Anexos de transações

O separador "Transaction attachments" no Flowtly é um espaço centralizado para armazenar e gerir ficheiros relacionados com transações financeiras. Esta funcionalidade garante que todos os registos de pagamento, faturas e documentos de suporte estão corretamente associados, proporcionando transparência e conformidade nas operações financeiras. Esta funcionalidade também permite aos utilizadores gerir documentos e ficheiros independentemente de transações específicas.

Este separador disponibiliza uma visão estruturada de todos os anexos carregados relacionados com transações. As principais funcionalidades incluem:

Visualizar todos os anexos de transações num único local.
Identificar e gerir anexos não associados (em espera).
Carregar novos anexos manualmente.
"Edit" e eliminar anexos existentes.

Todos os anexos são ordenados por data. Sob cada data serão apresentadas todas as transações recebidas nessa data. Cada anexo é apresentado com os seguintes detalhes:

Nome do ficheiro – Nome do anexo carregado (por exemplo, fatura, recibo). Este é o nome do ficheiro tal como foi carregado; consulte Número do documento e nome do ficheiro abaixo.
Counterparty – A contraparte associada à transação é visível abaixo do nome do ficheiro.
"Amount" – O montante da transação para referência.
"Related month/Received at" – Indica o mês financeiro em que a transação foi processada e recebida.
Anexo – Ficheiro associado ao anexo.
Opção de visualização – Permite pré-visualizar o ficheiro anexado.
Opções de edição e eliminação – Permite modificar ou remover anexos.

Quais ficheiros abrem na pré-visualização

Ver um ficheiro abre-o no local quando o seu formato se apresenta como uma página fixa ou imagem — um PDF ou uma imagem num formato de foto comum como JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF ou TIFF. Abrange as faturas, recibos e documentos fotografados que constituem praticamente tudo o que está aqui armazenado.

Qualquer outro formato é transferido em vez de apresentado, e abre na aplicação do computador que o suporta. Inclui tipos de ficheiro que podem conter instruções além de conteúdo — imagens vetoriais e páginas web entre eles — que nunca são apresentados dentro do Flowtly, independentemente de quem os carregou. O ficheiro em si está intato e completo: apenas o local onde abre é diferente.

Adicionar e gerir anexos

Para carregar um novo anexo:

Clique no botão "Add attachment" no canto superior direito.
Indique o nome.
Selecione a Counterparty relacionada no seu diretório de contrapartes.
Indique o montante do anexo.
Selecione a moeda.
Escolha o ficheiro no seu computador e carregue-o. O mesmo ficheiro de fatura não pode ser carregado duas vezes: um segundo carregamento é recusado, e a janela de carregamento indica o motivo.
Indique a data em que recebeu o anexo.
Indique o mês relacionado do anexo.
Clique em "Save" para finalizar a adição do anexo.

Gestão de anexos em espera

Os anexos em espera são ficheiros que foram carregados no Flowtly mas que ainda não foram atribuídos a uma transação. Estes podem incluir:

Faturas carregadas antes de a transação relacionada ter sido registada.
Documentos adicionados manualmente que precisam de ser associados à despesa correta.
Ficheiros que requerem verificação antes de poderem ser atribuídos.

Para garantir a precisão financeira, estes anexos devem ser correspondidos com as respetivas transações.

Criar uma etiqueta ao etiquetar um documento

Quando etiqueta um documento de custo e a etiqueta de que precisa ainda não existe, escreva o respetivo nome no seletor de etiquetas. Aos administradores é oferecida a opção Create "<name>" in <group> para cada grupo de etiquetas; ao escolhê-la, a etiqueta é criada nesse grupo e associada ao documento num único passo. Se a pesquisa corresponder a etiquetas de alguns grupos, só esses grupos são listados, com as respetivas opções de criação; um nome que não é encontrado em lado nenhum pode ser criado em qualquer grupo. As restantes funções escolhem entre as etiquetas que já existem.

A pesquisa compara o nome de uma etiqueta, a sua etiqueta curta e a sua descrição, e ignora maiúsculas, minúsculas e acentos, pelo que escrever Oplaty encontra uma etiqueta chamada Opłaty eksploatacyjne.

Adicionar uma nota a um documento

A secção "Note" do painel de um documento guarda-se sozinha, tal como os restantes campos do painel: escreva a nota e clique fora do campo. Não existe botão Guardar. Um visto confirma que a nota foi guardada. Se não for possível guardá-la, o texto escrito permanece no campo com o motivo ao lado, e o botão de nova tentativa ao lado guarda o mesmo texto outra vez. Esvaziar o campo remove a nota.

Repartir um custo por um período contabilístico

Um documento pode ter um período contabilístico opcional, para um custo que abrange mais de um mês, como uma subscrição anual. Tem a sua própria secção "Related period" no painel do documento, logo abaixo de "Details". Abra a secção e defina "Period from" e "Period to": cada data é guardada assim que a escolhe. Enquanto houver um período definido, as vistas de orçamento repartem o custo uniformemente por cada um dos seus meses, e a secção mostra as datas mesmo quando está fechada. Uma data de início posterior à data de fim não é guardada, e o motivo aparece por baixo dos campos. Uma transação bancária não tem período contabilístico, por isso o seu painel não tem esta secção.

Contraparte e mês relacionado

A secção "Details" do painel de um documento contém os campos "Counterparties" e "Related month". O painel de uma transação bancária mostra o mesmo par. Num documento, ambos os campos são opcionais, pelo que um documento pode ficar no painel sem eles enquanto ainda está a ser verificado. "Manage counterparty", por baixo dos dois campos, abre a contraparte selecionada para que possa editar o respetivo nome, funções e valores predefinidos; fica indisponível até ser selecionada uma contraparte. Se puder gerir contrapartes, o nome da contraparte no topo do painel abre o mesmo editor. Para adicionar uma contraparte que ainda não existe, escreva o nome no campo da contraparte e escolha Adicionar contraparte (consulte Contrapartes).

Uma fatura recebida é uma compra, pelo que a sua contraparte precisa da função de fornecedor. Quando a contraparte não tem registo de fornecedor, uma nota por baixo dos dois campos indica-a e pede que adicione a função de fornecedor a essa contraparte. Até o fazer, as pesquisas de fornecedores não a encontram.

O que fará aceitar uma sugestão de fornecedor

Quando o Flowtly sugere um fornecedor para uma fatura recebida, o cartão da sugestão indica, antes de aceitar, o que aceitá-la fará. A frase é calculada a partir da sua lista de contrapartes e diz uma destas coisas:

Aceitar liga esta fatura a um fornecedor que já existe. O registo do próprio fornecedor não é alterado.
Aceitar atribui o papel de fornecedor a uma contraparte que já é cliente e liga-lhe a fatura. Não é criada uma segunda contraparte para a mesma parte.
Aceitar cria um novo fornecedor com o nome que consta do documento e liga-lhe a fatura.
Aceitar vai falhar, por um de três motivos, que o cartão nomeia:
- uma contraparte existente já tem esse nome ou esse NIF. Use "Edit suggestion" para ligar essa contraparte em vez disso, ou una primeiro o duplicado;
- ao cliente correspondente não pode ser atribuído automaticamente o papel de fornecedor, porque os seus dados de fornecedor estão ligados a outro registo de contraparte, oculto. Contacte o suporte do Flowtly para resolver, ou use "Edit suggestion" para escolher outro fornecedor;
- a fatura traz o NIF de outra empresa, e não o NIF do cliente que o cartão nomeia. Use "Edit suggestion" para escolher ou criar o fornecedor com o NIF da fatura.

Um cartão cuja aceitação vai falhar é mostrado como um aviso. Sem ele, o cartão pareceria um que pode ser aceite, e a recusa só apareceria depois de clicar em "Accept".

A frase é calculada de cada vez que abre o documento, e não quando a sugestão foi feita. Um documento que esperou na caixa de entrada enquanto alguém criava o fornecedor manualmente diz, por isso, que aceitar o liga a um fornecedor existente, e não que cria um novo. Depois de a sugestão ser aceite, o cartão indica em vez disso o que realmente fez.

Pagamentos e contrato associados a um documento

Na secção "Related transactions", cada pagamento associado ao documento é listado com a descrição, a data e o montante, seguido de "Open" e "Unlink". Desassociar um pagamento tem efeito imediato, sem confirmação.

A secção "Categorization" mostra o contrato do documento acima do seletor de contrato, com "Open" e "Unlink". "Unlink" remove o contrato do documento. Escolher um contrato diferente no seletor substitui-o. Quando um documento tem contrato, uma secção separada "Contract" também o mostra, apenas com "Open". Enquanto essa secção estiver fechada, a sua linha indica o contrato.

Dividir uma linha de fatura por projetos

Uma divisão por projetos pode ser definida para toda a fatura ou para uma única linha. A divisão própria de uma linha serve para o caso em que uma linha abrange trabalhos para mais de um projeto, como uma linha de remodelação partilhada por dois inquilinos.

Na linha, use + projeto para adicionar um projeto. O primeiro projeto fica com a linha toda. Cada projeto adicionado a seguir começa com o que resta do valor líquido da linha, e o valor de cada projeto pode ser editado. Os valores têm de somar o valor líquido da linha, e a linha indica-o quando isso não acontece. Com dois projetos que somam a linha, alterar um valor passa a diferença para o outro, para que a linha continue a somar. Remover a linha de um projeto retira-o da divisão da linha.

O valor líquido de uma linha é o valor que consta na linha ou, quando a linha não tem valor, a sua quantidade multiplicada pelo preço unitário. A exceção é um documento cujas linhas somam o seu bruto em vez do líquido, o que acontece quando as linhas foram introduzidas como valores brutos. Nesse caso, o valor líquido do documento é repartido pelas linhas na proporção dos seus valores, de modo que os valores líquidos das linhas somam exatamente o líquido do documento.

A divisão de uma linha aparece da mesma forma em toda a fatura. A divisão de toda a fatura lista os projetos da linha só para leitura, assinalados com Definido na linha #n, edite-o lá, e continua a contá-los no seu total. Uma linha sem projeto próprio mostra como a divisão de toda a fatura a repartiria.

Uma linha com um projeto próprio mantém todo o seu valor líquido ao nível da linha. Isto vale para uma linha atribuída a um projeto e para uma linha dividida por vários projetos, mesmo quando uma das suas linhas está riscada ou os seus valores ficam aquém do valor líquido da linha. A divisão de toda a fatura nunca volta a repartir o dinheiro dessa linha por outros projetos: cobre apenas o que as linhas deixam.

Os controlos de toda a fatura substituem apenas as linhas de toda a fatura e deixam intacta a divisão própria de uma linha:

os botões que preenchem por um atributo ou por uma cascata, e "Redistribute to the rest", repartem apenas o valor líquido que as linhas ainda não contêm. Quando as linhas contêm todo o valor, um preenchimento indica que as linhas já contêm todo o líquido, pelo que não resta nada na fatura para dividir. "Redistribute to the rest" só é oferecido quando alteraria um valor;
"Fill by meter consumption" calcula os seus valores a partir das leituras, como em qualquer fatura;
"Clear all" remove apenas as linhas de projeto de toda a fatura e pede-lhe que confirme que as linhas da fatura mantêm as suas.

O total da divisão de toda a fatura conta uma linha atribuída a um projeto pelo seu valor líquido completo, pelo que uma divisão que fecha não mostra essa linha como em falta. Uma lacuna dentro da divisão própria de uma linha, por uma linha riscada ou por valores que ficam aquém da linha, continua visível no total: esse dinheiro não é deliberadamente imputado a ninguém.

O cabeçalho da secção "Categorization" conta as linhas que têm um projeto, próprio ou vindo da divisão de toda a fatura, ou uma etiqueta própria, por exemplo 2/5 linhas com um projeto ou uma etiqueta de linha. As etiquetas definidas em toda a fatura não contam.

Para preencher a divisão de toda a fatura a partir de atributos ou de leituras de contadores, consulte Dividir um custo por projetos segundo um atributo.

Como o pagamento associado é categorizado

Quando o pagamento associado a um documento tem a sua própria divisão por projetos ou etiquetas, a secção "Transaction allocation" mostra-as. Cada projeto tem uma linha com a sua parte e o seu montante na moeda do pagamento, e as etiquetas do pagamento seguem-se. A secção é só de leitura. "Open transaction" vai para o pagamento e só aparece para os utilizadores que podem abrir transações bancárias. Enquanto a secção estiver fechada, a sua linha indica o número de projetos na divisão do pagamento, por exemplo 2 projects, depois de o pagamento ser carregado.

Número do documento e nome do ficheiro

Um documento de custo carregado tem dois identificadores separados, e vale a pena saber qual está a ser visualizado.

O nome do ficheiro é o nome do ficheiro que carregou, ou o nome que escreveu ao adicionar o anexo manualmente. É o nome que a lista de anexos mostra para o documento, pelo que um ficheiro guardado como Figma_Invoice.pdf é apresentado com esse nome.
O número do documento é o número de fatura ou recibo impresso no próprio documento. É lido automaticamente do documento quando é possível encontrá-lo, e é mantido separadamente do nome do ficheiro.

Por estarem separados, um nome de ficheiro com significado para si — o fornecedor, o serviço, o período — subsiste após o carregamento, enquanto o número do documento permanece disponível nos locais que precisam do número e não do rótulo.

Onde o número é o que importa, é o número que é utilizado. As exportações contabilísticas e os campos dos documentos de compra que produzem utilizam o número do documento, e as linhas de custo nos relatórios de orçamento e P&L também são rotuladas com ele. Onde nenhum número de documento pôde ser lido, esses locais recorrem ao nome do ficheiro, para que nenhuma linha fique sem rótulo.

A pesquisa abrange ambos. Escrever parte de um número de fatura encontra o documento mesmo quando o nome do ficheiro não tem nada a ver com esse número, e escrever parte de um nome de ficheiro também o encontra.

As etiquetas correspondidas automaticamente a um documento de custo são comparadas com ambos os identificadores, pelo que um nome de ficheiro descritivo pode trazer uma etiqueta que o número do documento por si só não teria correspondido.

Os anexos adicionados antes de o número do documento ter o seu próprio campo aparecem listados sob esse número em vez de sob um nome de ficheiro, e não são reclassificados retroativamente. Uma lista com historial longo pode, portanto, mostrar uma mistura dos dois. A edição de um anexo permite definir o nome pretendido em qualquer linha individual.

Um documento só com montante bruto

Alguns documentos chegam com um montante bruto e sem montante líquido, por exemplo um recibo que só imprime o total. A secção Detalhes mostra então, sob os montantes líquido, de IVA e bruto, um campo "VAT rate" com a indicação Incompleto. Escolha uma taxa de IVA para calcular o líquido e o IVA. As taxas oferecidas são as do país da sua organização, incluindo isento (zw.). Escolher uma guarda-se de imediato: o Flowtly calcula o líquido e o IVA a partir do bruto, preenche o líquido e o campo desaparece. O documento deixa então de contar como sem montante líquido.

Pode também escrever o líquido, se o documento o indicar; o campo "VAT rate" desaparece assim que um líquido é introduzido. Se as linhas do documento somarem o bruto em vez do líquido, o Flowtly pede-lhe então que converta as linhas em montantes líquidos. Se a taxa não puder ser guardada, o campo volta a ficar vazio e indica-o.

Quando os pagamentos diferem da fatura

Uma fatura nem sempre é paga exatamente pelo valor indicado. Uma fatura de fornecedor em euros paga a partir de uma conta em zlotys, por exemplo, é convertida à taxa do banco, e a taxa e as comissões do banco podem fazer com que os pagamentos associados fiquem alguns pontos percentuais acima ou abaixo da fatura. O Flowtly mostra essa diferença em vez de a ocultar, e permite que decida quando é aceitável.

Numa fatura recebida, a secção "Related transactions" do painel mostra três valores sempre que os pagamentos associados não correspondem à fatura:

"Invoice gross" — o valor bruto da fatura.
"Linked payments" — o total dos pagamentos associados a ela, na moeda da fatura.
"Difference" — a diferença com sinal entre os dois, com a sua percentagem em relação à fatura.

Os valores permanecem visíveis seja qual for a forma como a diferença é resolvida. Uma tolerância ou uma aceitação remove o aviso; nunca altera um valor.

Definir uma tolerância

Por predefinição, uma diferença até 3% da fatura, para mais ou para menos, é tratada como correspondente. Um administrador pode definir uma margem diferente em "Settings" → "Advanced", na secção "Incoming invoices — completeness": "Payment difference tolerance" aceita uma percentagem de 0 a 20 e é guardada quando sai do campo. Deixe-o em branco para manter a verificação de 3%.

Uma diferença dentro da tolerância é apresentada como Dentro da sua tolerância de N% e não é assinalada. Uma tolerância só remove um aviso; nunca adiciona um.

Aceitar uma diferença

Uma diferença superior à tolerância, quer os pagamentos fiquem aquém quer excedam a fatura, é apresentada como um aviso, com "Accept difference" ao lado. Ao escolhê-la, é-lhe pedido que confirme a diferença exata que está a aceitar e que indique um "Reason", por exemplo o custo de câmbio do banco. O motivo é obrigatório: "Accept" fica indisponível até o introduzir, com um máximo de 255 carateres. Depois de aceite:

o painel regista quem aceitou a diferença e quando;
a etiqueta "Incomplete payment — linked payments do not cover the amount" ou "Overpayment — linked payments exceed the amount by more than the tolerance" é removida do documento na lista;
mais nada é escrito — o valor da fatura, os valores dos pagamentos, a taxa de câmbio e a data de pagamento permanecem como estavam.

"Withdraw acceptance" revoga-a, e o aviso regressa.

Uma aceitação aplica-se aos valores para os quais foi dada, não ao documento como um todo. Se o valor da fatura for editado mais tarde, ou um pagamento for associado ou desassociado, a diferença fica novamente aberta: o painel indica que a aceitação anterior já não se aplica, a etiqueta regressa se os pagamentos não cobrirem o valor, e a nova diferença pode ser aceite de novo. Se a tolerância cobrir depois a diferença, o painel mostra-a como estando dentro da tolerância.

Aceitar e retirar estão disponíveis para qualquer pessoa que possa editar o documento. "Accept difference" só é oferecido enquanto uma diferença está fora da tolerância e ainda não foi aceite.

Enquanto uma diferença destas não estiver resolvida, a secção "Related transactions" fica assinalada a vermelho. No painel, o vermelho assinala uma secção com um problema detetado pelo Flowtly, como valores que não coincidem, e o laranja assinala uma secção que está apenas incompleta, como uma fatura ainda sem nenhum pagamento associado.

O pagamento apresenta o mesmo aviso. Quando uma fatura que um pagamento liquida tem montantes que não coincidem, incluindo pagamentos que excedem a fatura, o círculo de estado do pagamento também fica vermelho, na lista de transações, no seu cartão móvel e no seu painel lateral, e o painel lateral acrescenta a linha Fatura associada: o montante difere. Ao passar o cursor sobre o círculo no painel lateral, são listadas as discrepâncias de montante encontradas na fatura associada. Uma fatura que está apenas incompleta deixa a cor do pagamento como está.

A gaveta do pagamento mostra também a própria diferença. Na sua secção "Attachments", cada fatura que o pagamento liquida e que tem uma diferença recebe o mesmo painel que na fatura, com os mesmos três valores e, quando aplicável, "Accept difference". Uma diferença fora da tolerância marca a secção a vermelho. Quando um pagamento liquida duas ou mais faturas, cada painel tem como legenda o nome da sua fatura, para que saiba a qual pertence a diferença. Aceitá-la a partir do pagamento é a mesma aceitação que aceitá-la na fatura.

Exemplos de casos de utilização

Associar um PDF de fatura de fornecedor diretamente a uma transação de pagamento específica para auditoria e manutenção de registos.
Carregar uma foto de um recibo físico de despesa de colaborador, que será posteriormente correspondido à transação bancária correspondente.
Centralizar todos os acordos contratuais e calendários de pagamentos para garantir fácil acesso e conformidade.
Gerir documentos não associados (por exemplo, faturas recebidas antecipadamente) até que a transação financeira relacionada seja registada no sistema.
Aceitar a diferença numa fatura em moeda estrangeira paga à taxa de câmbio do banco, para que deixe de ser assinalada como paga de forma incompleta, enquanto os seus valores permanecem exatamente os faturados e pagos — ou definir uma tolerância para que pequenas diferenças cambiais nunca sejam assinaladas.