Bænken og kladdebookinger

At finde et hul i planen er kun halvdelen af arbejdet; den anden halvdel er at vide, hvem der kan fylde det. Bænken holder det svar på skærmen til enhver tid, så at fylde et hul ikke betyder at forlade siden og miste overblikket.

Bænken

Bænken er en bjælke, der er fastgjort langs bunden af Resourcing-siden. Den bliver stående, mens rasteret ruller, og viser alle, der stadig har plads i den periode, der aktuelt vises, i den rækkefølge, du vælger: som standard efter efternavn. Vælgeren Bench i filterbåndet over rasteret tilbyder Surname, First name og Most free; vælg Most free for at få de personer med mest plads forrest.

Hver person vises som en chip, der viser, hvor stor en del af deres tid der ikke er forpligtet, f.eks. 60% fri gns.. Antallet ved siden af overskriften — 8 frie — er, hvor mange personer der overhovedet har plads. Fuldt bookede personer udelades fuldstændigt: de er ikke tilgængelige og tilbydes derfor ikke.

Skift perioden, og bænken ændrer sig med den. Nogen, der er fri i september, er ikke på bænken, mens du ser på juli.

Brug pilen på Bænken-overskriften for at skjule bjælken, når du ønsker den fulde højde for rasteret, og for at tage den frem bagefter.

Læs procenten som et gennemsnit over perioden. 40% fri gns. betyder, at gennemsnittet over hver uge af den periode, der vises, er 40% af den persons tid ikke forpligtet — ikke at 40% er fri i hver af disse uger. Nogen der er fuldt booket i syv af ni uger og inaktiv de sidste to, læses som cirka 22% fri, og nogen uden nogen bookinger læses som 100%. Tallet bevæger sig med, hvad der faktisk er booket, så to personer er ægte sammenlignelige af det, og Most free sorterer bjælken efter det samme tal, som chipsene viser.

Et gennemsnit er stadig ikke et billede uge for uge. En person, der er fri 40% i gennemsnit, kan være fri halvdelen af hver uge, eller fuldstændig fri i to uger ud af fem — og det er forskellige svar på kan de påtage sig det her. Udbyg rollen og kontrollér de individuelle uger, inden du forlænger en booking over flere af dem.

Procenten er en andel af den persons eget kontrakt. En deltidsansat på tre dage om ugen uden nogen bookinger læses som 100% fri, ikke som en brøkdel af en fuldtidsuge. Dermed stemmer bænken overens med, hvad resten af Flowtly siger om den samme person, og en deltidsansat med reel tilgængelighed ser ikke næsten fuld ud.

Når detaljen bag en person uge for uge ikke er tilgængelig, falder chippen tilbage til at rapportere deres bedste uge i stedet og siger det — etiketten navngiver, hvilken af de to aflæsninger du ser, så et gennemsnit aldrig forveksles med bedste tilfælde.

Fuldt booket er en vejledning, ikke en lås. Når nogen ikke har plads tilbage nogen steder i perioden, læses de som utilgængelige og falder fra bjælken. Det er siden der svarer på hvem kan tage det her behageligt — den siger ikke, at personen slet ikke kan bookes.

Nogen kan stadig ende over en fuld uge, og nogle gange er det det rigtige valg. Da kladder ikke tæller som dækning, kan to kladder for den samme person hver se overkommelig ud for sig selv; det er at bekræfte dem, der lægger sig op, og rasteret markerer alle over 100% med rødt, så omkostningen er synlig frem for skjult.

Hvad der ikke vil ske, er at Flowtly foreslår det. En person uden plads tilbydes aldrig på bænken, og at trække nogen til en rolle booker aldrig mere end den tid, de faktisk har fri — så at gå over en fuld uge er altid en beslutning, du traf, ikke et forslag, siden fremkom med.

Der er en hård grænse på 125%. At bekræfte en booking, der ville bringe nogen forbi den, nægtes direkte, og beskeden fortæller, hvor langt over det ville have gået.

Når ingen har plads, siger bjælken det klart: Alle er fuldt bookede i dette vindue.

Skitsere en booking

Træk en person fra bænken til en rolle i rasteret og slip dem på den kolonne, du vil have dem booket i. Roller fremhæves, mens du trækker, så det er klart, hvor en chip kan lande.

At slippe opretter en kladde-booking:

• Den dækker den kolonne du slap på — én uge, både i månedvisningen og i 90-dages-visningen.
• Den er tilpasset til den ledige kapacitet vist på chippen, og aldrig over 100%, så selve slippet ikke kan overboooke nogen.

For at booke et længere stræk, slip én gang og forlæng derefter kladden med grebene beskrevet nedenfor.

Hvis en booking ikke kan oprettes, siger siden hvorfor og kladden fjernes igen. De to grunde skelnes frem for at gættes: at blive nægtet fordi slippet ville booke nogen forbi deres kapacitet lyder anderledes end at blive nægtet fordi du mangler en tilladelse, og beskeden navngiver hvilken det var.

At trække er en af to måder at oprette en booking fra denne side. Den anden er Tilføj en person, som beskrives herunder.

Tilføje en person direkte

Ikke alle bookinger starter med et hul. Nogle gange ved du allerede, hvem der skal på et projekt og hvilke dage — og projektet har måske ingen roller endnu. Det er det, Tilføj en person er til, ved siden af Angiv et behov øverst på siden og på den tomme side, når intet er planlagt endnu.

Hver projektlinje har også Tilføj en person og Angiv et behov. De vises, når du holder musen over linjen eller tabulerer hen til den, og her er projektet allerede valgt.

1. Vælg projektet. Ethvert projekt kan vælges, også et, hvor intet er planlagt.

2. Vælg personen. Listen omfatter hele organisationen, kan søges på navn og viser, hvor ledig hver person er i den viste periode. Den er grupperet i:

   • Ledige i perioden — personer, hvis ledige tid i perioden måles ud fra deres kontrakt;
   • Kapacitet antaget — personer uden registrerede ugentlige timer, hvis andel beregnes, som om de arbejdede fuld tid;
   • Allerede på projektet og Fuldt bookede;
   • Kapacitet ukendt, til sidst — personer, for hvem der slet ikke findes noget kapacitetstal, så Flowtly ikke kan sige, at de er ledige.

   Ingen skjules, og alle kan vælges: fuldt bookede personer og personer med ukendt kapacitet vises, og om du booker dem, er din beslutning. Når to personer har samme navn, har hver et postnummer, for eksempel Post nr. 123, så de kan skelnes. Hvis ingen matcher søgningen, siger listen det og tilbyder at rydde den.

3. Vælg eventuelt en rolle. Uden rolle bookes personen direkte på projektet.

At vælge nogen booker ikke noget endnu. Det åbner personens uge, dag for dag:

• Klik på en dag for at markere den, Shift-klik for en række dage, eller Ctrl-klik (⌘-klik på Mac) for at tilføje en dag uden at røre de andre.
• Angiv timer pr. dag, og anvend. Hver markeret dag bookes med så mange timer, og nabodage med samme antal timer bliver til én booking.
• At angive 0 fjerner bookingen fra de markerede dage, og kun fra dem.
• En streg markerer en dag, hvor personen ikke arbejder. Den kan ikke markeres.
• Brug pilene til at gå en uge frem eller tilbage, eller Gå til dato for at åbne ugen for en dato længere væk.

Planlægning af et datointerval

Til en længere plan, for eksempel hver mandag, tirsdag, onsdag og fredag fra september til december, sparer sektionen Interval og ugedage øverst i editoren dig for at vælge dagene én ad gangen.

1. Angiv Fra og Til, vælg de Ugedage, personen arbejder på projektet, og angiv Timer pr. dag.
2. Læs Forhåndsvisningen. Den viser hver dato i intervallet og markerer hver enkelt som planlagt, sprunget over, eksisterende booking eller uden for mønstret, og oversigten angiver, hvor mange dage der planlægges og springes over, og hvor mange timer det bliver til.
3. Vælg Anvend. Knappen angiver sin effekt, for eksempel Anvend: 51 dage · 408 t. Mens en lang plan gemmes, tæller den fremdriften, Gemmer 12 af 26.

Nogle dage springes over i stedet for at blive planlagt, og forhåndsvisningen angiver årsagen for hver: en fridag, hvor personen ikke arbejder, en helligdag eller fravær. Alt fravær tæller, uanset status, undtagen fjernarbejde. Der planlægges intet, mens fravær og helligdage stadig tjekkes, eller hvis de ikke kunne indlæses; sektionen siger det og tilbyder at prøve igen i stedet for at planlægge, som om de ikke fandtes.

Dage, der allerede har en booking, springes over som standard. Enhver booking af personen, på ethvert projekt, tæller. Sektionen viser dem med deres projekt og timer. Vælger du Overskriv, erstattes dette projekts egne bookinger på de dage med de nye timer; en dag, der er booket på et andet projekt eller deles med et, forbliver sprunget over, og bookinger på andre projekter ændres aldrig. Overskriv huskes ikke: du skal vælge det igen hver gang.

Det, intervallet gemmer, er præcis det, du ville få ved at vælge de samme dage manuelt: kladdebookinger, hvor nabodage med de samme timer samles til én. Hvis nogle dage ikke kan gemmes, nævner editoren dem og tilbyder at prøve dem igen, som beskrevet nedenfor.

Fravær springes over, medmindre du siger andet. Hvis markeringen indeholder en dag, hvor personen har fravær, siger editoren det, før noget gemmes, og hovedknappen booker kun de øvrige dage. At booke fraværsdagen også er en anden knap — nogle gange ved du noget, fraværskalenderen ikke ved.

Bookinger oprettet på denne måde er kladder, præcis som et træk fra bænken: de tæller ikke som dækning, før en godkender bekræfter dem, og rollen Resourcing manager er nok til at oprette dem. At ændre en dag, der allerede er bekræftet, kræver rollen Resourcing approver.

Hvis kun en del bliver gemt, nævner editoren de dage, der ikke blev gemt, og tilbyder at prøve netop dem igen. De gemte dage forbliver gemt, og intet andet på projektet eller for personen ændres.

Hvad en kladde er

En kladde er et forslag. Den er gemt og dine kollegaer kan se den, men den er ikke dækning.

Kladder vises som en stiplet kontur over cellen, og etiketten lyder 40% kladde. Afgørende er, at kladde-bookinger er udelukket fra ethvert dækningstal i rasteret: rolleprocenter, projektdækning og overkapacitetsadvarsler tæller kun bekræftede bookinger. Det er det, der gør kladder sikre at eksperimentere med — at skitsere tre bemandingsoptioner får ikke et projekt til at se bemandet tre gange ud.

Den praktiske konsekvens er værd at vide: en rolle der kun har kladde-bookinger læses stadig som udækket. Det er ikke en fejl. Intet er endnu forpligtet.

Bekræfte en kladde

Udvid rollen for at se personerne på den. En kladdepersons række bærer en Bekræft-knap; at vælge den omdanner den persons kladde på den rolle til en rigtig booking. Fra det øjeblik tæller den som dækning overalt, og den stiplede kontur bliver en fast bjælke.

Bekræft virker for én person og én rolle ad gangen. Der er ingen bekræft-alle.

En persons kladde på en rolle kan bestå af flere adskilte rækker af dage, for eksempel når den kun blev planlagt for nogle ugedage. Bekræftelsen tager hver række for sig, så nogle kan bekræftes, mens andre afvises, for eksempel fordi en dag i dem ville overskride grænsen. Beskeden lyder så Bekræftede 3 af 5 rækker. Resten blev afvist og forbliver kladder., efterfulgt af datoerne for hver afvist række og årsagen. De afviste rækker forbliver præcis, som de var.

Bekræftelse kræver rollen Resourcing-godkender, som er en snævrere tilladelse end den, der giver mulighed for at oprette kladden. Forslag og forpligtelse blev bevidst adskilt: enhver med rollen Resourcing-manager kan skitsere en booking, men at gøre den til en forpligtelse, som virksomheden regner med, er en beslutning forbeholdt udpegede godkendere. Administratorer har begge.

Uden den rolle er Bekræft-knappen stadig synlig på rækken, men nedtonet, og at svæve over den forklarer hvorfor: Bekræftelse af en kladde kræver rollen Resourcing-godkender. Bed en administrator om at tildele den. Den efterlades synlig med vilje — en planlægger bør kunne se, at dette trin eksisterer og kræver godkendelse, frem for at finde knappen manglende og konkludere at funktionen er i stykker. Forslag og forpligtelse beskriver hvilken rolle der dækker hvad.

Fortryde en bekræftelse

En bekræftet persons række bærer en Annullér bekræftelse-knap, spejlet af Bekræft: den omdanner deres booking på den rolle tilbage til en kladde. Forpligtelsen frigives, bjælken vender tilbage til en stiplet kontur, og tiden ophører med at tælle som dækning — så en bekræftelse lavet for tidligt er ikke noget du skal leve med. Ændringen gemmes og overlever genindlæsning af siden.

Annullering af bekræftelse kan aldrig forårsage en overbooking, fordi det kun fjerner forpligtet tid.

Annullering af bekræftelse kræver også rollen Resourcing-godkender, ikke kun bekræftelse. At frigive en forpligtelse er lige så konsekvensrigt som at indgå én, og det er det første af de to trin der fører til sletning af en bekræftet booking — så begge ender af forpligtelsen holdes af den samme tilladelse.

Som med Bekræft forbliver Annullér bekræftelse-knappen synlig uden den rolle og er nedtonet, og forklarer ved hovering at omdannelse af en bekræftet allokering tilbage til en kladde kræver rollen Resourcing-godkender.

Slette en kladde

En kladdepersons række bærer en lille papirkurv-knap ved siden af Bekræft. Den fjerner den kladde fra planen fuldstændigt — forslaget forsvinder fra rasteret frem for at hænge ved som et forslag ingen agter at handle på.

Da dette er den ene handling på siden der ikke kan fortrydes, spørger den først og navngiver den person hvis kladde er ved at forsvinde. Intet fjernes før du accepterer.

Kun kladder kan slettes. En bekræftet booking har ingen papirkurvsknap, og ændringen ville blive nægtet selv hvis den var forsøgt. Det er bevidst: bekræftet tid er en forpligtelse nogen regner på, så at rydde den væk kræver to bevidste trin frem for ét klik. Annullér bekræftelse først, slet derefter. Det ekstra trin eksisterer for at forpligtet arbejde aldrig er ét fejlklik fra at forsvinde.

At slette en kladde påvirker aldrig nogen dækningstal, fordi kladder aldrig blev talt som dækning til at begynde med.

At slette en kladde kræver ikke godkenderrollen — at oprette en kladde og at trække den tilbage er begge at foreslå, og et forslag du kan lave er et du kan tage tilbage.

Fjernelsen er permanent. Bookingen er ikke arkiveret eller skjult; den er væk og vil ikke dukke op igen nogen steder i planen. Flowtly holder en oversigt over sletningen — hvem der fjernede den og hvornår — men den oversigt er det eneste tilbageværende spor, og det er ikke noget du kan gennemse fra denne side. Hvis det er vigtigt hvem der slettede en kladde, spørg din Flowtly-administrator.

Justere en kladdes længde

De to små betjeningselementer på en kladdes række forlænger eller forkorter den med én uge ad gangen, fra slutningen. Sådan vokser en booking ud over den enkelt kolonne den blev sluppet i.

Startdatoen kan ikke flyttes her. For at starte en booking senere, slip personen på den kolonne hvor du vil have den til at begynde, frem for at slippe tidligere og trimme fra bagsiden.

At ændre en kladdes længde eller procent er at foreslå, ikke at forpligte, så rollen Resourcing-manager er tilstrækkelig — godkenderrollen er ikke nødvendig for heller ikke.

Når en anden har ændret bookingen først

Bekræftelse, fortrydelse af en bekræftelse og ændring af en bookings længde kontrolleres mod den version af bookingen, du så, da du klikkede. Hvis en kollega i mellemtiden har ændret den booking, bliver din ændring ikke gemt, så deres ikke overskrives. Rasteret siger En anden har ændret denne tildeling, efter at du åbnede den, så din ændring blev ikke gemt, indlæser de aktuelle værdier igen, og du foretager din ændring igen, når de vises.

Hvad Flowtly registrerer

Enhver ændring en person foretager til en booking registreres, sammen med hvem der gjorde det og hvornår: at oprette den, bekræfte den, annullere bekræftelse, ændre dens datoer eller procent, og at slette den. Registret opbevares på ubestemt tid.

Bookinger der ankommer fra en importeret plan er undtagelsen, herunder ændringer foretaget i dem her. De spejles fra den plan frem for at blive oprettet på denne side, og genspejles hver gang den anvendes igen, så importens egen rapport er deres register.

Der er ingen historikvisning på Resourcing-siden, så dette er ikke noget du kan konsultere mens du planlægger. Det eksisterer for at et spørgsmål stillet senere — hvem forpligtede denne person, hvem frigjorde den booking, hvem slettede den kladde der var her — har et svar.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Find den åbne rolle i næste måneds projekt og fyld den fra bænken uden at forlade siden.
• Skitsér to måder at dække den samme rolle på som kladder, sammenlign rasteret og bekræft den bedre.
• Kontrollér hvem der genuint er fri inden du aftaler startdatoen for et nyt engagement.
• Sammenlign to personers chips for at se hvilken af dem der er mest tilgængelig over vinduet, frem for hvilken der tilfældigvis har en enkelt stille uge.
• Book nogen ind i den enkelt uge hvor projektet mangler, frem for for hele kvartalet.
• Forlæng en kladde uge for uge til den dækker det stræk projektet faktisk har brug for, og bekræft den derefter.
• Frigiv en booking der blev bekræftet for tidligt, så personen vises som tilgængelig igen mens planerne ændrer sig.
• Brug bænkens antal som en ugentlig aflæsning af, hvor meget uforpligtet kapacitet teamet bærer.
• Sæt en person på et nyt projekt tirsdag og onsdag denne uge og fire dage næste uge, før projektet har nogen roller.

Relaterede sider

• Resourcing
• Kapacitet pr. projekt
• Kapacitet pr. person
• Projekter
• Fridage