Tidsregistrering

Flowtly Redaktionsteam3 min

Som en del af projektadministrationsfunktionaliteten er der en tidsregistreringsfunktion, der er tilgængelig via fanen Arbejdstid for alle brugere. Medarbejdere kan registrere deres tid dagligt på tværs af flere projekter, og den registrerede tid overvåges til detaljeret opfølgning og fakturering. Ledere har mulighed for at gennemgå tid registreret af andre medarbejdere direkte fra kalendervisningen på siden Arbejdstid. Mere om mulighederne for tidsregistreringsstyring beskrives i artiklen om Tidsregistreringsstyring.

Hvis Ferieadministrationsmodulet er aktivt for din organisation, integreres alle godkendte ferier problemfrit i kalendervisningen. Derudover vises helligdage automatisk i kalenderen.

Medarbejdere

Medarbejdere uden specifikke roller tildelt vil have begrænset adgang, der kun giver dem mulighed for at registrere deres arbejdstimer på tildelte projekter og gennemgå deres tidligere registrerede tid. Dette sikrer præcis tidsstyring og ansvarlighed for alle teammedlemmer, der er involveret i projektet.

Når medarbejdere navigerer til siden Arbejdstid, vil de se en kalendervisning for den aktuelle måned. De har mulighed for at tilføje én eller flere tidsregistreringer pr. dag, hvilket sikrer præcis sporing af deres arbejdstimer for hvert tildelt projekt.

Sådan opretter du en ny tidsregistrering:

  1. Naviger til punktet Arbejdstid i hovedmenuen.
  2. Klik på knappen Tilføj registrering i hver kalenderdag.
  3. Vælg projekt: Vælg et projekt/en fase fra listen over projekter tildelt brugeren.

    Bemærk: Hvis en medarbejder er tildelt et overordnet projekt, vil alle tilknyttede underordnede projekter også være tilgængelige til valg.

  4. Angiv brugt tid: Angiv den tid, der er brugt på projektet.
  5. Tilføj beskrivelse: Skriv en beskrivelse på mindst 32 tegn med detaljer om det udførte arbejde, eller inkluder blot links til de tickets, du har arbejdet på.
  6. Gem registreringen: Klik på gem for at tilføje registreringen til kalenderen.

Når den er gemt, vises registreringen i den valgte kalenderrubrik. Brugere kan tilføje flere registreringer pr. dag (højst 24 timer i alt). Derudover har brugere fleksibiliteten til at registrere tid med minutters præcision. Mens dropdownmenuen tillader valg i 15-minutters intervaller, kan brugere manuelt angive specifikke varigheder, såsom 22 eller 57 minutter, efter behov.

Hvis du har brug for at se detaljerne for en registreret periode, skal du blot holde musen over tidsregistreringen. Alle tidsregistreringsdetaljer vises, samt mulighed for at redigere/fjerne tidsregistreringen.

Under kalenderen er der en bjælke, der viser en oversigt over aktuelle oplysninger: "Planlagte timer" (samlet tid planlagt for måneden, ekskl. helligdage og weekender), "Ferier" (samlet godkendt ferietid for den aktuelle måned), "Skal udfyldes" (tid der forventes udfyldt inden udgangen af måneden) og "Registrerede timer" (tid der allerede er registreret frem til nu). Når summen af "Registrerede timer" og "Ferier" overstiger værdien "Planlagte timer", ændres "Skal udfyldes" til "Overtid" og fremhæves med rødt.

Eksempler på anvendelsesscenarier

  • Medarbejdere registrerer nøjagtigt daglige timer brugt på forskellige projekter for projektansvarlighed og fremskridtssporing.
  • Ledere overvåger teambelastning og projektstatus ved at gennemgå tidsregistreringer for deres teammedlemmer.
  • Generering af præcise klientfakturaer baseret på registrerede projekttimer, der sikrer faktureringsøjagtighed.
  • Overvågning af overholdelse af planlagte projekttimer og identifikation af potentiel overtid eller underudnyttelse af ressourcer.

Forbindelseskort

Planlagt mod faktiskHenviser tilUdledt afDel af
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
purchase-order-line estimeret over for time-entry. budget dækker project. counterparty som standard project. invoice faktureres fra project. project er af typen project-type. project identified by project-reference. project bemandet af person. project-rate værdisætter person. project-rate gælder for project. time-entry følges op på project. task hører til project. project-folder grupperer project. project knyttet til budget. project-template opretter project. project measured by project-kpi. project-phase er et underprojekt af project. project kræver role. booking budget mod realiseret time-entry.estimeret over fordækkersom standardfaktureres fraer af typenidentified bybemandet afværdisættergælder forfølges op påhører tilgruppererknyttet tiloprettermeasured byer et underprojekt afkræverbudget mod realiseretOOrdrelinje — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrdrelinjeTTidsregistrering — What actually happened — work time logged against a project.TidsregistreringBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaPProjekttype — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.ProjekttypePProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonMMedlemmets takst — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmets takstOOpgave — A unit of work inside a project.OpgavePProjektmappe — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.ProjektmappePProjektskabelon — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.ProjektskabelonPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseRRolle — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolleBBooking af medarbejder — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Booking af medarbejder