за яким виставляється рахунок за спільну площу. Див. Спільна площа будівлі.
• Парковочні місця: кількість різних парковочних місць, які забронював проєкт. Місце, спільне для двох бронювань, враховується один раз. Ресурс вважається парковочним місцем, коли його категорія має піктограму парковки; назва категорії не має значення.

Значення підсумовують проєкт і його фази та враховують лише бронювання, активні сьогодні, тож вони змінюються, коли бронювання починається, закінчується або редагується. Будівля, для якої значення невідоме, не входить до загальної суми замість того, щоб рахуватися як нуль, а поле називає кожну будівлю, яку не враховано, із причиною, наприклад без даних: Будівля B (у забронованого приміщення немає площі). Причина — одна з-поміж у забронованого приміщення немає площі, у будівлі немає площі або спільні площі не налаштовано, що підказує, чи потрібно внести площу приміщення, повну площу будівлі або налаштувати спільну площу будівлі. Будівля, заброньована і проєктом, і фазою, називається один раз. Значення атрибутів, введені вручну, як і раніше показуються нижче, у розділі Атрибути (введені вручну).

Примітки Розділ «Примітки» дозволяє додавати внутрішні коментарі до проєкту. Якщо приміток ще немає, відображається повідомлення «Немає приміток для проєкту». Натисніть «Додати примітку +» для створення. Користувачі з роллю адміністратора можуть видаляти будь-які примітки.

Ви можете оновити аватар проєкту з будь-якої вкладки: наведіть на аватар і натисніть значок редагування. Відкриється діалог зміни аватара для вибору кольору або завантаження зображення.

Атрибути На вкладці «Атрибути» натисніть кнопку «Редагувати» в рядку, щоб змінити значення цього атрибута. Значення зберігається саме, коли ви залишаєте поле. Для атрибута з періодом Дата початку і Дата закінчення зберігаються разом; для атрибута лише з датою закінчення дата зберігається, щойно ви її оберете. Кнопки «Зберегти» немає. Додавання нового значення атрибута, як і раніше, виконується кнопкою Додати.

Проєкт отримує свої атрибути з набору атрибутів. Доки в проєкту немає набору, вкладка «Атрибути» спершу відкриває Призначити атрибути, де ви вибираєте набір. Вибір набору спочатку запитує підтвердження з назвою набору, наприклад «Призначити Оренда офісів? Це не можна буде змінити пізніше.» Призначити одразу зберігає набір і переходить до додавання першого значення; Скасувати нічого не зберігає й залишає проєкт без набору. Запитання існує, тому що вибір остаточний: щойно проєкт має набір атрибутів, його не можна замінити іншим. Якщо у вашої організації рівно один набір атрибутів, обирати нічого, і Flowtly призначає його сам, коли діалог відкривається.

Додавання учасників команди

Відкрийте панель Учасники проєкту та натисніть Додати учасника.

• Оберіть одну або кілька людей. Натисніть на людину, щоб вибрати її, і натисніть ще раз, щоб зняти вибір. Утримуйте Shift і натисніть на другу людину, щоб вибрати всіх, хто в списку між ними. Вибрана людина виділена галочкою, а всі вибрані також перелічені над списком, де їх можна вилучати по одному.
• Оберіть роль. Роль обов'язкова й застосовується до всіх вибраних. Пропонуються лише ролі, яких жоден із них ще не має в цьому проєкті. Якщо жодна роль не вільна для всіх, вилучіть когось із вибору.
• Натисніть Додати члена команди. Якщо когось не вдалося додати, вікно залишається відкритим і вибраними лишаються тільки ці люди, а повідомлення показує, скільки людей додано, — можна спробувати ще раз, нікого не додавши двічі.

Люди без чинного договору є в списку, але їх не можна вибрати. Їхній рядок пояснює причину й дає змогу створити або поновити договір.

Архівування проєкту

Проєкт архівують на його вкладці Огляд: відкрийте проєкт, натисніть Архівувати в заголовку проєкту та підтвердьте. Flowtly поверне вас до списку проєктів.

Хто може архівувати проєкт

Для архівування проєкту потрібен дозвіл Адмін або Менеджер проєктів. Ролі, що включають права Менеджера проєктів, наприклад Акаунт-менеджер, також можуть архівувати проєкти. Керівники проєктів цього не можуть, навіть щодо проєктів, якими керують. Без одного з цих дозволів кнопка Архівувати не з'являється.

Що робить архівування

Архівний проєкт зникає з пошуку, зі списків вибору проєкту та, якщо жодна з його фаз ще не триває, зі списку проєктів, тож не заважає поточній роботі. Архівування нічого не видаляє: проєкт зберігає свої завдання, облікований робочий час, витрати та рахунки. Бюджети й бронювання ресурсів, пов'язані з проєктом, не перешкоджають архівуванню.

Щоб знайти архівний проєкт, оберіть Архівний у фільтрі Статус на сторінці списку проєктів.

Архівування стосується самого проєкту, а не його фаз: кожна фаза зберігає власний статус. Архівуйте також фазу, якщо хочете прибрати й її.

Розархівування проєкту

Відкрийте архівний проєкт і на вкладці Огляд натисніть Розархівувати. Підтвердження немає: проєкт одразу повертається до ваших списків.

Примітка: архівування не те саме, що завершення проєкту. Якщо ви хочете лише, щоб проєкт перестав вважатися активним, натомість задайте його Дата закінчення, і він перейде на вкладку Неактивні на сторінці списку проєктів.

Приклади використання

• Адаптація нового клієнтського проєкту: створення проєкту, вибір типу, призначення клієнта та встановлення дат.
• Запуск внутрішньої ініціативи: налаштування внутрішнього проєкту для відстеження розробки продукту, покращення процесів або навчання.
• Коригування термінів: оновлення дати закінчення при продовженні або дострокового завершення проєкту.
• Документування рішень: додавання приміток для фіксації ключових рішень або оновлень.