Menține tranzacțiile curate și bine categorisite

Înainte să începi

De ce ai nevoie

• Un cont bancar conectat la Flowtly, ca tranzacțiile lui să apară în listă.
• Facturi de la furnizori deja în Flowtly, ca să poată fi asociate cu plățile.
• Bugetele și proiectele cărora vrei să le atribui costurile.

1. 1

   Deschide modulul Tranzacții

   Mergi la Finanțe și afaceri → Tranzacții și deschide contul bancar cu care vrei să lucrezi. Lista lui grupează activitatea bancară pe luni, cu numărul tranzacției și denumirea partenerului în stânga. Coloana de stare arată un cerc colorat de progres pentru fiecare înregistrare: verde plin (100%) înseamnă că toate datele necesare sunt complete; cercurile parțiale, portocalii sau gri, indică date lipsă.

   Sfaturi

   • Tranzacțiile sunt grupate pe conturi bancare. Folosește firul Ariadnei din partea de sus ca să comuți între conturi, dacă organizația ta are mai multe.
2. 2

   Deschide o tranzacție și completează câmpurile obligatorii

   Apasă pe orice rând ca să deschizi panoul de detalii din dreapta. Comutatorul Furnizor/Client din partea de sus alege direcția tranzacției — Furnizor pentru plăți efectuate, Client pentru încasări. Două câmpuri sunt obligatorii pentru închiderea lunară: „Contraparte” (către cine sau de la cine este plata) și „Luna aferentă” (perioada contabilă de care aparține). Completează-le pe amândouă și se salvează imediat.

   Sfaturi

   • Luna aferentă nu este neapărat aceeași cu data tranzacției — stabilește-o la perioada în care contabilul tău ar trebui să includă această cheltuială.
3. 3

   Verifică sugestiile AI privind furnizorii

   Când Flowtly detectează un beneficiar al plății fără un partener existent care să se potrivească, secțiunea „Sugestii” din panoul de detalii arată o fișă „Creează furnizor”. Fișa arată denumirea extrasă și motivul. Apasă Acceptă ca să creezi furnizorul și să îl legi de tranzacție dintr-un singur pas. Apasă „Editează sugestia” ca să ajustezi denumirea înainte de creare, apoi „Aplică”. Apasă Respinge ca să renunți și să stabilești partenerul manual.

   Sfaturi

   • Furnizorii creați din sugestii sunt salvați permanent — tranzacțiile viitoare de la același beneficiar vor fi asociate automat, fără intervenție manuală.
4. 4

   Îmbogățește datele partenerului

   Ca să editezi setările unui partener, apasă „Gestionează contrapartea” sub câmpul „Contraparte”, pentru a deschide panoul contrapartei. Aici poți activa „Necesită atașament”, pentru a impune ca un document să fie mereu asociat acestui beneficiar, și poți stabili un „Proiect implicit”, astfel încât să fie sugerat pentru fiecare tranzacție nouă de la el. Apasă „Îmbogățește prin AI” ca să lași Flowtly să preia automat date publice despre firmă, precum codul de TVA, sediul social și conturile bancare.

   Sfaturi

   • Stabilirea unui proiect implicit este utilă mai ales pentru furnizorii recurenți, precum chiria sau abonamentele SaaS — elimină un pas manual în fiecare lună.
5. 5

   Atașează o factură la tranzacție

   Folosește butonul „Atașează fișierele în așteptare” ca să legi o factură care se află deja în lista de facturi primite din Flowtly — panoul arată toate facturile neasociate, cu suma, data primirii și partenerul, ca să o poți alege pe cea potrivită și să apeși „Atașează”. Dacă documentul nu este încă în Flowtly, folosește în schimb „Adaugă atașament”, pentru a încărca direct de pe calculator un fișier PDF, PNG, JPG, JPEG sau GIF (maximum 3 MB).

   Sfaturi

   • Atașarea fișierelor în așteptare este calea cea mai rapidă — refolosește un document pe care l-ai procesat deja în Facturi primite, ca să nu dublezi încărcările.
6. 6

   Atribuie tranzacția unui buget

   Apasă „Alocă la buget” în secțiunea „Bugete” a panoului de detalii. Alege linia de buget din listă, confirmă suma (precompletată cu valoarea tranzacției) și folosește cursorul procentual dacă vrei să aloci doar o parte. Apasă Atribuie. Poți atribui aceeași tranzacție mai multor linii de buget, repetând fluxul cu „Adaugă alt buget”.

   Sfaturi

   • Atribuirea la un buget îți menține rapoartele de cheltuieli corecte și îți permite să vezi dintr-o privire cât din fiecare linie de buget a fost consumat.
7. 7

   Atașează la un proiect

   Folosește secțiunea „Categorizare” ca să legi tranzacția de un proiect, pentru urmărirea costurilor. Adaugă un proiect cu cipul „+ proiect”, apoi stabilește-i suma sau procentul; adaugă și alte proiecte ca să împarți costul. Un cip „Completează după …” distribuie automat costul între proiecte, pe baza atributelor comune. Fiecare modificare se salvează automat. Dacă contrapartea necesită un document sau un document este deja atașat, categorisește costul pe acea factură.

   Sfaturi

   • Împarte explicit alocările parțiale — de exemplu 50% pe un proiect facturabil clientului, 50% pe unul intern — ca echipa financiară să aibă context la analiza profitului și pierderii pe proiect.
8. 8

   Înregistrează încasarea pe tranzacțiile de la clienți

   Când sosește un transfer bancar de la un client, deschide tranzacția și mută comutatorul pe Client. Secțiunea „Atașamente” din panoul de detalii afișează câmpul „Facturi neplătite sau plătite parțial”, care listează toate facturile tale emise ce nu au fost încă achitate integral. Alege din listă factura corespunzătoare. Flowtly înregistrează plata pe acea factură și îi actualizează automat starea la Plătită, odată ce suma întreagă este acoperită.

   Sfaturi

   • Dacă un client plătește mai multe facturi într-un singur transfer, poți lega tranzacția de mai multe facturi, selectându-le pe rând — Flowtly urmărește soldul rămas pe fiecare.