Transaktionsstyring

Når klienten eller en anden enhed betaler fakturaen, registreres betalingstransaktionen på din bankkonto, herunder transaktioner for underleverandører. Alle transaktioner kan findes ved at klikke på knappen ”Transaktion” for den valgte bankkonto.

Visningen Transaktioner giver et realtidsoverblik over alle finansielle bevægelser på tværs af den tilknyttede bankkonto. Denne sektion hjælper finansteam med at spore betalinger, afstemme uoverensstemmelser og overvåge pengestrømme. Visningen består af 2 dele: øverst er der en grafisk repræsentation af saldoændringer over tid, nedenunder er der en detaljeret visning af hver transaktion.

Hvad visningen viser:

• Aktuel saldo: Viser de samlede tilgængelige midler på den valgte bankkonto.
• Transaktionshistorik: Lister alle behandlede og afventende transaktioner.
• Filtreringsindstillinger: Giver brugerne mulighed for at filtrere efter datointerval, underleverandør eller beløb.
• Kolonne for vedhæftninger: Angiver, om der kræves støttedokumenter (f.eks. fakturaer, kvitteringer).
• Underleverandørtilknytning: Fremhæver manglende underleverandøroplysninger, der skal opdateres.
• Hver underleverandør i tabellen har et klikbart ikon til venstre, så du nemt kan gå til underleverandørens side for at kontrollere/opdatere detaljer.

Når du klikker på en specifik transaktion, åbnes et sidepanel med detaljerede transaktionsstyringsindstillinger. Denne funktionalitet giver finansteam mulighed for effektivt at gennemgå og opdatere individuelle transaktioner.

Funktioner tilgængelige i sidepanelet:

• Tilføj vedhæftning – Upload støttedokumenter som fakturaer, kvitteringer eller kontrakter. Du bør også vælge Modtagelsesdato for at sikre compliance.
• Vedhæft afventende filer – Hvis dokumenter allerede er uploadet, men ikke tilknyttet denne transaktion, kan de vedhæftes her. Du skal blot finde vedhæftningen på listen og klikke på knappen “Vedhæft”.
• Tildel til budget – Tilknyt transaktionen til et specifikt budget til præcis finansiel sporing. Denne funktion er kun tilgængelig, hvis Budgetmodulet er aktivt.

Sektionen Transaktionsdetaljer Underleverandørvalg – Tildel eller opdater den underleverandør, der er knyttet til transaktionen. Tilknyttet måned – Definer den relevante finansielle periode til rapporteringsformål. Transaktionsbeløb og saldo efter transaktion – Viser finansiel påvirkning og opdateret kontosaldo.

Sektionen Vedhæftninger Her har du mulighed for at gennemgå tilknyttede vedhæftninger, hvis de er til stede, downloade dem eller fjerne dem helt, hvis de er matchet forkert.

Der er mulighed for direkte at downloade MT940-filen i øverste højre hjørne af elementet Transaktioner fra hovedmenuen. Efter download af filen vil den automatisk blive knyttet til den angivne bankkonto.

En uploadet kontoudtogsfil tildeles en bankkonto ved at sammenligne kontonummeret i filen med de kontonumre, der er konfigureret på dine bankkonti. En bankkonto gemt uden kontonummer kan ikke deltage i den sammenligning og modtager aldrig et kontoudtog automatisk — se Bankkonti for at finde ud af, hvor du udfylder det.

Transaktioner for underleverandører

Hvordan virker det?

Betal underleverandøren via din bank (uden for Flowtly). Behold betalingsbekræftelsen eller banktransaktionsoplysningerne til afstemning. For at afspejle betalingen i Flowtly skal du importere dit kontoudtog (MT940-fil) til systemet. Flowtly matcher automatisk betalinger med underleverandører baseret på beløb, betalingsreference og underleverandøroplysninger. Hvis Flowtly ikke automatisk matcher en transaktion, kan du manuelt tildele den til den relevante underleverandør ved at vælge den fra afventende vedhæftninger.

Underleverandører, der tilhører en intern omkostningsgruppe, er udelukket fra disse automatiske forslag, så en intern overførsel ikke foreslås som en leverandørbetaling, selv om underleverandørens navn optræder i transaktionsbeskrivelsen. Du kan stadig selv tildele en sådan underleverandør til transaktionen.

Gå til elementet Underleverandører i hovedmenuen og vælg den relevante underleverandør. Under fanen Transaktioner vil alle betalinger relateret til denne underleverandør blive listet. Denne fane giver et struktureret overblik over alle finansielle transaktioner relateret til en specifik underleverandør, hvilket gør det nemt at spore historiske betalinger, manglende vedhæftninger og finansielle tendenser.

Centrale funktioner i fanen Underleverandørtransaktioner:

• Grafisk oversigt – Viser en visuel opdeling af transaktioner over tid.
• Detaljeret transaktionsliste – Viser alle transaktioner tilknyttet underleverandøren, herunder betalingsdatoer, beløb og statusser.
• Vedhæftningsstatus – Angiver, om en transaktion har et tilknyttet dokument (f.eks. faktura, betalingsbevis).
• Finansiel trendanalyse – Hjælper med at overvåge underleverandørudgifter på tværs af måneder og år.

Når du klikker på en transaktion, åbnes et sidepanel med detaljerede transaktionsstyringsindstillinger. Denne funktionalitet giver finansteam mulighed for effektivt at gennemgå og opdatere individuelle transaktioner. Detaljer er beskrevet i sektionen Funktioner tilgængelige i sidepanelet.

Du kan også administrere transaktionsvedhæftninger her på samme måde som bankkonttransaktioner.

Transaktioner for klienter

Hvordan virker det?

For at afspejle klientbetalinger i Flowtly skal du importere dit kontoudtog (MT940-format) til systemet (elementet Transaktioner i hovedmenuen). Flowtly vil automatisk registrere indgående betalinger og forsøge at matche dem med eksisterende fakturaer for klienter. Finder systemet et match, tildeles transaktionen til den korrekte faktura under den tilsvarende Klientprofil. Fanen Betalinger i en klients profil giver et struktureret overblik over alle udstedte fakturaer og deres respektive betalinger. Hvis en betaling ikke automatisk matches, kan du manuelt tildele den ved at finde fakturaen under fanen Betalinger og klikke på “Tildel transaktion”. Der åbnes en modal med importerede transaktioner, der ikke er matchet, eller hvor det fulde beløb ikke er brugt. Du kan også angive transaktionsbeløbet her.

Herefter matches transaktionen med fakturaen, og status og beløb for betalt beløb opdateres. Du kan fjerne en allerede tildelt transaktion. Dette vil også medføre genberegning.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Afstemning af kontoudtog: Match nemt importerede banktransaktioner med interne registreringer for at sikre, at alle finansielle bevægelser er registreret, og uoverensstemmelser løses hurtigt.
• Sporing af underleverandørbetalinger: Overvåg alle udgående betalinger til underleverandører, tilknyt dem til specifikke kontrakter eller projekter, og sikre, at alle støttedokumenter som fakturaer eller betalingsbekræftelser er vedhæftet.
• Administration af klientindgange: Tildel automatisk eller manuelt indgående klientbetalinger til udestående fakturaer, opdater deres betalingsstatus og oprethold et præcist overblik over tilgodehavender.
• Revisionsforberedelse: Sikre, at alle transaktioner har nødvendige vedhæftninger (fakturaer, kvitteringer) tilknyttet, hvilket letter hurtigere revisioner og compliancekontroller ved at have en centraliseret og organiseret registrering.