Conturi bancare

Elementul Tranzacții din meniul principal este conceput pentru a facilita crearea, gestionarea și vizualizarea băncilor și a conturilor bancare, precum și consultarea tranzacțiilor legate de acestea.

Vizualizarea și gestionarea conturilor bancare:

Mergi la secțiunea „Tranzacții” din meniul principal.
Va fi afișată o listă cu toate conturile bancare create, împreună cu detaliile lor. Acțiuni disponibile:
Editarea conturilor: apasă butonul „Editează” de lângă un cont pentru a-i actualiza detaliile. Editarea este disponibilă administratorilor.
Vizualizarea tranzacțiilor: apasă butonul „Tranzacție” de lângă un cont pentru a vedea lista tranzacțiilor legate de contul respectiv.
Ascundere sau afișare: selectează Ascunde pentru a pune deoparte un cont pe care nu îl mai folosești sau Afișează pe un cont ascuns pentru a-l readuce. Disponibil oricui gestionează băncile — vezi Ascunderea unui cont.
Ștergere: selectează Șterge pentru a elimina definitiv un cont. Disponibil doar administratorilor — vezi Ștergerea unui cont.

Această listă conține toate conturile, indiferent dacă aparțin sau nu unei bănci. Un cont fără bancă afișează o liniuță în coloana Bancă și se editează, se ascunde și se șterge de aici — pagina Gestionează băncile listează conturile sub banca lor, deci un cont care nu aparține niciunei bănci nu apare nicăieri în ea.

Afișarea conturilor ascunse:

Conturile ascunse sunt excluse implicit din listă.
Cât timp cel puțin un cont este ascuns, în partea de sus a listei apare un filtru Vizibilitate. Alege Toate conturile (N ascunse) pentru a lista și conturile ascunse; fiecare este marcat cu o pictogramă de ochi tăiat și oferă Afișează.

Un cont propriu pe care îl menționează tranzacțiile tale, dar pe care nimeni nu l-a înregistrat

Liniile bancare menționează adesea contul propriu al organizației de pe cealaltă parte a unui transfer, de exemplu un cont de TVA sau un al doilea cont curent. Când ele menționează unul dintre conturile tale proprii care nu este înregistrat în Flowtly, un avertisment deasupra listei spune Cont propriu neînregistrat găsit. Acesta afișează contul mascat, cu ultimele patru cifre vizibile, explică faptul că, până când contul este înregistrat, transferurile către și din el sunt tratate ca plăți obișnuite și indică câte tranzacții îl menționează.

Înregistrează deschide formularul obișnuit de cont nou, cu numărul și tipul sugerat deja completate. Dă contului un nume, alege moneda și confirmă. Nu se înregistrează nimic până nu faci asta, iar după salvarea contului avertismentul dispare.
Nu este contul nostru respinge un candidat care nu este al tău, astfel încât să nu mai fie propus.
Numărul de tranzacții este un link către tranzacțiile care menționează contul, afișat ca filtru Tranzacții selectate ce poate fi eliminat din listă. Când acele tranzacții se află în mai multe dintre conturile tale, avertismentul adaugă Deschide-le în: cu câte un link pentru fiecare cont.

Avertismentul este afișat persoanelor cu rolul Administrator bănci sau Administrator tranzacții; linkul către tranzacții este afișat doar celor care pot deschide lista de tranzacții a unui cont. Ambele acțiuni sunt indisponibile cât timp abonamentul tău blochează modificările.

Fiecare număr de cont poate fi adăugat o singură dată

Un număr de cont aparține unui singur cont. Dacă încerci să adaugi un al doilea cont cu un număr pe care organizația ta îl deține deja, Flowtly refuză și numește contul care îl are, astfel încât să poți merge direct la el în loc să creezi o copie.

Verificarea ignoră formatarea. 28 1140 2004 0000 3402 8485 2191 și 28114020040000340284852191 sunt același număr, deci spațiile, cratimele sau literele mari nu vor strecura o a doua copie. Contează și conturile ascunse — un număr deținut de un cont ascuns este în continuare ocupat.

Merită să știi acest lucru, pentru că un duplicat este greu de observat odată ce există. Când două conturi au același număr, un flux bancar importat poate ajunge la cel pe care nu îl privești, iar tranzacțiile sunt salvate corect, dar niciuna nu apare în contul pe care l-ai deschis. Refuzul celui de-al doilea cont previne această situație.

Dacă redenumești sau editezi un cont care are deja un geamăn, îți poți salva modificarea în continuare — verificarea obiectează doar când numărul este nou pentru contul respectiv.

Gestionarea băncilor și a conturilor asociate lor:

Apasă butonul „Gestionează băncile” din partea de sus a paginii Tranzacții.
Ești redirecționat către pagina de gestionare a băncilor, care afișează toate băncile existente.
Dacă o bancă are mai multe conturi, acestea sunt afișate ca elemente copil sub banca respectivă. Acțiuni disponibile:
Adăugarea de bănci noi: folosește butonul „Adaugă bancă” pentru a crea o bancă nouă.
Editarea băncilor existente: apasă butonul „Editează” de lângă o bancă sau de lângă conturile ei pentru a modifica detaliile.
Adăugarea unui cont nou: folosește butonul „Adaugă cont” pentru a crea un cont nou la o anumită bancă.

Adăugarea unei bănci noi

Pentru a adăuga o bancă nouă, urmează acești pași:

Selectează elementul „Tranzacții” din meniul principal.
Apasă pe „Gestionează băncile” în partea de sus a paginii.
Apasă „Adaugă bancă” în colțul din dreapta sus.
În formularul care apare, completează numele băncii și numărul SWIFT.
Apasă „Salvează”.

Banca creată este adăugată în listă.

Adăugarea unui cont la bancă

Pentru a adăuga un cont la o bancă existentă, urmează acești pași:

Apasă butonul dedicat din partea dreaptă a rândului băncii.
În formularul care apare, completează următoarele informații:
- Numele contului
- Prefix
- Număr de cont
- Monedă
- Tip (poate fi obișnuit sau TVA)

Poți marca contul ca implicit, dacă este cazul. În plus, poți marca contul ca ascuns; astfel nu va fi afișat în elementul Tranzacții decât dacă alegi Toate conturile în filtrul Vizibilitate. Ascunderea retrage, de asemenea, tranzacțiile contului din restul aplicației — vezi Ascunderea unui cont mai jos.

Notă: Pentru ca monedele să fie disponibile în selector, configurează-le la „Valute” în meniul Setări generale.

Notă: Numărul de cont este elementul cu care se potrivește un extras bancar importat. Un cont lăsat fără număr de cont nu este niciodată asociat cu un fișier de extras încărcat, deci extrasele lui trebuie atribuite manual. Completează numărul de cont pentru fiecare cont în care intenționezi să imporți extrase.

După creare, contul va apărea ca element copil al băncii în pagina Gestionează băncile și în lista Conturi bancare.

Ce înseamnă un număr de cont valid

Pentru un tip de cont care necesită un număr, numărul trebuie să aibă între 8 și 34 de litere și cifre, dintre care cel puțin 8 cifre. Spațiile, punctele și cratimele dintre grupuri sunt permise, deci un număr scris în grupuri este acceptat. Ele sunt eliminate la salvarea numărului, indiferent dacă contul este creat sau editat, astfel încât numărul stocat conține doar literele și cifrele. Un text precum NOT-A-NUMBER-!!! sau o valoare scurtă precum 123 este respins cu un mesaj la câmp.

Flowtly verifică doar formatul, nu și cifrele de control IBAN, așa că un număr bine format, dar care nu este un IBAN real, este totuși acceptat. Aceeași regulă se aplică atunci când schimbi numărul unui cont existent. Un cont al cărui număr stocat nu respectă regula, de exemplu unul cu mai puțin de 8 cifre sau cu o bară oblică, poate fi totuși editat, ascuns sau redenumit: formatul este verificat doar când se schimbă numărul în sine.

Aceasta contează pentru că numărul este elementul cu care se potrivește un extras importat: un cont cu număr greșit formatat nu se potrivește niciodată cu fișierul lui de extras.

Importul extraselor MT940

Când se încarcă un fișier de extras, fiecare sumă de tranzacție din el trebuie scrisă cu cifre și o singură virgulă zecimală, de exemplu 84,09, 84, sau 0,00. Dacă orice sumă din fișier este scrisă greșit — o virgulă singură, o a doua virgulă sau nicio virgulă — Flowtly refuză întregul fișier și nu salvează nimic din el, în loc să importe liniile corecte și să o înregistreze pe cea greșită cu o sumă eronată. Corectează suma în fișier și încarcă-l din nou.

Pentru extrasele de la BPS, tipul tranzacției este stocat integral (de exemplu NTRF), nu tăiat la prima literă.

Editarea unui cont existent

Moneda și Tipul sunt fixe după ce un cont le are. Ele stabilesc cum sunt citite sumele deja înregistrate în cont, deci schimbarea oricăruia dintre ele ulterior ar reinterpreta istoricul contului; cele două câmpuri sunt afișate, dar nu pot fi editate.

Un cont salvat fără monedă sau tip face excepție: câmpul gol rămâne editabil, deci îl poți completa și salva. Orice altceva despre cont — numele, prefixul și numărul de cont — rămâne editabil în ambele cazuri.

Două moduri de a scoate un cont din uz

Un cont cu care nu mai lucrezi poate fi scos din uz în două moduri diferite, iar rândul le oferă ca două controale separate, deoarece nu sunt variante ale aceleiași acțiuni:

Ascunde retrage din vedere contul și tranzacțiile lui, păstrând toate înregistrările. Poate fi anulată oricând.
Șterge elimină definitiv contul, tranzacțiile lui și fișierele de extras stocate. Nu poate fi anulată.

Alege Ascunde, cu excepția cazului în care ai nevoie special ca înregistrările să dispară. Este răspunsul la aproape orice motiv pentru care un cont nu mai este folosit — relația cu banca s-a încheiat, contul a fost închis, extrasele au fost importate în locul greșit — și lasă istoricul intact pentru audituri și pentru perioadele de buget închise.

Ascunderea unui cont

Ascunderea este modul de a scoate din uz un cont cu care nu mai lucrezi, păstrând ceea ce a înregistrat. Merge mai departe decât ordonarea selectorului de conturi: tranzacțiile unui cont ascuns nu mai sunt servite nicăieri în aplicație.

Selectează Ascunde pe rândul contului. Confirmarea precizează ce se va întâmpla: contul și tranzacțiile lui nu mai sunt afișate nicăieri, inclusiv în totalurile de buget, nu se șterge nimic, iar contul poate fi afișat din nou oricând.

Cât timp un cont este ascuns:

Tranzacțiile lui nu apar în lista de tranzacții sau în graficul de sold și nu sunt returnate de filtrele sau căutările în tranzacții.
Nu sunt luate în calcul în cifrele de buget. O tranzacție dintr-un cont ascuns este lăsată în afara rezumatelor de buget, a tabelelor de costuri și a totalurilor de buget, inclusiv o tranzacție care a fost legată manual de un buget înainte ca respectivul cont să fie ascuns.
O linie de buget susținută de tranzacția unui cont ascuns este exclusă, nu afișată ca rând gol.

Nu se șterge nimic. Tranzacțiile rămân în datele tale exact așa cum erau; sunt doar reținute de la afișare și de la calcul. Șterge marcajul Ascuns de pe cont și toate acele tranzacții sunt din nou servite, iar cifrele de buget revin la ce erau. Afișează pe rândul contului din lista Tranzacții face același lucru dintr-un singur clic.

Două consecințe merită cunoscute înainte să ascunzi un cont:

Totalurile de buget care includeau contul se vor schimba, inclusiv totalurile lunilor deja închise. Dacă o cifră de buget s-a modificat și nu îți poți explica de ce, verifică dacă un cont care alimentează acel buget a fost ascuns.
Ascunderea privește contul întreg, nu o singură tranzacție. Pentru a lăsa o singură mișcare în afara unui buget, anulează în schimb legarea tranzacției respective de buget.

Pentru a găsi conturile ascunse în prezent, alege Toate conturile în filtrul Vizibilitate din partea de sus a paginii Tranzacții. Conturile ascunse sunt marcate cu o pictogramă de ochi tăiat, iar Afișează pe rând readuce contul. Filtrul este oferit doar cât timp cel puțin un cont este ascuns.

Ștergerea unui cont

Șterge este eliminarea ireversibilă. Elimină definitiv contul, toate tranzacțiile lui și fișierele de extras stocate pentru el. Nu există arhivă și nici coș de reciclare, iar înregistrările nu pot fi recuperate ulterior.

Din acest motiv, ștergerea este intenționat mai greu de făcut decât ascunderea:

Ștergerea este limitată la administratori. Cine gestionează băncile și conturile poate ascunde un cont, dar nu i se oferă deloc controlul de ștergere.
Confirmarea numește ce se distruge — tranzacțiile și fișierele de extras stocate — și precizează că nu poate fi anulată. Menționează, de asemenea, că ascunderea este disponibilă dacă vrei doar să scoți contul din drum.
Trebuie să tastezi numele contului în confirmare pentru ca ștergerea să fie acceptată. Nu se poate trece prin ea doar cu clicuri, deci o greșeală de rând nu poate distruge un cont.

Când o ștergere este refuzată

Flowtly refuză să șteargă un cont ale cărui înregistrări sunt încă folosite în altă parte, în loc să le elimine și să lase să se prăbușească cifrele care depindeau de ele. Când se întâmplă asta, confirmarea rămâne deschisă și precizează ce ține contul și în ce număr — de exemplu, că tranzacțiile lui au un anumit număr de legături cu bugetele.

Acel mesaj este partea utilă a refuzului: îți spune exact ce trebuie desfăcut dacă ești hotărât să ștergi contul. Rezolvă ce numește și încearcă din nou sau ascunde în schimb contul.

Ștergerea este oferită și pentru un cont deja ascuns — ascunderea întâi și ștergerea mai târziu este o succesiune rezonabilă, iar în pagina Gestionează băncile un cont ascuns afișează doar controlul de ștergere, deoarece este deja ascuns. În lista Tranzacții afișează Afișează și Șterge.

Preferă ascunderea când ai dubii. Un cont ascuns poate fi readus oricând; unul șters nu. Dacă un cont a fost eliminat și tranzacțiile lui apar încă undeva, a fost ascuns, nu șters — iar reversul contează mai mult: odată ce o ștergere a trecut, nu mai rămâne nicio urmă a acelor tranzacții care să poată fi găsită mai târziu.

Exemple de utilizare

Un controlor financiar trebuie să examineze toate tranzacțiile de intrare și de ieșire din diversele conturi bancare ale companiei pentru a reconcilia registrele.
Un contabil vrea să adauge un cont bancar corporativ nou deschis, pentru a-i urmări tranzacțiile în Flowtly.
Un manager financiar vrea să identifice rapid un anumit cont bancar pentru a-i verifica starea curentă sau tranzacțiile asociate.
Un utilizator scoate din uz un cont bancar închis ascunzându-l, astfel încât tranzacțiile lui să nu mai apară în listele de tranzacții și să nu mai conteze pentru bugete, în timp ce înregistrările în sine sunt păstrate.
Un manager financiar constată că un total de buget este mai mic decât se aștepta și schimbă filtrul Vizibilitate pe Toate conturile pentru a vedea dacă un cont care alimentează acel buget a fost ascuns.
Un administrator șterge definitiv un cont creat din greșeală, împreună cu extrasul importat greșit în el, astfel încât niciuna dintre tranzacțiile lui să nu mai poată fi interogată.
Un administrator încearcă o ștergere, citește refuzul care indică numărul de legături cu bugetele pe care le au tranzacțiile contului și ascunde în schimb contul.