Anexos de Transações

O separador Anexos de Transações no Flowtly é um espaço centralizado para armazenar e gerir ficheiros relacionados com transações financeiras. Esta funcionalidade garante que todos os registos de pagamento, faturas e documentos de suporte estão corretamente associados, proporcionando transparência e conformidade nas operações financeiras. Esta funcionalidade também permite aos utilizadores gerir documentos e ficheiros independentemente de transações específicas.

Este separador disponibiliza uma visão estruturada de todos os anexos carregados relacionados com transações. As principais funcionalidades incluem:

• Visualizar todos os anexos de transações num único local.
• Identificar e gerir anexos não associados (em espera).
• Carregar novos anexos manualmente.
• Editar e eliminar anexos existentes.

Todos os anexos são ordenados por data. Sob cada data serão apresentadas todas as transações recebidas nessa data. Cada anexo é apresentado com os seguintes detalhes:

• Nome do ficheiro – Nome do anexo carregado (por exemplo, fatura, recibo). Este é o nome do ficheiro tal como foi carregado; consulte Número do documento e nome do ficheiro abaixo.
• Nome do fornecedor – O fornecedor associado à transação é visível abaixo do nome do ficheiro.
• Montante – O montante da transação para referência.
• Mês relacionado/Recebido em – Indica o mês financeiro em que a transação foi processada e recebida.
• Anexo – Ficheiro associado ao anexo.
• Opção de visualização – Permite pré-visualizar o ficheiro anexado.
• Opções de edição e eliminação – Permite modificar ou remover anexos.

Adicionar e gerir anexos

Para carregar um novo anexo:

• Clique no botão "Adicionar Anexo" no canto superior direito.
• Indique o nome.
• Selecione o Fornecedor (Custo) relacionado entre os fornecedores previamente criados.
• Indique o montante do anexo.
• Selecione a moeda.
• Escolha o ficheiro no seu computador e carregue-o.
• Indique a data em que recebeu o anexo.
• Indique o mês relacionado do anexo.
• Clique em "Guardar" para finalizar a adição do anexo.

Gestão de anexos em espera

Os anexos em espera são ficheiros que foram carregados no Flowtly mas que ainda não foram atribuídos a uma transação. Estes podem incluir:

• Faturas carregadas antes de a transação relacionada ter sido registada.
• Documentos adicionados manualmente que precisam de ser associados à despesa correta.
• Ficheiros que requerem verificação antes de poderem ser atribuídos.

Para garantir a precisão financeira, estes anexos devem ser correspondidos com as respetivas transações.

Número do documento e nome do ficheiro

Um documento de custo carregado tem dois identificadores separados, e vale a pena saber qual está a ser visualizado.

• O nome do ficheiro é o nome do ficheiro que carregou, ou o nome que escreveu ao adicionar o anexo manualmente. É o nome que a lista de anexos mostra para o documento, pelo que um ficheiro guardado como Figma_Invoice.pdf é apresentado com esse nome.
• O número do documento é o número de fatura ou recibo impresso no próprio documento. É lido automaticamente do documento quando é possível encontrá-lo, e é mantido separadamente do nome do ficheiro.

Por estarem separados, um nome de ficheiro com significado para si — o fornecedor, o serviço, o período — subsiste após o carregamento, enquanto o número do documento permanece disponível nos locais que precisam do número e não do rótulo.

Onde o número é o que importa, é o número que é utilizado. As exportações contabilísticas e os campos dos documentos de compra que produzem utilizam o número do documento, e as linhas de custo nos relatórios de orçamento e P&L também são rotuladas com ele. Onde nenhum número de documento pôde ser lido, esses locais recorrem ao nome do ficheiro, para que nenhuma linha fique sem rótulo.

A pesquisa abrange ambos. Escrever parte de um número de fatura encontra o documento mesmo quando o nome do ficheiro não tem nada a ver com esse número, e escrever parte de um nome de ficheiro também o encontra.

As etiquetas correspondidas automaticamente a um documento de custo são comparadas com ambos os identificadores, pelo que um nome de ficheiro descritivo pode trazer uma etiqueta que o número do documento por si só não teria correspondido.

Os anexos adicionados antes de o número do documento ter o seu próprio campo aparecem listados sob esse número em vez de sob um nome de ficheiro, e não são reclassificados retroativamente. Uma lista com historial longo pode, portanto, mostrar uma mistura dos dois. A edição de um anexo permite definir o nome pretendido em qualquer linha individual.

Exemplos de casos de utilização

• Associar um PDF de fatura de fornecedor diretamente a uma transação de pagamento específica para auditoria e manutenção de registos.
• Carregar uma foto de um recibo físico de despesa de colaborador, que será posteriormente correspondido à transação bancária correspondente.
• Centralizar todos os acordos contratuais e calendários de pagamentos para garantir fácil acesso e conformidade.
• Gerir documentos não associados (por exemplo, faturas recebidas antecipadamente) até que a transação financeira relacionada seja registada no sistema.