Projektvisning

For at gennemgå og administrere et specifikt projekt eller en fase skal du navigere til dets profil. I projektlisten kan du bruge knappen "Gå til projektvisning" for at tilgå projektsiden, som inkluderer fanerne Oversigt, Medarbejdere, Faser og Rentabilitet. Alternativt kan du gå direkte til en projekt- eller faseside ved at klikke på dens navn i projektlisten.

Fanen Oversigt

Fanen Oversigt giver en centraliseret oversigt over et projekts nøgleoplysninger, struktur og administrative kontroller. Den er designet til både synlighed og hurtig administration af brugere med de relevante roller. Budgetsektionen Hvis Budgetmodulet er aktivt for din organisation, kan du administrere projektets relation til budgetter under fanen Oversigt. Denne sektion viser alle budgetter, der er tilknyttet projektet. Et projekt kan tilknyttes flere budgetter. Budgetter kan ikke redigeres direkte her, men:

Klik på en budgettile omdirigerer til budgettets detaljeside.
Klik på "Gå til budget" fører til siden med budgetlisten.

Du kan fjerne en budgettilknytning ved at klikke på ❌ på tilen. For at tilknytte et projekt/en fase til et budget skal du klikke på knappen "Tilføj ny" øverst til højre i budgetsektionen og vælge fra listen over eksisterende budgetter. Når det er gemt, vises budgettet i sektionen.

Bemærk: Projekter og faser kan tilknyttes forskellige budgetter. Desuden, hvis du ønsker, at hver projektfase er tilknyttet det samme budget som det overordnede projekt, skal du gøre det manuelt for hver projektfase. Notesektionen Der kan tilføjes én fælles note pr. projekt. Klik på "Tilføj note" for at angive noten første gang. For at redigere en eksisterende note skal du blot klikke i feltet, foretage dine ændringer og trykke på Enter for at gemme. Når der endnu ikke er nogen note, vises en tom tilstand med meddelelsen "Ingen noter til projektet."

Fanen Medarbejdere

Under fanen Medarbejdere kan du administrere alle medarbejdere, der er tildelt projektet. For at tilføje en medarbejder:

Klik på knappen "Tilføj medarbejder": Åbner en formular til at vælge og tildele en medarbejder.
Vælg medarbejderen: Vælg medarbejderen fra listen.
Tildel en rolle: Angiv medarbejderens rolle i projektet.
Gem: Medarbejderen vises i listen.

Bemærk: Du kan kun tildele en rolle til en medarbejder én gang. En medarbejder kan dog have flere roller i samme projekt (f.eks. kan 1 medarbejder være Regnskabschef og Teknisk leder på samme tid). Hvis en rolle allerede er tildelt en medarbejder, vil den ikke længere vises i listen over tilgængelige roller.

Når den er gemt, vises medarbejderen i medarbejderlisten. Du kan også ændre den tidligere valgte rolle ved at klikke på knappen "Rediger medarbejder" og fjerne medarbejderen fra projektet ved at klikke på skraldespandsknappen og bekræfte valget.

Når nogen endnu ikke kan tilføjes

En person kan kun tilføjes til et projekt, mens en aftale dækker vedkommende i dag. Nogen hvis aftale er udløbet, eller som aldrig har haft en registreret, vises stadig i vælgeren — nedtonet, oplistet blandt alle andre med navn, og med årsagen til, at de ikke kan vælges.

De vises frem for at blive udeladt med vilje. Et navn, der blot mangler på listen, giver dig intet at handle på: du kan ikke afgøre, om personen er fraværende på grund af en løsbar tilstand, eller fordi de slet ikke tilhører organisationen. Rækken angiver, hvad der er tilfældet:

Ingen aftale dækker i dag. Den sidste sluttede — aftalen er udløbet, og rækken tilbyder Forny aftale.
Ingen aftale dækker i dag. Har aldrig haft en registreret — rækken tilbyder Opret aftale.
Ingen aftale dækker i dag — den enkle form, vist når dine tilladelser ikke giver dig adgang til at se den pågældendes aftalehistorik. Årsagen er reel, men detaljerne bag den er ikke dine at se.

Løsningen koster dig ikke den opgave, du kom for at udføre. Hvis du accepterer tilbuddet, åbnes aftaleskærmen med sine egne påkrævede felter — en stilling, datoer, en sats — og et banner med navnet på det projekt, du var ved at tilføje nogen til. Gem aftalen og du vender tilbage til projektet med Skuffe for medlemmer og formularen Tilføj medlem åbnet igen, personen er nu valgbar og allerede valgt. Annullering fører dig tilbage på samme måde, uden at have oprettet noget. I begge tilfælde er den søgning, du allerede har foretaget, ikke noget du skal gentage.

Oprettelse af en aftale kræver rollen Aftalehåndtering. Uden den er rækken markeret som begrænset og forklarer, at en administrator skal oprette aftalen — alle andre på listen kan stadig tilføjes i mellemtiden.

Fanen Faser

En Fase i Flowtly er en separat enhed inden for et overordnet projekt. Den fungerer med samme funktionalitet som et projekt, men opretholder sine egne indstillinger, såsom:

Uafhængige budgetter – Hver fase kan have sin egen budgetallokering.
Adskilte start- og slutdatoer – En fase kan køre på en anden tidslinje end det overordnede projekt.
Separate medarbejdertildelinger – Medarbejdere kan tildeles enten til en specifik fase eller det overordnede projekt.

Faser muliggør bedre organisering af komplekse projekter ved at opdele dem i håndterbare sektioner, mens alt relateret arbejde holdes under én samlet projektstruktur.

Sådan opretter du en fase

Der er to måder at oprette en fase inden for et projekt på:

1. Oprettelse af en fase fra projektsiden

Naviger til den dedikerede projekt-side.
Gå til fanen Faser.
Klik på "Tilføj projektfase".
Udfyld følgende formularfelter:

Navn (påkrævet)
Type (Fast pris, Internt, Ikke-fakturerbart, Tid og materialer)
Startdato (valgfri)
Slutdato (valgfri)

Klik på Gem.

Når den er gemt, vises fasen under det overordnede projekt i projektlisten.

2. Oprettelse af en fase fra projektlistesiden

Klik på "Tilføj projekt" øverst til højre på projektlistesiden.
Udfyld projektoprettelsesformularen som normalt.
Naviger til redigeringstilstanden for det nyoprettede projekt.
Vælg et overordnet projekt til det.
Gem ændringerne.

Nu vil projektet blive en fase af det valgte overordnede projekt.

Medarbejderadgang og tidsregistrering

Medarbejdertildelinger og tidsregistrering afhænger af, om fasen er oprettet fra bunden eller konverteret fra et eksisterende projekt.

1. Når en ny fase oprettes under et overordnet projekt

Alle medarbejdere, der er tildelt det overordnede projekt, vil automatisk blive knyttet til fasen.
Medarbejdere kan registrere tid under både det overordnede projekt og fasen.

2. Når et separat projekt bliver en fase af et andet projekt

Medarbejdere tildelt det overordnede projekt vil få adgang til fasen.
Medarbejdere, der kun var tildelt fasen inden tilknytningen, vil ikke få adgang til det overordnede projekt.

3. Når en medarbejder kun er tilføjet til en fase

Medarbejderen vil kun kunne registrere tid under den pågældende fase.
Medarbejderen vil ikke fremgå som tilknyttet det overordnede projekt.

4. Når en medarbejder er tilføjet til det overordnede projekt

Medarbejderen vil automatisk få adgang til det overordnede projekt og alle dets faser.
De vil kunne registrere tid under både det overordnede projekt og alle dets faser.

Vigtige pointer

✅ Faser fungerer som uafhængige enheder, men arver medarbejderadgang fra det overordnede projekt.
✅ Hvis en medarbejder skal arbejde på tværs af alle faser, tildel dem på det overordnede projektniveau.
✅ Hvis en medarbejder kun skal arbejde på en specifik fase, tilføj dem direkte til den pågældende fase.

Ved at bruge faser korrekt kan du bedre strukturere komplekse projekter og sikre gnidningsfrit samarbejde mellem teams, mens fakturering og ressourcestyring holdes effektiv.

Fanen Rentabilitet

Fanen Rentabilitet giver et visuelt og tabulært overblik over ressourceudnyttelse og omkostningsfordeling for hver medarbejder, der er involveret i et projekt. Denne sektion hjælper administratorer med at spore, hvor meget tid teammedlemmerne brugte på projektet, og hvad de tilhørende lønomkostninger var over en given tidsramme. Nøglefunktioner

Målingsvisningsvælger Øverst til venstre er der en dropdown mærket "Vis på diagram", der giver brugerne mulighed for at skifte mellem to visningstilstande:

Medarbejderomkostninger: Viser den pengemæssige værdi af den tid, medarbejderne har registreret (beregnet ud fra interne satser).
Arbejdede timer: Viser de samlede timer og minutter registreret af hver medarbejder i den valgte periode.

Datofilter Ved siden af visningsvælgeren er filteret "Dato fra/til". Det tillader valg af:

Foruddefinerede intervaller som Seneste 6 måneder
Et brugerdefineret datointerval ved hjælp af kalendervælgeren. De viste data justeres dynamisk til den valgte tidsramme.

Diagramvisualisering Et stablet søjlediagram opsummerer data måned for måned, opdelt pr. medarbejder. Når du holder musen over hvert søjlesegment, vises et tooltip med:

Medarbejdernavn
Omkostning eller registreret tid, afhængigt af den aktuelle visning.

Tabelopdeling Under diagrammet er en detaljeret tabel, der viser alle projektteammedlemmer med deres individuelle månedlige værdier:

I visningen "Medarbejderomkostninger": Omkostninger vises i klientvaluta (f.eks. zł 788,38).
I visningen "Arbejdede timer": Registreret tid vises i timer og minutter (f.eks. 132t 30m).

Hvis der ikke er tilgængelige data for en bestemt medarbejder i en given måned, vises en streg "–".

Overalt hvor disse underfaner nedbryder faktiske tal pr. måned, tælles en udgift i den måned, som dens dokument vedrører, frem for den måned den blev betalt. Se Budget P&L og prognose for den fulde regel og hvordan den påvirker månedsvise sammenligninger.

Startbudget: faktureret, omkostninger og margenen imellem dem

Hver linje i Startbudgettet bærer begge sider af planen på én række: Faktureret, hvad du forventer at opkræve for det, og Omkostninger, hvad du forventer det vil koste dig. Begge redigeres direkte og gemmes, når du forlader feltet, på samme måde som de andre celler i tabellen.

En skrivebeskyttet Margin-kolonne sidder imellem dem og viser forskellen. Den beregnes af Flowtly fra de to beløb på rækken frem for at blive tastet ind manuelt, så den kan ikke være uenig med dem.

En tom margin er ikke en nul. Marginen er kun meningsfuld, når begge sider er udfyldt, så en række med kun en af dem viser et mærket tankestreg, der angiver, hvilken side der er til stede — kun omkostninger eller kun faktureret — i stedet for et tal. Den sondring er vigtig: en ren overheadlinje har reelle omkostninger og intet faktureret mod den, og at udskrive 0,00 der ville rapportere et tab, som projektet ikke har gjort. En linje, der faktureres som et fast honorar, uden omkostninger der er registreret separat mod den, læses på samme måde fra den anden retning.

En negativ margin er en anden tilstand end en tom margin, og vises som sådan: en linje, der genuint koster mere end den fakturerer, er markeret som det problem, det er, frem for at blive udjævnet til det samme tankestreg som en linje, der blot mangler en side.

En ny, stadig tom række viser tankestreget uden årsag ved siden af — der er endnu intet at sige om, hvilken side der mangler.

Plan vs Faktisk, måned for måned

Plan vs Faktisk opstiller projektets måneder i rækker og sammenligner hver enkelt med planen: omsætning, omkostninger og nettobeløb med variansen imellem dem. Hvert tal vises som plan → faktisk, efterfulgt af, hvor meget det faktiske overskred eller lå under planen.

Farven på variansen angiver, om resultatet er bedre eller dårligere end planlagt, ikke om det er steget eller faldet. At bruge færre penge end planlagt og tjene mere end planlagt vises begge som favorable — en omkostning 10% under plan og omsætning 10% over plan farves ens, mens omsætning 10% under plan ikke er det.

En streg og et nul betyder forskellige ting. En streg betyder, at der ikke er fastsat nogen plan for den pågældende måned. Et planlagt nul vises som et tal, fordi det at beslutte ikke at bruge noget i en måned er en plan — og slet ikke at planlægge måneden er det ikke. Streger vises derfor også i varianskolonnerne, da der ikke er noget at sammenligne med. At læse en streg som «nul» ville undervurdere en plan; at læse et nul som «ingen plan» ville overvurdere den.

Trendlinjen kræver mindst to måneder med aktivitet, inden den tegnes. Et enkelt punkt kan ikke vise en retning, så tabellen indeholder tallene og diagrammet forklarer, hvorfor det ikke viser nogen.

Hvordan diagrammet tegner plan mod faktisk

Diagrammet over tabellen bruger to forskellige behandlinger for de to slags tal, i begge retninger — indtægt og udgift:

Planlagte beløb tegnes som en stiplet kontur, uden noget udfyldt.
Faktiske beløb tegnes som en solid bjælke.

Sondringen er det, der gør en måned uden plan læselig med et blik. En måned uden plan har ingen kontur overhovedet, hvilket er umiskendeligt mod en måned, der har en. Hvis planlagte beløb i stedet var tegnet som en svag fyldning, ville "intet var planlagt" og "lidt var planlagt" kun adskille sig i, hvor svag bjælken så ud, og de to ville være lette at forveksle — hvilket er netop den forvirring, dette underfaneblad eksisterer for at forhindre, i diagrammet såvel som i tabellens tankestreger.

En måned efterlades uden en planlagt bjælke frem for at få en med nul højde, af samme grund som et tankestreg ikke er et nul i tabellen nedenfor.

Hvor den kumulative tal befinder sig

Hver række i denne tabel er en måned, og der er ingen totalrække under dem. Det spørgsmål, denne underfane besvarer, handler om tempo — om pengene bevægede sig, når det var planlagt — så den læses langs månedsaksen frem for at blive summeret. En linje nederst i tabellen angiver, hvor den kumulative tal befinder sig, og linker til Budgetrealisering.

De to underfaner er ikke to visninger af det samme tal, og det er derfor totalen ikke gentages her. Plan vs Faktisk sammenligner hver måned med det beløb, som budgetplanlæggeren har fastsat for den pågældende måned. Budgetrealisering sammenligner projektet som helhed med startbudgettet, der er et enkelt planlagt beløb pr. tag uden tilknyttet måned. Et total i denne tabel ville gentage et tal, der beregnes andetsteds, ud fra en anden plan, og de to behøver ikke stemme overens.

Når projektet ikke har nogen plan

Underfanen vises, når projektet har et startbudget, men de tal, den sammenligner med, stammer fra budgetplanlæggeren. Det er to forskellige ting, så et projekt kan åbne denne underfane uden noget at sammenligne med. Når det sker, angiver en meddelelse, hvad der mangler, og linker direkte til planlæggeren.

Meddelelsen vises over tabellen frem for i stedet for den. Et uplanlagt projekt har stadig reelle udgifter, og det er ofte det mest nyttige på skærmen — så de faktiske tal forbliver synlige, og plansiden viser streger, indtil der er en plan.

Det månedlige grundlag er det samme overalt

Månederne i denne tabel er de samme måneder, der bruges overalt i Projektøkonomi: en udgift tæller i den måned, som dens dokument vedrører, ikke i den måned, den blev betalt. Se Budget P&L og prognose for den fulde regel.

Det betyder også, at opdelingen i afventende/modtaget ikke flytter et beløb mellem rækker her. Om en udgift er afregnet, er et separat spørgsmål fra, hvilken måned den tilhører — at betale en gammel faktura ændrer altså ikke, hvilken måned den lander i på denne tabel.

Eksempler på anvendelsesscenarier

En projektleder har brug for hurtigt at forstå budgetstatus og vigtige noter for et projekt inden et kundemøde.
En driftschef har brug for at tildele et nyt teammedlem til et komplekst projekt og sikre, at de har adgang til alle relevante faser til tidsregistrering.
En finanscontroller ønsker at gennemgå de samlede lønomkostninger og arbejdede timer for medarbejdere på et specifikt projekt over det seneste kvartal for at vurdere rentabiliteten.
En forretningsanalytiker skal opdele et stort, langsigtet projekt i særskilte faser, hver med sit eget budget og tidslinje, for bedre administration og rapportering.
En projektleder planlægger et projekt linje for linje, indtaster, hvad hver linje skal faktureres til, og hvad det vil koste, og læser marginen mellem dem, inden prisen besluttes.
En projektleder forsøger at tilføje en kollega til et projekt, ser på stedet, at ingen aftale dækker dem, opretter en og lander tilbage på medlemsformularen med personen allerede valgt.
En finanscontroller gennemgår Plan vs Faktisk-diagrammet for måneder uden planlagt kontur, for at finde arbejde, der er udført uden nogensinde at have været budgetteret.