Vista de Projetos

Para rever e gerir um projeto ou fase específico, navegue para o respetivo perfil. Na lista de Projetos, pode utilizar o botão “Ir para Vista do Projeto” para aceder à página do Projeto, que inclui os separadores Visão Geral, Colaboradores, Fases e Rentabilidade. Em alternativa, pode ir diretamente para uma página de Projeto ou Fase clicando no seu nome na Lista de Projetos.

Separador Visão Geral

O separador Visão Geral fornece um resumo centralizado das informações principais, estrutura e controlos administrativos de um projeto. Foi concebido para visibilidade e gestão rápida por utilizadores com as funções adequadas. Secção de Orçamentos Se o módulo de Orçamento estiver ativo para a sua organização, pode gerir a relação do projeto com os orçamentos no separador Visão Geral. Esta secção lista todos os orçamentos associados ao projeto. Um projeto pode estar associado a múltiplos orçamentos. Os orçamentos não podem ser editados diretamente aqui, mas:

Clicar num mosaico de orçamento redireciona para a sua página de Detalhes do Orçamento.
Clicar em “Ir para orçamento” leva à página com a lista de Orçamentos.

Pode remover uma associação de orçamento clicando no ❌ no mosaico. Para associar um Projeto/Fase a um Orçamento, clique no botão “Adicionar Novo” no canto superior direito da secção de Orçamentos e selecione a partir da lista de orçamentos existentes. Após guardar, o orçamento aparecerá na secção.

Nota: Projetos e Fases podem ser associados a orçamentos diferentes. Além disso, se pretender que cada fase do projeto esteja associada ao mesmo orçamento que o projeto principal, terá de o fazer manualmente para cada fase do projeto. Secção de Notas Pode ser adicionada uma única nota comum por projeto. Clique em “Adicionar nota” para fornecer a nota inicialmente. Para editar uma nota existente, basta clicar no campo, efetuar as alterações e premir Enter para guardar. Quando ainda não existe nenhuma nota, aparece um visual de estado vazio com a mensagem “Sem notas para o projeto.”

Separador Colaboradores

No separador Colaboradores, pode gerir todos os colaboradores atribuídos ao projeto. Para adicionar um colaborador:

Clique no botão “Adicionar colaborador”: Abre um formulário para selecionar e atribuir um colaborador.
Selecione o Colaborador: Escolha o colaborador da lista.
Atribua uma Função: Especifique a função do colaborador no projeto.
Guardar: O colaborador aparecerá na lista.

Nota: Pode atribuir uma função a um colaborador apenas uma vez. No entanto, um colaborador pode ter várias funções no mesmo projeto (por ex., 1 colaborador pode ser Gestor de Contabilidade e Responsável Técnico ao mesmo tempo). Se uma função já tiver sido atribuída a um colaborador, deixará de aparecer na lista de funções disponíveis.

Após guardar, o Colaborador aparecerá na lista de Colaboradores. Também pode modificar a função previamente selecionada clicando no botão “Editar colaborador” e remover o colaborador do projeto clicando no botão do Caixote do Lixo e confirmando a escolha.

Quando alguém não pode ser adicionado ainda

Uma pessoa só pode ser adicionada a um projeto enquanto um acordo a cubra na data de hoje. Alguém cujo acordo tenha caducado, ou que nunca tenha tido um em arquivo, continua a aparecer no seletor — desbotado, listado entre todos os outros por nome, e com o motivo pelo qual não pode ser selecionado.

São mostrados deliberadamente em vez de omitidos. Um nome que simplesmente está ausente da lista não lhe dá nada com que agir: não é possível saber se a pessoa está ausente por uma condição corrigível ou porque não pertence de todo à organização. A linha indica qual é o caso:

Nenhum acordo abrange hoje. O último terminou em — o acordo caducou, e a linha oferece Renovar acordo.
Nenhum acordo abrange hoje. Nunca teve um em arquivo — a linha oferece Criar acordo.
Nenhum acordo abrange hoje — a forma simples, apresentada quando as suas permissões não lhe permitem consultar o histórico de acordos dessa pessoa. O motivo é real, mas os detalhes por detrás dele não lhe pertencem.

A correção não lhe custa a tarefa que veio realizar. Aceitar a proposta abre o ecrã do acordo com os seus próprios campos obrigatórios — um cargo, datas, uma taxa — e um banner com o nome do projeto ao qual estava a adicionar alguém. Guardar o acordo devolve-o ao projeto com o painel Membros e o formulário Adicionar membro reabertos, com a pessoa agora selecionável e já escolhida. Cancelar devolve-o da mesma forma, sem ter criado nada. Em ambos os casos, a pesquisa que havia feito não precisa de ser repetida.

Criar um acordo requer a função de Gestor de acordos. Sem ela, a linha está marcada como restrita e explica que um administrador tem de criar o acordo — todas as outras pessoas da lista podem continuar a ser adicionadas entretanto.

Separador Fases

Uma Fase no Flowtly é uma entidade separada dentro de um projeto principal. Funciona com a mesma funcionalidade que um projeto, mas mantém as suas próprias definições, tais como:

Orçamentos Independentes – Cada fase pode ter a sua própria alocação de orçamento.
Datas de Início e Fim Distintas – Uma fase pode decorrer num calendário diferente do projeto principal.
Atribuições de Colaboradores Separadas – Os colaboradores podem ser atribuídos a uma fase específica ou ao projeto principal.

As Fases permitem uma melhor organização de projetos complexos, dividindo-os em secções geríveis enquanto se mantém todo o trabalho relacionado sob uma estrutura de projeto principal.

Como criar uma Fase

Existem duas formas de criar uma fase dentro de um projeto:

1. Criar uma Fase a partir da Página do Projeto

Navegue para a página dedicada do Projeto.
Vá ao separador Fases.
Clique em ”Adicionar fase do projeto”.
Preencha os seguintes detalhes do formulário:

Nome (Obrigatório)
Tipo (Preço fixo, Interno, Não faturável, Tempo e Material)
Data de Início (Opcional)
Data de Fim (Opcional)

Clique em Guardar.

Após guardar, a fase aparecerá sob o projeto principal na Lista de Projetos.

2. Criar uma Fase a partir da página Lista de Projetos

Clique em ”Adicionar projeto” no canto superior direito da página Lista de Projetos.
Preencha o formulário de criação de projeto como habitualmente.
Navegue para o modo de edição do Projeto do projeto recém-criado.
Selecione um Projeto principal para ele.
Guarde as alterações.

Agora, o projeto tornar-se-á uma fase do projeto principal selecionado.

Acesso de Colaboradores e Registo de Tempo

As atribuições de colaboradores e o registo de tempo dependem de a fase ter sido criada de raiz ou convertida a partir de um projeto existente.

1. Quando uma nova Fase é criada sob um projeto principal

Todos os colaboradores atribuídos ao projeto principal serão automaticamente associados à fase.
Os colaboradores podem registar tempo tanto no projeto principal como na fase.

2. Quando um Projeto separado se torna uma fase de outro Projeto

Os colaboradores atribuídos ao projeto principal terão acesso concedido à fase.
Os colaboradores que estavam atribuídos apenas à fase antes da atribuição não terão acesso ao projeto principal.

3. Quando um Colaborador é adicionado apenas a uma Fase

O colaborador poderá registar tempo apenas nessa fase.
O colaborador não será apresentado como associado ao projeto principal.

4. Quando um Colaborador é adicionado ao Projeto principal

O colaborador obterá automaticamente acesso ao projeto principal e a todas as suas fases.
Poderá registar tempo tanto no projeto principal como em qualquer uma das suas fases.

Principais Conclusões

✅ As Fases funcionam como unidades independentes mas herdam o acesso dos colaboradores do projeto principal. ✅ Se um colaborador precisar de trabalhar em todas as fases, atribua-o ao nível do projeto principal. ✅ Se um colaborador dever trabalhar apenas numa fase específica, adicione-o diretamente a essa fase.

Ao utilizar as fases corretamente, pode estruturar melhor projetos complexos e garantir uma colaboração fluida entre equipas, mantendo a faturação e a gestão de recursos eficientes.

Separador Rentabilidade

O separador Rentabilidade oferece uma visão geral visual e tabular da utilização dos recursos e da distribuição de custos para cada colaborador envolvido num projeto. Esta secção ajuda os Administradores a acompanhar quanto tempo os membros da equipa passaram no projeto e quais foram os custos laborais associados, durante um determinado período. Funcionalidades Principais

Seletor de Vista de Métricas No canto superior esquerdo, existe um menu suspenso com o rótulo “Exibir no gráfico” que permite aos utilizadores alternar entre dois modos de visualização:

Custos dos colaboradores: Mostra o valor monetário do tempo registado pelos colaboradores (calculado com base nas tarifas internas).
Horas trabalhadas: Apresenta o total de horas e minutos registados por cada colaborador no período selecionado.

Filtro de Data Junto ao seletor de visualização encontra-se o filtro “Data de/até”. Permite selecionar:

Intervalos predefinidos como Últimos 6 meses
Um intervalo de datas personalizado usando o seletor de calendário. Os dados apresentados ajustam-se dinamicamente ao período selecionado.

Visualização em Gráfico Um gráfico de barras empilhadas resume os dados mês a mês, divididos por colaborador. Passar o cursor sobre cada segmento de barra mostra uma dica de ferramenta com:

Nome do colaborador
Custo ou tempo registado, dependendo da vista atual.

Detalhes em Tabela Abaixo do gráfico encontra-se uma tabela detalhada com todos os membros da equipa do projeto e os seus valores mensais individuais:

Na vista “Custos dos colaboradores”: Os custos são apresentados na moeda do Cliente (por ex., zł 788,38).
Na vista “Horas trabalhadas”: O tempo registado é apresentado em horas e minutos (por ex., 132h 30m).

Se não houver dados disponíveis para um colaborador específico num mês, é apresentado um travessão “–“.

Em todos os locais onde estes subeparadores decompõem os valores reais por mês, um custo é contabilizado no mês a que o seu documento se refere, em vez do mês em que foi pago. Consulte Demonstração de resultados e previsão do orçamento para obter a regra completa e como afeta as comparações mensais.

Orçamento inicial: montante faturado, custo e a margem entre eles

Cada linha do Orçamento inicial contém os dois lados do plano numa só linha: Faturado, o que espera cobrar por ela, e Custo, o que espera que lhe venha a custar. Ambos são editados diretamente e guardados ao sair do campo, da mesma forma que as outras células da tabela.

Uma coluna de Margem só de leitura fica entre eles, mostrando a diferença. É calculada pelo Flowtly a partir dos dois valores da linha, em vez de ser introduzida manualmente, pelo que não pode estar em desacordo com eles.

Uma margem em branco não é um zero. A margem só tem significado quando os dois lados estão preenchidos, por isso uma linha com apenas um deles mostra um traço anotado a indicar qual o lado presente — só custo ou só faturado — em vez de um número. Essa distinção é importante: uma linha de custos gerais puros tem um custo real e nada faturado contra ela, e imprimir 0,00 reportaria uma perda que o projeto não realizou. Uma linha faturada como honorário fixo, sem custo registado separadamente contra ela, lê-se da mesma forma no sentido contrário.

Uma margem negativa é um estado diferente de uma margem em branco, e é apresentada como tal: uma linha que genuinamente custa mais do que fatura é assinalada como o problema que é, em vez de ser igualada ao mesmo traço que uma linha que simplesmente tem um lado em falta.

Uma nova linha ainda vazia mostra o traço sem qualquer razão ao lado — ainda não há nada a dizer sobre qual o lado em falta.

Plano vs Real, mês a mês

Plano vs Real distribui os meses do projeto em linhas e compara cada um com o plano: receita, custo e resultado líquido, com a variação entre eles. Cada valor é apresentado como plano → real, seguido de quanto o real ficou acima ou abaixo do plano.

A cor da variação indica se o resultado é melhor ou pior do que o planeado, não se subiu ou desceu. Gastar menos do que o planeado e ganhar mais do que o planeado são ambos apresentados como favoráveis — um custo 10% abaixo do plano e uma receita 10% acima do plano têm a mesma cor, mas uma receita 10% abaixo do plano não tem.

Um travessão e um zero têm significados diferentes. Um travessão significa que não foi definido nenhum plano para esse mês. Um zero planeado é apresentado como uma cifra, porque decidir não gastar nada num mês é um plano — e não planear o mês de todo não o é. Os travessões aparecem, portanto, também nas colunas de variação, pois não há nada com que comparar. Ler um travessão como «zero» subestimaria um plano; ler um zero como «sem plano» sobrestimaria-o.

A linha de tendência necessita de pelo menos dois meses com atividade antes de ser traçada. Um único ponto não pode mostrar uma direção, pelo que a tabela contém os valores e o gráfico explica por que razão não apresenta nenhuma.

Como o gráfico desenha o plano versus o real

O gráfico acima da tabela utiliza dois tratamentos diferentes para os dois tipos de valores, em ambas as direções — receita e despesa:

Os valores planeados são desenhados como um contorno a tracejado, sem nada preenchido.
Os valores reais são desenhados como uma barra sólida.

É a distinção que torna um mês sem plano legível de relance. Um mês sem plano não tem qualquer contorno, o que é inconfundível face a um mês que tem. Se os valores planeados tivessem sido desenhados como um preenchimento ténue, «nada estava planeado» e «pouco estava planeado» apenas difeririam na ténuidade da barra, e os dois seriam fáceis de confundir — o que é precisamente a confusão que este sub-separador existe para prevenir, tanto no gráfico como nos traços da tabela.

Um mês fica sem barra planeada em vez de receber uma com altura zero, pela mesma razão que um traço não é um zero na tabela abaixo.

Onde se encontra o valor acumulado

Cada linha desta tabela corresponde a um mês e não existe uma linha de total abaixo delas. A questão a que este sub-separador responde é de ritmo — se o dinheiro foi movimentado quando estava planeado — pelo que é lido ao longo do eixo dos meses em vez de somado. Uma linha no rodapé da tabela indica onde se encontra o valor acumulado e liga à Realização do orçamento.

Os dois sub-separadores não são duas vistas de um mesmo número, razão pela qual o total não é repetido aqui. Plano vs Real compara cada mês com o montante que o planificador de orçamento definiu para esse mês. A Realização do orçamento compara o projeto como um todo com o orçamento inicial, que é um único montante planeado por etiqueta sem mês associado. Um total nesta tabela repetiria um valor calculado noutro local, a partir de um plano diferente, e os dois não teriam de coincidir.

Quando o projeto não tem plano

O sub-separador aparece quando o projeto tem um Orçamento inicial, mas os valores com que compara provêm do planificador de orçamento. São duas coisas diferentes, pelo que um projeto pode abrir este sub-separador sem nada para comparar. Quando tal acontece, uma mensagem identifica o que está em falta e liga diretamente ao planificador.

A mensagem situa-se acima da tabela em vez de em seu lugar. Um projeto sem plano tem na mesma gastos reais, que muitas vezes são a informação mais útil no ecrã — por isso, os dados reais ficam visíveis e o lado do plano apresenta travessões até que um plano exista.

A base mensal é a mesma em todo o lado

Os meses desta tabela são os mesmos meses utilizados em todos os locais nas Finanças do projeto: um custo é contabilizado no mês a que o seu documento se refere, não no mês em que foi pago. Consulte Demonstração de resultados e previsão do orçamento para a regra completa.

Isso significa também que a divisão em pendente/recebido não move um valor entre linhas aqui. A questão de saber se um custo foi liquidado é independente do mês a que pertence — pelo que pagar uma fatura antiga não altera o mês em que aparece nesta tabela.

Exemplos de utilização

Um Gestor de Projeto precisa de compreender rapidamente o estado do orçamento e as notas principais de um projeto antes de uma reunião com o cliente.
Um Gestor de Operações precisa de atribuir um novo membro de equipa a um projeto complexo e garantir que tem acesso a todas as fases relevantes para o registo de tempo.
Um Controlador Financeiro pretende rever os custos laborais totais e as horas trabalhadas pelos colaboradores num projeto específico no último trimestre para avaliar a rentabilidade.
Um Analista de Negócio precisa de dividir um projeto grande e de longo prazo em fases distintas, cada uma com o seu próprio orçamento e calendário, para uma melhor gestão e reporte.
Um gestor de projeto planeia um projeto linha a linha, introduzindo o montante a faturar e o custo para cada linha, e lê a margem entre eles antes de se comprometer com o preço.
Um gestor de projeto tenta adicionar um colega a um projeto, verifica no momento que nenhum acordo o abrange, cria um e regressa ao formulário de membros com a pessoa já selecionada.
Um controlador financeiro percorre o gráfico Plano vs Real à procura de meses sem contorno planeado, para encontrar trabalho realizado sem nunca ter sido orçamentado.