Gestão de transações

Quando o cliente ou qualquer outra entidade paga a fatura, a transação de pagamento é registada na sua conta bancária, incluindo transações para fornecedores. Todas as transações podem ser encontradas clicando no botão ”Transação” da conta bancária escolhida.

A vista Transações proporciona uma visão em tempo real de todos os movimentos financeiros na conta bancária associada. Esta secção ajuda as equipas financeiras a acompanhar pagamentos, reconciliar discrepâncias e monitorizar o fluxo de caixa. A vista é composta por 2 partes: na parte superior, encontra-se a representação gráfica das variações de saldo ao longo do tempo; abaixo, apresenta-se a vista detalhada de cada transação.

O que a vista apresenta:

• Saldo atual: Apresenta o total de fundos disponíveis para a conta bancária selecionada.
• Histórico de transações: Lista todas as transações processadas e pendentes.
• Opções de filtragem: Permite aos utilizadores filtrar por intervalo de datas, fornecedor ou montante.
• Coluna de anexos: Indica se são necessários documentos de suporte (por exemplo, faturas, recibos).
• Associação ao fornecedor: Destaca informações de fornecedor em falta que precisam de ser atualizadas.
• Cada fornecedor na tabela tem um ícone clicável à esquerda, permitindo aceder facilmente à página do fornecedor para verificar/atualizar detalhes.

Ao clicar numa transação específica, abre-se um painel lateral com opções detalhadas de gestão da transação. Esta funcionalidade permite às equipas financeiras rever e atualizar eficientemente transações individuais.

Funcionalidades disponíveis no painel lateral:

• Adicionar Anexo – Carregue documentos de suporte como faturas, recibos ou contratos. Deve também selecionar a Data de receção para garantir a conformidade.
• Anexar ficheiros em espera – Se já foram carregados documentos mas não estão associados a esta transação, podem ser anexados aqui. Basta encontrar o anexo na lista e clicar no botão “Anexar”.
• Atribuir ao orçamento – Associe a transação a um orçamento específico para um acompanhamento financeiro preciso. Esta funcionalidade está disponível apenas se o módulo de Orçamentos estiver ativo.

Secção de detalhes da transação Seleção do fornecedor – Atribua ou atualize o fornecedor associado à transação. Mês relacionado – Defina o período financeiro relevante para efeitos de reporting. Montante da transação e saldo após transação – Apresenta o impacto financeiro e o saldo atualizado da conta.

Secção de anexos Aqui tem a possibilidade de rever os anexos associados, se presentes, transferi-los ou removê-los completamente caso tenham sido incorretamente correspondidos.

Existe uma opção para transferir diretamente o ficheiro MT940 no canto superior direito do item Transações no menu principal. Após a transferência do ficheiro, este será automaticamente anexado à conta bancária designada.

Um ficheiro de extrato carregado é atribuído a uma conta bancária comparando o número de conta no ficheiro com os números de conta configurados nas suas contas bancárias. Uma conta bancária guardada sem número de conta não pode participar nessa comparação e nunca recebe um extrato automaticamente — consulte Contas Bancárias para saber onde preenchê-lo.

Transações para fornecedores

Como funciona?

Pague ao fornecedor através do seu banco (fora do Flowtly). Guarde a confirmação de pagamento ou os detalhes da transação bancária para reconciliação. Para refletir o pagamento no Flowtly, importe o seu extrato bancário (ficheiro MT940) para o sistema. O Flowtly fará automaticamente a correspondência dos pagamentos com o fornecedor com base no montante, referência de pagamento e dados do fornecedor. Se o Flowtly não fizer automaticamente a correspondência de uma transação, pode atribuí-la manualmente ao fornecedor relevante selecionando-a nos anexos em espera.

Os fornecedores que pertencem a um grupo de custos interno são excluídos destas sugestões automáticas, pelo que uma transferência interna não é proposta como pagamento a fornecedor mesmo quando o nome do fornecedor aparece na descrição da transação. Pode ainda atribuir manualmente esse fornecedor à transação.

Navegue até ao item Fornecedores no menu principal e selecione o fornecedor relevante. No separador Transações, serão listados todos os pagamentos relacionados com esse fornecedor. Este separador disponibiliza uma visão estruturada de todas as transações financeiras relacionadas com um fornecedor específico, facilitando o acompanhamento de pagamentos históricos, anexos em falta e tendências financeiras.

Funcionalidades principais do separador Transações do fornecedor:

• Visão gráfica – Apresenta uma análise visual das transações ao longo do tempo.
• Lista detalhada de transações – Mostra todas as transações associadas ao fornecedor, incluindo datas de pagamento, montantes e estados.
• Estado dos anexos – Indica se uma transação tem um documento associado (por exemplo, fatura, comprovativo de pagamento).
• Análise de tendências financeiras – Ajuda a monitorizar as despesas com fornecedores ao longo de meses e anos.

Ao clicar numa transação, abre-se um painel lateral com opções detalhadas de gestão da transação. Esta funcionalidade permite às equipas financeiras rever e atualizar eficientemente transações individuais. Os detalhes estão descritos na secção Funcionalidades disponíveis no painel lateral.

Também pode gerir anexos de transações aqui, de forma semelhante às transações de conta bancária.

Transações para clientes

Como funciona?

Para refletir os pagamentos de clientes no Flowtly, importe o seu extrato bancário (formato MT940) para o sistema (item Transações no menu principal). O Flowtly detetará automaticamente os pagamentos recebidos e tentará correspondê-los com faturas existentes de clientes. Se o sistema encontrar uma correspondência, atribuirá a transação à fatura correta no Perfil do Cliente correspondente. O separador Pagamentos no perfil de um cliente disponibiliza uma visão estruturada de todas as faturas emitidas e os respetivos pagamentos. Se um pagamento não for automaticamente correspondido, pode atribuí-lo manualmente localizando a fatura no separador Pagamentos e clicando em “Atribuir transação”. Abrirá uma janela modal com as transações importadas que não foram correspondidas ou cujo montante não foi totalmente utilizado. Também pode indicar aqui o montante da transação.

Após isso, a transação será correspondida com a fatura, e o estado e montante pago serão atualizados. Pode remover uma transação já atribuída, o que também levará a um recálculo.

Exemplos de casos de utilização

• Reconciliação de extratos bancários: Faça facilmente a correspondência de transações bancárias importadas com registos internos para garantir que todos os movimentos financeiros estão contabilizados e as discrepâncias são resolvidas prontamente.
• Acompanhamento de pagamentos a fornecedores: Monitorize todos os pagamentos efetuados a fornecedores, associe-os a contratos ou projetos específicos e garanta que todos os documentos de suporte como faturas ou comprovativos de pagamento estão anexados.
• Gestão de recebimentos de clientes: Atribua automática ou manualmente os pagamentos recebidos de clientes a faturas em aberto, atualizando o estado de pagamento e mantendo uma visão precisa das contas a receber.
• Preparação para auditoria: Garanta que todas as transações têm os anexos necessários (faturas, recibos) associados, facilitando auditorias mais rápidas e verificações de conformidade através de um registo centralizado e organizado.