Transaktionsstyring

Når klienten eller en anden enhed betaler fakturaen, registreres betalingstransaktionen på din bankkonto, herunder transaktioner for underleverandører. Alle transaktioner kan findes ved at klikke på knappen "Transaction" for den valgte bankkonto.

Visningen Transaktioner giver et realtidsoverblik over alle finansielle bevægelser på tværs af den tilknyttede bankkonto. Denne sektion hjælper finansteam med at spore betalinger, afstemme uoverensstemmelser og overvåge pengestrømme. Visningen består af 2 dele: øverst er der en grafisk repræsentation af saldoændringer over tid, nedenunder er der en detaljeret visning af hver transaktion.

Hvad visningen viser:

• Aktuel saldo: Viser de samlede tilgængelige midler på den valgte bankkonto.
• Transaktionshistorik: Lister alle behandlede og afventende transaktioner.
• Filtreringsindstillinger: Giver brugerne mulighed for at filtrere efter datointerval, underleverandør, beløb eller retning — indgående eller udgående.
• Kolonne for vedhæftninger: Angiver, om der kræves støttedokumenter (f.eks. fakturaer, kvitteringer).
• Underleverandørtilknytning: Fremhæver manglende underleverandøroplysninger, der skal opdateres.
• Hver underleverandør i tabellen har et klikbart ikon til venstre, så du nemt kan gå til underleverandørens side for at kontrollere/opdatere detaljer.

Når du klikker på en specifik transaktion, åbnes et sidepanel med detaljerede transaktionsstyringsindstillinger. Denne funktionalitet giver finansteam mulighed for effektivt at gennemgå og opdatere individuelle transaktioner.

Funktioner tilgængelige i sidepanelet:

• Tilføj vedhæftning – Upload støttedokumenter som fakturaer, kvitteringer eller kontrakter. Du bør også vælge Modtagelsesdato for at sikre compliance.

• Vedhæft afventende filer – Hvis dokumenter allerede er uploadet, men ikke tilknyttet denne transaktion, kan de vedhæftes her. Du skal blot finde vedhæftningen på listen og klikke på knappen “Vedhæft”. Listen indeholder ethvert afventende dokument, og søgefeltet over den, Søg efter beløb eller dokumentnummer, indsnævrer den på to måder. Skriv et beløb, som du ville skrive det, for eksempel 16 124,00, 16124 eller 16.124,00, og det finder dokumenter med præcis det beløb, helt ned til øren; en kreditnota findes på sit beløb med eller uden minustegn. Eller skriv en del af et dokumentnummer, med store eller små bogstaver: det matches mod fakturanummeret på dokumentet og mod filnavnet, hvor mange uploads har deres nummer. Når intet matcher, siger listen Ingen resultater og tilbyder at rydde søgningen.

• Forslaget "Link attachment" – Når Flowtly foreslår et dokument til betalingen, sammenligner forslagskortet dokumentets beløb med betalingens i en række "Amount":

  • "Agrees" – de to beløb er ens, inden for én grosz.
  • "Differs" – kortet viser begge beløb og forskellen. Et dokument i en anden valuta end betalingen viser altid "Differs", med begge beløb og uden forskel.
  • Ikke på dokumentet – dokumentet har endnu intet beløb, så betalingens beløb kontrolleres ikke.

  Når forslaget kommer fra en leverandør, der fakturerer det samme beløb hver måned, oplyser kortet også, hvor mange ikke-tilknyttede dokumenter fra den leverandør der har beløbet, for eksempel 3 ikke-tilknyttede dokumenter fra denne leverandør har 1 230,00 zł. Vælg dokumentet for den rigtige måned med det i tankerne. Et forslag uden beløbssammenligning viser ingen række "Amount".

• Tildel til budget – Tilknyt transaktionen til et specifikt budget til præcis finansiel sporing. Denne funktion er kun tilgængelig, hvis Budgetmodulet er aktivt.

• Kategorisering – Opdel transaktionens beløb på en eller flere projekter. En sumindikator under rækkerne viser, om de fordelte beløb stemmer overens med transaktionens beløb; en uoverensstemmelse fremhæves eksplicit, og fordelingen gemmes ikke, før den er løst.

En lukket sektion i sidepanelet siger, hvad den indeholder, så du kan læse panelet uden at åbne hver sektion. På en betaling, der afregner en faktura, står der i en lukket "Categorization" from the invoice; ellers angiver den antallet af projekter, for eksempel 3 projects. Indeni viser "Transaction categorization" sit antal projekter, og "Employee cost split" viser antallet af personer, den er fordelt på, eller Not split.

Når dokumentet allerede angiver projektet

En omkostning kan registreres på et projekt to steder: på dokumentet — købsfakturaen eller bilaget — og på den betaling, der dækker den. Kun det ene er nødvendigt, og Flowtly betragter dokumentet som det gældende.

Hvis det dokument, en betaling dækker, allerede angiver et projekt, kan betalingen derfor ikke få sit eget. Kategorisering er ikke tilgængelig på den betaling, og sidepanelet oplyser, at tildelingen hører til på dokumentet. Det samme gælder en salgsfaktura: angiver fakturaen, eller den kontrakt den er udstedt under, projektet, gentager betalingen det ikke.

Når dokumentet angiver projektet i sin egen fordeling eller på en af sine linjer, nævner sidepanelet begge dele: Assigned via dokumentets nummer → projektet (panelet vises på engelsk). Hvis du kan åbne indgående fakturaer, fører den samme besked direkte til dokumentet. En betaling, hvis bilag (et dokument, der ikke er en faktura) ikke angiver noget projekt, viser i stedet den generelle besked, og dens kategorisering forbliver også skrivebeskyttet.

En betaling, der afregner en faktura, får sit projekt fra den faktura, uanset om du har udstedt eller modtaget fakturaen, og også mens fakturaen endnu ikke angiver noget projekt. Sidepanelet viser Assigned via invoice og, hvis du kan åbne fakturaen, knappen Open invoice (panelet vises på engelsk). På en sådan betaling er hele Categorization skrivebeskyttet: dens projektfordeling, dens tags og dens Employee cost split. Det, der tidligere er registreret der, forbliver synligt, og afsnittet forklarer, hvorfor det ikke kan ændres. Fakturaoversigten i betalingens sidepanel viser fakturaens egne tags, både dem på hele fakturaen og dem på dens linjer; et tag, der deles af flere linjer, vises én gang. Det samme gælder en betaling, der er knyttet til en faktura som ét af flere dokumenter. Et bilag, der ikke er en faktura, gør ikke i sig selv tags og omkostningsfordelingen skrivebeskyttede.

Begrundelsen er en sætning værd, fordi den forklarer en regel, der ellers ligner en manglende funktion. To uafhængige registreringer af én omkostning kan komme fra hinanden — nogen ændrer fordelingen på fakturaen måneder senere, og betalingen peger stadig et andet sted hen — og intet i tallene ville se forkert ud imens. At holde omkostningen ét sted fjerner spørgsmålet.

Hvor du ændrer det i stedet. Åbn dokumentet og rediger dets projektfordeling der — hvordan fordelingen virker, herunder at streg et projekt ud, står i artiklen „Fordel en omkostning på projekter efter attribut“. For en salgsfaktura ændrer du projektet på fakturalinjen eller på kontrakten.

Når betalingen stadig er det rigtige sted. En betaling uden dokument beholder sin egen kategorisering præcis som før. Det er det normale tilfælde for et kontant udlæg, et bankgebyr eller en omkostning, hvis faktura endnu ikke er kommet — der er intet ændret.

Betalinger, der allerede er registreret begge steder, fungerer fortsat og beholder deres beløb; budgettet har altid talt en sådan omkostning én gang, ikke to. En fordeling, der er registreret på en betaling, før den blev knyttet til sin faktura, bliver liggende på betalingen, synlig og skrivebeskyttet. Den kan ikke tømmes fra betalingens sidepanel; kontakt Flowtlys support, hvis den skal flyttes over på dokumentet.

At give dokumentet et projekt, når betalingen allerede har ét. Reglen virker også den anden vej. Uanset hvordan du angiver dokumentets projekt (ved at redigere dets fordeling manuelt, bruge en af udfyldningsknapperne, eller acceptere et foreslået projekt), tjekker Flowtly først de betalinger, der dækker det:

• Hvis en betaling angiver det samme projekt for det samme beløb, overtager dokumentet projektet, og betalingens egen kopi fjernes, så omkostningen registreres én gang, på dokumentet, for det samme samlede beløb.
• Hvis en betaling angiver et andet projekt, eller et andet beløb, ændres intet, og Flowtly forklarer hvorfor. Når du accepterer alle forslag på én gang, vises denne som sprunget over, mens resten stadig anvendes.

Når en foreslået modpart accepteres, accepteres fakturaens foreslåede note også. Når den modpart, Flowtly foreslog for en betaling, accepteres — af dig, via »accepter alle« eller automatisk, hvor din organisation har slået det til — og præcis én faktura er knyttet til betalingen, accepteres den note, der blev foreslået for fakturaen, samtidig og skrives på fakturaen. Ingen anden note ændres. Noten forbliver et forslag, som du tager stilling til i fakturaens sidepanel, når mere end én faktura er knyttet til betalingen, når fakturaen har mere end én foreslået note, eller når den allerede har en anden note: en note, som nogen har skrevet, erstattes aldrig.

Sektionen Transaktionsdetaljer Underleverandørvalg – Tildel eller opdater den underleverandør, der er knyttet til transaktionen. "Manage counterparty" under de to felter åbner den valgte modpart, så du kan redigere dens navn, roller og standardværdier; den er utilgængelig, indtil en modpart er valgt. For at tilføje en modpart, der ikke findes endnu, skriver du navnet i modpartsfeltet og vælger "Add counterparty" (se Modparter). Hvis modparten mangler den leverandør- eller klientrolle, som denne transaktion kræver, nævner en note under felterne den ved navn og beder dig tilføje den rolle, fordi søgninger efter den rolle ikke finder modparten, før du gør det. "Related month" – Definer den relevante finansielle periode til rapporteringsformål. På en transaktion er både dette felt og modparten påkrævede. Transaktionsbeløb og saldo efter transaktion – Viser finansiel påvirkning og opdateret kontosaldo.

Panelet for et indgående dokument bruger den samme sektion "Details" med de samme to felter. Se Transaktionsvedhæftninger.

Sektionen Vedhæftninger Her har du mulighed for at gennemgå tilknyttede vedhæftninger, hvis de er til stede, downloade dem eller fjerne dem helt, hvis de er matchet forkert.

Der er mulighed for direkte at downloade MT940-filen i øverste højre hjørne af elementet Transaktioner fra hovedmenuen. Efter download af filen vil den automatisk blive knyttet til den angivne bankkonto.

En uploadet kontoudtogsfil tildeles en bankkonto ved at sammenligne kontonummeret i filen med de kontonumre, der er konfigureret på dine bankkonti. En bankkonto gemt uden kontonummer kan ikke deltage i den sammenligning og modtager aldrig et kontoudtog automatisk — se Bankkonti for at finde ud af, hvor du udfylder det.

Hver afvist fil gemmes. Under listen over kontoudtog på siden Transaktioner viser tabellen "Refused uploads" hver enkelt med tidspunktet for afvisningen, hvem der uploadede den, og årsagen. Brug download-ikonet i dens række til at hente den præcise fil, der blev sendt, for eksempel for at rette den eller give den videre til support. Nogle ældre afviste filer har intet download-ikon, fordi deres kopi ikke var knyttet til posten.

Hvad importmeddelelsen fortæller dig

Når filen er læst, rapporterer en meddelelse, hvor mange transaktioner der blev tilføjet — hvilket ikke altid er det antal, filen indeholdt. Kontoudtog overlapper hinanden: en postering, som Flowtly allerede har, genkendes som den samme postering og indtastes ikke en gang til, så når du uploader en fil igen, eller en fil, der dækker dage, som allerede er importeret, tilføjes kun det, der er reelt nyt.

Meddelelsen er formuleret efter, hvad der skete.

• Alt i filen var allerede registreret. Det står der — Alle 13 transaktioner fra denne fil var allerede i systemet. — og vises som information snarere end som bekræftelse på, at noget blev tilføjet, fordi intet blev det.
• Nogle posteringer var nye, og andre var allerede registreret. Begge tal oplyses: 5 transaktioner importeret. Allerede i systemet: 8.
• Alle posteringer var nye. Meddelelsen oplyser antallet af importerede.

En postering genkendes som en, du allerede har, når dens datoer, beløb, reference og beskrivelse alle stemmer overens. To separate betalinger, der tilfældigvis har samme dag og beløb, slås aldrig sammen til én: hver beholder sin egen række, og hver genkendes separat ved en senere upload. Det samme gælder for en fil, der uploades igen, efter at din bank har ændret formuleringen af en postering: hvis beskrivelsen på en linje afviger fra den gemte, behandles linjen som en ny postering og tilføjes.

Et antal, der er lavere end antallet af posteringer, du kan se i kontoudtoget, er derfor det forventede resultat ved en overlappende upload: det betyder, at intet blev duplikeret, ikke at rækker gik tabt. Hvis en postering, du forventede, reelt mangler, så led først efter den i transaktionslisten — den kan være kommet med et tidligere kontoudtog.

Transaktioner for underleverandører

Hvordan virker det?

Betal underleverandøren via din bank (uden for Flowtly). Behold betalingsbekræftelsen eller banktransaktionsoplysningerne til afstemning. For at afspejle betalingen i Flowtly skal du importere dit kontoudtog (MT940-fil) til systemet. Flowtly matcher automatisk betalinger med underleverandører baseret på beløb, betalingsreference og underleverandøroplysninger. Hvis Flowtly ikke automatisk matcher en transaktion, kan du manuelt tildele den til den relevante underleverandør ved at vælge den fra afventende vedhæftninger.

Automatisk matchning følger nogle regler, så en betaling kun bogføres på et dokument, den reelt kan afregne:

• Retning. Penge, der forlader din konto, matches kun med et omkostningsdokument. Penge, der kommer ind, matches kun med et dokument med negativt beløb, f.eks. en kreditnota, som en leverandør refunderer. En indgående betaling bogføres aldrig på en omkostningsfaktura blot fordi beløbene er ens.
• Afviste betalinger. Når du afviser en betaling, der er foreslået til et dokument, knytter Flowtly efterfølgende ikke automatisk denne betaling til dokumentet, hverken når du gemmer dokumentet, eller når du importerer et kontoudtog.
• Tilbagevendende beløb. Når en leverandør fakturerer det samme beløb hver måned, kan der være flere betalinger på dette beløb tæt på én faktura. Hver faktura matches da med den betaling, der ligger nærmest dens dato, inden for 20 dage, så en måneds betaling ikke bogføres på en anden måneds faktura. Hvis ingen betaling opfylder kravet, forbliver fakturaen umatchet, så du selv kan knytte den.

Underleverandører, der tilhører en intern omkostningsgruppe, er udelukket fra disse automatiske forslag, så en intern overførsel ikke foreslås som en leverandørbetaling, selv om underleverandørens navn optræder i transaktionsbeskrivelsen. Du kan stadig selv tildele en sådan underleverandør til transaktionen.

Åbn "Counterparties" i hovedmenuen, vælg fanen "Suppliers", åbn posten for den relevante leverandør, og følg linket i dens afsnit "Supplier" til underleverandørens side. Under fanen Transaktioner vil alle betalinger relateret til denne underleverandør blive listet. Denne fane giver et struktureret overblik over alle finansielle transaktioner relateret til en specifik underleverandør, hvilket gør det nemt at spore historiske betalinger, manglende vedhæftninger og finansielle tendenser.

Centrale funktioner i fanen Underleverandørtransaktioner:

• Grafisk oversigt – Viser en visuel opdeling af transaktioner over tid.
• Detaljeret transaktionsliste – Viser alle transaktioner tilknyttet underleverandøren, herunder betalingsdatoer, beløb og statusser.
• Vedhæftningsstatus – Angiver, om en transaktion har et tilknyttet dokument (f.eks. faktura, betalingsbevis).
• Finansiel trendanalyse – Hjælper med at overvåge underleverandørudgifter på tværs af måneder og år.

Når du klikker på en transaktion, åbnes et sidepanel med detaljerede transaktionsstyringsindstillinger. Denne funktionalitet giver finansteam mulighed for effektivt at gennemgå og opdatere individuelle transaktioner. Detaljer er beskrevet i sektionen Funktioner tilgængelige i sidepanelet.

Du kan også administrere transaktionsvedhæftninger her på samme måde som bankkonttransaktioner.

Transaktioner for klienter

Hvordan virker det?

For at afspejle klientbetalinger i Flowtly skal du importere dit kontoudtog (MT940-format) til systemet (elementet Transaktioner i hovedmenuen). Flowtly vil automatisk registrere indgående betalinger og forsøge at matche dem med eksisterende fakturaer for klienter. Finder systemet et match, tildeles transaktionen til den korrekte faktura under den tilsvarende Klientprofil. Fanen Betalinger i en klients profil giver et struktureret overblik over alle udstedte fakturaer og deres respektive betalinger. Hvis en betaling ikke automatisk matches, kan du manuelt tildele den ved at finde fakturaen under fanen Betalinger og klikke på "Assign transaction". Der åbnes en modal med importerede transaktioner, der ikke er matchet, eller hvor det fulde beløb ikke er brugt. Du kan også angive transaktionsbeløbet her.

Herefter matches transaktionen med fakturaen, og status og beløb for betalt beløb opdateres. Du kan fjerne en allerede tildelt transaktion. Dette vil også medføre genberegning.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Afstemning af kontoudtog: Match nemt importerede banktransaktioner med interne registreringer for at sikre, at alle finansielle bevægelser er registreret, og uoverensstemmelser løses hurtigt.
• Sporing af underleverandørbetalinger: Overvåg alle udgående betalinger til underleverandører, tilknyt dem til specifikke kontrakter eller projekter, og sikre, at alle støttedokumenter som fakturaer eller betalingsbekræftelser er vedhæftet.
• Administration af klientindgange: Tildel automatisk eller manuelt indgående klientbetalinger til udestående fakturaer, opdater deres betalingsstatus og oprethold et præcist overblik over tilgodehavender.
• Revisionsforberedelse: Sikre, at alle transaktioner har nødvendige vedhæftninger (fakturaer, kvitteringer) tilknyttet, hvilket letter hurtigere revisioner og compliancekontroller ved at have en centraliseret og organiseret registrering.