Manter as transações organizadas e bem categorizadas

Antes de começar

O que precisa

• Uma conta bancária ligada ao Flowtly, para que as transações cheguem à lista.
• Faturas de fornecedores já no Flowtly, para poderem ser associadas aos pagamentos.
• Os orçamentos e os projetos a que quer atribuir os custos.

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   Abrir o módulo Transactions

   Navegue para Finance & Business → Transactions e abra a conta bancária com que quer trabalhar. A sua lista agrupa a atividade bancária por mês, com o número da transação e o nome da contraparte à esquerda. A coluna Status mostra um círculo de progresso colorido para cada entrada: verde sólido (100%) significa que todos os dados obrigatórios estão preenchidos; círculos parciais em laranja ou cinzento indicam campos em falta.

   Dicas

   • As transações são agrupadas por conta bancária. Utilize o caminho de navegação no topo para mudar entre contas se a sua organização tiver mais de uma.
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   Abrir uma transação e preencher os campos obrigatórios

   Clique em qualquer linha para abrir o painel de detalhes à direita. O seletor Supplier/Client no topo seleciona a direção da transação — Supplier para pagamentos de saída, Client para receitas. Dois campos são obrigatórios para o encerramento mensal: Counterparty (a quem o pagamento foi feito ou de quem foi recebido) e Related month (o período contabilístico a que pertence). Preencha ambos e são guardados imediatamente.

   Dicas

   • O mês relacionado não é necessariamente o mesmo que a data da transação — defina-o como o período em que o seu contabilista deve incluir esta despesa.
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   Rever sugestões de fornecedores da IA

   Quando o Flowtly deteta um beneficiário sem correspondência de contraparte existente, a secção Suggestions do painel de detalhes mostra um cartão «Create supplier». O cartão mostra o nome extraído e o motivo. Clique em Accept para criar o fornecedor e associá-lo à transação num só passo. Clique em Edit suggestion para ajustar o nome antes de criar e depois em Apply. Clique em Reject para dispensar e definir a contraparte manualmente.

   Dicas

   • Os fornecedores criados a partir de sugestões são guardados permanentemente — as transações futuras do mesmo beneficiário serão associadas automaticamente sem qualquer entrada manual.
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   Enriquecer a contraparte

   Para editar as definições de uma contraparte, clique em Manage counterparty sob o campo Counterparty para abrir o painel da contraparte. Aqui pode ativar Require attachment para garantir que um documento deve ser sempre associado a este beneficiário, e definir um Default project para que seja sugerido em cada nova transação do mesmo. Clique em «Enrich via AI» para que o Flowtly obtenha dados públicos da empresa como o NIF, endereço registado e contas bancárias automaticamente.

   Dicas

   • Definir um projeto predefinido é especialmente útil para fornecedores recorrentes como renda ou subscrições SaaS — elimina um passo manual todos os meses.
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   Anexar uma fatura à transação

   Utilize o botão «Attach awaiting files» para associar uma fatura que já está na lista Incoming Invoices do Flowtly — o painel mostra todas as faturas não associadas com o respetivo montante, data de receção e contraparte para que possa associar a correta e clicar em Attach. Se o documento ainda não estiver no Flowtly, utilize «Add attachment» para carregar um ficheiro PDF, PNG, JPG, JPEG ou GIF (máx. 3 MB) diretamente do seu computador.

   Dicas

   • Attach awaiting files é o caminho mais rápido — reutiliza um documento que já processou em Incoming Invoices para não duplicar carregamentos.
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   Atribuir a transação a um orçamento

   Clique em «Assign to budget» na secção Budgets do painel de detalhes. Selecione a linha de orçamento no menu pendente, confirme o montante (pré-preenchido com o valor da transação) e utilize o controlo deslizante de percentagem se quiser alocar apenas uma parte. Clique em Assign. Pode atribuir a mesma transação a várias linhas de orçamento repetindo o fluxo com «Add another budget».

   Dicas

   • Atribuir a um orçamento mantém os seus relatórios de despesas precisos e permite-lhe ver de relance quanto de cada linha de orçamento foi consumido.
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   Associar a um projeto

   Utilize a secção Categorization para ligar a transação a um projeto para controlo de custos. Adicione um projeto com o chip «+ project» e defina o seu montante ou percentagem; adicione mais projetos para repartir o custo. Um chip «Fill by …» distribui o custo automaticamente por projetos com base em atributos partilhados. Cada alteração é guardada automaticamente. Se a contraparte exigir um documento ou já houver um documento anexado, categorize o custo nessa fatura.

   Dicas

   • Reparta as alocações parciais de forma explícita — por exemplo 50% para um projeto faturável ao cliente, 50% para um interno — para que a sua equipa financeira tenha contexto ao rever os resultados do projeto.
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   Registar o recebimento de pagamento em transações de clientes

   Quando uma transferência bancária chega de um cliente, abra a transação e mude o seletor para Client. A secção Attachments do painel de detalhes mostra um campo «Unpaid or partially paid invoices» com todas as suas faturas de saída que ainda não foram totalmente pagas. Selecione a fatura correspondente no menu pendente. O Flowtly regista o pagamento contra essa fatura e atualiza o seu estado para Paid automaticamente assim que o montante total da fatura for associado.

   Dicas

   • Se um cliente pagar várias faturas numa única transferência, pode associar a transação a várias faturas selecionando-as uma a uma — o Flowtly acompanha o saldo restante de cada uma.