Anexos de Transações

Equipa Editorial Flowtly3 min

O separador Anexos de Transações no Flowtly é um espaço centralizado para armazenar e gerir ficheiros relacionados com transações financeiras. Esta funcionalidade garante que todos os registos de pagamento, faturas e documentos de suporte estão corretamente associados, proporcionando transparência e conformidade nas operações financeiras. Esta funcionalidade também permite aos utilizadores gerir documentos e ficheiros independentemente de transações específicas.

Este separador disponibiliza uma visão estruturada de todos os anexos carregados relacionados com transações. As principais funcionalidades incluem:

  • Visualizar todos os anexos de transações num único local.
  • Identificar e gerir anexos não associados (em espera).
  • Carregar novos anexos manualmente.
  • Editar e eliminar anexos existentes.

Todos os anexos são ordenados por data. Sob cada data serão apresentadas todas as transações recebidas nessa data. Cada anexo é apresentado com os seguintes detalhes:

  • Nome do ficheiro – Nome do anexo carregado (por exemplo, fatura, recibo).
  • Nome do fornecedor – O fornecedor associado à transação é visível abaixo do nome do ficheiro.
  • Montante – O montante da transação para referência.
  • Mês relacionado/Recebido em – Indica o mês financeiro em que a transação foi processada e recebida.
  • Anexo – Ficheiro associado ao anexo.
  • Opção de visualização – Permite pré-visualizar o ficheiro anexado.
  • Opções de edição e eliminação – Permite modificar ou remover anexos.

Adicionar e gerir anexos

Para carregar um novo anexo:

  • Clique no botão "Adicionar Anexo" no canto superior direito.
  • Indique o nome.
  • Selecione o Fornecedor (Custo) relacionado entre os fornecedores previamente criados.
  • Indique o montante do anexo.
  • Selecione a moeda.
  • Escolha o ficheiro no seu computador e carregue-o.
  • Indique a data em que recebeu o anexo.
  • Indique o mês relacionado do anexo.
  • Clique em "Guardar" para finalizar a adição do anexo.

Gestão de anexos em espera

Os anexos em espera são ficheiros que foram carregados no Flowtly mas que ainda não foram atribuídos a uma transação. Estes podem incluir:

  • Faturas carregadas antes de a transação relacionada ter sido registada.
  • Documentos adicionados manualmente que precisam de ser associados à despesa correta.
  • Ficheiros que requerem verificação antes de poderem ser atribuídos.

Para garantir a precisão financeira, estes anexos devem ser correspondidos com as respetivas transações.

Exemplos de casos de utilização

  • Associar um PDF de fatura de fornecedor diretamente a uma transação de pagamento específica para auditoria e manutenção de registos.
  • Carregar uma foto de um recibo físico de despesa de colaborador, que será posteriormente correspondido à transação bancária correspondente.
  • Centralizar todos os acordos contratuais e calendários de pagamentos para garantir fácil acesso e conformidade.
  • Gerir documentos não associados (por exemplo, faturas recebidas antecipadamente) até que a transação financeira relacionada seja registada no sistema.

Mapa de ligações

Refere-se aConsomeParte deDerivado de
Documentado aquiDocumentado noutro local
invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. contract planeia payment-schedule-line. contract anexado a budget. budget abrange project. invoice faturado a partir de project. project ligado a budget. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado complaneiaanexado aabrangefaturado a partir deligado atorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…PProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio

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