Vejledninger

Automatiser din Onboarding: Fra Tilbud til Første Dags Produktivitet

Byd en ny medarbejder velkommen med en problemfri, struktureret oplevelse! Denne vejledning vil guide dig gennem opsætning af automatiserede arbejdsgange og tjeklister i Flowtly for at styre hele medarbejderens onboarding-rejse. Ved afslutningen vil du have et robust system, der sikrer overholdelse, fremskynder produktivitet og giver en varm velkomst fra det øjeblik et tilbud accepteres.

1. Design din Onboarding-blåprint: Projektskabelonen

Det første skridt til at automatisere din onboarding er at oprette en omfattende projektskabelon, der omfatter alle nødvendige opgaver. Denne skabelon vil blive duplikeret for hver nyansat, hvilket sikrer konsistens og effektivitet.

  1. Naviger til Projekter: Fra dit Flowtly-dashboard skal du klikke på Projekter i hovednavigationen.

  2. Opret et nyt projekt: Klik på knappen + Nyt projekt.

  3. Navngiv din skabelon: Giv dit projekt et klart, beskrivende navn som f.eks. "Onboarding Skabelon - Generel," "Onboarding Skabelon - Salgsrolle," eller "Onboarding Skabelon - Engineering." Dette giver dig mulighed for at oprette rollespecifikke skabeloner, hvis det er nødvendigt.

  4. Tilføj Onboarding-faser som sektioner (Valgfrit, men anbefalet): Inden for projektet kan du organisere opgaver i sektioner som "Første Dag," "Første Uge," "Første Måned," osv., for at give en klarere struktur.

  5. Udfyld med opgaver: Begynd med at tilføje alle de individuelle opgaver, der kræves til onboarding. Tænk bredt på tværs af afdelinger:

    • HR-opgaver:
      • Send officielt tilbudsbrev til e-underskrift.
      • Iværksæt baggrundstjek.
      • Indsaml papirer fra nyansat (f.eks. skatteskemaer, nødkontakter).
      • Tilmeld fordelsprogram.
      • Planlæg HR-orienteringssession.
      • Tilføj medarbejder til lønsystem.
    • IT-opgaver:
      • Bestil og konfigurer bærbar computer/udstyr.
      • Opsæt e-mailkonto og netværksadgang.
      • Giv adgang til nødvendig software/værktøjer (f.eks. CRM, projektstyring).
      • Forbered skrivebordsopsætning (skærm, tastatur, mus).
    • Lederopgaver:
      • Planlæg velkomstmøde med teamet.
      • Tildel en 'buddy' eller mentor.
      • Udvikl en 30/60/90-dages plan.
      • Gennemgå indledende projekter/ansvarsområder.
      • Udlever teamoversigt og kommunikationsretningslinjer.
    • Administration/Faciliteter-opgaver:
      • Udsted adgangskort til bygningen.
      • Forbered velkomstpakke (firmagaver, papirvarer).
      • Planlæg kontorrundvisning.

  6. Tildel roller og sæt forfaldsdatoer:

    • For hver opgave skal du tildele den ansvarlige person eller afdeling (f.eks. "HR Teamleder," "IT Support," "Ansettende Leder"). Dette sikrer ansvarlighed.
    • Sæt dynamiske forfaldsdatoer. I stedet for absolutte datoer, tænk i form af "X dage før startdato," "Dag 1," "Slutningen af Uge 1," osv. Når du duplikerer dette projekt for en nyansat, kan du nemt justere alle datoer i forhold til deres faktiske startdato.

  7. Definer opgaveafhængigheder: Dette er afgørende for automatisering. Brug Flowtlys afhængighedsfunktion til at sikre, at opgaver udføres i den korrekte rækkefølge. For eksempel:

    • "Opsæt e-mailkonto" afhænger af "Bestil bærbar computer."
    • "Giv systemadgang" afhænger af "Opsæt e-mailkonto."
    • "Planlæg HR-orientering" afhænger af "Indsaml papirer fra nyansat." Dette forhindrer flaskehalse og sikrer et logisk flow.

  8. Tilføj detaljerede beskrivelser og ressourcer: For hver opgave skal du inkludere klare instruktioner, links til relevante formularer, politikker eller interne ressourcer. Dette minimerer forvirring for den opgaveansvarlige.

    Tip: Overvej at oprette forskellige skabelonprojekter for forskellige roller eller afdelinger, hvis deres onboarding-processer varierer betydeligt. Dette giver mulighed for skræddersyede oplevelser.

2. Onboard din nye medarbejder: Duplikering af skabelonen

Når din skabelon er klar, er det hurtigt og enkelt at tilføje en ny medarbejder og igangsætte deres onboarding-proces.

  1. Opret den nye medarbejderprofil:

    • Gå til Medarbejdere i hovednavigationen.
    • Klik på + Ny medarbejder.
    • Udfyld den nye medarbejders grundlæggende oplysninger (navn, e-mail, rolle, startdato). Denne profil vil være det centrale knudepunkt for alle deres medarbejderdata.

  2. Dupliker din Onboarding Projektskabelon:

    • Gå tilbage til Projekter.
    • Find din "Onboarding Skabelon."
    • Klik på valgmulighederne (typisk tre prikker) ud for skabelonen og vælg Dupliker eller Kopier projekt.

  3. Tilpas det duplikerede projekt:

    • Omdøb det nye projekt: "Onboarding - [Ny Medarbejders Navn] - [Startdato]".
    • Vigtigst, juster forfaldsdatoerne for alle opgaver i forhold til den nye medarbejders faktiske startdato. Flowtly bør give dig mulighed for at masserette datoer baseret på en ny projektstartdato.
    • Tildel den nye medarbejder som projektdeltager (hvis relevant) eller sørg for, at opgaver er korrekt tildelt til deres specifikke leder, IT-kontakt eller HR-repræsentant.

    Tip: I projektbeskrivelsen af det duplikerede projekt skal du linke direkte til den nye medarbejders profil i Flowtly. Dette giver hurtig adgang til deres detaljer for alle, der arbejder med deres onboarding-opgaver.

3. Strømlin dokumenthåndtering og e-underskrifter

Flowtlys dokumenthåndteringsfunktioner er afgørende for effektivt at håndtere tilbudsbreve, kontrakter og bekræftelser af politikker.

  1. Upload nøgledokumenter:

    • Naviger til den nye medarbejders profil (fra trin 2).
    • Gå til fanen Dokumenter.
    • Upload tilbudsbrevet, ansættelseskontrakten, virksomhedspolitikker, fortrolighedsaftaler og eventuelle andre krævede papirer.

  2. Send til e-underskrift:

    • For dokumenter, der kræver en underskrift, giver Flowtly dig mulighed for at igangsætte en anmodning om e-underskrift direkte fra platformen. Vælg dokumentet, angiv underskriveren (den nye medarbejder), og send.

  3. Spor underskriftsstatus:

    • Overvåg status for alle sendte dokumenter fra fanen Dokumenter eller en dedikeret Underskrifter-sektion i Flowtly. Du vil se, om dokumenter afventer, er underskrevet eller afvist.

    Tip: Udnyt Flowtlys påmindelser om dokumenter. Konfigurer automatiske påmindelser, der sendes til den nyansatte, hvis dokumenter forbliver usignerede efter en bestemt deadline, hvilket reducerer manuel opfølgning.

4. Tildel ressourcer, frynsegoder og aftaler

Sørg for, at din nye medarbejder har alle nødvendige fysiske og digitale ressourcer og er korrekt opsat med frynsegoder og aftaler.

  1. Asset Management:

    • Hvis du bruger Flowtlys Asset Management-modul, skal du tildele udstyr som bærbare computere, skærme, mobiltelefoner eller softwarelicenser direkte til den nye medarbejder.
    • Spor inventar, tildelingsdatoer og returdatoer.

  2. Tilmelding til frynsegoder:

    • Fra medarbejderens profil skal du gå til fanen Frynsegoder.
    • Tilmeld dem de passende virksomhedsfrynsegoder (sundhedsforsikring, pensionsordninger, wellness-programmer) og giv adgang til relevant information.

  3. Medarbejderaftaler:

    • I Aftaler-sektionen af medarbejderens profil skal du linke dem til deres ansættelsesaftale, arbejdsplan eller andre relevante virksomhedsdækkende eller rollespecifikke aftaler.

    Tip: Integrer disse ressourcetildelinger i dine onboarding-projektopgaver. Hav f.eks. en opgave "Tildel bærbar computer (IT)" eller "Tilmeld sundhedsfrynsegoder (HR)" for at sikre, at alt er dækket.

5. Automatiseret kommunikation og meddelelser

Automatiserede meddelelser holder alle på sporet og sikrer rettidig kommunikation med den nyansatte.

  1. Opgavemeddelelser:

    • Når opgaver tildeles i onboarding-projektet, sender Flowtly automatisk meddelelser til de ansvarlige personer.
    • Sørg for, at dine personlige Meddelelsespræferencer er indstillet til at modtage advarsler for opgaver tildelt dig eller projekter, du følger.

  2. Automatiserede velkomstbeskeder (Valgfrit): Selvom Flowtly ikke har et direkte "velkomst-e-mail-automationsmodul", kan du planlægge opgaver for HR eller lederen til at sende velkomst-e-mails eller interne meddelelser på bestemte tidspunkter (f.eks. "Send 'Velkommen til Teamet!' e-mail på startdato").

  3. Kalenderinvitationer:

    • For planlagte møder (HR-orientering, teamintroduktioner, 1:1'er), opret kalenderbegivenheder i Flowtly eller link til dit eksterne kalendersystem. Inkluder alle relevante deltagere og dagsordener.

    Tip: Brug Flowtlys interne beskedsystem eller Handlingscenter til hurtig kommunikation vedrørende onboarding-opgaver. Dette holder alle relaterede diskussioner centraliseret.

6. Overvåg fremskridt og sikr første dags parathed

Med dit automatiserede system på plads bliver det ubesværet at overvåge fremskridtet for hver onboarding-rejse.

  1. Projektvisning:

    • Gå til sektionen Projekter og filtrer efter dine "Onboarding"-projekter. Du får et øjeblikkeligt overblik over alle aktive onboarding-processer.
    • Spor visuelt opgaveafslutning, forfaldne elementer og afhængigheder.

  2. Medarbejderprofiloversigt:

    • Medarbejderprofilen (Employee Profile) giver et holistisk overblik over den nyansatte, herunder deres tildelte dokumenter, frynsegoder og potentielt tilknyttede projekter, så du hurtigt kan tjekke deres status.

  3. Dashboards og rapporter:

    • Udnyt Flowtlys dashboards eller brugerdefinerede rapporter for at få indsigt i din onboarding-effektivitet. Spor metrics som gennemsnitlig tid til at fuldføre onboarding-opgaver, dokumentunderskriftsrater eller forfaldne elementer.

    Tip: Gennemgå regelmæssigt din onboarding-projektskabelon. Indsaml feedback fra nye medarbejdere og ledere for at identificere områder, der kan forbedres, og opdater skabelonen derefter. Denne kontinuerlige optimering sikrer, at din proces forbliver effektiv og virkningsfuld.

Oversigt og næste skridt

Ved at implementere en automatiseret onboarding-arbejdsgang i Flowtly har du transformeret en traditionelt kompleks og tidskrævende proces til en strømlinet, konsekvent og compliant oplevelse. Du har sikret, at fra det øjeblik et tilbud accepteres, styres hvert nødvendige trin, dokument og ressource systematisk, hvilket fører til en produktiv og positiv start for dine nye medarbejdere.

Næste skridt:

  • Forfin dine skabeloner: Forbedr løbende dine onboarding-projektskabeloner baseret på feedback og virksomhedens skiftende behov.
  • Udforsk yderligere integrationer: Undersøg, hvordan Flowtly integreres med andre værktøjer, du bruger (f.eks. HRIS, lønsystem), for yderligere at automatisere dataoverførsel og reducere manuel indtastning.
  • Udvikl Offboarding-arbejdsgange: Anvend de samme principper til at oprette automatiserede offboarding-projekter for at sikre en gnidningsfri overgang, når medarbejdere forlader din organisation.

Læs mere