Atașamentele tranzacțiilor

Fila Atașamente tranzacții din Flowtly este un spațiu centralizat pentru stocarea și gestionarea fișierelor legate de tranzacțiile financiare. Această funcționalitate asigură legarea corectă a tuturor înregistrărilor de plată, a facturilor și a documentelor justificative, oferind transparență și conformitate în operațiunile financiare. Ea îți permite, de asemenea, să gestionezi documentele și fișierele separat de tranzacții anume.

Această filă oferă o imagine structurată a tuturor atașamentelor încărcate care țin de tranzacții. Funcționalitățile principale includ:

• Vizualizarea tuturor atașamentelor tranzacțiilor într-un singur loc.
• Identificarea și gestionarea atașamentelor nelegate (în așteptare).
• Încărcarea manuală a unor atașamente noi.
• Înregistrarea unui cost în numerar care nu are niciun document de încărcat.
• Editarea și ștergerea atașamentelor existente.

Toate atașamentele sunt sortate după dată. Sub fiecare dată sunt afișate toate tranzacțiile primite în acea zi. Fiecare atașament este afișat cu următoarele detalii:

• Nume fișier – Numele atașamentului încărcat (de exemplu, factură, bon). Este numele fișierului așa cum l-ai încărcat; vezi Numărul documentului și numele fișierului mai jos.
• Contraparte – Contrapartea asociată tranzacției este vizibilă sub numele fișierului.
• Sumă – Suma tranzacției, pentru referință.
• Luna aferentă/Primit la – Arată luna financiară în care a fost procesată și primită tranzacția.
• Atașament – Fișierul legat de atașament.
• Opțiunea de vizualizare - Permite previzualizarea fișierului atașat.
• Opțiunile de editare și ștergere – Permit modificarea sau eliminarea atașamentelor.

Ce fișiere se deschid în previzualizare

Vizualizarea unui fișier îl deschide direct în aplicație când formatul său se afișează ca pagină fixă sau ca imagine: un PDF sau o imagine într-un format foto uzual, precum JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF sau TIFF. Aici intră facturile, bonurile și documentele fotografiate, care alcătuiesc aproape tot ce se stochează aici.

Orice alt format este descărcat în loc să fie afișat și se deschide în aplicația de pe computerul tău care îl gestionează. Aici intră tipurile de fișiere care pot conține instrucțiuni, nu doar conținut, printre care imaginile vectoriale și paginile web: ele nu sunt niciodată randate în Flowtly, indiferent cine le-a încărcat. Fișierul în sine rămâne neatins și complet: diferă doar locul în care se deschide.

Documente marcate pentru atenție

Un document din listă poate avea una sau mai multe etichete scurte care arată ce mai trebuie făcut pe el, astfel încât lista însăși să arate unde sunt lipsurile, fără să trebuiască să deschizi fiecare document ca să afli. Etichetele acoperă lucruri precum o sumă netă lipsă, o lună aferentă lipsă, o contraparte sau un cod fiscal lipsă și un document încă neatribuit unui proiect.

Una dintre ele privește felul în care un cost a fost împărțit între proiecte:

• Împărțire incompletă — nicio excludere marcată apare pe un document de cost a cărui împărțire pe proiecte nu însumează suma netă a documentului, fără ca ceva din împărțire să explice diferența, deci o parte din factură nu este pusă în sarcina nimănui. Fie dai suma lipsă proiectelor care ar trebui să o suporte, fie tai proiectele care nu ar trebui să suporte nimic din ea. Un proiect tăiat este el însuși o explicație, așa că o împărțire rămasă sub total în acest fel nu este marcată. Pentru ambele acțiuni, vezi Împărțirea unui cost între proiecte pe baza unui atribut.

Alta privește felul în care a fost plătit un document:

• Plată incompletă — plățile asociate nu acoperă suma apare pe un document de cost ale cărui plăți asociate însumează mai puțin decât suma lui. Când lipsa este reală, asociază plata care lipsește. Când este o diferență așteptată, de exemplu din cauza cursului de schimb sau a comisioanelor băncii, setează o toleranță sau acceptă diferența, așa cum este descris în Când plățile diferă de factură mai jos.
• Plată în plus — plățile asociate depășesc suma cu mai mult decât toleranța este oglinda ei: plățile asociate însumează mai mult decât suma documentului, cu mai mult decât permite toleranța. Verifică să nu fi fost asociată o plată de două ori sau la documentul greșit; când diferența este așteptată, acceptă-o în același mod.

A treia privește dacă cifrele documentului se potrivesc între ele:

• Sume neconcordante — netul, brutul și liniile facturii nu se potrivesc apare pe un document de cost ale cărui cifre se contrazic: o sumă netă mai mare decât brutul sau linii de factură care însumează brutul, deși ar trebui să însumeze netul. De obicei provine dintr-un import sau dintr-un document scanat, nu din tastare. Verifică netul și brutul față de document și, dacă liniile au fost introduse ca sume brute, convertește-le în nete. Până când cifrele se potrivesc, documentul nu se consideră complet.

O etichetă este o indicație, nu o blocare. Documentul rămâne în listă, își păstrează fișierul și legăturile și poate fi rezolvat în orice ordine.

Adăugarea și gestionarea atașamentelor

Pentru a încărca un atașament nou:

• Fă clic pe butonul „Adaugă atașament” din colțul din dreapta sus.
• Completează numele.
• Selectează contrapartea aferentă din directorul tău de contrapărți.
• Completează suma atașamentului.
• Selectează moneda.
• Alege fișierul de pe computer și încarcă-l. Aceeași factură nu poate fi încărcată de două ori: o a doua încărcare este refuzată, iar fereastra de încărcare spune de ce.
• Completează data la care ai primit atașamentul.
• Completează luna aferentă atașamentului.
• Fă clic pe „Salvează” pentru a finaliza adăugarea atașamentului.

Adăugarea unui cost în numerar fără document

Unele cheltuieli nu vin niciodată cu o factură de încărcat: un ghid, un taxi, o masă plătită în numerar la fața locului. Adaugă cost în numerar înregistrează o astfel de cheltuială ca pe o alegere deliberată și explicită, nu ca pe o încărcare care s-a întors goală:

• Fă clic pe „Adaugă cost în numerar”, lângă „Adaugă atașament”.
• Completează un nume scurt care descrie cheltuiala (de exemplu „Taxi până la aeroport”).
• Selectează contrapartea aferentă.
• Completează suma, moneda, data primirii și luna aferentă.
• Opțional, setează o dată scadentă și adaugă o notă.
• Fă clic pe „Adaugă cost în numerar” pentru a-l salva.

Înregistrarea creată în acest fel se comportă de aici încolo ca orice alt atașament de tranzacție: o poți categoriza, o poți atribui unui proiect și o poți eticheta la fel ca pe o factură încărcată. Este marcată ca fiind fără document așteptat, așa că nu apare niciodată ca problemă de document lipsă, nu apare niciodată pe lista de plăți/pregătire a ordinelor de plată (nu va sosi nicio plată pentru ea, întrucât numerarul a schimbat deja mâinile) și nu apare niciodată ca restantă. În lista de atașamente poartă eticheta „Cost în numerar — fără document”, astfel încât se citește ca o cheltuială deliberată în numerar, nu ca o încărcare incompletă.

Gestionarea atașamentelor în așteptare

Atașamentele în așteptare sunt fișiere care au fost încărcate în Flowtly, dar nu au fost încă atribuite unei tranzacții. Pot fi, de exemplu:

• Facturi încărcate înainte ca tranzacția aferentă să fie înregistrată.
• Documente adăugate manual, dar care trebuie legate de cheltuiala corectă.
• Fișiere care necesită verificare înainte de a putea fi atribuite.

Pentru acuratețea financiară, aceste atașamente trebuie asociate cu tranzacțiile lor.

Crearea unei etichete în timp ce etichetezi un document

Când etichetezi un document de cost și eticheta de care ai nevoie nu există încă, scrie-i numele în selectorul de etichete. Administratorii primesc opțiunea Creează „<nume>” în <grup> pentru fiecare grup de etichete, iar alegerea uneia creează eticheta în acel grup și o atașează documentului dintr-un singur pas. Dacă ce cauți se potrivește cu etichete din unele grupuri, sunt listate doar acele grupuri, cu opțiunile lor de creare; un nume care nu se găsește nicăieri poate fi creat în orice grup. Celelalte roluri aleg dintre etichetele care există deja.

Adăugarea unei note la un document

Secțiunea Notă din panoul unui document se salvează singură, ca celelalte câmpuri din panou: scrie nota și fă clic în afara câmpului. Nu există buton de salvare. O bifă confirmă că nota a fost salvată. Dacă nu poate fi salvată, textul scris rămâne în câmp, cu motivul alături, iar butonul de reîncercare de lângă el salvează același text din nou. Golirea câmpului elimină nota.

Repartizarea unui cost pe o perioadă contabilă

Un document poate avea o perioadă contabilă opțională, pentru un cost care acoperă mai mult de o lună, cum ar fi un abonament anual. Are propria secțiune Perioadă asociată în panoul documentului, direct sub Detalii. Deschide secțiunea și setează Perioada de la și Perioada până la: fiecare dată se salvează de îndată ce o alegi. Cât timp este setată o perioadă, vizualizările de buget repartizează costul uniform pe fiecare dintre lunile ei, iar secțiunea arată datele chiar și când este închisă. O dată de început posterioară datei de sfârșit nu se salvează, iar motivul apare sub câmpuri. O tranzacție bancară nu are perioadă contabilă, deci panoul ei nu are o astfel de secțiune.

Contraparte și lună aferentă

Secțiunea Detalii din panoul unui document conține câmpurile Contrapărți și Luna aferentă. Panoul unei tranzacții bancare arată aceeași pereche. Pe un document ambele câmpuri sunt opționale, deci un document poate rămâne în panou fără ele cât timp este încă verificat. Gestionează contrapartea, sub cele două câmpuri, deschide contrapartea selectată, ca să îi poți edita numele, rolurile și valorile implicite; nu este disponibilă până când nu este selectată o contraparte. Dacă poți gestiona contrapărți, numele contrapărții din partea de sus a panoului deschide același editor. Pentru a adăuga o contraparte care nu există încă, scrie-i numele în câmpul contrapărții și alege Adaugă partener (vezi Contrapărți).

O factură primită este o achiziție, deci contrapartea ei are nevoie de rolul de furnizor. Când contrapartea nu are o înregistrare de furnizor, o notă sub cele două câmpuri o numește și îți cere să adaugi rolul de furnizor acelei contrapărți. Până o faci, căutările de furnizori nu o vor găsi.

Ce va face acceptarea unei sugestii de furnizor

Când Flowtly sugerează un furnizor pentru o factură primită, cardul sugestiei spune, înainte să accepți, ce va face acceptarea. Propoziția este calculată pornind de la lista ta de contrapărți și spune una dintre acestea:

• Acceptarea leagă această factură de un furnizor care există deja. Înregistrarea proprie a furnizorului nu este modificată.
• Acceptarea dă rolul de furnizor unei contrapărți care este deja client și leagă factura de ea. Nu se creează o a doua contraparte pentru aceeași parte.
• Acceptarea creează un furnizor nou cu numele de pe document și leagă factura de el.
• Acceptarea va eșua, din unul din trei motive, pe care cardul le numește:
  • o contraparte existentă are deja acel nume sau acel cod fiscal. Folosește Editează sugestia pentru a lega în schimb acea contraparte sau unește mai întâi duplicatul;
  • clientului potrivit nu i se poate da automat rolul de furnizor, deoarece datele lui de furnizor sunt legate de o altă înregistrare de contraparte, ascunsă. Contactează asistența Flowtly pentru a rezolva situația sau folosește Editează sugestia pentru a alege alt furnizor;
  • factura poartă codul fiscal al altei companii, nu pe cel al clientului numit de card. Folosește Editează sugestia pentru a alege sau a crea furnizorul cu codul fiscal de pe factură.

Un card care va eșua este afișat ca avertisment. Fără el, cardul ar arăta ca unul care poate fi acceptat, iar refuzul ar apărea abia după ce faci clic pe Acceptă.

Propoziția este calculată de fiecare dată când deschizi documentul, nu în momentul în care a fost făcută sugestia. Un document care a așteptat în inbox cât timp cineva a creat furnizorul manual spune, prin urmare, că acceptarea îl leagă de un furnizor existent, nu că creează unul nou. După ce sugestia a fost acceptată, cardul spune în schimb ce a făcut de fapt.

Acceptarea copiază, de asemenea, ce spunea documentul despre furnizor. Un furnizor creat astfel primește numele, codul fiscal, adresa și numărul de telefon citite din factură, grupa de cost numită de card și contul bancar indicat pe factură. Contul bancar se completează doar într-un câmp gol: când contrapartea are deja un cont înregistrat, cel de pe document este ignorat, nu îl înlocuiește, astfel încât un document nu poate schimba pe nesimțite destinația banilor pentru acel furnizor. Același lucru se aplică atunci când acceptarea leagă factura de o contraparte care există deja sau dă rolul de furnizor unui client existent: fiecare primește contul din factură doar dacă nu avea niciunul.

Plăți și contract legate de un document

În secțiunea Tranzacții asociate, fiecare plată legată de document este listată cu descrierea, data și suma ei, urmate de Deschide și Dezasociază. Dezasocierea unei plăți intră în vigoare imediat, fără confirmare.

Secțiunea Categorizare arată contractul documentului deasupra selectorului de contract, cu Deschide și Dezasociază. Dezasociază elimină contractul din document. Alegerea unui alt contract în selector îl înlocuiește. Când un document are un contract, o secțiune separată Contract îl arată și ea, doar cu Deschide.

Împărțirea unei linii de factură între proiecte

O împărțire pe proiecte poate fi setată pentru întreaga factură sau pentru o singură linie a ei. Împărțirea proprie a unei linii este pentru cazul în care o linie acoperă lucrări pentru mai multe proiecte, cum ar fi o linie de amenajare împărțită între doi chiriași.

Pe linie, folosește + proiect pentru a adăuga un proiect. Primul proiect preia întreaga linie. Fiecare proiect adăugat după el pornește cu ce a rămas din suma netă a liniei, iar suma fiecărui proiect poate fi editată. Sumele trebuie să însumeze suma netă a liniei, iar linia spune când nu o fac. Cu două proiecte care însumează cât linia, schimbarea unei sume mută diferența la celălalt, astfel încât linia continuă să se însumeze corect. Eliminarea rândului unui proiect îl scoate din împărțirea liniei.

Împărțirea unei linii se afișează la fel peste tot pe factură. Împărțirea pe întreaga factură listează proiectele liniei doar pentru citire, marcate Setat pe poziția #n, editați acolo, și le numără în continuare în total. O linie fără proiect propriu arată cum ar împărți-o împărțirea pe întreaga factură.

O linie cu un proiect propriu își păstrează întreaga sumă netă la nivel de linie. Asta este valabil pentru o linie dată unui singur proiect și pentru o linie împărțită între mai multe proiecte, chiar dacă unul dintre rândurile ei este tăiat sau sumele ei rămân sub suma netă a liniei. Împărțirea pe întreaga factură nu redistribuie niciodată banii acelei linii altor proiecte a doua oară: ea acoperă doar ce lasă liniile.

Controalele pentru întreaga factură înlocuiesc doar rândurile pentru întreaga factură și lasă neatinsă împărțirea proprie a unei linii:

• butoanele care completează după un atribut sau după o cascadă și Redistribuie celorlalți împart doar suma netă pe care liniile nu o dețin deja. Când liniile o dețin pe toată, o completare spune că liniile dețin deja întregul net, deci nu mai rămâne nimic de împărțit pe factură. Redistribuie celorlalți este oferit doar când ar schimba o sumă;
• Completează după consumul contorului își calculează sumele din citiri, ca pe orice factură;
• Șterge tot elimină doar rândurile de proiect pentru întreaga factură și îți cere să confirmi că liniile își păstrează împărțirea proprie.

Totalul împărțirii pe întreaga factură numără o linie dată unui singur proiect la suma ei netă integrală, astfel încât o împărțire care se însumează corect nu arată linia respectivă ca lipsă. O lacună în interiorul împărțirii proprii a unei linii, dintr-un rând tăiat sau din sume care rămân sub linie, rămâne vizibilă în total: acei bani sunt puși deliberat în sarcina nimănui.

Antetul secțiunii Categorizare numără liniile care au un proiect, propriu sau din împărțirea pe întreaga factură, ori o etichetă proprie, de exemplu 2/5 linii cu proiect sau etichetă de linie. Etichetele setate pe întreaga factură nu se numără în el.

Pentru completarea unei împărțiri pe întreaga factură din atribute sau din citiri de contor, vezi Împărțirea unui cost între proiecte pe baza unui atribut.

Cum este categorizată plata asociată

Când plata legată de un document are propria împărțire pe proiecte sau propriile etichete, secțiunea Alocare tranzacție le arată. Fiecare proiect are un rând, cu partea lui și suma lui în moneda plății, iar etichetele plății urmează. Secțiunea este doar pentru citire. Deschide tranzacția duce la plată și apare doar pentru utilizatorii care pot deschide tranzacții bancare.

Ștergerea unui document din panoul lui

Șterge se află în bara din partea de jos a panoului unui document, sub toate secțiunile lui.

Numărul documentului și numele fișierului

Un document de cost încărcat poartă doi identificatori separați și merită să știi pe care dintre ei îl privești.

• Numele fișierului este numele fișierului pe care l-ai încărcat sau numele pe care l-ai scris când ai adăugat atașamentul manual. Este numele pe care lista de atașamente îl arată pentru document, deci un fișier salvat de tine ca Figma_Invoice.pdf este listat sub acest nume.
• Numărul documentului este numărul facturii sau al bonului tipărit pe document. Este citit automat din document când poate fi găsit și este păstrat separat de numele fișierului.

Fiindcă cele două sunt ținute separat, un nume de fișier care are sens pentru tine, furnizorul, serviciul, perioada, supraviețuiește încărcării, în timp ce numărul documentului rămâne disponibil locurilor care au nevoie de număr, nu de etichetă.

Acolo unde contează numărul, se folosește numărul. Exporturile pentru contabilitate și câmpurile documentelor de achiziție pe care le produc folosesc numărul documentului, iar rândurile de cost din rapoartele de buget și de profit și pierdere sunt etichetate și ele cu el. Acolo unde nu s-a putut citi niciun număr de document, aceste locuri revin la numele fișierului, astfel încât un rând nu rămâne niciodată fără etichetă.

Căutarea le acoperă pe amândouă. Dacă scrii o parte dintr-un număr de factură, găsește documentul chiar și când numele fișierului nu seamănă deloc cu acel număr, iar dacă scrii o parte dintr-un nume de fișier, îl găsește și pe acela.

Etichetele potrivite automat cu un document de cost sunt comparate cu ambii identificatori, deci un nume de fișier descriptiv poate aduce o etichetă pe care numărul documentului singur nu ar fi potrivit-o.

Atașamentele adăugate înainte ca numărul documentului să aibă un câmp propriu sunt listate sub acel număr, nu sub un nume de fișier, și nu sunt redenumite retroactiv. O listă veche poate arăta, așadar, un amestec al celor două. Editarea unui atașament îți permite să setezi numele dorit pentru orice rând în parte.

Cum sunt afișate sumele liniilor unui document

Fiecare linie a unui document de cost își arată banii exact cum îi indică documentul și nu completează niciodată ce a lăsat documentul necompletat.

• Cu o cantitate, un preț unitar și un total, linia se citește cantitate × preț unitar = total.
• Când documentul nu dă cantitatea sau prețul unitar, linia arată doar totalul, cu cantitatea alături când aceasta este cunoscută. O înmulțire cu o valoare lipsă ar arăta ca o operație aritmetică care nu a fost făcută niciodată.
• O sumă lipsă se citește Fără sumă. Nu este afișată niciodată ca zero, așa că o linie pe care documentul nu a evaluat-o arată diferit de o linie care costă cu adevărat zero, care arată 0.
• Când cele trei valori nu se potrivesc, linia arată ≠ în locul lui =. Editorul liniei conține exact valorile afișate, deci deschiderea lui este calea de a corecta valoarea greșită.
• Sumele sunt afișate în moneda proprie a documentului. Acolo unde Categorizarea unei plăți previzualizează liniile facturii pe care o achită, ele rămân în moneda facturii respective: o factură în dolari este previzualizată în dolari, nu ca aceeași cifră în zloți. Nimic din aceste linii nu este convertit.

Închiderea unei note de credit care nu va fi plătită niciodată

O notă de credit (korekta) are o sumă negativă. Nu iese niciun ban din cont pentru ea, ci se compensează ca reducere la următoarea factură, deci nu va sosi niciodată o tranzacție bancară care să i se potrivească. Dacă nu faci nimic, un astfel de document rămâne în registru, părând neplătit la nesfârșit.

Pe un document negativ, panoul oferă Nu se așteaptă nicio tranzacție pentru acest document în locul acțiunii de plată. Alegerea ei închide documentul fără să inventeze o plată: nu se creează nimic, nu se reconciliază nimic, iar documentul nu mai este numărat ca restant. Motivul pe care îl dai este afișat apoi acolo unde ar fi fost data plății, astfel încât registrul se citește ca închis deliberat, nu ca gol, iar Anulează îl readuce dacă a fost setat din greșeală.

Acțiunea apare doar pe un document cu sumă negativă și fără tranzacție asociată. Restricția este deliberată: o factură pozitivă care nu va fi plătită niciodată (o ștergere de creanță, un duplicat, una compensată integral de alt document) este o situație diferită, iar închiderea ei în acest mod ar elimina o datorie reală din registrul neplăților.

Când plățile diferă de factură

O factură nu este întotdeauna plătită exact la suma indicată. O factură de furnizor în euro plătită dintr-un cont în zloți, de exemplu, este convertită la cursul băncii, iar cursul și comisioanele băncii pot lăsa plățile asociate cu câteva procente peste sau sub factură. Flowtly arată acea diferență, în loc s-o ascundă, și te lasă să decizi când este acceptabilă.

Pe o factură primită, secțiunea Tranzacții asociate din panou arată trei cifre ori de câte ori plățile asociate nu se potrivesc cu factura:

• Valoare brută factură — suma brută a facturii.
• Plăți asociate — totalul plăților legate de ea, în moneda facturii.
• Diferență — diferența cu semn dintre cele două, cu procentul ei din factură.

Cifrele rămân vizibile oricum este rezolvată diferența. O toleranță sau o acceptare șterge avertismentul; nu schimbă niciodată o sumă.

Setarea unei toleranțe

Implicit, o diferență de până la 3% din factură, peste sau sub ea, este tratată ca potrivire. Un administrator poate seta o altă marjă la Setări → Avansat, în secțiunea Facturi primite — completitudine: Toleranță pentru diferențe de plată primește un procent de la 0 la 20 și se salvează când părăsești câmpul. Lasă-l gol pentru a păstra verificarea de 3%.

O diferență în interiorul toleranței se citește În limita toleranței dvs. de N% și nu este marcată. O toleranță doar elimină un avertisment; nu adaugă niciodată unul.

Acceptarea unei diferențe

O diferență mai mare decât toleranța, fie că plățile rămân sub factură, fie că o depășesc, este afișată ca avertisment, cu Acceptă diferența alături. Alegerea ei îți cere să confirmi diferența exactă pe care o accepți și să dai un Motiv, cum ar fi costul de schimb valutar al băncii. Motivul este obligatoriu: Acceptă rămâne indisponibil până când introduci unul, de maximum 255 de caractere. Odată acceptată:

• panoul înregistrează cine a acceptat diferența și când;
• eticheta Plată incompletă sau Plată în plus este eliminată din document în listă;
• nu se scrie nimic altceva: suma facturii, sumele plăților, cursul de schimb și data plății rămân toate așa cum erau.

Retrage acceptarea o anulează, iar avertismentul revine.

O acceptare se aplică cifrelor pentru care a fost dată, nu documentului în ansamblu. Dacă suma facturii este editată ulterior sau o plată este asociată ori dezasociată, diferența este din nou deschisă: panoul spune că acceptarea anterioară nu se mai aplică, eticheta revine dacă plățile rămân sub sumă, iar noua diferență poate fi acceptată din nou. Dacă toleranța acoperă ulterior diferența, panoul o arată în schimb ca fiind în limita toleranței.

Acceptarea și retragerea sunt disponibile oricui poate edita documentul. Acceptă diferența este oferită doar cât timp o diferență este în afara toleranței și nu a fost deja acceptată.

Cât timp o astfel de diferență este nerezolvată, secțiunea Tranzacții asociate este marcată cu roșu. În panou, roșul marchează o secțiune cu o problemă detectată de Flowtly, cum ar fi sume care nu se potrivesc, iar portocaliul marchează una care este doar incompletă, cum ar fi o factură fără nicio plată asociată încă.

Plata poartă același avertisment. Când o factură pe care o achită o plată are sume care nu se potrivesc, inclusiv plăți care depășesc factura, cercul de stare al plății este și el roșu, în lista de tranzacții, pe cardul ei mobil și în sertarul ei, iar sertarul adaugă rândul Factura asociată: suma diferă. Trecerea cursorului peste cerc în sertar listează nepotrivirile de sume găsite pe factura asociată. O factură care este doar incompletă lasă culoarea plății neschimbată.

Sertarul plății arată și el diferența. În secțiunea lui Atașamente, fiecare factură pe care o achită plata și care are o diferență primește același panou ca pe factură, cu aceleași trei cifre și, acolo unde se aplică, Acceptă diferența. O diferență în afara toleranței marchează secțiunea cu roșu. Când o plată achită două sau mai multe facturi, fiecare panou poartă ca titlu numele facturii sale, astfel încât să poți vedea cărei facturi îi aparține diferența. Acceptarea ei din plată este aceeași acceptare ca acceptarea pe factură.

Exemple de utilizare

• Înregistrarea unei cheltuieli în numerar fără factură de încărcat (un ghid, un taxi, o masă plătită la fața locului) prin Adaugă cost în numerar, astfel încât să fie totuși categorizată, atribuită unui proiect și raportată, deși nu există niciun document pentru ea.
• Legarea directă a unui PDF de factură de la furnizor de o anumită tranzacție de plată, pentru audit și evidență.
• Încărcarea fotografiei unui bon fizic pentru o cheltuială a unui angajat, care va fi asociat ulterior cu tranzacția bancară corespunzătoare.
• Centralizarea tuturor acordurilor contractuale și a graficelor de plată pentru acces ușor și conformitate.
• Gestionarea documentelor nelegate (de exemplu, facturi primite devreme) până când tranzacția financiară aferentă este înregistrată în sistem.
• Acceptarea diferenței pe o factură în valută plătită la cursul de schimb al băncii, astfel încât să nu mai fie marcată ca subplătită, în timp ce sumele ei rămân exact așa cum au fost facturate și plătite, sau setarea unei toleranțe astfel încât diferențele mici de curs să nu mai fie marcate deloc.