Bankkonti

Elementet Transaktioner i hovedmenuen er designet til at lette oprettelse, administration og visning af banker og bankkonti samt gennemgang af transaktioner tilknyttet dem.

Visning og administration af bankkonti:

• Gå til sektionen "Transaktioner" fra hovedmenuen.
• En liste over alle oprettede bankkonti med tilhørende detaljer vil blive vist. Tilgængelige handlinger:
• Rediger konti: Klik på knappen "Rediger" ud for en konto for at opdatere dens oplysninger. Redigering er kun tilgængeligt for administratorer.
• Vis transaktioner: Klik på knappen "Transaktion" ud for en konto for at se transaktionslisten tilknyttet den specifikke konto. Filtrer skjulte konti:
• Øverst på siden findes et filter mærket "Skjult".
• Hvis dette er markeret, vises bankkonti, der er markeret som skjulte.

Administration af banker og tilhørende konti:

• Klik på knappen "Administrer banker" øverst på siden Transaktioner.
• Dette viderestiller dig til siden Bankadministration, der viser alle eksisterende banker.
• Har en bank flere konti, vises de som underelementer under den pågældende bank. Tilgængelige handlinger:
• Tilføj nye banker: Brug knappen "Tilføj bank" til at oprette en ny bank.
• Rediger eksisterende banker: Klik på knappen "Rediger" ud for en bank eller dens konti for at ændre oplysninger.
• Tilføj ny konto: Brug knappen "Tilføj konto" til at oprette en ny konto til en bestemt bank.

Tilføj ny bank

Følg disse trin for at tilføje en ny bank:

1. Vælg elementet "Transaktioner" fra hovedmenuen.
2. Klik på "Administrer banker" øverst på siden.
3. Klik på "Tilføj bank" i øverste højre hjørne.
4. Angiv bankens navn og Swift-nummer i den formular, der vises.
5. Klik på "Gem".

Den oprettede bank tilføjes til listen.

Tilføj konto til banken

Følg disse trin for at tilføje en konto til en eksisterende bank:

1. Klik på den dedikerede knap placeret til højre for bankens række.

2. Angiv følgende oplysninger i den viste formular:

   • Kontonavn
   • Præfiks
   • Kontonummer
   • Valuta
   • Type (kan være almindelig eller moms)

Du kan markere kontoen som standard, hvis det er relevant. Derudover kan du markere kontoen som skjult — på den måde vises den ikke i elementet Transaktioner, medmindre filteret Skjult er valgt. Skjuling trækker også kontoens transaktioner tilbage fra resten af applikationen — se Skjule en konto nedenfor.

Bemærk: For at gøre valutaer tilgængelige i vælgeren skal du konfigurere dem under "Valutaer" i menuen Generelle indstillinger.

Bemærk: Kontonummeret er det, et importeret kontoudtog matches med. En konto uden kontonummer matches aldrig automatisk med en uploadet kontoudtogsfil — sådanne kontoudtog skal tildeles manuelt. Udfyld kontonummeret på alle konti, som du ønsker at importere kontoudtog til.

Efter oprettelse vil kontoen fremgå som et underelement af banken på siden Administrer banker og i listen Bankkonti.

Denne liste indeholder alle konti, uanset om de tilhører en bank. En konto uden bank vises med en streg i kolonnen Bank og kan redigeres herfra — siden Administrer banker viser konti under deres bank, så en konto, der ikke tilhører nogen, vises ikke der.

Redigering af en eksisterende konto

Valuta og Type er låst, når en konto har fået dem tildelt. De bestemmer, hvordan de allerede registrerede beløb på kontoen tolkes — ændring af et af disse felter efterfølgende vil omtolke kontoens historik; de to felter vises men kan ikke redigeres.

En konto gemt uden valuta eller type er undtagelsen: det tomme felt forbliver redigérbart, så du kan udfylde det og gemme. Alt andet om kontoen — navn, præfiks og kontonummer — kan redigeres uanset hvad.

To måder at pensionere en konto på

En konto, du ikke længere arbejder med, kan håndteres på to forskellige måder. Rækken tilbyder dem som to separate kontroller, fordi de ikke er varianter af den samme handling:

• Skjul trækker kontoen og dens transaktioner tilbage fra visningen, mens alle poster bevares. Det kan fortrydes når som helst.
• Slet fjerner kontoen, dens transaktioner og de lagrede kontoudtogsfiler permanent. Det kan ikke fortrydes.

Brug Skjul, medmindre du specifikt har brug for, at posterne forsvinder. Det er svaret på næsten alle årsager til, at en konto holder op med at blive brugt — bankrelationen sluttede, kontoen blev lukket, kontoudtog blev importeret til forkert sted — og det efterlader historikken intakt til revisioner og afsluttede budgetperioder.

Skjule en konto

At skjule er måden at pensionere en konto, du ikke længere arbejder med, mens det, den har registreret, bevares. Det går videre end blot at rydde op i kontoværktøjet: en skjult kontos transaktioner ophører med at blive vist overalt i applikationen.

Vælg Skjul på kontoens række. Bekræftelsen angiver, hvad der vil ske: kontoen og dens transaktioner vises ikke længere nogen steder — herunder i budgettotaler — intet slettes, og det kan fortrydes når som helst.

Mens en konto er skjult:

• Dens transaktioner vises ikke i transaktionslisten eller i saldodiagrammet og returneres ikke af filtre eller søgninger.
• De tælles ikke med i budgettal. En transaktion på en skjult konto udelades fra budgetoversigter, omkostningstabeller og budgettotaler — herunder en transaktion, der blev knyttet manuelt til et budget, inden kontoen blev skjult.
• En budgetlinje, der er understøttet af en transaktion fra en skjult konto, udelades i stedet for at vises som en tom række.

Intet slettes. Transaktionerne forbliver i dine data præcis, som de var; de tilbageholdes blot fra visning og beregning. Fjern markeringen Skjult på kontoen, og alle disse transaktioner vises igen, med budgettal der vender tilbage til, hvad de var.

To konsekvenser er værd at kende, inden du skjuler en konto:

• Budgettotaler, der indeholdt kontoen, vil ændre sig, herunder totaler for måneder, der allerede er afsluttet. Hvis et budgettal har ændret sig, og du ikke kan forklare det, kan du tjekke, om en konto, der alimenterede det budget, er blevet skjult.
• Skjuling angår hele kontoen, ikke én enkelt transaktion. For at udelade en enkelt postering fra et budget skal du afkoble den transaktion fra budgettet i stedet.

For at finde konti, der i øjeblikket er skjult, skal du vælge filteret Skjult øverst på siden Transaktioner.

Slette en konto

Slet er den uigenkaldelige pensionering. Det fjerner kontoen, alle dens transaktioner og de lagrede kontoudtogsfiler permanent. Der er intet arkiv eller papirkurv, og posterne kan ikke gendannes efterfølgende.

Af den årsag er sletning bevidst vanskeligere end skjuling:

• Sletning er begrænset til administratorer. En person, der administrerer banker og konti, kan skjule en konto, men slettekontrol tilbydes slet ikke til dem.
• Bekræftelsen navngiver, hvad der vil blive ødelagt — transaktionerne og de lagrede kontoudtogsfiler — og erklærer, at det ikke kan fortrydes. Den peger også på, at skjuling er tilgængeligt, hvis du blot ønsker at lægge kontoen til side.
• Du skal skrive kontonavnet i bekræftelsen, inden sletningen kan accepteres. Det er ikke muligt at klikke forbi uden at læse, så et misset klik på den forkerte række kan ikke ødelægge en konto.

Når en sletning afvises

Flowtly nægter at slette en konto, hvis poster stadig er nødvendige andre steder, frem for at fjerne dem og lade de tal, der afhang af dem, bryde sammen. Når det sker, forbliver bekræftelsen åben og angiver hvad der holder kontoen tilbage og hvor mange — for eksempel at dens transaktioner har et vist antal budgetlinks.

Den besked er den nyttige del af afvisningen: den fortæller dig præcis, hvad du skal løse, hvis du genuint agter at slette kontoen. Løs det, der nævnes, og prøv igen, eller skjul kontoen i stedet.

Sletning tilbydes også for en konto, der allerede er skjult — at skjule først og derefter slette er en fornuftig rækkefølge, og en skjult konto viser naturligvis kun slettekontrollet, da den allerede er skjult.

Foretræk skjuling, når du er i tvivl. En skjult konto kan altid gendannes; en slettet kan ikke. Hvis en konto blev pensioneret, og dens transaktioner stadig vises et sted, blev den skjult og ikke slettet — og det modsatte er vigtigere: når en sletning er udført, er der ingen spor af disse transaktioner tilbage at finde senere.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• En finansiel controller skal gennemgå alle ind- og udgående transaktioner på tværs af virksomhedens bankkonti for at afstemme regnskaber.
• En revisor ønsker at tilføje en ny virksomhedsbankkonto, der for nylig er åbnet, for at spore dens transaktioner i Flowtly.
• En finanschef ønsker hurtigt at identificere en specifik bankkonto for at kontrollere dens aktuelle status eller tilknyttede transaktioner.
• En bruger pensionerer en lukket bankkonto ved at skjule den, så dens transaktioner holder op med at vises på transaktionslister og med at tælle med i budgetter, mens selve registreringerne bevares.
• En finanschef finder et budgettal lavere end forventet og tjekker filteret Skjult for at se, om en konto, der alimenterede det budget, er blevet skjult.
• En administrator sletter permanent en konto, der ved en fejl blev oprettet, sammen med kontoudtoget, der fejlagtigt blev importeret til den, så ingen af dens transaktioner forbliver søgbare.
• En administrator forsøger en sletning, læser afvisningen, der angiver, hvor mange budgetlinks kontoens transaktioner har, og skjuler kontoen i stedet.