Tilføj (Rediger) Projekt

Flowtly Redaktionsteam4 min

Som leder har du mulighed for at tilføje nye projekter til din organisation. Det kræver tilladelsen Admin eller Projects manager at tilføje et projekt. Personer, der kun kan se eller lede projekter, ser hverken knappen "Add project" eller opfordringen til at oprette et projekt på en tom projektliste. For at sikre, at dit projekt tilføjes korrekt og er klar til administration, skal du følge disse trin:

  1. Naviger til Projekter i hovedmenuen

Dette fører dig til projektlistesiden, hvor du kan administrere eksisterende projekter eller tilføje nye.

  1. Klik på "Tilføj projekt"

På projektsiden skal du klikke på knappen "Tilføj projekt" øverst til højre på siden. Denne handling åbner en formular, hvor du angiver oplysningerne om dit nye projekt.

  1. Udfyld formularen

I den formular, der vises, skal du angive følgende oplysninger:

  • Navn: Angiv projektets navn. Det bør være en beskrivende titel, der tydeligt identificerer projektet.
  • Type: Angiv projekttypen fra de tilgængelige muligheder. Typerne omfatter: Fast pris (projekter med en fast pris), Internt (projekter, der udføres inden for organisationen), Ikke-fakturerbart (projekter, der ikke genererer omsætning), Tid og materialer (projekter, hvor omkostningerne er baseret på forbrugt tid og materialer).
  • Startdato (valgfri): Repræsenterer projektets startdato.
  • Slutdato (valgfri): Repræsenterer projektets slutdato.
  • Klient (valgfri): Den klient, projektet udføres for. Vælg en eksisterende klient, eller vælg "Add client" nederst på listen for at oprette en ny uden at forlade formularen; den nye klient udfyldes derefter automatisk. Lad feltet stå tomt for et internt projekt. Feltet vises, hvis du kan arbejde med klienter (Clients Manager eller Debt Collections Manager); kun en Clients Manager ser "Add client". Du kan også angive eller ændre klienten senere under Basic Information.

Bemærk: Hvis der ikke er angivet datoer, forbliver projektstatussen aktiv, indtil den manuelt ændres. Hvis der er angivet en slutdato, forbliver projektet aktivt til og med den dato og skifter automatisk til inaktivt dagen efter. Fra dagen efter slutdatoen vises det under fanen Inaktiv på projektlistesiden. En anden mulig status er Delvist aktiv, som vises baseret på statusserne for projektets faser.

  1. Gem projektet

Når du har udfyldt alle de nødvendige felter, skal du klikke på Gem for at tilføje projektet til systemet.

Ved at følge disse trin sikrer du, at dit nye projekt tilføjes korrekt og er klar til administration i systemet. Du vil nu kunne se og redigere projektoplysningerne, administrere medarbejdere, der er tildelt projektet, og følge dets fremgang gennem de forskellige faser.

Rediger projekt

På fanen Oversigt på projektets side er projektoplysningerne nu grupperet i adskilte sektioner, hvor hver har sin egen redigeringsmulighed. Denne modulære tilgang giver brugerne mulighed for at administrere specifikke segmenter uafhængigt uden at redigere hele projektet.

1. Grundlæggende oplysninger Klik på knappen Rediger øverst til højre i sektionen Grundlæggende oplysninger for at ændre følgende felter:

  • Navn: Rediger projektets navn.
  • Overordnet projekt: Angiv et overordnet projekt, hvis relevant.

Bemærk: Når det er tilknyttet, vil projektet vises indlejret under dets angivne overordnede projekt på projektlisten.

  • Type (påkrævet): Vælg mellem Fast pris, Internt, Ikke-fakturerbart eller Tid og materialer.
  • Startdato: Vælg projektets startdato.
  • Slutdato: Vælg projektets slutdato.
  • Klient: Vælg den tilknyttede klient, hvis relevant. Alle ændringer gemmes ved at klikke på Gem ændringer i modalformularen.

Noter Sektionen Noter giver brugerne mulighed for at tilføje interne kommentarer og oplysninger relateret til projektet. Hvis der endnu ikke er tilføjet nogen noter, viser sektionen en pladsholdertekst: "Ingen noter til projektet." Klik på Tilføj note + øverst til højre i noterubrikken for at tilføje den første note. Når en note er oprettet, bliver den synlig i sektionen og kan redigeres senere. Dette er nyttigt til sporing af ad-hoc-opdateringer, beslutninger eller påmindelser direkte i projektkonteksten. Brugere med Admin-rollen kan fjerne alle noter. Du kan opdatere et projekts avatar fra en hvilken som helst fane i projektvisningen. Hold musen over avataren (ved siden af projektnavnet) og klik på redigeringsikonet, der vises. Dette åbner dialogen Skift avatar, hvor du enten kan vælge en ny projektfarve fra paletten eller uploade et brugerdefineret logo/billede fra din enhed. Når det er valgt, anvendes den opdaterede farve eller det opdaterede billede på avataren og afspejles konsekvent på tværs af platformen.

Tilføjelse af teammedlemmer

Åbn projektets panel "Members" og klik på "Add member".

  • Vælg en eller flere personer. Klik på en person for at vælge vedkommende, og klik igen for at fravælge. Hold Shift nede og klik på en anden person for at vælge alle, der står imellem de to. En valgt person er fremhævet med et flueben, og alle valgte står også over listen, hvor du kan fjerne dem én ad gangen.
  • Vælg en rolle. En rolle er påkrævet og gælder for alle valgte. Kun roller, som ingen af dem allerede har i projektet, tilbydes. Er ingen rolle ledig for dem alle, så fjern nogen fra valget.
  • Klik på "Add team member". Kunne nogle personer ikke tilføjes, forbliver dialogen åben med kun dem valgt, og en besked oplyser, hvor mange der blev tilføjet. Så kan du prøve igen uden at tilføje nogen to gange.

Personer uden en gældende aftale står på listen, men kan ikke vælges. Deres række forklarer hvorfor og lader dig oprette eller forny aftalen.

Eksempler på anvendelsesscenarier

  • Onboarding af et nyt kundeprojekt: Opret et nyt projekt, vælg typen 'Fast pris' eller 'Tid og materialer', tildel den relevante klient, og angiv de indledende start- og slutdatoer.
  • Lancering af et internt initiativ: Opsæt et 'Internt' projekt for at spore fremdriften ved ny produktudvikling, procesforbedringer eller træningsprogrammer for teamet.
  • Justering af projekttidslinjer: Rediger et eksisterende projekt for at opdatere dets 'Slutdato', når projektet er forlænget eller afsluttet før tid.
  • Dokumentation af projektbeslutninger eller opdateringer: Tilføj en ny note til projektets Notesektion for at registrere vigtige beslutninger truffet under et kundemøde eller en vigtig intern opdatering.

Forbindelseskort

Planlagt mod faktiskHenviser tilUdledt afDel af
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
purchase-order-line estimeret over for time-entry. budget dækker project. counterparty som standard project. invoice faktureres fra project. project er af typen project-type. project identified by project-reference. project bemandet af person. project-rate værdisætter person. project-rate gælder for project. time-entry følges op på project. task hører til project. project-folder grupperer project. project knyttet til budget. project-template opretter project. project measured by project-kpi. project-phase er et underprojekt af project. project kræver role. booking budget mod realiseret time-entry.estimeret over fordækkersom standardfaktureres fraer af typenidentified bybemandet afværdisættergælder forfølges op påhører tilgruppererknyttet tiloprettermeasured byer et underprojekt afkræverbudget mod realiseretOOrdrelinje — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrdrelinjeTTidsregistrering — What actually happened — work time logged against a project.TidsregistreringBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaPProjekttype — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjekttypePProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMedlemmets takst — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmets takstOOpgave — A unit of work inside a project.OpgavePProjektmappe — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektmappePProjektskabelon — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektskabelonPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseRRolle — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolleBBooking af medarbejder — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Booking af medarbejder

Relaterede vejledninger