Gestión de Transacciones

Cuando un cliente o cualquier otra entidad realiza un pago por una factura, dicha transacción se registra en tu cuenta bancaria, incluidas las transacciones relativas a contratistas. Todas las transacciones están accesibles haciendo clic en el botón “Transacciones” de la cuenta bancaria seleccionada.

La vista de Transacciones ofrece un resumen en tiempo real de todos los movimientos financieros en las cuentas bancarias vinculadas. Esta sección facilita a los equipos financieros el seguimiento de pagos, la conciliación de discrepancias y la monitorización del flujo de caja. La vista se compone de dos partes: en la parte superior, una representación gráfica de los cambios de saldo a lo largo del tiempo; y debajo, una vista detallada de cada transacción.

Elementos clave de la vista:

• Saldo actual: Indica el total de fondos disponibles para la cuenta bancaria seleccionada.
• Historial de transacciones: Detalla todas las transacciones procesadas y pendientes.
• Opciones de filtrado: Posibilita a los usuarios filtrar por rango de fechas, contratista o importe.
• Columna de adjuntos: Señala si se requieren documentos de soporte (p. ej., facturas, recibos).
• Vinculación de contratistas: Destaca la información de contratistas que falta y necesita ser actualizada.
• Cada contratista en la tabla cuenta con un icono clicable a la izquierda, permitiendo acceder fácilmente a su página para verificar o actualizar los detalles.

Al seleccionar una transacción específica, se abre un panel lateral con opciones detalladas para su gestión. Esta funcionalidad permite a los equipos financieros revisar y actualizar eficazmente las transacciones individuales.

Funcionalidades Disponibles en el Panel Lateral:

• Añadir adjunto – Permite subir documentos de soporte como facturas, recibos o contratos. También es necesario seleccionar la Fecha de recepción para asegurar el cumplimiento.
• Adjuntar archivos pendientes – Permite adjuntar documentos que ya se hayan subido pero que aún no estaban vinculados a esta transacción. Simplemente busca el adjunto en la lista y haz clic en el botón "Adjuntar".
• Asignar a presupuesto – Vincula la transacción a un presupuesto específico para un seguimiento financiero exacto. Esta funcionalidad solo está disponible si el módulo de Presupuestos está activo.

Sección de Detalles de la Transacción Selección de Contratista – Permite asignar o actualizar el contratista asociado a la transacción. Mes Conectado – Define el periodo financiero relevante a efectos de informes. Importe de la Transacción y Saldo Después de la Transacción – Indica el impacto financiero y el saldo de cuenta actualizado.

Sección de Adjuntos Desde aquí, es posible revisar los adjuntos vinculados, si los hay, descargarlos o eliminarlos por completo en caso de que se hayan asociado incorrectamente.

Existe la opción de descargar directamente el archivo MT940 en la esquina superior derecha del elemento Transacciones del menú principal. Una vez descargado el archivo, este se adjuntará automáticamente a la cuenta bancaria designada.

Un archivo de extracto cargado se asigna a una cuenta bancaria comparando el número de cuenta del archivo con los números de cuenta configurados en sus cuentas bancarias. Una cuenta bancaria guardada sin número de cuenta no puede participar en esa comparación y nunca recibe un extracto de forma automática; consulte Cuentas bancarias para saber dónde introducirlo.

Transacciones para Contratistas

¿Cómo funciona?

Realiza el pago al contratista a través de tu banco (fuera de Flowtly). Guarda la confirmación de pago o los detalles de la transacción bancaria para su conciliación. Para registrar el pago en Flowtly, importa tu extracto bancario (archivo MT940) al sistema. Flowtly conciliará automáticamente los pagos con el contratista basándose en el importe, la referencia de pago y los detalles del contratista. Si Flowtly no concilia automáticamente una transacción, puedes asignarla manualmente al contratista correspondiente seleccionándola de los adjuntos pendientes.

Los contratistas que pertenecen a un grupo de costos interno quedan excluidos de estas sugerencias automáticas, de modo que una transferencia interna no se propone como pago a proveedor aunque el nombre del contratista aparezca en la descripción de la transacción. Aún puede asignar manualmente dicho contratista a la transacción.

Accede al elemento Contratistas en el menú principal y selecciona el contratista correspondiente. En la pestaña Transacciones, se enumerarán todos los pagos relacionados con dicho contratista. Esta pestaña ofrece una visión estructurada de todas las transacciones financieras relacionadas con un contratista específico, lo que facilita el seguimiento de pagos históricos, adjuntos pendientes y tendencias financieras.

Funcionalidades Clave de la Pestaña de Transacciones de Contratistas:

• Vista Gráfica General – Presenta un desglose visual de las transacciones a lo largo del tiempo.
• Lista Detallada de Transacciones – Detalla todas las transacciones vinculadas al contratista, incluyendo fechas de pago, importes y estados.
• Estado de Adjunto – Señala si una transacción cuenta con un documento asociado (p. ej., factura, comprobante de pago).
• Análisis de Tendencias Financieras – Facilita la monitorización de los gastos del contratista a lo largo de meses y años.

Al seleccionar una transacción, se abre un panel lateral con opciones detalladas para su gestión. Esta funcionalidad permite a los equipos financieros revisar y actualizar eficazmente las transacciones individuales. Los detalles se describen en la sección Funcionalidades Disponibles en el Panel Lateral.

Aquí también es posible gestionar los adjuntos de las transacciones, de forma similar a como se hace con las transacciones de la cuenta bancaria.

Transacciones para Clientes

¿Cómo funciona?

Para registrar los pagos de clientes en Flowtly, importa tu extracto bancario (formato MT940) al sistema (elemento Transacciones en el menú principal). Flowtly detectará automáticamente los pagos entrantes e intentará conciliarlos con las facturas existentes de los clientes. Si el sistema encuentra una coincidencia, asignará la transacción a la factura correcta dentro del Perfil del Cliente correspondiente. La pestaña Pagos en el perfil de un cliente ofrece una visión estructurada de todas las facturas emitidas y sus respectivos pagos. Si un pago no se concilia automáticamente, puedes asignarlo manualmente localizando la factura en la pestaña Pagos y haciendo clic en "Asignar transacción". Esto abrirá una ventana modal con las transacciones importadas que no fueron conciliadas o cuyo importe no se utilizó por completo. También puedes especificar el importe de la transacción aquí.

Posteriormente, la transacción se vinculará con la factura, y se actualizarán el estado y el importe pagado. Es posible eliminar una transacción ya asignada, lo que también dará lugar a una recalculación.

Casos de uso de ejemplo

• Conciliación de Extractos Bancarios: Concilia fácilmente las transacciones bancarias importadas con los registros internos para asegurar que todos los movimientos financieros estén contabilizados y que las discrepancias se resuelvan con prontitud.
• Seguimiento de Pagos a Contratistas: Monitorea todos los pagos salientes a contratistas, vincúlalos a contratos o proyectos específicos, y garantiza que todos los documentos de soporte, como facturas o confirmaciones de pago, estén adjuntos.
• Gestión de Ingresos de Clientes: Asigna automática o manualmente los pagos entrantes de clientes a facturas pendientes, actualizando su estado de pago y manteniendo una visión exacta de las cuentas por cobrar.
• Preparación para Auditorías: Garantiza que todas las transacciones cuenten con los adjuntos necesarios (facturas, recibos) vinculados, lo que facilita auditorías más rápidas y controles de cumplimiento al disponer de un registro centralizado y organizado.