Forretningsomkostninger gjort så enkle som muligt

Omkostningsstyring Omkostningsstyring er et grundlæggende element i sund finansiel styring. Flowtly giver mulighed for at spore, overvåge og administrere virksomhedens udgifter, så finansielle ressourcer anvendes effektivt og i overensstemmelse med budgetmålene. Ved at centralisere transaktionsdata giver Flowtly et klart overblik over forbruget. Virksomheder kan kategorisere udgifter, tilknytte dem til specifikke projekter eller afdelinger og konfigurere godkendelsesworkflows for at forhindre uautoriseret forbrug. Denne tilgang understøtter identifikation af besparelsesmuligheder, undgåelse af budget overskridelser og forbedring af rentabiliteten. Flowtly leverer værktøjer til indsigt i forbrugsmønstre, udgiftsforudsigelse og velinformeret finansiel beslutningstagning. Eksempler på anvendelsesscenarier Spor og kategoriser alle driftsudgifter, f.eks. softwareabonnementer, kontorartikler og forsyninger, for at sikre, at de holdes inden for budgettet. Overvåg projektspecifikke omkostninger, herunder underleverandørbetalinger og materialer, for at holde projekter rentable og til tiden. Konfigurer godkendelsesprocesser for større indkøb, forhindring af uautoriseret forbrug og opretholdelse af finansiel disciplin. Identificer tilbagevendende udgifter og muligheder for omkostningsreduktion via detaljerede forbrugsrapporter og analyser. Relaterede sider Tilføjelse af omkostninger til budget Modparter Bankintegration Finansdashboard App-ruter Åbn /transactions

Modparter Modulet Modparter i Flowtly fungerer som det centrale register over alle eksterne forretningsenheder, som din organisation interagerer med, herunder leverandører, underleverandører, klienter og partnere. Det giver en struktureret måde at opretholde kontaktoplysninger, skatteidentifikatorer, betalingsbetingelser og relationshistorik for hver modpart. Modpartsgrupper giver dig mulighed for at kategorisere dine forretningspartnere efter type, region, branche eller enhver anden klassifikation, der understøtter dine rapporterings- og driftsbehov. Grupper gør det nemt at anvende massehandlinger, filtrere visninger og generere rapporter segmenteret efter modpartskategori. CRM-berigelse -funktioner supplerer automatisk modpartsprofiler med offentligt tilgængelige forretningsdata, f.eks. registreringsoplysninger, finansielle indikatorer og brandingmateriale. Dette reducerer manuel datainput og hjælper dit team med at opretholde opdaterede, omfattende registreringer uden at forlade sig på ekstern research. Overvågning af brandinghelse sporer fuldstændigheden og ensartetheden af modpartens brandingdata, f.eks. logoer og handelsnavne, på tværs af dine registreringer. Funktionen til registrering og sammenlægning af dubletter identificerer modpartsposter, der sandsynligvis refererer til den samme enhed, og giver værktøjer til at konsolidere dem, så din database forbliver ren og pålidelig. Fakturalinjeskabeloner giver en modpart mulighed for at gemme de tekster, som dens fakturalinjer formuleres ud fra — en kontraktsætning, der gentages hver faktureringsperiode, gemmes én gang og vælges ved fakturering frem for at blive genindtastet. Se Fakturalinjeskabeloner . Eksempler på anvendelsesscenarier Registrer en ny leverandør og udfyld deres profil med skattenummer, betalingsbetingelser og kontaktoplysninger. Organiser modparter i grupper efter region eller servicetype til målrettet rapportering. Brug CRM-berigelse til automatisk at udfylde manglende virksomhedsregistreringsdata for eksisterende poster. Identificer og sammenlæg dublerede modpartsposter, der er oprettet af forskellige teammedlemmer. Gennemgå brandinghelseresultater for at sikre, at modpartlogoer og -navne er ensartede på tværs af dokumenter. Gem den kontrakttekst, som en modpart kræver på sine fakturalinjer, klar til at vælge ved fakturering. Relaterede sider Omkostningsstyring Fakturaer Fakturalinjeskabeloner Tilbagevendende betalinger Bankintegration App-ruter Åbn /counterparties

Revisorens spørgsmål til transaktioner Revisorens spørgsmål til transaktioner I stedet for at jagte afklaringer over e-mail lader Flowtly din revisor stille spørgsmål direkte på en bestemt banktransaktion eller et indgående omkostningsbilag — og lader dig svare på samme sted. Hver udveksling forbliver knyttet til netop den post, den handler om, så du har et klart revisionsspor ved månedsafslutning. Sådan fungerer det Hver transaktionsrække i transaktionslisten, og hver række med et indgående omkostningsbilag (leverandørfaktura), har en diskussionstråd. Både du og din revisor kan åbne tråden og skrive et spørgsmål. Den anden part får en besked, svarer i tråden, og når sagen er afklaret, markeres spørgsmålet som løst. Hele samtalen bliver knyttet til posten til senere brug. Sådan stiller du et spørgsmål til en transaktion eller et omkostningsbilag Gå til listen Transaktioner (for banktransaktioner) eller listen Indgående bilag (for leverandørfakturaer og omkostningsvedhæftninger). Find den række, du vil drøfte. Hver række har et taleboble-ikon til højre; er der uafklarede spørgsmål, viser ikonet et tal. Klik på taleboble-ikonet for at åbne diskussionspanelet i højre side af skærmen. Skriv dit spørgsmål, og tryk på Send . Den anden part får besked med det samme. Din revisor kan gøre det samme fra sin revisorvisning — finde rækken, klikke på taleboble-ikonet og skrive direkte i diskussionspanelet. Sådan svarer du på et spørgsmål Åbn beskeden, eller gå selv til posten. Klik på taleboble-ikonet på rækken for at åbne diskussionspanelet. Du ser alle beskeder i tråden. Skriv dit svar, og tryk på Send . Der er ingen grænse for, hvor mange gange man kan skrive frem og tilbage i en tråd. Indbakken med spørgsmål For at se hvert åbent spørgsmål på tværs af alle transaktioner og omkostningsbilag på én gang, gå til Revision → Spørgsmål ( /accountancy/questions ). Indbakken viser alle tråde, der stadig har uafklarede spørgsmål, grupperet efter post. Det gør det nemt at arbejde sig gennem en bunke månedsafslutningsspørgsmål uden at lede i de enkelte rækker. Mærket for uafklarede Punktet Revision i navigationsmenuen viser et mærke med antallet af uafklarede spørgsmål. Mærket opdateres i realtid, efterhånden som spørgsmål stilles og løses, så du altid med et blik kan se, om noget kræver din opmærksomhed. Sådan løser du et spørgsmål Når en sag er afklaret, åbner du diskussionspanelet på den relevante række og klikker på Markér som løst på spørgsmålet. Løste spørgsmål skjules fra indbakken, men er stadig synlige i trådhistorikken på selve posten, så revisionssporet aldrig mistes. En løst tråd kan også åbnes igen, hvis der er brug for flere afklaringer. Beskeder Flowtly sender beskeder gennem kategorien Revision , hver gang: Der stilles et nyt spørgsmål på en transaktion eller et omkostningsbilag, du er involveret i. Nogen svarer i en tråd, du deltager i. Et spørgsmål på din post markeres som løst. Du kan styre, på hvilke kanaler (i appen, e-mail, mobilnotifikation) du modtager disse beskeder, under Indstillinger → Beskeder . Eksempler på brug Månedsafslutning: Din revisor spørger om et manglende momsnummer på en omkostningstransaktion. Du svarer med leverandørens oplysninger, revisoren markerer det som løst, og udvekslingen gemmes på transaktionen til revisor. Spørgsmål til et omkostningsbilag: En leverandørfaktura er fordelt på to budgetlinjer, og revisoren har brug for en bekræftelse. Tråden på bilaget fastholder beslutningen, uden et e-mail-spor der senere skal rekonstrueres. Samlet gennemgang: Brug indbakken med spørgsmål under Revision til at arbejde dig gennem alle åbne spørgsmål på én gang i stedet for at åbne posterne én for én. Ruter i appen Åbn Økonomi

Tilbagevendende betalinger Det selvstændige modul til tilbagevendende betalinger er blevet udfaset og erstattet af Cash Out , som nu viser, hvad der skal betales. Cash Out giver dit finansteam et fremadskuende overblik over kommende og forfaldne betalinger — både allerede bogførte fakturaer og forventede forpligtelser — over et rullende vindue fra cirka to uger tilbage til omkring tre måneder frem. Du kan skifte mellem tre visninger: et diagram , der stabler beløb pr. uge eller måned og viser en opdeling pr. modpart, når musen holdes over det, en kalender med betalingsfliser pr. dag samt en liste over enkelte betalingslinjer, der kan sorteres efter dato, beløb eller modpart. Hver post viser modpart, forfaldsdato, status (f.eks. forfalden, overskredet eller forventet) og beløb i egen valuta; forventede, endnu ikke fakturerede poster vises visuelt nedtonet for at skelne dem fra bekræftede. Ved siden af visningsskifteren findes et link til budgetplanlægning . Når du læser diagrammet, er tre ting værd at kende. Dets lodrette akse er mærket i den rapporteringsvaluta, som beløbene omregnes til, så skalaen angiver, hvad den tæller — det er tallet, du skal læse, når betalingerne i vinduet er i mere end én valuta. En signaturforklaring over diagrammet navngiver de betalingsstatusser, der forekommer, og den farve, der står for hver af dem, så en søjles sammensætning kan aflæses direkte; overskredne beløb er dem, der vises med rødt. Og hver periode i vinduet tegnes, også de stille: en uge eller måned uden forfald vises som en tom søjle i stedet for at blive udeladt, så et hul i din betalingsplan forbliver synligt, og perioderne på hver side af det ikke læses som fortløbende. Links til den gamle adresse omdirigeres automatisk til den nye. Relaterede sider Omkostningsstyring Modparter App-ruter Åbn /finance/cash-out

Godkendelsesflow for fakturaer Godkendelsesflow for fakturaer Flowtly lader dig sende indgående leverandørfakturaer gennem et godkendelsestrin, før de betales. Når godkendelse er slået til, venter fakturaerne på en liste, indtil en bemyndiget person godkender eller afviser dem. Du kan også springe godkendelsen over og gå direkte til fanen Ubetalte for at vælge fakturaer og eksportere en SEPA-fil til bankoverførsel til din bank. Sådan slår du godkendelsesflowet til Åbn brugermenuen (dit avatar i øverste højre hjørne), og gå til Organisationsindstillinger . Find afsnittet Fakturaer eller Økonomi , og slå Godkendelsesflow for fakturaer til. Angiv, hvem der må godkende fakturaer. Er der endnu ikke oprettet godkendere, beder siden for afventende godkendelse dig om at tilføje dem. Godkendere tilknyttes direkte på den side via en dialog; de får rollen fakturaansvarlig. Bemærk: Fanen Ubetalte er altid synlig, uanset om godkendelsesflowet er slået til eller ikke. Hvem der må godkende At godkende eller afvise en faktura kræver en fakturarettighed — at se eller at administrere fakturaer. Den tæller, uanset om den er givet direkte til personen eller gennem en rettighedsgruppe, som personen hører til. Flowtly vælger en fakturas godkendere i denne rækkefølge: Ejeren af den tilknyttede omkostning. Er fakturaen knyttet til en omkostning med en ejer, og har den person en fakturarettighed, går fakturaen til vedkommende. Alle med en fakturarettighed. Dette trin gælder, når fakturaen ikke har en ejer af en tilknyttet omkostning, eller når den ejer ikke har en fakturarettighed. En omkostningsejer uden fakturarettighed bliver altså hverken bedt om at godkende eller adviseret. Fakturaen går ikke i stå af den grund: den går til dem, der har rettigheden. Bemærk: Det er rettigheden, der gør beslutningen mulig — ikke blot at stå på listen. Den, der er anført som godkender uden en fakturarettighed, kan åbne fakturaen, men hverken godkende eller afvise den. Godkendelsesfanerne Når flowet er slået til, viser skærmen med leverandørfakturaer fem faner: Fane Hvad den indeholder Afventer Alle fakturaer, der venter på en afgørelse, uanset hvem de venter på. Godkendere kan godkende eller afvise herfra. Venter på mig Den del af Afventer , der venter på din afgørelse. Godkendt Fakturaer, der er godkendt og klar til betaling. Afvist Fakturaer, der blev afvist. Du kan se årsagen og indsende igen, hvis det er nødvendigt. Ubetalte Alle fakturaer, der endnu ikke er betalt, uanset godkendelsesstatus. Synlig også når godkendelse er slået fra. Venter på mig Afventer viser alt, hvad organisationen har under behandling — hvad der for alle undtagen det mindste team mest er andres arbejde. Venter på mig indsnævrer det til de fakturaer, hvor du er den person, der bliver bedt om at træffe en afgørelse. Det er den samme liste med de samme handlinger, filtreret til dig — intet godkendes eller afvises anderledes der. En faktura vises kun på denne fane, mens den stadig venter på en afgørelse. Når du godkender eller afviser den, forsvinder den og går til Godkendt eller Afvist som enhver anden. Når der ikke er noget for dig at afgøre, siger fanen det — Intet venter på dig lige nu . Det er en snævrere udtalelse end den, Afventer giver, når den er tom: organisationen kan have en fuld kø, mens intet i den er dit. Sådan godkender eller afviser du en faktura Gå til Fakturaer i hovedmenuen, og åbn fanen Venter på mig — eller Afventer , hvis du vil se hele organisationens kø. Klik på en faktura for at åbne detaljerne, eller brug handlingsknapperne direkte i listen. Vælg Godkend eller Afvis . Afviser du en faktura, kan du tilføje en note med begrundelsen. Fakturaen flytter straks til fanen Godkendt eller Afvist . Bemærk: En beslutning kræver begge dele: personen skal være tilknyttet som godkender på siden for afventende godkendelse og have en fakturarettighed. Fanen Ubetalte Fanen Ubetalte samler hver faktura, der stadig skal betales — både de godkendte og dem, der gik uden om flowet. Brug den som din betalingskø. Vigtige funktioner: Flervalg — sæt markering ud for de fakturaer, du vil betale. Massekseksport — når du har valgt en eller flere fakturaer, bliver knappen Eksportér SEPA-fil aktiv. Sådan eksporterer du en SEPA-fil til bankoverførsel I stedet for at indtaste hver overførsel manuelt i din banks portal kan Flowtly danne en standard pain.001 -fil (pain.001.001.03) i XML, som du uploader direkte til banken. Åbn fanen Ubetalte . Vælg de fakturaer, du vil betale, med markeringsfelterne. Klik på Eksportér SEPA-fil (eller en tilsvarende tekst i værktøjslinjen). Flowtly danner en pain.001 -fil og henter den ned på din computer. Log ind i din banks netbank, og upload filen med funktionen til massebetaling eller import af SEPA-kreditoverførsler. Bemærk: Sørg for, at hver leverandørfaktura har et gyldigt IBAN og BIC på modpartens bankkonto i Flowtly. Fakturaer uden bankoplysninger kan ikke komme med i pain.001 -eksporten. Eksempler på brug En økonomichef gennemgår alle nye leverandørfakturaer hver morgen i fanen Afventer , godkender de gyldige og afviser dubletter med en note. En projektleder, der kun godkender fakturaer for sine egne omkostninger, åbner Venter på mig i stedet og rydder en kortere liste frem for at gennemse hele organisationens kø. Ved ugens slutning åbner en bogholder fanen Ubetalte , vælger alle godkendte fakturaer, eksporterer en pain.001 -fil og uploader den til firmaets bank — og betaler dermed snesevis af leverandører i ét trin. Et lille team med godkendelse slået fra bruger fanen Ubetalte udelukkende som betalingskø og eksporterer SEPA-filer uden noget godkendelsestrin. Ruter i appen Åbn Fakturaer — Afventer godkendelse