Sistema de reservas online Gestiona reservas desde cualquier lugar

Proceso de reserva de propiedades Reserva de recursos por un empleado Como empleado, para reservar una sala, debes navegar al elemento Reserva de propiedades en el menú principal del lado izquierdo. Verás 2 pestañas: La primera es Reservas , donde verás una lista de recursos asignados a ti mismo. La segunda se llama Reservar , donde se muestran todos los recursos. Como empleado, puedes reservar cualquiera de ellos siempre que no estén reservados para el mismo horario. Puedes comprobarlo usando el campo "Disponible desde" ubicado en la esquina superior derecha de la pestaña Reservar. Te permite definir la fecha y hora de inicio a partir de la cual se mostrarán los recursos disponibles en la lista inferior. Un recurso configurado para reservas diarias estará ocupado durante todo el día, mientras que un recurso configurado para minutos se mostrará como disponible fuera de sus horas reservadas. Reservar Expande el grupo y selecciona el recurso que te interesa. Haz clic en el botón "Reservar". Tipo Diario Se abrirá una ventana con una vista de calendario mostrando el mes completo, indicando los días pasados y actuales. Para reservar un recurso, selecciona un período disponible en el calendario y usa arrastrar y soltar para marcar los días que te interesan. Por ejemplo, para seleccionar los días del 5 al 9, haz clic en el día 5 del mes y arrastra hasta el 9 manteniendo presionado el botón del ratón. Tras esta operación, confirma la reserva haciendo clic en el icono de guardar o cancélala haciendo clic en la cruz. Además, debajo del calendario encontrarás los campos Reserva desde/hasta. Estos campos se rellenan previamente según el período que seleccionaste en el calendario. Puedes usarlos para ajustar manualmente la reserva, por ejemplo, para extenderla al mes siguiente. Este tipo de ajuste no es posible mediante arrastrar y soltar, pero se puede hacer a través de la entrada manual en estos campos. Tipo Minutos Se abrirá una ventana con una vista de calendario mostrando los días de la semana actual. Para reservar un recurso, por ejemplo una sala de 10:00 a 10:45, encuentra un hueco disponible y usa arrastrar y soltar para seleccionar el período de tiempo deseado haciendo clic y arrastrando. Tras esta operación, confirma haciendo clic en el icono de guardar, o descarta la reserva haciendo clic en la cruz. Si necesitas un control más preciso sobre el horario de la reserva de lo que es posible con arrastrar y soltar, haz clic en el icono del reloj de la reserva. Esto abrirá un modal de selección de hora, donde puedes introducir manualmente la hora de inicio y fin de tu reserva. Tipo Permanente Algunos recursos, como escritorios, se pueden asignar de forma permanente a usuarios específicos. Estas no son reservas limitadas en el tiempo como las reservas por horas o diarias. En su lugar, el recurso permanece asignado indefinidamente a partir de una fecha de inicio definida. Cómo hacer una reserva permanente: Encuentra un recurso marcado como disponible permanentemente (verás un punto verde y un botón "Reservar"). Haz clic en el botón Reservar. En la ventana modal que aparece, introduce una fecha de inicio del alquiler permanente usando el selector de calendario. Haz clic en Reservar para finalizar. Una vez reservado, el recurso se mostrará como reservado "Permanentemente" y no podrá ser seleccionado por otros usuarios. Una reserva permanente no tiene fecha de finalización: permanece en la pestaña "Reservas" y sigue indicando su titular mientras dure la asignación. Solo termina cuando se cancela o el recurso se reasigna. Un recurso solo puede tener un titular a la vez, y una reserva que se solapa con una existente es rechazada con el mensaje "Este período está reservado". Solo una persona puede liberar un recurso — cancelando la reserva o cediendo el recurso a otra persona — por lo que una reserva nunca caduca por sí sola. Al confirmar la reserva, se creará una reserva y se enviará una notificación por correo electrónico al empleado con fines informativos. La reserva será visible en la pestaña "Reservas" y en el widget del panel de control. Modificar una reserva guardada Una reserva existente puede editarse después de guardarse — para corregir sus detalles de facturación o mover su inicio o fin. Abra la reserva desde la pestaña "Reservas", ajuste los campos y guarde. La comprobación de solapamiento ignora la reserva que está editando, por lo que mantener o reducir su propio período se acepta; solo se rechaza un solapamiento con una reserva diferente del mismo recurso, con el mensaje "Este período está reservado". Cancelar una reserva La cancelación es posible en cualquier momento, siempre que el período de reserva no haya terminado. En tal caso, la reserva permanece en el sistema para fines estadísticos. Para cancelar tu reserva, en la vista principal en la pestaña "Reservas", selecciona la reserva, haz clic en el botón x, proporciona un motivo y confirma la cancelación. La cancelación será confirmada mediante una notificación por correo electrónico. Ejemplos de uso Reservar una sala de reuniones: Reservar rápidamente una sala de conferencias para una hora específica o unas pocas horas usando el tipo de reserva "Minutos". Reservar un espacio de proyecto: Asegurar un espacio de trabajo dedicado o una sala de proyecto durante varios días o semanas consecutivas usando el tipo de reserva "Diario". Asignar un escritorio permanente: Proporcionar a un nuevo empleado una asignación de escritorio permanente, asegurando que sea suyo indefinidamente desde una fecha de inicio específica usando el tipo de reserva "Permanente". Modificar o cancelar una reserva: Ajustar o cancelar fácilmente una reserva existente si los planes cambian, liberando el recurso para otros. Páginas relacionadas Reserva de propiedades Bloquear la posibilidad de reserva Crear nuevo o editar propiedad Rutas de la aplicación Abrir Reserva de propiedades (pestaña Reservar) Abrir Mis reservas (pestaña Reservas)

Crear nuevo o editar propiedad Crear nuevo o editar propiedad Para crear un nuevo recurso, ve a la configuración ubicada bajo el icono de engranaje y luego busca el mosaico Propiedades. En la primera vista, verás una lista de recursos existentes categorizados por tipo. Al expandir un grupo individual se mostrará una lista de todos los recursos con sus parámetros básicos. En la parte superior de la página, encontrarás el campo "Límite de días de reserva", que permite establecer el número máximo de días para las reservas realizadas en días. Como administrador o gestor de recursos , tienes la capacidad de crear nuevos recursos y gestionar los existentes. En la parte principal de la vista de Propiedades, verás los recursos creados previamente y tendrás la opción de editar o crear nuevos: Para añadir un nuevo recurso, haz clic en el botón Añadir propiedad . Para editar un recurso existente, haz clic en el botón de lápiz ubicado junto a cada recurso. En ambos casos, se mostrará un formulario con campos de datos obligatorios y opcionales para el recurso. Este formulario contiene todos los campos necesarios para configurar cualquier combinación de objeto/lugar. Además de campos básicos como nombre o descripción, puedes especificar: Estado - En stock/Vendido/Dañado. Por defecto, los recursos no se pueden eliminar, pero se pueden "dar de baja" cambiando su estado. Tipo - por ejemplo, ordenador, monitor, sala de conferencias, sala de reuniones, etc. Visibilidad - especifica si el recurso será visible en la lista de reservas para los empleados. Si es invisible, solo puede ser asignado por un responsable. Multiplicidad - define la unidad mínima y los múltiplos de tiempo por los que se puede reservar el recurso. Esta opción solo está disponible cuando el Tipo de reserva está configurado como Minutos . El valor predeterminado es 15 minutos , pero se puede configurar por propiedad (por ejemplo, 5, 10, 15 o 30 minutos). La multiplicidad no puede superar los 30 minutos . Tanto el redimensionamiento por arrastrar y soltar como la entrada manual mediante el modal del reloj se alinean con el intervalo definido. La cuadrícula de reservas se alinea con la multiplicidad definida para garantizar la consistencia. Tipo de reserva - Minutos, Horas, Permanente. Por ejemplo, 1 día, 15 minutos, etc. Un tipo de reserva permanente significa que el recurso se asigna a un empleado de forma permanente, sin una hora de finalización especificada. Ubicación - especifica dónde se encuentra el recurso. Las ubicaciones se pueden añadir o modificar en la configuración bajo el icono de engranaje dentro del mosaico Ubicaciones. Número de serie - un campo útil para elementos como equipos informáticos para identificarlos de forma única. Garantía hasta - útil para fines organizativos. Después de completar todos los campos obligatorios, debes guardar el recurso. Una vez completada esta operación, puedes subir una imagen del recurso. La imagen, como icono, se mostrará en la mayoría de las listas. Una imagen más grande se muestra, por ejemplo, durante la reserva del recurso por parte de un empleado. Tras guardar, se activará la pestaña Componentes , que permite seleccionar propiedades existentes para asociarlas con la propiedad recién creada. Editar propiedad existente Editar una propiedad existente permite a los responsables actualizar sus detalles y asegurar que toda la información relevante sea precisa y esté actualizada. Para editar una propiedad, sigue estos pasos: Navega a la Configuración de la organización desde el menú contextual del usuario. Selecciona el mosaico Propiedades . Localiza la propiedad deseada en la lista. Haz clic en el botón Editar (icono de lápiz) junto a la propiedad seleccionada. Modifica las opciones disponibles según sea necesario. También puedes establecer una imagen para la propiedad. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios. Tus actualizaciones surtirán efecto inmediatamente, y la propiedad reflejará los nuevos detalles en todo el sistema. Ejemplos de uso Incorporar nuevo equipamiento: Añadir portátiles, monitores o herramientas especializadas recién adquiridos al sistema, haciéndolos disponibles para reserva por parte de los empleados. Configurar nuevos espacios de reunión: Crear entradas para nuevas salas de conferencias, espacios de trabajo compartido o salas de proyecto, definiendo su capacidad, tipo de reserva y visibilidad. Actualizar el estado de activos: Marcar un proyector averiado como 'Dañado' o un ordenador antiguo como 'Vendido' para evitar futuras reservas y mantener un inventario preciso. Ajustar reglas de reserva: Modificar la multiplicidad de reserva de un recurso compartido, como cambiar el tiempo mínimo de reserva de un equipo de laboratorio específico de 15 minutos a 5 minutos para adaptarse a necesidades de uso más cortas. Páginas relacionadas Crear nueva ubicación Proceso de reserva de propiedades Reserva de propiedades Bloquear la posibilidad de reserva Rutas de la aplicación Abrir /operations/assets

Gestion de Activos La Gestión de Activos en Flowtly proporciona herramientas para hacer seguimiento y mantener los activos fisicos y operativos de su organización. El módulo admite medidores de activos , lecturas de medidores y la relación entre activos y propiedades comerciales, ofreciendole una vision completa de la utilizacion y el estado de los activos en todas sus operaciones. Los medidores de activos le permiten definir parámetros medibles para cada activo, como horas de funcionamiento, kilometraje o consumo de energia. Se pueden registrar lecturas de medidores periodicas para hacer seguimiento del uso a lo largo del tiempo, respaldando programas de mantenimiento predictivo y análisis de costes del ciclo de vida. Este enfoque basado en datos ayuda a prevenir fallos inesperados y extiende la vida util de sus activos. El módulo también gestiona la relación entre activos y propiedades comerciales, asegurando que los equipos e infraestructura relacionados con propiedades esten debidamente documentados y vinculados. La configuración de activos se puede adaptar a los requisitos de seguimiento especificos de su organización, incluyendo tipos de medidores personalizados, frecuencias de lectura y umbrales de alerta. Casos de uso de ejemplo Seguimiento de Lecturas de Medidores: Registrar lecturas periodicas de medidores para servicios publicos de edificios, horas de funcionamiento de equipos o kilometraje de vehiculos, construyendo un perfil de uso historico para cada activo. Planificación de Mantenimiento: Utilizar los datos de medidores para activar actividades de mantenimiento basadas en el uso real en lugar de calendarios fijos, optimizando los costes de mantenimiento y reduciendo el tiempo de inactividad. Mapeo de Activos de Propiedades: Vincular activos como sistemas de climatizacion, ascensores e instalaciones electricas a sus respectivas propiedades comerciales para una clara responsabilidad y gestión. Informes de Utilizacion: Generar informes sobre la utilizacion de activos en propiedades y departamentos, respaldando decisiones informadas sobre reemplazo, actualización o reasignación de activos. Configuración de Activos: Personalizar tipos de medidores, intervalos de lectura y umbrales de notificación para alinear el sistema de seguimiento con los estándares operativos de su organización. Páginas relacionadas Reserva de Propiedades Rutas de la aplicación Acceder a la sección de Configuración de Activos