Gestionarea tranzacțiilor

Când clientul sau orice altă entitate plătește factura, tranzacția de plată este înregistrată în contul tău bancar, inclusiv tranzacțiile pentru contractori. Toate tranzacțiile pot fi găsite făcând clic pe butonul „Tranzacții” pentru contul bancar ales.

Vizualizarea Tranzacții oferă o imagine în timp real a tuturor mișcărilor financiare din contul bancar asociat. Această secțiune ajută echipele financiare să urmărească plățile, să reconcilieze diferențele și să monitorizeze fluxul de numerar. Vizualizarea are 2 părți: sus se află o reprezentare grafică a modificărilor de sold în timp, iar dedesubt o vedere detaliată a fiecărei tranzacții.

Ce arată vizualizarea:

• Soldul curent: Afișează totalul fondurilor disponibile pentru contul bancar selectat.
• Istoricul tranzacțiilor: Listează toate tranzacțiile procesate și în curs.
• Opțiuni de filtrare: Permit utilizatorilor să filtreze după interval de date, contractor, sumă sau direcție, intrare sau ieșire.
• Coloana de atașamente: Indică dacă sunt necesare documente justificative (de exemplu, facturi, bonuri).
• Legătura cu contractorul: Evidențiază informațiile lipsă despre contractor care trebuie actualizate.
• Fiecare contractor din tabel are în stânga o pictogramă pe care se poate face clic, ca să poți ajunge ușor la pagina contractorului pentru a verifica/actualiza detaliile.

Când faci clic pe o anumită tranzacție, se deschide un sertar lateral cu opțiuni detaliate de gestionare a tranzacției. Această funcționalitate permite echipelor financiare să revizuiască și să actualizeze eficient tranzacțiile individuale.

Funcționalități disponibile în sertarul lateral:

• Adaugă atașament – Încarcă documente justificative, precum facturi, bonuri sau contracte. Ar trebui să selectezi și Data primirii, pentru conformitate.
• Atașează fișierele în așteptare – Dacă documentele au fost deja încărcate, dar nu sunt legate de această tranzacție, pot fi atașate aici. Trebuie doar să găsești atașamentul în listă și să faci clic pe butonul „Atașează”. Lista conține fiecare document în așteptare, iar caseta de căutare de deasupra ei, Caută după sumă sau număr de document, o restrânge în două moduri. Scrie o sumă așa cum ai scrie-o, de exemplu 16 124,00, 16124 sau 16.124,00, și găsește documentele cu exact acea sumă, până la ban; o notă de credit este găsită după suma ei cu sau fără semnul minus. Sau scrie o parte dintr-un număr de document, cu orice combinație de litere mari și mici: se potrivește cu numărul facturii de pe document și cu numele fișierului, unde multe încărcări poartă numărul lor. Când nu se potrivește nimic, lista spune Niciun rezultat și oferă ștergerea căutării.
• Atribuie la buget – Leagă tranzacția de un anumit buget pentru o urmărire financiară exactă. Această funcționalitate este disponibilă doar dacă modulul Buget este activ.
• Categorizare – Împarte suma tranzacției între unul sau mai multe proiecte. Un indicator de sumă sub rânduri arată dacă sumele alocate se potrivesc cu suma tranzacției; o nepotrivire este semnalată explicit, iar împărțirea nu se salvează până nu este rezolvată.
• Împărțire cost pe angajați – În cadrul Categorizării, atribuie suma tranzacției unuia sau mai multor angajați. Adaugă împărțire pe angajat se află în partea de sus a subsecțiunii și deschide un formular pentru angajat, sumă și o notă opțională. Fiecare rând arată angajatul, partea lui și suma. Poți schimba suma chiar în rând, iar ea se salvează când părăsești câmpul. Total împărțire pe angajați de sub rânduri arată dacă împărțirile însumează suma tranzacției. O împărțire care acoperă doar o parte din sumă este permisă: totalul spune Suma nu corespunde valorii tranzacției în loc să o blocheze. Eliminarea unui rând sau folosirea Șterge toate împărțirile pe angajați îți cere mai întâi confirmarea. Doar un manager de tranzacții poate modifica împărțirea. Ceilalți utilizatori care pot deschide tranzacția o văd doar pentru citire, cu un rând care spune asta.
• Atribuie ca sarcină – Predă tranzacția unui coleg ca sarcină. Butonul se află în bara din partea de jos a sertarului, sub secțiuni, așa că rămâne în vedere cât timp derulezi. Apare doar dacă ai voie să creezi sarcini.

Un câmp care nu a putut fi salvat spune acest lucru

Câmpurile din acest sertar se salvează singure când le părăsești: nu există buton de salvare de apăsat. Când o salvare reușește, o bifă apare pentru scurt timp lângă câmp și apoi dispare. Când serverul refuză una, câmpul spune „Nesalvat” și continuă să o spună, cu motivul alături, acolo unde serverul l-a dat. Acest avertisment nu dispare: rămâne până când acel câmp este salvat cu succes, deci o valoare despre care crezi că ai introdus-o nu poate lipsi pe tăcute.

Valoarea scrisă de tine rămâne pe ecran, nu este aruncată, iar părăsirea câmpului încă o dată reîncearcă salvarea, astfel încât un refuz cauzat de ceva ce poți remedia, cum ar fi un cod fiscal duplicat sau o sumă în afara intervalului permis, se corectează pe loc.

Același lucru se aplică sumelor pe persoană dintr-o împărțire a costului pe o factură primită: o sumă respinsă de server este marcată, nu abandonată în tăcere.

Când documentul spune deja care este proiectul

Un cost poate fi înregistrat pe un proiect în două locuri: pe document (factura furnizorului sau atașamentul) și pe plata care o achită. Este nevoie doar de unul, iar Flowtly îl tratează pe cel de pe document ca fiind cel care contează.

Așadar, dacă documentul pe care îl achită o plată numește deja un proiect, plății nu i se mai poate da un proiect propriu. Categorizarea pe acea plată este indisponibilă, iar sertarul spune că atribuirea aparține documentului. Același lucru se aplică unei facturi emise: dacă factura sau contractul în baza căruia a fost emisă numește proiectul, plata care o achită nu îl repetă.

Când documentul poartă proiectul în propria împărțire sau pe una dintre liniile lui, sertarul le numește pe amândouă: Atribuit prin numărul documentului → proiectul. Dacă poți deschide facturi primite, aceeași notificare trimite direct la document. O plată al cărei document justificativ (unul care nu este factură) nu numește niciun proiect arată în schimb notificarea generală, iar categorizarea ei rămâne tot doar pentru citire.

O plată care achită o factură își ia proiectul de la acea factură, indiferent dacă tu ai emis factura sau ai primit-o, și chiar și cât timp factura nu numește încă niciun proiect. Sertarul spune Atribuit prin factură și, dacă poți deschide acea factură, oferă Deschide factura. Pe o astfel de plată, întreaga Categorizare este doar pentru citire: împărțirea pe proiecte, etichetele și Împărțirea costului pe angajați. Ce a fost înregistrat acolo înainte rămâne vizibil, iar secțiunea spune de ce nu poate fi modificat. Rezumatul facturii din sertarul plății arată etichetele proprii ale facturii, atât cele de pe întreaga factură, cât și cele de pe liniile ei; o etichetă comună mai multor linii este afișată o singură dată. Același lucru se aplică unei plăți legate de o factură ca unul dintre mai multe documente. Un document justificativ care nu este factură nu face, prin el însuși, ca etichetele și împărțirea costului să fie doar pentru citire.

Motivul merită o propoziție, pentru că explică o regulă care altfel poate părea o funcționalitate lipsă. Două înregistrări independente ale aceluiași cost pot ajunge să difere: cineva editează împărțirea pe factură după luni de zile, iar plata indică în continuare altceva, și nimic din cifre nu ar părea greșit cât timp se întâmplă asta. Păstrarea costului într-un singur loc elimină întrebarea.

Unde să-l schimbi în schimb. Deschide documentul și editează acolo împărțirea lui pe proiecte; vezi Împărțirea unui cost între proiecte pe baza unui atribut pentru felul în care funcționează împărțirea, inclusiv tăierea unui proiect din ea. Pentru o factură emisă, schimbă proiectul pe rândul facturii sau pe contract.

Când plata este totuși locul potrivit. O plată fără document își păstrează propria categorizare exact ca până acum. Acesta este cazul normal pentru o cheltuială în numerar, un comision bancar sau un cost a cărui factură nu a sosit încă: nimic din acestea nu s-a schimbat.

Plățile deja înregistrate în ambele locuri continuă să funcționeze și își păstrează cifrele; bugetul a numărat dintotdeauna un astfel de cost o dată, nu de două ori. O împărțire înregistrată pe o plată înainte ca ea să fie legată de factura ei rămâne pe plată, vizibilă și doar pentru citire. Nu poate fi ștearsă din sertarul plății; contactează asistența Flowtly dacă trebuie mutată pe document.

Atribuirea unui proiect documentului când plata are deja unul. Regula funcționează și în sens invers. Oricum ai seta proiectul documentului (editându-i manual împărțirea, folosind unul dintre butoanele de precompletare sau acceptând un proiect sugerat), Flowtly verifică mai întâi plățile care îl achită:

• Dacă o plată numește același proiect pentru aceeași sumă, documentul preia proiectul, iar copia proprie a plății este eliminată, astfel încât costul este înregistrat o singură dată, pe document, pentru același total.
• Dacă o plată numește un alt proiect sau o altă sumă, nu se schimbă nimic, iar Flowtly spune de ce. Când accepți toate sugestiile deodată, aceasta este listată ca omisă, iar celelalte sunt aplicate în continuare.

Acceptarea unei contrapărți sugerate acceptă și nota sugerată a facturii. Când contrapartea sugerată de Flowtly pentru o plată este acceptată, de tine, prin acceptarea tuturor sau automat acolo unde organizația ta a activat asta, și exact o factură este legată de acea plată, nota sugerată de Flowtly pentru acea factură este acceptată în același timp și scrisă pe factură. Nicio altă notă nu este atinsă. Nota rămâne o sugestie, ca să decizi tu asupra ei în sertarul facturii, când sunt legate mai multe facturi de plată, când factura are mai multe note sugerate sau când poartă deja o altă notă: o notă scrisă de cineva nu este niciodată înlocuită.

Secțiunea Detalii Contrapărți – Atribuie sau actualizează contrapartea (contractorul sau clientul) cu care este tranzacția. Gestionează contrapartea, sub cele două câmpuri, deschide contrapartea selectată, ca să îi poți edita numele, rolurile și valorile implicite; nu este disponibilă până când nu este selectată o contraparte. Pentru a adăuga o contraparte care nu există încă, scrie-i numele în câmpul contrapărții și alege Adaugă partener (vezi Contrapărți). Dacă contrapartea nu are rolul de furnizor sau de client de care are nevoie această tranzacție, o notă sub câmpuri o numește și îți cere să adaugi acel rol, deoarece căutările pentru acel rol nu vor găsi contrapartea până nu o faci. Luna aferentă – Definește perioada financiară relevantă în scopuri de raportare. Pe o tranzacție, atât acest câmp, cât și contrapartea sunt obligatorii. Suma tranzacției și soldul după tranzacție – Afișează impactul financiar și soldul actualizat al contului.

Panoul unui document primit folosește aceeași secțiune Detalii, cu aceleași două câmpuri. Vezi Atașamentele tranzacțiilor.

Secțiunea Atașamente Fiecare document legat de tranzacție este listat cu acțiunile lui într-o ordine fixă. Deschide duce la document, dacă poți deschide facturi primite. Previzualizare îi arată fișierul, iar Descarcă îl salvează. Ambele apar doar când documentul are un fișier. Butonul de notă adaugă sau editează o notă, iar Dezasociază vine ultimul. Dezasocierea îți cere confirmarea, apoi detașează documentul de această tranzacție. Nu șterge documentul.

Nota de pe un document legat se deschide sub rândul lui și se salvează singură când părăsești câmpul. Nu există Salvează sau Anulează. Dacă nota nu poate fi salvată, textul rămâne în câmp cu motivul și o reîncercare, rândul rămâne deschis, iar pictograma notei devine roșie până când nota este salvată. Această notă este stocată împreună cu legătura documentului cu această tranzacție. Este separată de secțiunea Notă din panoul propriu al documentului, deci o notă scrisă într-un loc nu este afișată în celălalt.

Facturile emise de tine pe care le achită această plată sunt listate în aceeași secțiune, fiecare cu Deschide și Dezasociază. Dezasocierea unei facturi intră în vigoare imediat, fără confirmare.

Există opțiunea de a descărca direct fișierul MT940 din colțul din dreapta sus al elementului Tranzacții din meniul principal. După descărcarea fișierului, acesta va fi atașat automat contului bancar desemnat.

Un fișier de extras încărcat este atribuit unui cont bancar prin compararea numărului de cont din fișier cu numerele de cont configurate pe conturile tale bancare. Un cont bancar salvat fără număr de cont nu poate lua parte la această comparație și nu primește niciodată automat un extras; vezi Conturi bancare pentru locul în care îl completezi.

Ce fișier să exporți din banca ta

MT940 este un format standard de extras bancar: un fișier text simplu, nu o foaie de calcul, un PDF sau un raport XML. Flowtly îl acceptă cu oricare dintre extensiile pe care i le dau băncile: .sta, .txt, .mt940 sau .940.

Majoritatea serviciilor bancare online oferă mai multe exporturi, iar doar cel MT940 poate fi importat aici. Numele diferă de la o bancă la alta, dar distincția este aceeași peste tot:

• MT940 — acesta este cel potrivit. Caută-l după nume; unele bănci îl numesc extras în format MT940 sau SWIFT MT940.
• MultiCash, MT942 sau un export descris ca raport intrazilnic sau de solduri — un format diferit, chiar și acolo unde același meniu îl oferă lângă MT940. Nu se va importa.
• Un export XML sau orice este etichetat ca raport ori export de structură de fișier — nici acesta nu este MT940, oricare ar fi extensia fișierului.

Dacă banca ta oferă mai multe și nu ești sigur, exportă-l pe cel numit MT940 și încarcă-l pe acela.

Dacă încărcarea este refuzată, fișierul nu este într-un format pe care Flowtly îl poate citi, cel mai adesea pentru că este unul dintre celelalte exporturi de mai sus, nu MT940. Încearcă exportul MT940 anume. Dacă și acela este refuzat, trimite fișierul la asistență: formatul variază între bănci, iar unele necesită lucru din partea noastră înainte de a putea fi citite.

Fiecare fișier refuzat este păstrat. Sub lista de extrase de pe pagina Tranzacții, tabelul Fișiere respinse arată fiecare fișier cu ora la care a fost refuzat, cine l-a încărcat și motivul. Folosește pictograma de descărcare din rândul lui pentru a obține fișierul exact care a fost trimis, de exemplu pentru a-l corecta sau pentru a-l da asistenței. Unele fișiere refuzate mai vechi nu au pictogramă de descărcare, deoarece copia lor nu a fost legată de înregistrare.

Ce îți spune mesajul de import

După ce fișierul a fost citit, un mesaj raportează câte tranzacții au fost adăugate, ceea ce nu este întotdeauna câte conținea fișierul. Extrasele se suprapun: o mișcare pe care Flowtly o deține deja este recunoscută ca aceeași mișcare și nu este introdusă a doua oară, așa că reîncărcarea unui fișier sau încărcarea unuia care acoperă zile deja importate adaugă doar ce este cu adevărat nou.

Mesajul este formulat după ce s-a întâmplat.

• Tot ce era în fișier era deja în sistem. Mesajul spune asta, Toate cele 13 tranzacții din acest fișier erau deja în sistem., și apare ca informație, nu ca o confirmare că s-a adăugat ceva, pentru că nu s-a adăugat nimic.
• Unele mișcări au fost noi, iar altele erau deja în sistem. Sunt date ambele numere: 5 tranzacții importate. Deja în sistem: 8.
• Fiecare mișcare a fost nouă. Mesajul raportează numărul importat.

O mișcare este recunoscută ca una pe care o ai deja când datele, suma, referința și descrierea ei se potrivesc toate. Două plăți separate care au întâmplător aceeași zi și aceeași sumă nu sunt niciodată unite într-una singură: fiecare își păstrează propriul rând și fiecare este recunoscută separat la o încărcare ulterioară. Același lucru se aplică unui fișier încărcat din nou după ce banca și-a schimbat formularea unei mișcări: dacă descrierea unei linii diferă de cea stocată, acea linie este tratată ca mișcare nouă și este adăugată.

Un număr mai mic decât numărul de mișcări pe care le vezi în extras este, prin urmare, rezultatul așteptat la o încărcare suprapusă: înseamnă că nimic nu a fost duplicat, nu că rândurile s-au pierdut. Dacă o mișcare pe care o așteptai lipsește cu adevărat, caută-o mai întâi în lista de tranzacții: poate să fi sosit cu un extras anterior.

Tranzacții pentru contractori

Cum funcționează?

Plătește contractorul prin banca ta (în afara Flowtly). Păstrează confirmarea plății sau detaliile tranzacției bancare pentru reconciliere. Pentru a reflecta plata în Flowtly, importă extrasul bancar (fișierul MT940) în sistem. Flowtly va potrivi automat plățile cu contractorul pe baza sumei, a referinței plății și a datelor contractorului. Dacă Flowtly nu potrivește automat o tranzacție, o poți atribui manual contractorului relevant, selectând-o din atașamentele în așteptare.

Potrivirea automată urmează câteva reguli, astfel încât o plată să fie înregistrată doar pe un document pe care îl poate achita cu adevărat:

• Direcția. Banii care ies din contul tău sunt potriviți doar cu un document de cost. Banii care intră sunt potriviți doar cu un document cu sumă negativă, cum ar fi o notă de credit pe care un furnizor o rambursează. O plată primită nu este niciodată înregistrată pe o factură de cost doar pentru că sumele coincid.
• Plăți pe care le-ai respins. Când respingi o plată sugerată pentru un document, Flowtly nu mai leagă automat acea plată de document ulterior, nici când salvezi documentul, nici când imporți un extras bancar.
• Sume recurente. Când un furnizor facturează aceeași sumă în fiecare lună, pot exista mai multe plăți de acea sumă aproape de o factură. Fiecare factură este atunci potrivită cu plata cea mai apropiată de data ei, în limita a 20 de zile, astfel încât plata unei luni să nu fie înregistrată pe factura altei luni. Când nicio plată nu se califică, factura rămâne nepotrivită, ca să o legi tu manual.

Contractorii care aparțin unui grup de cost intern sunt lăsați în afara acestor sugestii automate, astfel încât un transfer intern să nu fie propus ca plată către un furnizor, chiar și când numele contractorului apare în descrierea tranzacției. Poți totuși atribui chiar tu un astfel de contractor tranzacției.

Un transfer între două dintre conturile tale bancare, cum ar fi mutarea banilor din contul principal în contul tău de TVA, nu este marcat ca lipsind un buget. Flowtly îl tratează ca transfer propriu doar când celălalt număr de cont din descrierea băncii se potrivește exact cu un alt cont bancar pe care l-ai adăugat în Flowtly, inclusiv cele ascunse. Un nume, o sumă sau cuvântul „TVA” nu sunt suficiente. Orice altă verificare a tranzacției se aplică în continuare.

Mergi la elementul Contractori din meniul principal și selectează contractorul relevant. Sub fila Tranzacții sunt listate toate plățile legate de acel contractor. Această filă oferă o imagine structurată a tuturor tranzacțiilor financiare legate de un anumit contractor, făcând ușoară urmărirea plăților istorice, a atașamentelor lipsă și a tendințelor financiare.

Funcționalități-cheie ale filei de tranzacții a contractorului:

• Imagine grafică – Afișează o defalcare vizuală a tranzacțiilor în timp.
• Lista detaliată a tranzacțiilor – Arată toate tranzacțiile legate de contractor, inclusiv datele plăților, sumele și stările.
• Starea atașamentelor – Indică dacă o tranzacție are un document asociat (de exemplu, factură, dovadă de plată).
• Analiza tendințelor financiare – Ajută la monitorizarea cheltuielilor cu contractorul pe luni și ani.

Când faci clic pe o tranzacție, se deschide un sertar lateral cu opțiuni detaliate de gestionare a tranzacției. Această funcționalitate permite echipelor financiare să revizuiască și să actualizeze eficient tranzacțiile individuale. Detaliile sunt descrise în secțiunea Funcționalități disponibile în sertarul lateral.

Poți gestiona aici și atașamentele tranzacțiilor, similar cu tranzacțiile din contul bancar.

Tranzacții pentru clienți

Cum funcționează?

Pentru a reflecta plățile clienților în Flowtly, importă extrasul bancar (format MT940) în sistem (elementul Tranzacții din meniul principal). Flowtly va detecta automat plățile primite și va încerca să le potrivească cu facturile existente ale clienților. Dacă sistemul găsește o potrivire, va atribui tranzacția facturii corecte, în profilul clientului corespunzător. Fila Plăți din profilul unui client oferă o imagine structurată a tuturor facturilor emise și a plăților lor respective. Dacă o plată nu este potrivită automat, o poți atribui manual găsind factura în fila Plăți și făcând clic pe „Atribuie tranzacție”. Se va deschide o fereastră cu tranzacțiile importate care nu au fost potrivite sau a căror sumă nu a fost folosită integral. Aici poți introduce și suma tranzacției.

După aceea, tranzacția va fi potrivită cu factura, iar starea și suma plătită vor fi actualizate. Poți elimina o tranzacție deja atribuită. Aceasta va duce, de asemenea, la o recalculare.

Exemple de utilizare

• Reconcilierea extraselor bancare: Potrivește ușor tranzacțiile bancare importate cu evidențele interne, pentru a te asigura că toate mișcările financiare sunt contabilizate, iar diferențele sunt rezolvate prompt.
• Urmărirea plăților către contractori: Monitorizează toate plățile efectuate către contractori, leagă-le de contracte sau proiecte anume și asigură-te că toate documentele justificative, precum facturile sau confirmările de plată, sunt atașate.
• Gestionarea încasărilor de la clienți: Atribuie automat sau manual plățile primite de la clienți facturilor restante, actualizându-le starea de plată și păstrând o imagine exactă a creanțelor.
• Pregătirea auditului: Asigură-te că toate tranzacțiile au atașamentele necesare (facturi, bonuri) legate, facilitând audituri și verificări de conformitate mai rapide printr-o evidență centralizată și organizată.