Gestão de transações

Quando o cliente ou qualquer outra entidade paga a fatura, a transação de pagamento é registada na sua conta bancária, incluindo transações para fornecedores. Todas as transações podem ser encontradas clicando no botão "Transaction" da conta bancária escolhida.

A vista "Transactions" proporciona uma visão em tempo real de todos os movimentos financeiros na conta bancária associada. Esta secção ajuda as equipas financeiras a acompanhar pagamentos, reconciliar discrepâncias e monitorizar o fluxo de caixa. A vista é composta por 2 partes: na parte superior, encontra-se a representação gráfica das variações de saldo ao longo do tempo; abaixo, apresenta-se a vista detalhada de cada transação.

O que a vista apresenta:

• "Current balance": Apresenta o total de fundos disponíveis para a conta bancária selecionada.
• Histórico de transações: Lista todas as transações processadas e pendentes.
• Opções de filtragem: Permite aos utilizadores filtrar por intervalo de datas, fornecedor, montante ou direção — a receber ou a pagar.
• Coluna de anexos: Indica se são necessários documentos de suporte (por exemplo, faturas, recibos).
• Associação ao fornecedor: Destaca informações de fornecedor em falta que precisam de ser atualizadas.
• Cada fornecedor na tabela tem um ícone clicável à esquerda, permitindo aceder facilmente à página do fornecedor para verificar/atualizar detalhes.

Ao clicar numa transação específica, abre-se um painel lateral com opções detalhadas de gestão da transação. Esta funcionalidade permite às equipas financeiras rever e atualizar eficientemente transações individuais.

Funcionalidades disponíveis no painel lateral:

• Adicionar Anexo – Carregue documentos de suporte como faturas, recibos ou contratos. Deve também selecionar a Data de receção para garantir a conformidade.

• Anexar ficheiros em espera – Se já foram carregados documentos mas não estão associados a esta transação, podem ser anexados aqui. Basta encontrar o anexo na lista e clicar no botão “Anexar”. A lista contém todos os documentos em espera, e a caixa de pesquisa acima dela, Pesquisar por montante ou número de documento, reduz-na de duas formas. Escreva um montante como o escreveria, por exemplo 16 124,00, 16124 ou 16.124,00, e encontra documentos com exatamente esse montante, ao cêntimo; uma nota de crédito é encontrada pelo seu montante com ou sem o sinal de menos. Ou escreva parte de um número de documento, em maiúsculas ou minúsculas: é comparada com o número da fatura no documento e com o nome do ficheiro, onde muitos carregamentos trazem o seu número. Quando nada corresponde, a lista indica Sem resultados e oferece limpar a pesquisa.

• Sugestão "Link attachment" – Quando o Flowtly sugere um documento para o pagamento, o cartão de sugestão compara o montante do documento com o do pagamento numa linha "Amount":

  • "Agrees" – os dois montantes são iguais, com uma diferença até um grosz.
  • "Differs" – o cartão mostra ambos os montantes e a diferença. Um documento numa moeda diferente da do pagamento indica sempre "Differs", com ambos os montantes e sem diferença.
  • Não consta do documento – o documento ainda não tem montante, pelo que o montante do pagamento não é verificado.

  Quando a sugestão vem de um fornecedor que fatura o mesmo montante todos os meses, o cartão indica também quantos documentos por associar desse fornecedor têm o montante, por exemplo 3 documentos por associar deste fornecedor têm 1 230,00 zł. Escolha o documento do mês certo tendo isto em conta. Uma sugestão sem comparação de montantes não mostra a linha "Amount".

• Atribuir ao orçamento – Associe a transação a um orçamento específico para um acompanhamento financeiro preciso. Esta funcionalidade está disponível apenas se o módulo de Orçamentos estiver ativo.

• Categorização – Divida o montante da transação por um ou mais projetos. Um indicador de soma abaixo das linhas mostra se os montantes atribuídos correspondem ao montante da transação; uma discrepância é assinalada explicitamente, e a divisão não é guardada até ser resolvida.

Uma secção fechada do painel lateral diz o que contém, para que possa ler o painel sem abrir todas as secções. Num pagamento que liquida uma fatura, uma "Categorization" fechada mostra from the invoice; caso contrário, indica o número de projetos, por exemplo 3 projects. No seu interior, "Transaction categorization" mostra o seu número de projetos, e "Employee cost split" mostra o número de pessoas por quem está repartido, ou Not split.

Quando o documento já indica o projeto

Um custo pode ser registado num projeto em dois sítios: no documento — a fatura de compra ou o anexo — e no pagamento que o liquida. Basta um deles, e a Flowtly trata o documento como o que conta.

Por isso, se o documento liquidado por um pagamento já indicar um projeto, o pagamento não pode receber um próprio. A categorização fica indisponível nesse pagamento, e o painel lateral indica que a atribuição pertence ao documento. O mesmo se aplica a uma fatura de venda: se a fatura, ou o contrato ao abrigo do qual foi emitida, indicar o projeto, o pagamento não o repete.

Quando o documento indica o projeto na sua própria repartição ou numa das suas linhas, o painel lateral indica ambos: Assigned via o número do documento → o projeto (o painel é apresentado em inglês). Se puder abrir as faturas de compra, o mesmo aviso leva diretamente ao documento. Um pagamento cujo documento de suporte (um documento que não é uma fatura) não indica nenhum projeto mostra o aviso geral, e a sua categorização também continua só de leitura.

Um pagamento que liquida uma fatura recebe o projeto dessa fatura, quer tenha emitido quer recebido a fatura, e mesmo enquanto a fatura ainda não indica nenhum projeto. O painel lateral mostra Assigned via invoice e, se puder abrir essa fatura, oferece Open invoice (o painel é apresentado em inglês). Num pagamento destes, toda a secção Categorization é só de leitura: a sua repartição por projetos, as suas etiquetas e a sua Employee cost split. O que foi registado aí antes continua visível, e a secção explica porque não pode ser alterado. O resumo da fatura no painel lateral do pagamento mostra as etiquetas da própria fatura, tanto as da fatura inteira como as das suas linhas; uma etiqueta partilhada por várias linhas é mostrada uma só vez. O mesmo se aplica a um pagamento associado a uma fatura como um de vários documentos. Um documento de suporte que não seja uma fatura não torna, por si só, as etiquetas e a divisão de custos só de leitura.

O motivo merece uma frase, porque explica uma regra que de outro modo parece uma funcionalidade em falta. Dois registos independentes do mesmo custo podem divergir — alguém altera a divisão na fatura meses depois e o pagamento continua a apontar para outro lado — e nada nos números pareceria errado entretanto. Manter o custo num só sítio elimina a questão.

Onde alterar em vez disso. Abra o documento e edite aí a sua divisão por projetos — como funciona a divisão, incluindo excluir um projeto, está descrito no artigo «Dividir um custo por projetos segundo um atributo». Numa fatura de venda, altere o projeto na linha da fatura, ou no contrato.

Quando o pagamento continua a ser o sítio certo. Um pagamento sem documento mantém a sua própria categorização exatamente como antes. É o caso normal de uma despesa em dinheiro, de uma comissão bancária ou de um custo cuja fatura ainda não chegou — aí nada mudou.

Os pagamentos já registados nos dois sítios continuam a funcionar e mantêm os seus montantes; o orçamento sempre contou esse custo uma vez, não duas. Uma divisão registada num pagamento antes de este ser associado à sua fatura permanece no pagamento, visível e só de leitura. Não pode ser esvaziada a partir do painel lateral do pagamento; contacte o suporte da Flowtly se for necessário movê-la para o documento.

Atribuir ao documento um projeto quando o pagamento já tem um. A regra também funciona na direção inversa. Seja qual for a forma como define o projeto do documento (editando a sua divisão manualmente, usando um dos botões de preenchimento, ou aceitando um projeto sugerido), a Flowtly verifica primeiro os pagamentos que o liquidam:

• Se um pagamento indicar o mesmo projeto para o mesmo montante, o documento assume o projeto e a própria cópia do pagamento é removida, pelo que o custo fica registado uma única vez, no documento, pelo mesmo montante total.
• Se um pagamento indicar um projeto diferente, ou um montante diferente, nada é alterado e a Flowtly explica porquê. Quando aceita todas as sugestões de uma vez, esta fica assinalada como ignorada, e as restantes continuam a ser aplicadas.

Aceitar uma contraparte sugerida também aceita a nota sugerida da fatura. Quando a contraparte que a Flowtly sugeriu para um pagamento é aceite — por si, através de «aceitar tudo» ou automaticamente onde a sua organização o ativou — e existe exatamente uma fatura ligada a esse pagamento, a nota sugerida para essa fatura é aceite ao mesmo tempo e escrita na fatura. Nenhuma outra nota é alterada. A nota continua a ser uma sugestão, para decidir no painel da fatura, quando há mais de uma fatura ligada ao pagamento, quando a fatura tem mais de uma nota sugerida ou quando já tem uma nota diferente: uma nota escrita por alguém nunca é substituída.

Secção de detalhes da transação Seleção do fornecedor – Atribua ou atualize o fornecedor associado à transação. "Manage counterparty", por baixo dos dois campos, abre a contraparte selecionada para que possa editar o respetivo nome, funções e valores predefinidos; fica indisponível até ser selecionada uma contraparte. Para adicionar uma contraparte que ainda não existe, escreva o nome no campo da contraparte e escolha Adicionar contraparte (consulte Contrapartes). Se a contraparte não tiver a função de fornecedor ou de cliente de que esta transação precisa, uma nota por baixo dos campos indica-a e pede que adicione essa função, porque as pesquisas por essa função não encontram a contraparte até o fazer. "Related month" – Defina o período financeiro relevante para efeitos de reporting. Numa transação, este campo e a contraparte são obrigatórios. Montante da transação e saldo após transação – Apresenta o impacto financeiro e o saldo atualizado da conta.

O painel de um documento recebido usa a mesma secção "Details", com os mesmos dois campos. Consulte Anexos de transações.

Secção de anexos Aqui tem a possibilidade de rever os anexos associados, se presentes, transferi-los ou removê-los completamente caso tenham sido incorretamente correspondidos.

Existe uma opção para transferir diretamente o ficheiro MT940 no canto superior direito do item "Transactions" no menu principal. Após a transferência do ficheiro, este será automaticamente anexado à conta bancária designada.

Um ficheiro de extrato carregado é atribuído a uma conta bancária comparando o número de conta no ficheiro com os números de conta configurados nas suas contas bancárias. Uma conta bancária guardada sem número de conta não pode participar nessa comparação e nunca recebe um extrato automaticamente — consulte Contas bancárias para saber onde preenchê-lo.

Cada ficheiro recusado é guardado. Por baixo da lista de extratos na página "Transactions", a tabela "Refused uploads" mostra cada um deles com a hora em que foi recusado, quem o carregou e o motivo. Utilize o ícone de transferência na respetiva linha para obter o ficheiro exato que foi enviado, por exemplo para o corrigir ou para o passar ao suporte. Alguns ficheiros recusados mais antigos não têm ícone de transferência porque a sua cópia não estava associada à entrada.

O que a mensagem de importação indica

Depois de o ficheiro ser lido, uma mensagem indica quantas transações foram adicionadas — o que nem sempre corresponde ao número que o ficheiro continha. Os extratos sobrepõem-se: um movimento que o Flowtly já tem é reconhecido como o mesmo movimento e não é registado uma segunda vez, pelo que voltar a carregar um ficheiro, ou carregar um que abranja dias já importados, adiciona apenas o que é realmente novo.

A mensagem é redigida de acordo com o que aconteceu.

• Tudo o que estava no ficheiro já existia. A mensagem di-lo — Todas as 13 transações deste ficheiro já estavam no sistema. — e surge como informação, e não como confirmação de que algo foi adicionado, porque nada foi.
• Alguns movimentos eram novos e outros já existiam. São indicados os dois números: 5 transações importadas. Já no sistema: 8.
• Todos os movimentos eram novos. A mensagem indica o número de transações importadas.

Um movimento é reconhecido como já existente quando as suas datas, montante, referência e descrição coincidem todos. Dois pagamentos distintos que por acaso partilham o mesmo dia e montante nunca são fundidos num só: cada um mantém a sua própria linha e cada um é reconhecido separadamente num carregamento posterior. O mesmo se aplica a um ficheiro carregado novamente depois de o seu banco ter alterado a forma como descreve um movimento: se a descrição de uma linha for diferente da guardada, essa linha é tratada como um movimento novo e é adicionada.

Uma contagem inferior ao número de movimentos que vê no extrato é, por isso, o resultado esperado num carregamento com sobreposição: significa que nada foi duplicado, e não que linhas se perderam. Se um movimento que esperava estiver realmente ausente, procure-o primeiro na lista de transações — pode ter chegado com um extrato anterior.

Transações para fornecedores

Como funciona?

Pague ao fornecedor através do seu banco (fora do Flowtly). Guarde a confirmação de pagamento ou os detalhes da transação bancária para reconciliação. Para refletir o pagamento no Flowtly, importe o seu extrato bancário (ficheiro MT940) para o sistema. O Flowtly fará automaticamente a correspondência dos pagamentos com o fornecedor com base no montante, referência de pagamento e dados do fornecedor. Se o Flowtly não fizer automaticamente a correspondência de uma transação, pode atribuí-la manualmente ao fornecedor relevante selecionando-a nos anexos em espera.

A correspondência automática segue algumas regras, para que um pagamento só seja registado num documento que realmente possa liquidar:

• Direção. O dinheiro que sai da sua conta só é associado a um documento de custo. O dinheiro que entra só é associado a um documento com valor negativo, como uma nota de crédito que um fornecedor reembolsa. Um pagamento recebido nunca é registado numa fatura de custo apenas porque os valores coincidem.
• Pagamentos rejeitados. Quando rejeita um pagamento sugerido para um documento, o Flowtly não volta a associar esse pagamento ao documento automaticamente, nem ao guardar o documento nem ao importar um extrato bancário.
• Valores recorrentes. Quando um fornecedor fatura o mesmo valor todos os meses, pode haver vários pagamentos desse valor perto de uma fatura. Cada fatura é então associada ao pagamento mais próximo da sua data, num prazo de 20 dias, para que o pagamento de um mês não seja registado na fatura de outro mês. Se nenhum pagamento reunir as condições, a fatura fica sem correspondência para que a associe manualmente.

Os fornecedores que pertencem a um grupo de custos interno são excluídos destas sugestões automáticas, pelo que uma transferência interna não é proposta como pagamento a fornecedor mesmo quando o nome do fornecedor aparece na descrição da transação. Pode ainda atribuir manualmente esse fornecedor à transação.

Abra "Counterparties" no menu principal, escolha o separador "Suppliers", abra o registo do fornecedor relevante e siga a ligação na sua secção "Supplier" até à página do fornecedor. No separador Transações, serão listados todos os pagamentos relacionados com esse fornecedor. Este separador disponibiliza uma visão estruturada de todas as transações financeiras relacionadas com um fornecedor específico, facilitando o acompanhamento de pagamentos históricos, anexos em falta e tendências financeiras.

Funcionalidades principais do separador Transações do fornecedor:

• Visão gráfica – Apresenta uma análise visual das transações ao longo do tempo.
• Lista detalhada de transações – Mostra todas as transações associadas ao fornecedor, incluindo datas de pagamento, montantes e estados.
• Estado dos anexos – Indica se uma transação tem um documento associado (por exemplo, fatura, comprovativo de pagamento).
• Análise de tendências financeiras – Ajuda a monitorizar as despesas com fornecedores ao longo de meses e anos.

Ao clicar numa transação, abre-se um painel lateral com opções detalhadas de gestão da transação. Esta funcionalidade permite às equipas financeiras rever e atualizar eficientemente transações individuais. Os detalhes estão descritos na secção Funcionalidades disponíveis no painel lateral.

Também pode gerir anexos de transações aqui, de forma semelhante às transações de conta bancária.

Transações para clientes

Como funciona?

Para refletir os pagamentos de clientes no Flowtly, importe o seu extrato bancário (formato MT940) para o sistema (item Transações no menu principal). O Flowtly detetará automaticamente os pagamentos recebidos e tentará correspondê-los com faturas existentes de clientes. Se o sistema encontrar uma correspondência, atribuirá a transação à fatura correta no Perfil do Cliente correspondente. O separador Pagamentos no perfil de um cliente disponibiliza uma visão estruturada de todas as faturas emitidas e os respetivos pagamentos. Se um pagamento não for automaticamente correspondido, pode atribuí-lo manualmente localizando a fatura no separador Pagamentos e clicando em "Assign transaction". Abrirá uma janela modal com as transações importadas que não foram correspondidas ou cujo montante não foi totalmente utilizado. Também pode indicar aqui o montante da transação.

Após isso, a transação será correspondida com a fatura, e o estado e montante pago serão atualizados. Pode remover uma transação já atribuída, o que também levará a um recálculo.

Exemplos de casos de utilização

• Reconciliação de extratos bancários: Faça facilmente a correspondência de transações bancárias importadas com registos internos para garantir que todos os movimentos financeiros estão contabilizados e as discrepâncias são resolvidas prontamente.
• Acompanhamento de pagamentos a fornecedores: Monitorize todos os pagamentos efetuados a fornecedores, associe-os a contratos ou projetos específicos e garanta que todos os documentos de suporte como faturas ou comprovativos de pagamento estão anexados.
• Gestão de recebimentos de clientes: Atribua automática ou manualmente os pagamentos recebidos de clientes a faturas em aberto, atualizando o estado de pagamento e mantendo uma visão precisa das contas a receber.
• Preparação para auditoria: Garanta que todas as transações têm os anexos necessários (faturas, recibos) associados, facilitando auditorias mais rápidas e verificações de conformidade através de um registo centralizado e organizado.